Digital ist nicht automatisch automatisiert: Erfahren Sie, wie E-Rechnung, KI und Business Automation die Rechnungsverarbeitung weiter automatisieren können.
Viele Unternehmen haben ihre Rechnungsverarbeitung in den letzten Jahren digitalisiert. Rechnungen kommen als PDF oder E-Rechnung statt auf Papier, eine OCR-Erkennung liest die wichtigsten Felder aus, strukturierte E-Rechnungen liefern Daten bereits maschinenlesbar, ein Freigabeprozess läuft über ein Tool statt über den Postweg.
Gleichzeitig verändern sich die Rahmenbedingungen. Mit der schrittweisen Einführung der verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich werden strukturierte Rechnungsdaten zunehmend zum Standard. Für Unternehmen entsteht damit nicht nur eine regulatorische Anforderung, sondern auch eine Chance: Daten liegen bereits strukturiert vor und können direkt für automatisierte Folgeprozesse genutzt werden.
Auf dem Papier: erledigt.
In der Praxis bleibt trotzdem an vielen Stellen jemand hängen, der prüft, nachfasst, korrigiert oder Informationen manuell in ein anderes System überträgt.
Das ist kein Widerspruch, sondern ein Missverständnis. Digitalisierung und Automatisierung werden gerne synonym benutzt, sind aber zwei verschiedene Dinge.
Digitalisierung ≠ Automatisierung
Digitalisiert ist ein Prozess, sobald er in digitaler Form existiert: eine PDF-Rechnung statt Papier, ein digitales Freigabe-Tool statt Unterschriftenmappe. Automatisiert ist ein Prozess dann, wenn wiederkehrende Prozessschritte regelbasiert und möglichst ohne manuelle Eingriffe ablaufen. Mitarbeitende werden dort eingebunden, wo Entscheidungen, Prüfungen oder Ausnahmen tatsächlich menschliche Aufmerksamkeit erfordern.
Der Unterschied klingt banal, hat aber handfeste Folgen: Ein digitalisierter, aber nicht automatisierter Prozess verlagert die manuelle Arbeit nur, von Papier auf Bildschirm. Medienbrüche, Nachfragen und manuelle Übertragungen können trotzdem bestehen bleiben.
Für Finance und Controlling ist das relevant, weil manuelle Eingriffe Durchlaufzeiten verlängern, Transparenz erschweren und Kapazitäten binden können. Für die IT stellt sich zusätzlich die Frage, wie durchgängig sich der Prozess in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht nur: Ist unser Rechnungsprozess digital? Sondern: Wo muss heute noch ein Mensch eingreifen und warum?
Warum gerade Rechnungsverarbeitung?
Kaum ein Prozess eignet sich so gut, um diesen Unterschied konkret zu zeigen, wie die Rechnungsverarbeitung. Hier treffen viele Dokumente, viele Formate, unterschiedliche Prüflogiken, mehrstufige Freigaben und mindestens ein nachgelagertes System – meist das ERP – aufeinander. Genau diese Kombination sorgt dafür, dass Insellösungen hier besonders schnell an ihre Grenzen stoßen.
Eine Rechnung muss nicht einfach nur digital vorliegen. Ihre Informationen müssen erkannt, geprüft und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden. Abhängig von Inhalt, Betrag oder Verantwortlichkeit können unterschiedliche Prüf- und Freigabeschritte notwendig sein. Anschließend müssen die relevanten Daten im führenden System zur Verfügung stehen.
Hinzu kommt: Rechnungsformate und Anforderungen verändern sich kontinuierlich. Gerade international aufgestellte Unternehmen müssen unterschiedliche Vorgaben und Formate berücksichtigen. Ein moderner Rechnungsprozess sollte deshalb flexibel genug sein, um auf neue Anforderungen reagieren zu können.
Entscheidend ist also nicht nur, wie gut jeder einzelne Schritt funktioniert, sondern wie gut die Schritte zusammenspielen.
Wie weit lässt sich Rechnungsverarbeitung heute automatisieren?
Die entscheidende Frage ist heute weniger, ob einzelne Prozessschritte automatisiert werden können, sondern wie weit diese Automatisierung reichen kann.
Das beginnt bei der Erkennung und Extraktion von Rechnungsdaten, hört dort aber längst nicht auf. Aus den erkannten beziehungsweise strukturiert vorliegenden Informationen können weitere Prozessschritte angestoßen werden: Daten lassen sich validieren, Kontierungen unterstützen, Rechnungen mit Bestell- oder Stammdaten abgleichen und definierte Prüfungen automatisiert durchführen.
Je zuverlässiger Daten erkannt und geprüft werden können, desto mehr Standardfälle lassen sich automatisiert verarbeiten, bis hin zur sogenannten Dunkelverarbeitung, bei der definierte Standardfälle ohne manuellen Eingriff durch den Prozess laufen. Manuelle Arbeit konzentriert sich dann zunehmend auf die Fälle, bei denen Informationen fehlen, Abweichungen auftreten oder eine fachliche Entscheidung erforderlich ist.
Auch KI erweitert hier die Möglichkeiten. Neben fest definierten Regeln können dabei beispielsweise Informationen und Muster aus früheren, vergleichbaren Vorgängen berücksichtigt werden. Wie wurden ähnliche Rechnungen in der Vergangenheit kontiert, geprüft oder weiterverarbeitet? Solche Informationen können dabei unterstützen, Vorschläge für die weitere Bearbeitung zu machen und Automatisierung auf zusätzliche Fälle auszuweiten.
Entscheidend ist dabei nicht, menschliche Kontrolle vollständig zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, Automatisierung dort auszubauen, wo Datenqualität, Regeln und Vertrauen in die Ergebnisse dies zulassen.
Damit verändert sich auch die zentrale Frage: Nicht „Kann dieser Schritt automatisiert werden?“, sondern „Welche Fälle können wir heute bereits zuverlässig automatisieren – und wo ist menschliche Prüfung weiterhin sinnvoll?“
Der Business-Automation-Ansatz
Ein durchgängig automatisierter Prozess denkt vier Ebenen zusammen: Dokumente, Daten, Entscheidungen und Workflow. Nicht als vier separate Tools, sondern als eine Kette, in der jede Ebene die nächste mit den richtigen Informationen versorgt – automatisch, nachvollziehbar und ohne Bruch zum nachgelagerten System.
Für die Rechnungsverarbeitung bedeutet das beispielsweise:
Der entscheidende Punkt ist dabei nicht ein einzelner automatisierter Schritt, sondern das Zusammenspiel.
Rechnungsverarbeitung automatisieren: So sieht ein durchgängiger Prozess aus
Angewendet auf die Rechnungsverarbeitung heißt das: Eine Rechnung wird beim Eingang automatisch erfasst und klassifiziert – unabhängig von Format oder Kanal. Strukturierte Daten einer E-Rechnung können direkt verarbeitet, Informationen aus anderen Rechnungsformaten automatisiert erkannt und anschließend validiert werden.
Darauf aufbauend können weitere Schritte wie Kontierung, Abgleiche und definierte Prüfungen unterstützt oder – bei ausreichend sicheren Ergebnissen – automatisiert durchgeführt werden. Auf Basis definierter Regeln läuft die Rechnung durch den passenden Freigabe-Workflow.
Standardfälle können weitgehend automatisiert verarbeitet werden. Mitarbeitende greifen gezielt dort ein, wo beispielsweise Informationen fehlen, Abweichungen auftreten oder eine fachliche Entscheidung notwendig ist.
Am Ende landen die geprüften Daten direkt im ERP-System, ohne dass jemand sie ein zweites Mal erfassen muss. Jeder Schritt ist dabei nachvollziehbar dokumentiert.
Das Ergebnis ist nicht nur ein digitalisierter, sondern ein tatsächlich automatisierter Prozess: kürzere Durchlaufzeiten, weniger manuelle Nacharbeit, klar dokumentierte Freigabewege.
Business Automation mit ISR und IBM
Genau diesen durchgängigen Ansatz verfolgt die ISR Business Automation Solution. Sie kombiniert bewährte IBM-Technologie – IBM Business Automation Workflow/ IBM FileNet Content Manager– mit dem ISR-Modul Accounts Payable Flow zu einer Lösung. So lassen sich Erfassung, Validierung, Freigabe und ERP-Integration als einen zusammenhängenden Prozess gestalten statt als Aneinanderreihung einzelner Tools.
Die Lösung kann zum Beispiel im Rahmen des ISR Embedded Solution Agreement (ESA) bereitgestellt werden. Unternehmen erhalten damit die IBM-basierte Business-Automation-Lösung über ISR und haben einen Ansprechpartner von der Beratung über die Implementierung bis zum Betrieb.
Was kommt nach der Rechnung?
Die Logik, die bei der Rechnungsverarbeitung funktioniert, lässt sich übertragen: auf Bestellprozesse, Vertragsmanagement oder andere dokumenten- und workflowintensive Prozesse im Unternehmen. Rechnungsverarbeitung ist damit ein guter Einstiegspunkt, aber selten der einzige sinnvolle.
Wer bei der Rechnungsverarbeitung beginnt, sollte deshalb nicht nur fragen: „Wie automatisieren wir diesen einen Prozess?“ Sondern auch: „Wo entstehen in unserem Unternehmen ähnliche manuelle Übergänge?“
Fazit: Digital ist nicht automatisch automatisiert
Die Frage ist nicht, ob Ihre Rechnungsverarbeitung digital ist, das ist in vielen Unternehmen bereits der Fall. Die eigentliche Frage ist, wie weit die Automatisierung heute reicht und bei welchen Vorgängen noch manuelle Arbeit notwendig ist.
Neue Anforderungen wie die E-Rechnung und neue technologische Möglichkeiten durch KI erhöhen dabei nicht nur den Veränderungsdruck. Sie eröffnen auch die Möglichkeit, Automatisierung weiterzudenken und mehr Standardfälle durchgängig zu verarbeiten.
Mitarbeitende werden dadurch nicht vollständig aus dem Prozess genommen. Ihre Aufmerksamkeit konzentriert sich vielmehr auf die Fälle, in denen sie tatsächlich benötigt wird: Ausnahmen, Abweichungen und fachliche Entscheidungen.
Genau dort liegt das nächste Automatisierungspotenzial: Standardfälle möglichst durchgängig verarbeiten und menschliche Expertise gezielt dort einsetzen, wo sie einen echten Mehrwert schafft.
Lassen Sie uns Ihre Automatisierungspotenziale in der Rechnungsverarbeitung identifizieren.
Jens Brettschneider
Geschäftsbereichsleiter
Application Management
jens.brettschneider@isr.de
+49(0)151 422 05 425
