In vielen Unternehmen stellt das Thema Software-Lizenzierung eine echte Herausforderung dar. Oft fehlt die notwendige Transparenz, um genau zu wissen, wem welche Nutzungsrechte für welche Software eingeräumt wurden. Außerdem die Frage aller Fragen: Sind überhaupt ausreichend Lizenzen verfügbar?
In stark wachsenden Unternehmen herrscht oft Unklarheit über die Lizenzierung der eingesetzten Software. Das macht das IT-Lizenzmanagement besonders kompliziert. Viele Unternehmen „fürchten“ sich daher zudem vor Lizenzüberprüfungen.
Zu einer wachsenden Komplexität der eigenen gewachsenen IT-Landschaft kommt oftmals noch hinzu, dass viele Unternehmen ihre vertraglichen Rahmenbedingungen nicht vollständig kennen. Dadurch entsteht Unsicherheit darüber, was im Rahmen der Software-Lizenzierung erlaubt ist und was nicht. In den meisten Fällen sind Unternehmen jedoch nicht unter-, sondern sogar überlizenziert. Aus Angst vor einer Unterlizenzierung kaufen Verantwortliche oft mehr Lizenzen, als tatsächlich benötigt werden. Diese Übervorsicht kann jedoch erhebliche Kosten verursachen, die langfristig die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens gefährden. Eine strukturierte Herangehensweise an das Thema Software-Lizenzierung kann hier Abhilfe schaffen.
Mit Software-Lizenzierung Kosten senken und Compliance sicherstellen
Ein häufiges Problem im Bereich Software-Lizenzierung ist die Bezahlung für Software, die gar nicht mehr verwendet wird. Ähnlich wie bei einem Fitnessstudio-Abo, das man nach anfänglicher Motivation doch nicht mehr nutzt, oder bei einem Zeitungsabo, dessen Ausgaben ungelesen bleiben, fallen auch bei Software oft weiterhin Wartungsgebühren und Kosten für Updates an, obwohl die Anwendungen längst nicht mehr im Einsatz sind. Ein weiteres Problem ist die wachsende Komplexität der einzelnen Lizenzverträge. Gerade wenn unterschiedliche Software von einem oder mehreren Softwareherstellern im Unternehmen eingesetzt werden können, was die entsprechenden Vertragsstrukturen kompliziert und unübersichtlich macht.
Um solche Probleme zu vermeiden, sind regelmäßige Lizenzüberprüfungen unverzichtbar – und das nicht nur aus wirtschaftlicher, sondern auch aus rechtlicher Sicht. Ein strukturiertes und transparentes IT-Lizenzmanagement hilft Unternehmen, unnötige IT-Kosten zu senken und gleichzeitig die Sicherheit ihrer IT-Systeme zu gewährleisten.
Nachgefragt: Lizenzierung von Software in der Praxis
Welche Schritte notwendig sind, damit ein effektives Lizenzmanagement für beide Seiten gelingen kann, erklärt uns Bernhard Kienzle. Er arbeitet als Managing Consultant im Service Application Management ECM bei ISR.
Bernhard, wie geht ISR mit dem Thema Lizenzchecks bei Kunden um?
Bernhard: Zunächst ist es wichtig zu verstehen, dass die Lizenzthematik und damit die Lizenzchecks für jedes Unternehmen und unsere Kunden sehr individuell sind. Nach dem Kauf und der Installation der entsprechenden Software liegt der Fokus darauf, diese gemäß der vereinbarten Lizenzbedingungen zu nutzen. Dabei spielen verschiedene Lizenzmetriken eine entscheidende Rolle. Für einen Lizenzcheck können dabei verschiedene Informationen relevant sein, wie z.B. die installierten Softwarekomponenten, die Messgrößen, wie Anzahl berechtigter Benutzer oder Art von Benutzern, die Anzahl der Server, auf denen eine Software installiert ist oder auch die Anzahl der Prozessoren, die zur Ausführung einer Software benötigt werden. All dies ist in den jeweiligen Lizenzbedingungen vertraglich festgehalten und muss entsprechend überprüft werden. Regelmäßige Lizenzchecks können dabei helfen, rechtliche Risiken zu minimieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Für unser Dienstleistungsverständnis als IT-Dienstleister ist es von großer Bedeutung, eine optimale Lösung für unsere Kunden zu finden. So schaffen wir eine vertrauensvolle und transparente Basis für die Zusammenarbeit.
Welche Tools setzt ISR bei solchen Lizenzchecks beispielsweise ein?
Bernhard: Ich möchte mich an dieser Stelle erst mal vom Begriff „Toolset“ lösen. Abhängig vom Hersteller kann es feste Vorgaben geben, womit, wie und wie oft gemessen werden muss. Nicht zuletzt wird dies auch durch die unterschiedlichsten Lizenzmodelle beeinflusst.
Grundsätzlich sichten und analysieren wir die dem Kunden vorliegenden Lizenzverträge und entscheiden auf dieser Basis, welche Messmethoden für die jeweiligen Lizenzformen geeignet sind und verwendet werden können. Ein weiterer bestimmender Faktor ist die Plattform, auf welcher die Software betrieben wird. Cloud-basiert oder On-premise, virtualisierte Umgebung oder separate Hardware, etc.
Bei der Verwaltung von serverbasierten IBM-Lizenzen nutzen wir beispielsweise das IBM License Metric Tool (ILMT) , das speziell dafür entwickelt wurde, Unternehmen bei der Einhaltung der Lizenzanforderungen von IBM-Software zu unterstützen. Es ermöglicht zum Beispiel eine Softwareinventarisierung, Lizenzverfolgung und Compliance-Berichterstattung. In virtuellen Umgebungen ist der Einsatz von ILMT verpflichtend.
Für unsere eigenen ISR-Softwareprodukte, wie dem ISR Information Office oder ISR Accounts Payable Flow, unserer Softwarelösung für das digitale Verarbeiten von Rechnungen, verläuft der Prozess etwas anders. Dafür haben wir unser eigenes in unserer Software integriertes Lizenztool. Mit diesem Tool können alle wichtigen Lizenzinformationen leicht exportiert und zwischen uns und den zuständigen Administratoren ausgetauscht werden. Sollte eine Über- bzw. Unterlizenzierung vorliegen, kann der neue Lizenzschlüssel ohne großen Aufwand direkt über dieses Lizenztool wieder importiert werden.
Und wie läuft so ein Lizenzcheck bei oder viel mehr mit ISR ab?
Bernhard: Ein Lizenzcheck bei ISR folgt einem strukturierten Ablauf und kann sowohl unsere eigenen Softwareprodukte als auch die Lizenzen von anderen Softwareherstellern, wie beispielsweise von IBM, betreffen, wenn wir als Support Provider fungieren. In der Regel werden diese Lizenzchecks jährlich von uns durchgeführt. Der Prozess startet, indem einer unser Sales-Ansprechpartner den Lizenzcheck bei unserem Kunden ankündigt und einen Termin mit den Hauptverantwortlichen sowie weiteren relevanten Personen vereinbart. Der Check selbst wird meist remote durchgeführt und von unserem Sales-Experten moderiert.
Ein technischer Ansprechpartner von ISR leitet den Kunden durch dessen Systeme oder Datenbanken, um die benötigten Informationen für die Lizenzprüfung zu ermitteln. Während des Termins wird die Anzahl der vertraglich erlaubten Lizenzen mit der Anzahl der tatsächlich genutzten Lizenzen verglichen. Die Ergebnisse werden anschließend in einem ISR Lizenzcheck Report dokumentiert, der sowohl eine Management Summary als auch detaillierte Informationen zur Durchführung der Messung enthält. Abschließend möchte ich noch eine Sache hervorheben:
Bei ISR geht es uns nicht darum, unsere Kunden mit dem Thema Software-Lizenzierung zu belasten, sondern vielmehr darum, ihnen als vertrauenswürdiger Partner zur Seite zu stehen. Wir möchten dabei unterstützen, dass Sie nicht nur richtig lizenziert sind, sondern auch optimal und effizient arbeiten können. Unser Fokus liegt darauf, Ihnen den Überblick über Ihre Lizenzen zu erleichtern und Ihnen dabei zu helfen, sich in den oft komplexen Vertragsstrukturen zurechtzufinden. Gemeinsam suchen wir nach der besten Lösung, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Vielen Dank an Dich, Bernhard, für deinen kurzen Einblick. Was nehmen wir also daraus mit?
Nachhaltiges IT-Lizenzmanagement als Schlüssel zum Erfolg
Ein erfolgreiches IT-Lizenzmanagement ist unerlässlich, um in der heutigen digitalen Welt sowohl wirtschaftlich als auchrechtlich auf der sicheren Seite zu sein. Die Lizenzierung von Software ist weit mehr als nur eine administrative Aufgabe – sie ist ein strategischer Hebel, um unnötige Kosten zu vermeiden und gleichzeitig die IT-Infrastruktur effizient zu nutzen. Unternehmen, die regelmäßig ihre Software-Lizenzierung überprüfen und optimieren, schaffen nicht nur Klarheit und Sicherheit, sondern legen auch den Grundstein für nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg.
Es lohnt sich, jetzt die notwendigen Schritte zu ergreifen, um die eigenen Lizenzierungsprozesse zu durchleuchten und anzupassen. So können Sie nicht nur Kosten einsparen, sondern auch das Risiko von Compliance-Verstößen minimieren
Sie möchten mehr über unsere Arbeitsweise, unsere Beratungsleistungen oder Softwareprodukte erfahren? Sie interessieren sich für die Themen Digital Workplace oder Digitale Rechnungsverarbeitung? Dann informieren Sie sich gerne hier oder kontaktieren Sie uns direkt. Wir freuen uns auf Sie!
Bernhard Kienzle
Managing Consultant
Application Management ECM
bernhard.kienzle@isr.de
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