Dokumentenmanagement war gestern – heute denkt die Akte mit. KI im Dokumentenmanagement eröffnet neue Wege, Informationen schneller zu finden, Verträge automatisch zu vergleichen und Routinearbeiten zu automatisieren.
Wie viel Zeit verbringen Sie täglich mit dem Suchen, Lesen und Vergleichen von Dokumenten?
Ob Rechnungen, Verträge oder Kundenanfragen – oft steckt das Wissen bereits irgendwo im System, ist aber nur schwer greifbar. Genau hier setzt die Verbindung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Dokumentenmanagement an.
Vom bewährten Dokumentenmanagementsystem zum intelligenten Partner – dank KI
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind in vielen Unternehmen längst das Rückgrat der Informationsverwaltung. Sie strukturieren Dokumente, unterstützen Prozesse, bilden Workflows ab und sorgen dafür, dass Wissen gezielt auffindbar bleibt.
Damit bilden DMS ein starkes Fundament für den Arbeitsalltag. Sie leisten bereits heute enorm viel – doch die zunehmende Informationsflut und wachsende Anforderungen im Tagesgeschäft verlangen mehr: ein tieferes Verständnis der Inhalte und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erkennen.
Hier setzt Künstliche Intelligenz an. KI ergänzt bestehende DMS-Funktionen um semantisches Verständnis und Automatisierung. Sie erkennt Bedeutungen, verknüpft Informationen kontextbezogen und kann aktiv bei Analyse, Suche und Dateneingabe unterstützen. Damit wird das DMS nicht neu erfunden – sondern um eine intelligente Ebene erweitert, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtert.
Vertrauen durch Nachvollziehbarkeit – KI im Dokumentenmanagement
Transparenz ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, wenn Künstliche Intelligenz in die tägliche Arbeit integriert wird. Entscheidend ist, dass nachvollziehbar bleibt, wie Ergebnisse zustande kommen – also welche Daten oder Dokumente in eine Analyse eingeflossen sind und auf welchen Textstellen eine Antwort basiert.
Wenn KI-Systeme diese Nachvollziehbarkeit ermöglichen, behalten Anwender:innen die Kontrolle: Sie können Resultate prüfen, verstehen und bei Bedarf korrigieren. Gerade in sensiblen Bereichen wie Vertragsmanagement, Compliance oder Finanzwesen ist das unerlässlich. Denn Vertrauen entsteht nicht durch Automatisierung allein, sondern durch verantwortungsvollen und transparenten Einsatz von Technologie.
Wie KI im Dokumentenmanagement den Büroalltag verändert
- Automatische Zusammenfassungen: KI erfasst lange Texte, filtert das Wesentliche heraus und stellt Inhalte übersichtlich dar.
- Versionsvergleiche in Sekunden: Unterschiede zwischen Vertragsständen werden automatisch erkannt und markiert.
- Intelligente Datenerfassung: Neue Dokumente werden beim Hochladen analysiert, relevante Eigenschaften automatisch ausgefüllt.
- Aktive Unterstützung: Routineaufgaben wie das Anlegen von Akten oder das Setzen von Eigenschaften lassen sich direkt per Sprache anstoßen.
- Schnellere Suche: KI verbessert die Suche im Dokumentenmanagement in zwei Bereichen:
(1) Semantische Suche: Dokumente und Inhalte lassen sich per natürlicher Sprache finden – auch ohne exakte Begriffe oder perfekte Ablage (Beispiel: „Zeig mir alle Unterlagen zum Schadenfall Müller.“ oder „Welche Dokumente gehören zur Beschwerde vom 15.10.24?“). Auch im Dokument erkennt die KI Bedeutungen: Eine Suche nach „Sturm“ findet die passende Stelle, selbst wenn im Vertrag nur „Elementarschaden“ steht.(2) Kontextbezogene Suche: KI liefert nicht nur Treffer, sondern auch verständliche Zusammenfassungen. Fragen wie „Welche Punkte sind in der Beschwerde relevant?“ oder „Welche Fristen gelten im Vertrag?“ werden direkt beantwortet – für einen schnellen Überblick ohne langes Lesen.
So entstehen Freiräume für das, was wirklich zählt:
👉 Entscheidungen treffen,
👉 Kunden betreuen
👉 und Prozesse weiterentwickeln.
ECLISO ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem, das Unternehmen dabei hilft, Informationen strukturiert abzulegen, zu suchen und zu verwalten.
Mit der Integration von KI entwickelt sich ECLISO weiter: Die Lösung kann nicht nur Dokumente speichern, sondern Inhalte analysieren, verstehen und intelligent verknüpfen. So können beispielsweise umfangreiche Kundenanfragen automatisch analysiert werden. Die KI identifiziert die passende Akte, vergleicht zwei Vertragsversionen und fasst die wichtigsten Punkte verständlich zusammen. Das Ergebnis: Eine klare, präzise Antwort in wenigen Sekunden – inklusive Kontext und Quellenbezug. Für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter bedeutet das: weniger Leseaufwand, weniger Sucharbeit, mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe.
Unterstützt wird dies durch Technologien wie den IBM Content Assistant, der die Nachvollziehbarkeit solcher Prozesse stärkt. Er zeigt auf, welche Textstellen und Dokumente in eine Antwort eingeflossen sind und ermöglicht so, Ergebnisse transparent zu prüfen und zu verstehen.
Für Sachbearbeiter:innen bedeutet das: weniger Leseaufwand, weniger Sucharbeit und mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe – mit dem guten Gefühl, KI-Ergebnisse jederzeit nachvollziehen zu können.
KI im Dokumentenmanagement: Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial, das in der Verbindung von Dokumentenmanagement und Künstlicher Intelligenz steckt:
„Rund 78 % der Organisationen planen oder nutzen bereits KI-gestützte Dokumentenprozesse – etwa für automatische Analysen oder Klassifizierungen.“
Association for Intelligent Information Management (AIIM)
Dies belegt eine Studie der AIIM aus 2025. KI im Dokumentenmanagement ist damit längst gelebte Praxis: Sie beschleunigt Informationsflüsse, macht Wissen besser nutzbar und entlastet Mitarbeitende von Routinetätigkeiten. Dabei ersetzt KI nicht den Menschen – sie unterstützt ihn, damit Erfahrung, Kontext und Empathie im Mittelpunkt bleiben.
Wer KI im Dokumentenmanagement verstehen will, braucht keine Theorie, sondern echte Einblicke. In einer kurzen Demo zeigen wir, wie KI im Zusammenspiel mit einem DMS den Arbeitsalltag erleichtert – verständlich, nachvollziehbar und aus der Praxis.
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
+49(0)151 422 05 471
