Smarte Rechnungseingangsverarbeitung – So geht es effizient und transparent

Unternehmen erreichen täglich eine Vielzahl an Rechnungen für in Anspruch genommene Waren und Dienstleistungen (also bspw. Lieferantenrechnungen), die zeitnah beglichen werden müssen. Häufig gehen diese klassisch per Post, also in Papierform ein, was zu großen und unübersichtlichen Dokumentenbergen führt. Die Einführung einer automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung – manchmal auch als E-Invoicing bezeichnet – schafft nicht nur einen Gesamtüberblick über den Status aller Rechnungen, sondern verkürzt deutlich die Durchlauf- und Bearbeitungszeiten im gesamten Unternehmen.

Im Zuge der DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… von Büro- und Verwaltungsprozessen zeigt eine Studie des Digitalverbands Bitkom (2018), dass der Rechnungseingang häufig einer der ersten Prozesse im Unternehmen ist, der digitalisiert wird. So haben 48% der über 1.000 befragten Unternehmen bereits digitale Tools für die Verarbeitung von Rechnungen im Einsatz; rund 12% haben die Einführung geplant.

Warum der Ausgangspunkt im Bereich der Eingangsrechnungen liegt, zeigt ein genauerer Blick auf den zugrunde liegenden Prozess: In Form von Rechnungen gehen Daten ins Unternehmen ein. In Deutschland sind dabei durch rechtliche Vorgaben bestimmte Elemente definiert, die in jeder Rechnung enthalten sein müssen. Im zweiten Schritt müssen die erhaltenen Informationen extrahiert und validiert werden. Anschließend durchläuft die Rechnung für die Freigaben in der Regel verschiedene Abteilungen und wird im letzten Schritt beglichen. Abschließend wird sie in der Buchhaltung rechtskonform verbucht.

Da dieser Prozess nach dem immer gleichen Prinzip verläuft, wird die Effizienz durch die Einführung einer systemgestützten digitalen Rechnungseingangsverarbeitung enorm gesteigert. Dieses System schafft die Grundlage um Daten zusammenzuführen und sie zugänglich zu machen. So wird der Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen und die gemeinsame, zeitgleiche Arbeit an den eingegangenen Rechnungen ermöglicht. Durch die zentrale Ablage und  Zugänglichkeit über alle Prozessschritte hinweg wird auch die Übersicht erhöht. Insbesondere bei größeren Unternehmen können die Kosten durch das Ausschöpfen von Skonti schnell wieder reingeholt werden.