Im April kam das letzte Release zu den ISR Softwareprodukten. Seitdem ist wieder einiges passiert und das Information Office wurde um einige spannende Features und Funktionen erweitert.
Die übersichtliche und zentrale Verwaltung von Akten und Prozessen sind schon lange das Herzstück und die Superpower des Information Office.
dIE NEUEN mODULE IM isr iNFORMATION oFFICE – Jetzt noch mehr Prozesse abgedeckt
Mit dem neuen Release Information Office 13.1 stehen nun zusätzlich vier neue Module zur Verfügung, um möglichst alle betrieblichen Geschäfts- und Betriebsprozesse an einem Ort und in einem System abzubilden.
DER ANGEBOTSPROZESS – ZENTRAL UND ÜBERSICHTLICH
Um zukünftig den Prozess einer Angebotserstellung im Information Office abzubilden, wurde in der Version 13.1 der Angebotsfreigabeprozess für das Anlegen, Freigeben/Ablehnen und Verschicken von Angeboten umgesetzt. Angebote können zentral und übersichtlich in der Angebotsakte angelegt werden. Diese ist Sammelpunkt für alle Informationen, Dateien und Abläufe, die mit der Erstellung und dem Versand eines Angebots zusammenhängen. In der Angebotsakte sind die Metadaten zu dem Angebot enthalten und können direkt bearbeitet werden. Etwaige Angebotsfreigabeprozesse können transparent im System durchgeführt und kontrolliert werden. Durch eine automatische Verknüpfung von Angebotsakte und dem ebenfalls neuen Modul Auftragsprozess kann ein Auftrag direkt aus der Angebotsakte generiert werden.
DER AUFTRAGSPROZESS – TRANSPARENT UND SCHNELL
Mit dem neuen Modul des Auftragsprozesses lassen sich neue Aufträge anlegen, suchen und im Auftragsprozess systemintern weiterführen. Ein entsprechendes Outputmanagement mit automatisierten Auftragsbestätigungsversand wurde ebenfalls implementiert. Durch die Verknüpfung der Angebotsakte und der Auftragsakte lassen sich nun direkt Aufträge basierend auf bereits im Information Office vorhandenen Angeboten erstellen.
DER BESTELLPROZESS – AUTOMATISCH UND DIREKT
Mit diesem Modul wird die Möglichkeit der Abwicklung von
Bestellprozessen im Information Office eingeführt. Es lassen sich Bestellungen
anlegen, suchen und alle wichtigen Informationen in der jeweiligen Bestellakte
hinterlegen. Ein automatischer Bestellversand ist ebenso gegeben wie eine
direkte Aktenverknüpfung zu Accounts Payable Flow. Somit kann der jeweiligen
Rechnungsakte in Accounts Payable Flow auch die richtige Bestellung zugeordnet
werden.
DER GESCHÄFTSPARTNERAKTE – ALLES AUF EINEN BLICK
Das neue Modul Geschäftspartnerakte wurde in diesem neuen Release
eingeführt und dient dazu, die verschiedenen Arten von Dokumenten (Verträge,
Bestellungen, Rechnungen, etc.) zu einem Kunden, Lieferanten oder Partner in
einer Akte zusammenzufassen. In dieser Akte werden auch die Stammdaten des
Geschäftspartners hinterlegt und können über Verknüpfungen in anderen Akten
(zum Beispiel einer Vertragsakte) aufgerufen werden.
Accounts Payable FLow – Jetzt noch smarter
Im neuen Release von Accounts Payable Flow 9.1 wurde das SmartCodingSmartCoding ist ein intelligenter Algorithmus, der den Sachbearbeiter auf Basis… um eine KI-basierte Anerkennerbestimmung erweitert. Der Anerkenner wird auf Basis von Vergangenheitswerten mittels einer Häufigkeitsanalyse ermittelt. Außerdem werden in der Historie bis zu 5 Anerkenner (je Position) angezeigt und diese jeweils mit der prozentualen Wahrscheinlichkeit.
Eine weitere Verbesserung betrifft die Schnittstelle zu Buildsimple. Diese wurde erweitert und verbessert, so wurde das Auslesen und Erzeugen von einzelnen Positionen aus importierten Rechnungen verbessert.
Neben der Darstellung von offenen Rechnungen gibt es in der Version 13.1 des Information Office die Möglichkeit neue Rechnungen oder Gutschriften kompakt anzeigen zu lassen. Dieses Rechnungseingangsbuch ist nur für Buchhalter, Fachadministrator Accounts Payable Flow und Administrator sichtbar. Die vorhandenen Rechnungen oder Gutschriften werden chronologisch nach Eingangsdatum sortiert. Diese können auch sortiert, gefiltert und als CSV-Datei exportiert werden.
Schnittstellenupdates mit neuen Möglichkeiten
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Buildsimple
Mit Buildsimple werden eingegangene Dokumente ausgelesen und für die digitale Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Somit bildet Buildsimple unter anderem die Basis für Accounts Payable Flow und die digitale Rechnungsverarbeitung. Die Schnittstelle zwischen Künstlicher Intelligenz und Accounts Payable Flow wird mit dem neuen Release um neue Möglichkeiten erweitert. So kann nun zum Beispiel der Invoice Mandant konfiguriert werden. Damit besteht die Möglichkeit bei eingehenden FI-Rechnungen, die von Buildsimple ausgelesen wurden, die einzelnen Rechnungspositionen zu übernehmen oder mit schon bestehenden zu kombinieren bzw. zu mergen.
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Datev
Seit dem ISR Information Office Release 13.1 gibt es nun eine Datev-Standardschnittstelle für Accounts Payable Flow. Über die Schnittstelle werden Buchungsdaten an das Datev System übergeben. Die Rückmeldungen aus Datev werden automatisch verarbeitet und die Buchungsdaten (u.a. Buchungsnummer) zurückgemeldet.
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CENIT ECLISO
Neu ist auch die Integration von Accounts Payable Flow Rechnungen in Ecliso. Damit können Informationen wie z.B. Status, Rechnungsnummer und Lieferantenname aus Kosten- (FI) und Bestellrechnungen (MM) als Dokumenteneigenschaften zuverlässig in ein IBM FileNet Content Manager synchronisiert werden. Auf Basis dieser Daten und Parametern erstellt Ecliso eine Rechnungsakte.
Produktübergreifende Neuerungen
Neben den jeweiligen softwarespezifischen neuen Features haben wir auch produktübergreifend ein paar Neuerungen vorgenommen. Darunter fällt z.B. eine Optimierung der Anzeige auf mobilen Endgeräten (u.a. Tabellen), um die Lesbarkeit bei kleinen Bildschirmgrößen zu verbessern. Ebenfalls wurde das Design und die Übersichtlichkeit der E-Mail-Benachrichtigungen überarbeitet.
Haben Sie Fragen? Sprechen Sie uns gerne an!
Wenn Sie mehr über die ISR Software Produkte erfahren möchten, informieren Sie sich gerne auf unserer Website oder kontaktieren Sie uns direkt.
Joachim Wrzeciono
Leiter Produktentwicklung
Application Management
joachim.wrzeciono@isr.de
+49(0)151 422 05 462
