4 Lösungen - ein Ziel:
Dokumente einfach managen
Die Dokumentenmanagement-Lösungen im Zusammenspiel
SharePoint, Buildsimple, ECLISO und RETENTION SOLUTION
Vom Eingang bis zur Löschung: Dokumente automatisch erfassen, strukturiert verwalten und sicher archivieren. Hier finden Sie die Lösungsbestandteile im kompakten Überblick – und wie sie zusammen Ihre Dokumentenlogistik revolutionieren.
Das smarte Quartett
für effizientes Dokumentenmanagement
Im Büroalltag kostet das Suchen nach Dokumenten oft mehr Zeit als das eigentliche Arbeiten mit ihnen. Unklare Ablagestrukturen, manuelle Prozesse und steigende Anforderungen an Datenschutz und Compliance machen die tägliche Arbeit unnötig kompliziert. SharePoint allein reicht hier nicht aus. Was fehlt sind klare Strukturen, automatisierte Abläufe und rechtssichere Archivierung.
Genau hier setzt unser Lösungsansatz an: Mit SharePoint, Buildsimple, ECLISO und der RETENTION SOLUTION steuern Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente – vom ersten Eingang bis zur sicheren Löschung. So entsteht ein digitales Dokumentenmanagement, das Ihren Arbeitsalltag spürbar entlastet. Erfahren Sie hier mehr zu den Software-Produkten und wie das Quartett optimal zusammenarbeitet.
1.
Praktisch, aber eben kein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
SharePoint
Viele Unternehmen setzen auf SharePoint, um Dokumente zu speichern, gemeinsam zu bearbeiten oder Infos im Team zu teilen. Für das tägliche Miteinander ist SharePoint auch wirklich hilfreich – besonders, wenn es schnell gehen muss.
Aber sobald es darum geht, Dokumente langfristig strukturiert, nachvollziehbar und rechtssicher zu verwalten, zeigt sich: Für Ihre tägliche Ablage, Freigaben, Fristen oder Archivierungen ist SharePoint oft nicht gemacht.
Die effizienteste Lösung ist nicht entweder SharePoint oder DMS – sondern beides in klarem Zusammenspiel:
- SharePoint für das flexible, schnelle Bearbeiten im Team.
- DMS für die strukturierte, sichere Ablage, Archivierung und Nachvollziehbarkeit.
Ihre Vorteile:
- Teamarbeit und Kollaboration
- Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten
- Nahtlose Integration in Microsoft 365
In der Praxis sieht das so aus: Sie arbeiten wie gewohnt in SharePoint. Wenn ein Dokument fertig ist, kann es direkt aus SharePoint heraus ins DMS übergeben werden. Dort stehen dann alle erweiterten Funktionen wie Freigabeprozesse, Versionskontrollen, Aktenbildung, Archivierung oder automatisierte Löschprozesse zur Verfügung. Durch den hybriden Ansatz nutzen Sie das Beste aus beiden Welten und gestalten ein effizientes Dokumentenmanagement, das sowohl alltagstauglich als auch zukunftssicher ist.
2.
Intelligente Dokumentenverarbeitung
Buildsimple
Dokumente kommen aus den unterschiedlichsten Quellen: per E-Mail, als Scan, über Online-Formulare oder ganz klassisch als Briefpost. Oft müssen Sie diese händisch sortieren, umbenennen, einordnen und die relevanten Informationen heraussuchen – ein Vorgang, der viel Zeit kostet und fehleranfällig ist.
Genau hier setzt Buildsimple an: Die Cloud-Plattform übernimmt diese Aufgaben für Sie – schnell, zuverlässig und intelligent. Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) trennt Buildsimple automatisch eingehende Dokumente, erkennt, um welchen Typ es sich handelt (z. B. Rechnung, Vertrag oder Lieferschein), und liest die relevanten Inhalte direkt aus. Auch Informationen im Fließtext oder auf handschriftlichen Formularen werden dabei erkannt und verarbeitet.
So entsteht aus einem einfachen Eingangsdokument in wenigen Sekunden ein digital strukturierter Datensatz. Ob Schadenmeldung, Kreditantrag oder Eingangsrechnung: Buildsimple sorgt dafür, dass Dokumente direkt da ankommen, wo sie gebraucht werden – korrekt eingeordnet, mit allen relevanten Daten, und bereit zur Weiterverarbeitung im DMS.
Für Sie bedeutet das: weniger manuelle Sortierarbeit, weniger Fehler und deutlich mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben. Und das Beste: Buildsimple passt sich flexibel an Ihre Anforderungen an – ganz gleich, in welcher Abteilung oder Branche Sie arbeiten.
Ihre Vorteile:
- Weniger manuelle Sortierarbeit
- Deutlich geringere Fehlerquote
- Anpassbar an Ihre Anforderungen
Erkennen, trennen, klassifizieren, extrahieren
Buildsimple-Produktflyer
Lernen Sie unsere KI „Buildsimple“ für die intelligente Dokumentenverarbeitung kennen und tauchen Sie ein in die Vorteile für Ihren Arbeitsalltag. Flyerlink und -bild noch korrekt verlinken, wenn er fertig ist.
Ein Blick ins Tool
Ihre eingehenden Dokumente werden intelligent mittels KI verarbeitet
Durch Buildsimple werden Ihre eingehenden Dokument erfasst, nach Dokumentenart getrennt, klassifiziert und wichtige Daten für Folgeprozesse extrahiert. Sie können vortrainierte Modelle (z.B. für Eingangsrechnungen) auf der Buildsimple Plattform erwerben oder Ihre eigenen Modelle mit Ihren Unternehmensdokumenten trainieren.
3.
Strukturiertes Dokumentenmanagement
ECLISO
Im Arbeitsalltag fällt es oft schwer, den Überblick über all die verschiedenen Dokumente zu behalten – Verträge, E-Mails, Bescheinigungen oder Anträge landen an unterschiedlichen Stellen, Zugriffsrechte sind unklar und beim Thema Datenschutz bleibt häufig ein ungutes Gefühl. Genau hier unterstützt Sie ECLISO – die Lösung für strukturierte und sichere digitale Aktenführung.
ECLISO ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das auf der bewährten IBM FileNet-Plattform basiert und speziell dafür entwickelt wurde, die Verwaltung digitaler Akten einfacher, effizienter und nachvollziehbarer zu machen. Sie können Akten durchsuchen, Dokumente verschlagworten, Vorgänge nachverfolgen und gezielt auf benötigte Informationen zugreifen. Wiederkehrende Abläufe – etwa Freigaben oder Prüfprozesse – lassen sich mit ECLISO automatisieren. Ganz gleich, ob Sie in der Verwaltung, im Personalbereich, in der Buchhaltung oder im Kundenservice arbeiten – ECLISO hilft Ihnen, Ihre Unterlagen übersichtlich zu strukturieren und schnell wiederzufinden.
Für Sie bedeutet das: strukturierte Akten statt Dateichaos, sichere Zugriffe statt Unsicherheit und mehr Zeit für das Wesentliche.
Ihre Vorteile:
- Übersichtliche digitale Akten
- Klar geregelte Zugriffsrechte und Datenschutz
- Schneller Zugriff auf Informationen
- Automatisierte Workflows
- Ideale Ergänzung zu SharePoint: Zusammenarbeit dort, strukturierte Ablage hier
Ein Blick ins Tool
Sie finden Ihre Dokumente in Ihren Akten in Sekundenschnelle
ECLISO ermöglicht Ihnen das einfache Verwalten, Durchsuchen und Abrufen von Dokumenten. Zudem übernimmt es für Sie die Einhaltung von Datenschutzvorschriften durch sichere Speicherung und Zugriffssteuerung. Auch bietet es Funktionen zur Anpassung und Automatisierung von Arbeitsabläufen, was den Unternehmen hilft, ihre Effizienz zu steigern und Kosten zu senken.
4.
Verwaltung von Aufbewahrungsfristen
RETENTION SOLUTION
Viele Dokumente müssen über Jahre hinweg aufbewahrt werden – egal ob Verträge, Rechnungen oder Personalunterlagen. Gleichzeitig dürfen sie aber auch nicht länger gespeichert werden als gesetzlich erlaubt. Das klingt nach einem trockenen Thema, ist für Ihr Unternehmen aber enorm wichtig. Und für Sie bedeutet es oft zusätzlichen Aufwand: Fristen überwachen, Löschzeitpunkte einhalten, Sperren dokumentieren, Speicherplatz kontrollieren. Genau hier unterstützt Sie die RETENTION SOLUTION.
Die RETENTION SOLUTION ist ein intelligentes Werkzeug für das automatisierte Fristen- und Löschmanagement. Sie sorgt dafür, dass Aufbewahrungsfristen korrekt gesetzt und eingehalten werden und, dass Dokumente nach Ablauf automatisch gelöscht werden. Das Ganze DSGVO-konform und vollständig nachvollziehbar.
Die Lösung basiert auf der IBM FileNet-Plattform und ist vollständig in den IBM Content Navigator integriert. Sie erweitert bestehende Archivsysteme um leistungsstarke Funktionen: intuitive Oberflächen, automatisierte Workflows, Löschsperren, verlängerbare Aufbewahrungsfristen und aussagekräftige Reportings – alles, was Sie brauchen, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
Für Sie heißt das: keine Sorge mehr um vergessene Fristen, kein Risiko durch zu lange gespeicherte Daten und gleichzeitig weniger Speicherbedarf im System. Die RETENTION SOLUTION entlastet Sie spürbar im Arbeitsalltag und schützt Ihr Unternehmen vor teuren Fehlern.
Ihre Vorteile:
- Automatische Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- DSGVO-konforme und revisionssichere Löschung
- Geringerer Speicherbedarf durch systematisches Löschen
- Schutz vor Risiken und Sanktionen mit nachvollziehbarer Dokumentation
Dokumente aufbewahren und löschen
RETENTION SOLUTION-Produktflyer
Lernen Sie unsere Lösung RETENTION SOLUTION näher kennen und wie Sie Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann. Flyerlink und -bild noch korrekt verlinken, wenn er fertig ist.
Ein Blick ins Tool
Sie entscheiden, was gelöscht wird
Diese Ansicht zeigt Ihnen die zur Löschung anstehenden Dokumenten. Diese können Sie (stichprobenartig) prüfen und zur Löschung freigeben. Sie können, falls erforderlich, einzelne Dokumente über eine manuelle Sperre von der Löschung ausschließen. Erteilen Sie keine Freigabe, wird die Aufbewahrungsfrist des Dokuments automatisch verlängert.
Sie verwalten die temporären Sperren
Sie wollen bestimmte Dokumente für eine gewisse Zeit vor der Löschung schützen – z.B. auf Grund von Legal Holds? Dann können Sie das in der RETENTION SOLUTION mittels manueller oder automatisierter Sperren einfach umsetzen.
Sie behalten den Überblick
Die RETENTION SOLUTION bietet Ihnen umfangreiche Reports, um eine transparente Nachverfolgung aller Lösch- und Aufbewahrungsprozesse zu gewährleisten.
Ein durchgängiger Prozess
Zusammenspiel der Vier Lösungen
Effizientes Dokumentenmanagement entsteht dann, wenn alle Schritte – von der Entstehung über die Archivierung bis zur Löschung – nahtlos ineinandergreifen. Genau dafür wurden SharePoint, Buildsimple, ECLISO und die RETENTION SOLUTION entwickelt: Vier Lösungen, die perfekt aufeinander abgestimmt sind und gemeinsam den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments digital abbilden.
1.
Am Anfang steht SharePoint – die bewährte Plattform für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten sowie die Zusammenarbeit im Team. Gerade in der Entstehungsphase („Work in Progress“) ermöglicht SharePoint ein flexibles, kollaboratives Arbeiten und ist nahtlos in Ihre Microsoft-365-Arbeitsumgebung integriert.
2.
3.
4.
Für Sie bedeutet das: ein durchgängiger und verlässlicher Prozess, der Arbeit abnimmt, Fehler reduziert und Sicherheit schafft. Alle Informationen liegen zentral im DMS. So entsteht eine klare und zuverlässige Quelle („Single Point of Truth“) für alle wichtigen Unterlagen im Unternehmen. Sie müssen nicht mehr an verschiedenen Orten (z. B. SharePoint, FileServer) nach Dokumenten suchen, sondern finden alles an einer Stelle. Gleichzeitig unterstützt Sie ein System, das mitdenkt, Abläufe vereinfacht und das Dokumentenmanagement spürbar effizienter macht.
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf
Wir beraten Sie gerne!
Sie möchten etwas an Ihrem Arbeitsalltag verbessern – und es hat mit Ihren Dokumenten zu tun? Dann sprechen Sie uns an. Ob Erstberatung oder Anbieterwechsel – wir stehen Ihnen mit fundiertem Know-how zur Seite. Kontaktieren Sie uns unverbindlich, wir beraten Sie gerne.
Angelina Jordan
Account & Marketing Manager
Business Process Automation
angelina.jordan@isr.de
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