Die digitale Unterschrift revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Verträge abschließen und Geschäftsprozesse gestalten. Für alle Unternehmen ein Muss im Kontext des digitalen Vertragsmanagement!
In einer digitalisierten (Unternehmens-)Welt werden viele Prozesse, die historisch betrachtet papiergebunden abliefen, sukzessive durch elektronische Lösungen ersetzt. Vorne mit dabei: Alles rund um das Thema Vertragsmanagement im Unternehmen. Egal um welche Art von Vertrag es sich handelt, ob Arbeits-, Miet- oder Dienstleistungsvertrag, Unternehmen wollen Verträge so effizient, schnell, kostengünstig und auch so nachhaltig wie möglich abwickeln. Ziel ist ein medienbruchfreies digitales Vertragsmanagement. Doch wie können solche digitalen Verträge rechtssicher und -gültig unterschrieben werden?
Seit 2016 ermöglicht die eIDAS-Verordnung Unternehmen in den EU-Mitgliedsstaaten, Vertrauensdienste zur elektronischen Identifizierung für Vertragsabwicklungen zu nutzen. Mit dieser Regelung wurde es erstmals möglich, Verträge sicher, effizient und rechtsverbindlich mit einer digitalen Unterschrift zu unterzeichnen – ein Meilenstein für die DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… geschäftlicher Prozesse. Die Einführung der eIDAS-Verordnung schuf zudem die Grundlage dafür, elektronische Signaturen als zuverlässiges Werkzeug in den Geschäftsalltag zu integrieren.
Im März 2024 trat die überarbeitete eIDAS 2.0 in Kraft, um Schwachstellen der ursprünglichen Fassung zu beheben und die einheitliche Anwendung in allen EU-Staaten voranzutreiben. Ein weiterer Fortschritt liegt in der präzisen Definition von Standards für die verschiedenen Sicherheitsniveaus elektronischer Signaturen. Dies erleichtert nicht nur die Implementierung in digitale Prozesse, sondern fördert auch die Akzeptanz, digitale Unterschriften rechtsgültig und flächendeckend einzusetzen.
E-Signatur: Digitale Unterschrift mit Niveau
Die digitale Unterschrift, oft auch als elektronische Signatur bezeichnet, gibt es in verschiedene Abstufungen oder „Niveaus“, die je nach Art des Dokuments entweder die handschriftliche Unterschrift (auch „nasse Unterschrift“ oder „wet signature“ genannt) ersetzen oder nicht. Diese Signaturen unterscheiden sich vor allem in ihrem Sicherheitslevel und werden in folgende drei Kategorien unterteilt: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).
Einfache elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur bestätigt die Authentizität und Integrität von Dokumenten und E-Mails überall dort rechtskräftig, wo das Gesetz Textform vorschreibt. Sie ist vergleichbar mit einem normalen Briefumschlag, den sie einfach zuschlagen und verschicken. Der Umschlag schützt den Inhalt, aber er bietet keinerlei zusätzliche Sicherheit. Jeder könnte den Umschlag öffnen und den Inhalt ändern, ohne dass es sofort auffällt. Diese digitale Unterschrift ersetzt nicht die handschriftliche Unterschrift, da sie der freien richterlichen Beweiswürdigung unterliegt (anders ausgedrückt: Richterinnen und Richter müssen bei der Bewertung [von Beweisen] keine festen gesetzlichen Regeln befolgen).
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)
Die fortgeschrittene elektronische Signatur stellt die Integrität des signierten Dokuments zwar durch ein Zertifikat sicher, ähnlich einem Einschreiben-Umschlag, bei dem der Empfänger den Erhalt bestätigen muss. Sie können den Versand und Empfang nachvollziehen, aber der Inhalt könnte theoretisch noch verändert werden. Diese Signatur unterliegt jedoch ebenfalls der freien richterlichen Beweiswürdigung und ersetzt ebenso (wie die EES) nicht die handschriftliche Unterschrift.
Qualifizierte elektronische Signatur (FES)
Eine qualifizierte elektronische Signatur setzt voraus, dass die unterschreibende Person theoretisch jederzeit (auch per Video) identifiziert werden kann. Sie ist wie ein versiegelter und zertifizierter Umschlag, der sicherstellt, dass der Inhalt nicht verändert werden kann und der Versand sowie der Empfänger durch einen Vertrauensdienst (Trust Service Provider) verifiziert werden. Damit ist diese Methode rechtlich gesehen der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt, da sie die höchste Sicherheit und rechtliche Anerkennung bietet und eigentlich Standard ist, wenn es darum geht eine digitale Unterschrift zu erstellen.
Abbildung 1: Alle elektronischen Signaturen im Überblick | isr.de
Disclaimer: Die auf dieser Website bereitgestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar und sollen keine rechtlichen Fragen oder Probleme behandeln, die im individuellen Fall auftreten können. Die Informationen auf dieser Website sind allgemeiner Natur und dienen ausschließlich zu Informationszwecken.
Digitales Unterschreiben: Alle Vorteile auf einen Blick
- Schnellere Abwicklung von Geschäftsprozessen: Sämtliche Geschäftsprozesse, bei denen eine Unterschrift benötigt wird, werden durch E-Signing erheblich beschleunigt.
- Verträge in Echtzeit abschließen: Schluss mit langen Wartezeiten durch das Hin- und Herschicken von Vertragsunterlagen. Mit der digitalen Unterschrift haben Sie die Möglichkeit Vertragsabschlüsse fast in Echtzeit zu ermöglichen.
- Keine Medienbrüche: Mit der Verwendung von E-Signing Lösungen und dem Erstellen einer digitalen Unterschrift sparen Sie sich lästiges Ausdrucken und Einscannen. Ihre unterzeichneten Dokumente werden sicher und digital (z.B. in der CloudDer Begriff Cloud stammt aus dem Englischen, zu deutsch „Wolke“….) abgespeichert und sind direkt zum elektronischen Versand bereit.
- Zeit- und ortsunabhängiger Signaturprozess: Egal ob im Büro, im Home-Office oder von unterwegs – signieren Sie Ihre Verträge flexibel und geräteunabhängig von überall.
- DSGVO konform & geschützt: Alle Ihre Daten sind durch das digitale Zertifikat sicher und geschützt.
- Einsparung von Papier und Portokosten: Mit der elektronischen Signatur sparen Sie nicht nur einiges an Portokosten, sondern tun auch etwas Gutes für die Umwelt und sparen Ressourcen.
Unterschriftenprozess im ISR Contract Manager
Wir bei ISR sind Ihr zuverlässiger Partner, wenn es um modernes digitales Vertragsmanagement mit digitalen Unterschriften geht. Unser ISR Contract Manager bietet Ihnen alle notwendigen Werkzeuge, um Verträge effizient, sicher und rechtsgültig zu verwalten.
Bereits in der Standardversion haben wir die qualifizierte elektronische Signatur nahtlos integriert. Dadurch können Sie Verträge bequem mit externen Partnern unterschreiben lassen – und das ohne direkten Zugriff auf Ihr internes Netzwerk. Der ISR Contract Manager ist standardmäßig mit EMS E-Sign ausgestattet, sodass Sie direkt mit der digitalen Unterschrift starten können. Sie möchten eine digitale Unterschrift erstellen aber einen anderen E-Sign Anbieter nutzen? Kein Problem!
Abbildung 2: Signaturprozess im ISR Contract Manager | isr.de
Auf Wunsch können wir DocuSign (seit Ende 2024 ISR-Partner) oder andere Anbieter wie z.B. Adobe Sign für Sie integrieren.
So funktioniert der Unterschriftenprozess im ISR Contract Manager:
Schritt 1 – Zugriffsrechte prüfen: Die Möglichkeit, eine digitale Unterschrift im ISR Contract Manager zu veranlassen, ist an die jeweilige Rolle oder Rollenzuweisung gekoppelt. Nur autorisierte Nutzer können diesen Prozess starten.
Schritt 2 – Unterschreiber zuweisen: Wählen Sie in der Vertragsakte unter dem Punkt „Unterschriftenprozess“ die Person oder Personen aus, die die digitale Unterschrift leisten sollen.
Schritt 3 – Ablaufdatum festlegen: Definieren Sie eine Frist, bis wann die digitale Unterschrift erfolgen muss. Nach Ablauf dieser Frist kann der Prozess bei Bedarf erneut gestartet werden.
Schritt 4 – Prozess starten: Über das Drei-Punkte-Menü können Sie den Unterschriftenprozess starten. Beide Parteien erhalten eine Einladung, ihre digitale Unterschrift zu erstellen. Die Verifizierung erfolgt dabei durch einen vertrauenswürdigen Dienstleister (Trust Service Provider ) wie z.B. EMS E-Sign oder andere.
Mehr als nur Vertragsmanagement: Erweiterte Funktionen für Ihr Unternehmen
Zusätzlich zur Möglichkeit, Verträge mit einer digitalen Unterschrift zu versehen, bietet der ISR Contract Manager eine lückenlose Nachverfolgung Ihrer Verträge. Sie behalten jederzeit den Überblick darüber, in welcher Phase des Vertragslebenszyklus sich ein Dokument befindet und welche Schritte noch ausstehen. Diese Transparenz gewährleistet volle Kontrolle über den Fortschritt und Status Ihrer Prozesse.
Der ISR Contract Manager ergänzt nahtlos unser Dokumentenmanagement-System ISR Information Office und wird so zu einem essenziellen Bestandteil Ihrer digitalen Arbeitswelt. Unser Contract Manager erweist sich als ein vielseitiges und umfassendes Tool, das sich flexibel an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt. Damit optimieren Sie nicht nur Ihre Workflows, sondern sorgen auch dafür, dass Ihre Prozesse schlank und effizient bleiben, ohne auf wichtige Funktionen verzichten zu müssen.
Interessiert an unserer Vertragsmanagement-Software?
Profitieren Sie von einer modernen, leistungsstarken Lösung, die Ihnen nicht nur hilft, Verträge rechtsgültig mit einer digitalen Unterschrift zu versehen, sondern auch das Vertragsmanagement als Ganzes erheblich vereinfacht.
Sie haben Fragen oder möchten mehr erfahren? Schreiben Sie uns – wir freuen uns darauf, Sie zu unterstützen!
Jens Brettschneider
Geschäftsbereichsleiter
Application Management
jens.brettschneider@isr.de
+49(0)151 422 05 425
