Informationspflicht gemäß Art. 13 + 14 DSGVO
INHALT
(1) Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für die Anmeldung und Durchführung unserer Veranstaltungen und Webinare. Ohne Ihre Daten ist es uns leider nicht möglich, Ihre Anmeldung zu bearbeiten.
Diese Informationspflicht gilt sowohl für Online- als auch für Präsenzveranstaltungen.
(2) Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
ISR Information Products AG
Hintern Brüdern 23
38100 Braunschweig
Telefon: +49 (0) 531 1208-0
E-Mail: info@isr.de
(3) Kontaktdaten des betrieblichen Datenschutzbeauftragten
ISR Information Products AG
– Datenschutzkoordinator –
Am Mittelhafen 14
48155 Münster
Telefon: +49 (0) 251 9 24 34-0
E-Mail: datenschutz@isr.de
(4) Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Anmeldung zu Veranstaltungen entgegenzunehmen und die Veranstaltung zu organisieren und durchzuführen.
4.1 Präsenzveranstaltung
Ihre Daten für die Anmeldung zu der Veranstaltung werden auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei der Veranstaltung fotografiert und/oder gefilmt wird. Die Fotos werden zum Zweck der Dokumentation der Veranstaltung und im Rahmen unserer Berichterstattungen (Print, Online, Soziale Netzwerke etc.) verwendet. Wenn Sie nicht fotografiert werden möchten, meiden Sie bitte die Bereiche, in denen Foto- und Filmaufnahmen gemacht werden und/oder sprechen Sie dies bitte unmittelbar beim Fotografen an, damit Ihr Wunsch berücksichtigt werden kann.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). Das berechtigte Interesse besteht in der Berichtserstattung und Event-Nachbereitung. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über das Event veröffentlicht.
4.2 Online-Veranstaltung / Webinare
Für Online-Veranstaltungen nutzen wir Microsoft Teams oder Zoom. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio sowie die Anmeldedaten verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein- oder ausgeschaltet sind. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Inhalte zu teilen. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten, und die anderen Teilnehmer haben von diesen Inhalten auch Kenntnis.
Sollte eine Aufzeichnung erfolgen, werden die Teilnehmer hierüber vorab benachrichtigt. Nach durchgeführter Sitzung erhält der Organisator einen Anwesenheitsbericht mit Informationen über die Dauer der Besprechung sowie Name und E-Mail der teilnehmenden Personen.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.
4.3 Aufzeichnung einer Online-Veranstaltung / Webinar
Soweit eine Aufzeichnung erfolgt, haben wir von Ihnen im Vorfeld eine Einwilligung eingeholt. Diesbezüglich werden die Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.
(5) Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zuständigen ISR-Mitarbeiter, Mitveranstalter, Referenten,
externe Dienstleister, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung eingeschaltet werden,
Sicherheitsbehörden bei entsprechenden Auflagen,
interne Dienstleister zur Einlasskontrolle, die auch eine Videoüberwachung umfasst,
gegebenenfalls Social Media, Presse
und an unsere Dienstleister für die technische Unterstützung.
Im Falle der Nutzung von Microsoft Teams oder Zoom werden Ihre personenbezogenen Daten an den Dienstleister übermittelt. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte den folgenden Datenschutzerklärungen:
https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement
https://explore.zoom.us/de/privacy/
https://isr.de/datenschutzerklaerung/
(6) Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
6.1 Präsenzveranstaltung
Bei Präsenzveranstaltungen ist es grundsätzlich nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.
6.2 Online-Veranstaltung
Für Online-Veranstaltungen nutzen wir Microsoft Teams oder Zoom. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten in Form von Video oder Audio sowie die Anmeldedaten verarbeitet. Sie können selbst entscheiden, ob dabei die Kamera und das Mikrofon ein- oder ausgeschaltet sind. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Inhalte zu teilen. Wenn Sie an der Chatfunktion teilnehmen, verarbeiten wir Ihre in den Chat-Texten enthaltenen personenbezogenen Daten, und die anderen Teilnehmer haben von diesen Inhalten auch Kenntnis.
Sollte eine Aufzeichnung erfolgen, werden die Teilnehmer hierüber vorab benachrichtigt. Nach durchgeführter Sitzung erhält der Organisator einen Anwesenheitsbericht mit Informationen über die Dauer der Besprechung sowie Name und E-Mail der teilnehmenden Personen.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO verarbeitet.
(7) Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus rechtlichen Regelungen, die Daten werden maximal nach drei Jahren nach Ende der Veranstaltung gelöscht.
Ausnahme ist eine gesetzliche Verpflichtung, die Archivierung/Speicherung der Daten vorzunehmen, in Bezug auf alle Belege aus dem Steuerrecht, auch dann, wenn darin personenbezogene Daten zu finden sind. Die Speicherdauer beträgt dann maximal zehn Jahre.
Eine automatische Löschung von Chatnachrichten aus den Team-Sitzungen ist aktuell nicht möglich. Der Verfasser hat jedoch die Möglichkeit seine eigenen Beiträge zu löschen. Derzeit ist seitens Microsofts keine Löschmöglichkeit der Anwesenheitsberichte vorgesehen.
(8) Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO). Dann können wir jedoch mit Ihnen als Teilnehmer an der Veranstaltung nicht mehr kommunizieren.
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Des Weiteren das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO und das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die jeweils nach Ziffer 3 zuständige Person für den Datenschutz.
