Wir alle kennen dieses leidige Thema: wir haben einen Termin, bereiten uns darauf vor und suchen die Informationen zusammen.
Was Sie hier erwartet – ein Überblick
1. Dokumentenmanagement: mehr als nur langweilige Ablage
2. Dokumentenmanagement: Zugriffstrukturen führen schnell zum Ziel
3. Smartes Dokumentenmanagement am Beispiel der Personalakte
Wir wissen genau, die jetzt gerade so dringend benötigte Information z.B. über die Gesprächsinhalte des Termins davor, gibt es. Sie steht irgendwo in einem Dokument. Dort haben wir sie entweder selbst abgelegt oder schon einmal beim Lesen gesehen. Nur wo ist dieses Dokument gerade? Und handelt es sich um die aktuelle (gerne auch als „final“ bezeichnet) Version?
Auf all diese Fragen kann ein Dokumentenmanagementsystem schnelle und präzise Antworten geben! Darüber hinaus kann das DMS wertvolle Infrastrukturdienste für die Prozessautomatisierung leisten. Es stellt sicher, dass alle Entscheider über dieselbe Version desselben Dokumentes sprechen. Und nur die Personen am Dokument arbeiten können, die gerade „am Zug“ sind.
DMS können durch ihre Eventarchitektur dafür sorgen, dass Zustandswechsel an Dokumenten, oder auch neue Dokumente, automatisch Folgeprozesse auslösen.
Dokumentenmanagement: mehr als nur langweilige Ablage
Vielfach werden Dokumentenmanagementsysteme benutzt, um eine Vielzahl an Dokumenten im Status „final“ abzulegen. Das hat seine Berechtigung – ist aber noch lange nicht alles, was ein intelligentes DMS ermöglicht!
Dokumente sind ein sehr flexibles Werkzeug zur Speicherung und Weitergabe von Informationen. Sie kombinieren Texte mit Zahlen und Bildern. Das macht sie zu einem sehr leistungsfähigen und von jedem einfach nutzbaren Werkzeug der Informationsspeicherung. Der Schwachpunkt dabei ist der strukturierte Zugriff auf diese Informationen. Anders als in klassischen datenbankgestützten Applikationen kann man auf Dokumenteninhalte, die in einem Dateisystem liegen, nicht einfach über eine schnelle, datenbankgestützte Suchabfragen zugreifen.
Die gute Nachricht ist, dass sich hier Abhilfe schaffen lässt. Dokumentenmanagementsysteme speichern zu jedem Dokument sogenannte Metadaten. Dies können beispielsweise sein:
- Geschäftsjahr
- Kunde oder Produkt
- Dokumententyp (Gesprächsnotiz, Präsentation, Vertragsentwurf, Rechnung, u.s.w.)
Dokumentenmanagement: Zugriffstrukturen führen schnell zum Ziel
Mit Hilfe dieser Informationen (hier also Metadaten) kann man dynamisch Zugriffsstrukturen aufbauen, die denen eines BI-Systems nahekommt. Über die Eingrenzung von Suchbegriffen – gesucht wird z.B. ein Dokument, das einem bestimmten Kunden zugeordnet ist, es ist aus dem aktuellen Geschäftsjahr und vom Typ „Präsentation“.
Das ist der große Vorteil dieser Systeme gegenüber einem klassischen File-Server. Dort ist der Anwender an eine hierarchische Zugriffsstruktur gebunden – vielen auch als Baumstruktur bekannt. Mit Hilfe der Datenbank eines DMS lassen sich Dokumente gleichzeitig in verschiedenen strukturierten Hierarchien darstellen. So ist es möglich, auf die gleiche Information über ganz verschiedene Wege zuzugreifen. Je nach Perspektive der suchenden Person wird auf einen gespeicherten Vorgang bzw. das Dokument entweder über das Geschäftsjahr, den Kundenkontext, den Produktkontext oder auch der Dokumententyp (in unserem Beispiel „Präsentation“) zugegriffen. Da alle diese Kategorien Attributfelder in der DMS Datenbank sind, lassen sich diese Zugriffswege beliebig konfigurieren.
Smartes Dokumentenmanagement am Beispiel der Personalakte
Im Laufe der Zeit hat sich diese Form der dynamische Dokumentenstruktur in unseren DMS-Projekten bewährt. Hierzu haben wir auf Basis von FileNet P8 aus dem Hause IBM eine Art Aktentemplate entwickelt, welche sich problemlos für diverse “Dokumentenfälle” einsetzen lässt.
In den beiden nachfolgenden Screenshots geht es um Personaldokumente. Diese lassen sich entweder im Kontext eines Mitarbeiters betrachten oder aber auch im Kontext eines Geschäftsjahres, um z.B. Quervergleiche anstellen zu können. Jedes Dokument ist dabei nur ein einziges Mal vorhanden. Wir haben die jeweiligen Kontexte gelb markiert.
Abbildung 1: Dokumentenmanagement zeigt verschiedene Zugriffsmöglichkeiten auf bspw. Personaldokumente | isr.de
Anstellt der Klammer „Person“ (grau hinterlegter Kasten) kann man sich auch eine andere Klammer vorstellen – wie zum Beispiel:
- einen Kunden
- ein Produkt
- einen Lieferant
- ein Projekt
Abbildung 2: Gleiches Dokument, anderer Zugriffsweg: Dokumentenmanagement macht es möglich | isr.de
Was innerhalb der Dokumentenmanagement-Web-Oberfläche geht, das geht auch aus anderen applikationen heraus.
Mittels dynamisch aufgebauter Links lassen sich solchen Aktenansichten auch aus anderen Applikationen heraus (Bspw. ein Personalführungssystem oder auch ein CRM-System) bedarfsgerecht anzeigen. Abhängig von den Benutzerrechten können diese dann entweder nur gelesen oder auch bearbeitet werden. Das Hinzufügen weiterer Dokumente zu einem Vorgang oder Thema funktioniert mühelos über das Kontextmenü.
Eine ergänzende Möglichkeit ist die zusätzliche Verwendung des Volltextindexes. Unsere Erfahrung zeigt, dass Zugriffe auf in Dokumenten gespeicherte Informationen am effektivsten funktionieren, wenn man beide Zugriffswege miteinander kombiniert. Also zunächst eine grobe Eingrenzung über Metadaten vornimmt und in dieser Trefferliste dann gezielt mithilfe der Volltextsuche die gewünschte Information recherchiert. Kombiniert man beide Methoden effektiv miteinander, dann wird der Zugriff auf das im Unternehmen in Dokumenten gespeicherte Wissen einfach, schnell und transparent.
Viele Wege führen zum richtigen Dokument – ein Beispiel
Sie suchen z.B. ein Feature, das Sie einem Kunden für ein Produkt zugesagt haben. Das Feature ist nur per Volltextsuche zu finden. Dann ist es sinnvoll,nicht in allen Dokumenten nach dem Feature zu suchen, sondern zunächst über die Metadaten “Kunde” und “Produkt” einzugrenzen. Das macht die Suche sehr viel schneller und die zu bearbeitende Trefferliste deutlich kürzer. So macht Suchen Spaß!
Webinar-Reihe: Dokumentenmanagement in der Praxis
Wer jetzt neugierig geworden ist, kann sich das gerne am praktischen Beispiel im Replay unseres Webinars anschauen. (Hierzu bitte einfach eine E-Mail an bpa@isr.de senden mit dem Stichwort „Digitale Projekte – Webinar“). Dort haben wir am Beispiel einer Personalakte gezeigt, dass eine solche Akte kein langweiliger Dokumenten-Friedhof, sondern ganz im Gegenteil ein spannend zu lesendes, lebendiges Archiv sein kann.
Dokumentenmanagement – da geht doch noch mehr…
Ein weiterer, interessanter Schritt kann darin bestehen, mit den Dokumenten verknüpfte Aktivitäten im gleichen System durchführen zu können. Im kommenden Herbst geht unsere Webinar-Reihe zum Thema „digitale AkteWas ist eine digitale Akte? Eine digitale Akte (auch elektronische…“ in die nächste Runde. Hier zeigen wir Ihnen, wie sich Wiedervorlagen (zu bestimmten Dokumenten) erstellen lassen oder auch kleine Freigabeprozesse ganz ohne großes IT- und Workflow-Projekt schnell zum Einsatz kommen.
In unserem Beispiel von Personaldokumenten kann das eine Wiedervorlage sein, um z.B. ein halbes Jahr nach einem Entwicklungsgespräch mit der Mitarbeiterin den Erfolg einer vereinbarten Maßnahme zu prüfen, oder auch auf einfachste Art und Weise Freigaben für vorgeschlagene Veränderungen durchzuführen und zu dokumentieren. Diese Prozessstrukturen sind vielfach vorhanden und universell. Denken sie an die Freigabe eines kundenindividuellen Angebotes durch die Experten für Technik, Preisfindung und Vertragsgestaltung. Oder auch die Wiedervorlage des Angebotes zwei Wochen nach dem Versand an den Kunden, um nach der Auftragserteilung zu fragen.
Wenn Sie mehr über unser Angebot in diesem Bereich erfahren möchten, schauen Sie gerne auf unserer Website vorbei.
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
+49(0)151 422 05 471
