IBM Datacap
Input Management mit
IBM Datacap
Mit Datacap von IBM legen Sie den Grundstein für die digitale Transformation. Die Lösung ermöglicht die Verarbeitung von Daten aus unstrukturierten oder stark variierenden Dokumenten. Das „Einsammeln“ von Dokumenten und Dateien ist aus allen denkbaren Quellen möglich – vom zentralen Scanner einer Organisation über E-Mails und Web-Schnittstellen bis hin zu Cloud-Services und mobilen Geräten. Im Anschluss werden die Dokumente klassifiziert, die Daten für die weitere Verarbeitung extrahiert und an die fachlichen Systeme verteilt. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang und Dokumentenfluss im Input Management effizient automatisieren und verarbeiten können.
Eine Definition
Was ist IBM Datacap?
IBM Datacap ist eine Input-Management-Lösung zur automatisierten Erfassung, Verarbeitung und Klassifizierung von Dokumenten und Daten. Sie nutzt OCR (Optical Character Recognition), um Informationen aus gescannten Dokumenten, PDFs und Bildern zu extrahieren. Datacap hilft Unternehmen, Papierprozesse zu digitalisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen. Es wird oft in Banken, Versicherungen, Behörden und großen Unternehmen eingesetzt, die große Mengen an Dokumenten verwalten müssen.
Historie des Produkts: IBM Datacap entstand aus der 1988 gegründeten Datacap Inc. und wurde 2010 von IBM übernommen, um das ECM-Portfolio zu erweitern. Ursprünglich lag der Fokus auf OCR- und Dokumentenerkennung. Heute bietet Datacap eine intelligente, automatisierte Dokumentenverarbeitung, die sich flexibel in Unternehmenssysteme integrieren lässt. Der Funktionsumfang wurde kontinuierlich weiterentwickelt, um moderne Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Sechs Funktionen von IBM Datacap
Dokumentenerfassung
Datenextraktion
Die Input-Management-Lösung nutzt OCR (Optical Character Recognition) zur Erkennung gedruckter Texte, ICR (Intelligent Character Recognition) zur Interpretation handschriftlicher Inhalte und OMR (Optical Mark Recognition) zur Identifikation von Markierungen oder Ankreuzfeldern. Diese Technologien ermöglichen eine präzise Datenextraktion, minimieren manuelle Eingaben und optimieren die Verarbeitung von z.B. Rechnungen, Formularen und Verträgen.
Datenklassifizierung & -validierung
Integration in ECM- & ERP-Systeme
Workflow-Automatisierung
Erweiterbarkeit
Die wichtigsten Vorteile von Datacap
- Automatisierte Dokumentenverarbeitung: IBM Datacap nutzt OCR, um Dokumente aus diversen Kanälen (Multi-Channel-Input-Management) automatisch zu erfassen, zu klassifizieren und relevante Daten zu extrahieren. Dadurch werden manuelle Eingaben minimiert, Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt.
- Erheblich Kostensenkung & Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung sinkt der manuelle Aufwand erheblich. Dies spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Fehler – insbesondere in dokumentenintensiven Bereichen wie Buchhaltung, Versicherungen oder Behörden.
- Schnellere Geschäftsprozesse: Dank Datacap werden Dokumente in Echtzeit erfasst, analysiert und weitergeleitet. Das beschleunigt Workflows in z.B. Buchhaltung, Kundenservice und Verwaltung, verkürzt Bearbeitungszeiten und verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit im Unternehmen.
- Bessere Compliance: Datacap sorgt für eine genaue und einheitliche Dokumentenverarbeitung, reduziert Compliance-Risiken und erleichtert Audits durch lückenlose Nachverfolgbarkeit. Fehlerhafte oder fehlende Daten werden automatisch erkannt, bevor sie Probleme verursachen.
IBM Datacap
Ein Blick ins Tool
Dokumente importieren und Status einsehen
Eine übersichtliche Benutzeroberfläche zeigt importierte Dokumente sowie deren aktuellen Verarbeitungsstatus.
Links: Schnellstart zum Scannen/Importieren weiterer Dokumente.
Mitte: Aufgabenliste – Welche Verarbeitungen sind wie weit?
Rechts: Vorschau des angewählten Dokuments.
Dokumente ansehen und validieren
Die importierten Dokumente können nun eingesehen und – wie in diesem Beispiel – hinsichtlich der korrekten Seitentrennung validiert werden.
Links: Schnellstart zum Scannen/Importieren weiterer Dokumente.
Mitte: Vorschau der gescannten Seiten. Daneben Eingabefelder, mit denen Anwender:innen dem System Informationen bereitstellen. Im Beispiel die erwartete Anzahl an Dokumenten zur Validierung der Stapeltrennung.
Rechts: Übersicht der gescannten Seiten. Hier können Anwender:innen bei Bedarf Dokumente manuell zusammenfassen oder bearbeiten.
Nahtlose Integration
IBM Datacap lässt sich nahtlos in Ihre IT-Architektur integrieren und optimiert die Dokumentenverarbeitung. Besonders häufig wird es mit IBM FileNet Content Manager verbunden, um Dokumente und extrahierte Daten effizient zu archivieren. Es bietet Connectoren zu z.B. Microsoft SharePoint und kann direkt mit Datenbanken für Stammdatenpflege und -validierung verknüpft werden. Datacap verarbeitet Inhalte aus E-Mails, Filesystemen und IBM FileNet und kann auch als Scanlösung genutzt werden. Über REST-APIs lässt es sich mit weiteren Systemen verbinden, um Daten zu speichern oder weiterzuverarbeiten. Die API-gestützte Integration ermöglicht eine maßgeschneiderte Anpassung an bestehende Geschäftsprozesse. So werden manuelle Aufgaben reduziert, Abläufe automatisiert und Workflows effizienter gestaltet.
Häufige Fragen
IBM Datacap
IBM Datacap kann eine Vielzahl von Dokumententypen verarbeiten, darunter gescannte Papierdokumente, PDFs, E-Mails mit Anhängen, Rechnungen, Verträge und Formulare – sowohl gedruckt als auch handschriftlich. Mithilfe von OCR, ICR und OMR erkennt es Text, Barcodes und Markierungen, selbst in unstrukturierten oder variablen Dokumenten.
IBM Datacap bietet mehr als klassische OCR-Lösungen und ist speziell für die Massenverarbeitung von Dokumenten konzipiert. Als leistungsstarkes Orchestrierungstool im Input Management steuert es Abläufe, delegiert Aufgaben und versorgt die Fachanwendungen mit genau den Informationen, die sie benötigen. Neben der Texterkennung (OCR, ICR, OMR) ermöglicht Datacap eine automatische Klassifizierung, Validierung und Integration in ERP-, ECM- und CRM-Systeme. Dadurch wird eine skalierbare, anpassbare und vollständig automatisierte Dokumentenverarbeitung möglich, die Unternehmen dabei unterstützt, Workflows effizient zu steuern und manuelle Prozesse zu reduzieren.
IBM Datacap nutzt OCR (Optical Character Recognition) zur Erkennung von gedrucktem Text, ICR (Intelligent Character Recognition) zur Verarbeitung handschriftlicher Inhalte und OMR (Optical Mark Recognition) zur Bestimmung von Markierungen oder Ankreuzfeldern. Diese Technologien wandeln Dokumenteninhalte in strukturierten, durchsuchbaren Text um. Mithilfe von KI und regelbasierten Workflows werden die erkannten Daten zusätzlich validiert und optimiert.
Ja, IBM Datacap kann in Cloud-Umgebungen wie AWS, Microsoft Azure und der IBM Cloud betrieben werden. Es unterstützt sowohl On-Premises-, Hybrid- als auch reine Cloud-Deployments und lässt sich flexibel in bestehende Cloud-Infrastrukturen integrieren. Durch Container-Technologien, wie Docker und Kubernetes, kann Datacap skalierbar und effizient in der Cloud genutzt werden.
IBM Datacap ist sowohl einzeln erhältlich als auch im Cloud Pak for Business Automation (CP4BA). Die Lizenzierung kann sich nach Nutzeranzahl, Dokumentenvolumen oder Server-Instanzen richten, abhängig von den Anforderungen Ihres Unternehmens. Die Wahl des passenden Lizenzmodells kann herausfordernd sein – unser Expertenteam analysiert Ihre aktuelle Lizenzierung, erkennt Optimierungspotenziale und erstellt ein kosteneffizientes Modell. Kontaktieren Sie uns jetzt unverbindlich!
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Unsere Partnerschaft mit IBM
Als IBM Platinum Partner gehört ISR zu den Top-Partnern des weltweit führenden IT-Unternehmens. Dieser Partnerstatus bestätigt unsere herausragende Expertise und unser tiefgehendes Fachwissen.
Ob Informix, Cognos oder FileNet – die enge Zusammenarbeit zwischen IBM, ISR und CENIT besteht seit Jahrzehnten. Unsere innovativen Lösungen wurden bereits mehrfach mit dem IBM Innovation Award ausgezeichnet. Zudem erhielt unser Kollege Christoph Sünderkamp die renommierte Auszeichnung als „IBM Champion“ für sein Fachwissen und Engagement. Wenn es um ECM geht, ist ISR Ihr Spezialist für IBM-Technologien – von Beratung über Konfiguration bis zur nahtlosen Integration.
Kunden bei denen wir Datacap einsetzen
Unsere Referenzen
Digitalisierung des Kundenservices / Einführung mehrerer OCR-Lösungen
Lesen Sie mehr im ISR-Blog
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Wir übernehmen das für Sie
IBM Datacap zuverlässig betreiben
Damit IBM Datacap seine volle Leistung entfalten kann, braucht es mehr als eine einmalige Implementierung – es braucht einen zuverlässigen Betrieb. Wir übernehmen die kontinuierliche Betreuung Ihrer Lösung, damit Ihre Dokumentenverarbeitung jederzeit reibungslos funktioniert. Unser Service reicht von der Systemüberwachung über regelmäßige Wartung bis hin zur Anpassung an neue Geschäftsanforderungen. Wir sorgen für schnelle Fehlerbehebung, optimale Performance und eine nahtlose Integration in Ihre IT-Landschaft – egal ob On-Premise oder in der Cloud.
Unsere Expertise
Ihr Vorteil
Unsere Datacap-Expert:innen stehen Ihnen mit umfassender Beratung zur Seite. Von der Anforderungsaufnahme über die maßgeschneiderte Einführung bis hin zur Optimierung Ihrer dokumentengetriebenen Prozesse.
Unser Leistungsangebot umfasst:
- Strategische Beratung: Wir bewerten bestehende Prozesse und identifizieren Optimierungs- und Automatisierungspotenziale.
- Implementierung & Integration: Wir richten Datacap nach Ihren Anforderungen ein und binden es an ECM- und ERP-Systemen wie IBM FileNet, SAP-Technologien und Microsoft SharePoint an.
- Customizing: Wir passen Ihre Workflows an unternehmensspezifische Prozesse an, konfigurieren die Benutzeroberfläche und entwickeln individuelle C#-Erweiterungen.
- Support & Wartung: Unser Supportteam kümmert sich nach dem Livegang um die technische Unterstützung, mögliche Fehlerbehebungen und regelmäßige Performance-Optimierung.
- Prozessoptimierung & -automatisierung: Wir analysieren und optimieren Ihre Ist-Prozesse und identifizieren Automatisierungspotentiale zur Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion.
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Wir beraten Sie gerne!
Angelina Jordan
Account & Marketing Manager
Business Process Automation
angelina.jordan@isr.de
+49(0)151 422 06 942
