Retention Solution
Effizientes Dokumentenmanagement
Aufbewahrungsfristen sicher verwalten
Viele Dokumente werden mit der Zeit nicht mehr benötigt. Andere unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und dürfen nicht oder erst nach Ablauf einer Frist gelöscht werden. Sowohl eine zu lange als auch eine zu kurze Aufbewahrung birgt Risiken:
Einerseits können übermäßige Storagekosten entstehen, andererseits drohen empfindliche Strafzahlungen, insbesondere im Kontext der DSGVO. Eine ausgewogene Aufbewahrungsstrategie ist daher unerlässlich.
Dokumentenverwaltung mit System
Retention Management für Dokumente bezeichnet die strukturierte Verwaltung von Dokumentenlebenszyklen. Dabei geht es um das Festlegen, Verlängern oder Löschen von Aufbewahrungsfristen, um regulatorische Vorgaben rund um die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten einzuhalten und gleichzeitig Storagekosten zu optimieren. Die Retention Solution automatisiert diesen Prozess und bietet ein sicheres, nachvollziehbares Management für Unternehmensdokumente. Sie basiert auf dem IBM FileNet Content Manager (ehemals IBM FileNet P8) und IBM Content Navigator und vereinfacht die Verwaltung von Fristen und Löschsperren, spart Storagekosten und vermeidet Strafen.
Die richtige Lösung für wachsende Datenmengen
Funktionen der Retention Solution
Fristenverwaltung
Regelbasierte Löschung
Dokumente werden nach individuell definierten Regeln und Workflows gelöscht, sobald ihre Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, um Compliance-Vorgaben effizient einzuhalten.
Löschsperren (Holds)
Manuelle und automatische Löschsperren verhindern, dass Dokumente versehentlich oder vorzeitig gelöscht werden, insbesondere in rechtlichen oder regulatorischen Szenarien.
Genehmigungsprozesse
Mehrstufige Freigabeprozesse (z. B. Vier-Augen-Prinzip) stellen sicher, dass kritische Dokumente erst nach autorisierter Prüfung gelöscht oder in ihrer Frist verlängert werden.
Intuitive Benutzeroberfläche
Die vollständige Integration in IBM Content Navigator ermöglicht eine einfache, transparente Bedienung durch die Fachanwender, ohne komplizierte Konfigurationen oder zusätzliche Tools.
Reporting & Audit-Protokolle
Umfangreiche Reporting-Funktionen liefern eine klare Übersicht über abgelaufene Aufbewahrungsfristen und dokumentieren alle Löschvorgänge revisionssicher.
Compliance sicherstellen und Kosten senken
Vorteile auf einen Blick
Viele Unternehmen verlassen sich auf manuelle Prozesse zur Verwaltung von Aufbewahrungsfristen – mit hohem Aufwand und Risiko. Die Retention Solution stellt sicher, dass Löschungen nachvollziehbar dokumentiert, wichtige Dokumente geschützt und unnötige Daten entfernt werden. Dies hilft nicht nur bei der Einhaltung von Compliance-Vorgaben, sondern reduziert auch nachhaltig die Speicherkosten.
- Kosteneinsparung: Reduzierung von Storage- und Administrationskosten
- Fehlervermeidung: Reduzierung manueller Fehlerquellen durch vordefinierte Prozesse und Kriterien sowie auf Wunsch automatisierte Durchführung von Aufgaben
- Minimierung von Risiken: Einhaltung regulatorischer Vorgaben und Vermeidung von Compliance-Verstößen
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Workflows für Fristenverwaltung und Löschprozesse
- Sicherheit: Kontrollierte und nachvollziehbare Löschungen mit Protokollierung
- Nahtlose Integration: Einfache Einbindung in bestehende ECM-Systeme
Nahtlose Integration
Technologie, die sich Ihren Prozessen anpasst
Die Retention Solution basiert auf IBM FileNet Content Manager und ist vollständig in den IBM Content Navigator (ICN) integriert. Sie erweitert die vorhandenen Basisfunktionen um leistungsfähige Lösch- und Fristenverwaltungsprozesse und stellt intuitive Benutzeroberflächen, automatisierte Workflows und flexible Reportings bereit.
Komponenten und Funktionalität:
- IBM Content Navigator (ICN) dient als zentrale Benutzeroberfläche. Hier können Nutzer Löschsperren erstellen, verwalten und aufheben sowie automatische Sperrregeln definieren.
- Das Retention Plugin übernimmt die Steuerung dieser Prozesse und ermöglicht mehrstufige Freigaben – etwa nach dem Vieraugenprinzip oder mit zusätzlichen Genehmigungsschritten.
- IBM FileNet Content Manager fungiert als Repository für die zu verwaltenden Dokumente.
- Die Retention Dienste setzen Löschsperren um und führen Löschprozesse regelkonform durch.
- Der Servicemanager übernimmt die automatisierte Hintergrundverarbeitung von Reports, Sperren und Freigaben, sodass Prozesse effizient ablaufen und der manuelle Aufwand minimiert wird.
Intuitive Benutzeroberfläche und leistungsstarke Funktionen
Ein Blick ins Tool
Die Retention Solution bietet eine übersichtliche und einfach bedienbare Benutzeroberfläche, die vollständig in den IBM Content Navigator integriert ist. Durch vordefinierte Workflows und eine klare Struktur können Anwender schnell und sicher Aufbewahrungsfristen verwalten, Löschsperren setzen und Dokumente gemäß den Compliance-Richtlinien löschen.
Verwaltung der temporären Sperren
Die Verwaltung von Löschsperren (Holds) ist ein essenzieller Bestandteil der Retention Solution. In dieser Ansicht können Benutzer manuelle oder automatisierte Sperren setzen, um Dokumente vor versehentlicher Löschung zu schützen. Filterkriterien helfen dabei, relevante Dokumente schnell zu identifizieren und Sperren gezielt anzuwenden oder zu entfernen.
Definition von Genehmigungsprozessen
Die Retention Solution bietet eine mehrstufige Freigabelogik, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Dokumente zur Löschung freigeben können. In diesem Bereich können Administratoren individuelle Freigabeprozesse konfigurieren, z. B. nach dem Vier-Augen-Prinzip oder mit erweiterten Prüfschritten für kritische Dokumente.
Prozessorientierte Löschfreigabe
Diese Ansicht zeigt, wie Benutzer eine Liste von zur Löschung anstehenden Dokumenten erhalten und diese stichprobenartig prüfen können. Falls erforderlich, lassen sich einzelne Dokumente über eine manuelle Sperre von der Löschung ausschließen. Erfolgt keine Freigabe, wird die Aufbewahrungsfrist des Dokuments automatisch verlängert.
Darstellung der Reports
Die Retention Solution bietet umfangreiche Reporting-Funktionen, um eine transparente Nachverfolgung aller Lösch- und Aufbewahrungsprozesse zu gewährleisten.
Häufige Fragen zur
Retention Solution
Die Retention Solution ermöglicht die Verwaltung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumente innerhalb des IBM FileNet Content Managers. Unabhängig von der Objektklasse oder dem Speicherort können Dokumente strukturiert archiviert, mit Aufbewahrungsfristen versehen und regelbasiert gelöscht werden.
Ja, die Retention Solution erlaubt sowohl die manuelle als auch die automatisierte Verwaltung von Aufbewahrungsfristen. Fristen können individuell verlängert oder gelöscht werden – entweder durch Benutzeraktionen oder durch vordefinierte Regeln und Workflows.
Die Lösung setzt auf mehrstufige Genehmigungsprozesse, um sicherzustellen, dass Löschungen nicht unbeabsichtigt erfolgen. Sensible Dokumente können durch manuelle oder automatische Löschsperren (Holds) geschützt werden. Falls eine Löschung nicht freigegeben wird, kann die Aufbewahrungsfrist automatisch verlängert werden.
Die Retention Solution bietet umfangreiche Standard- und individuelle Reports, die eine vollständige Transparenz über die Retention-Einstellungen und Löschprozesse gewährleisten. Die Berichte können nach Objektklasse, Speicherort oder Dokumenteneigenschaften gefiltert und regelmäßig an verantwortliche Personen weitergeleitet werden.
Unsere Partnerschaft mit IBM
Von Cognos bis FileNet: Unsere Partnerschaft mit IBM ist fast so alt wie unsere Unternehmensgeschichte selbst! Seit 1995 zählen wir zu den top ausgebildeten Business-Partnern, welche die Entwicklung und Implementierung von zugehörigen Lösungen in den Bereichen Dokumenten-, Case- und Input-Management sowie Datenanalyse und Insights anbieten und erbringen.
Seit April 2023 auch IBM Platinum Partner. Bereits mehrfach hat ISR von IBM den Innovation Award für besondere Lösungen erhalten.
Spezialisten für effizientes Dokumentenmanagement
Unsere Expertise – Ihr Vorteil
Unsere Expertise - Ihr Vorteil
Mit unserer langjährigen Erfahrung in der ECM-Beratung und Implementierung bieten wir Lösungen für Ihr Dokumentenmanagement an. Unsere Retention Solution hilft Ihnen, regulatorische Anforderungen zu erfüllen, Kosten zu senken und Ihr Informationsmanagement effizienter zu gestalten.
Schützen Sie nicht nur Ihr Unternehmen vor Compliance-Risiken, sondern optimieren Sie auch Ihre IT-Infrastruktur. Durch die gezielte Löschung unnötiger Dokumente sparen Sie Speicherplatz, senken die Betriebskosten und sorgen für eine strukturierte Datenhaltung. Unsere Experten begleiten Sie von der Planung bis zur Implementierung, damit Ihre Lösung perfekt auf Ihre Geschäftsprozesse abgestimmt ist.
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Wir beraten Sie gerne!
Sie möchten mehr über die Retention Solution erfahren oder haben spezifische Anforderungen für Ihr Dokumentenmanagement? Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung und helfen Ihnen, eine passende Lösung für Sie zu finden.
Andreas Carlsen
Senior Manager
Application Management
andreas.carlsen@isr.de
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