Eine digitale AkteWas ist eine digitale Akte? Eine digitale Akte (auch elektronische… ist mehr als nur ein elektronisches Pendant der Papierakte. Anhand unserer Templates bilden wir wichtige Funktionsweisen der digitalen Akte ab.
Was Sie hier erwartet – ein Überblick
1. Was ist ein Dokumenten-Management-System?
2. Was versteht man unter einer digitalen Akte?
3. Was ist ein Dokument im Sinne der digitalen Akte?
4. Ihre Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems bzw. einer digitalen Akte auf einen Blick
5. Bitkom bestätigt: digitale Akte erleichtert den Büroalltag
6. Dürfen wir vorstellen? Das ISR-Aktentemplate auf Basis IBM FileNet Content Manager
7. Warum wir auf IBM FileNet Content Manager setzen?
8. Digitale Akte – einfach mal machen…
9. Fragestellungen zum ISR-Aktentemplate auf Basis des IBM FileNet Content Managers
Dokumenten-Management-Systeme (kurz: DMS): alles kalter Kaffee möchte man meinen, aber dem ist weit gefehlt. Das Thema begleitet uns seit den 1980er Jahren und hat spätestens seit Corona wieder neuen Aufwind bekommen.
Erfreuliche Nachricht: Laut einer Bitkom-Studie hat sich das Verständnis und die Sinnhaftigkeit zum Thema DMS bzw. digitale Akte etabliert.
Aber gehen wir mal zurück auf Los und fangen von vorne an.
Was ist ein Dokumenten-Management-System?
Die wesentlichen Merkmale eines DMS werden wie folgt beschrieben:
Abbildung 1: Merkmale eines DMS | isr.de
Digitale Akte: Was versteht man darunter?
Typische Use Cases einer digitalen Akte sind bspw.:
Kundenakte
Mit der Kundenakte haben Sie Ihre Key Accounts und Accounts immer im Blick und bleiben auf dem aktuellen Stand. So machen Sie sich nicht nur das Leben leichter, sondern haben auch zufriedenen Kunden.
Projektakte
Personalakte
Vertragsakte
Verträge, Fristen und Abschlüsse digital, zentral und sicher zu verwalten geht heutzutage mit einer digitalen Vertragsakte. Sogar elektronische Unterschriften können direkt über die Akte hinterlegt werden.
Was ist ein Dokument im Sinne der digitalen Akte?
Abbildung 2: Dokumente im Sinne der digitalen Akte | isr.de
Ihre Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems bzw. einer digitalen Akte auf einen Blick
- Individuelle Definition von Zugriffsberechtigungen und dadurch auch Gewährleistung der Sicherheit/Schutz vor unbefugten Zugriffen
- Berücksichtigung datensicherheitsrechtliche Aspekte wie Compliance, Revisionssicherheit, GoBD Die Checkliste zur GoBD finden Sie übrigens hier.
Bitkom bestätigt: digitale Akte erleichtert den Büroalltag
Die aktuelle Mittelstandsstudie der Bitkom unterstreicht ebenfalls die Vorteile bei Einführung einer geeigneten digitalen Akte bzw. DMS (siehe Abbildung 3). Weitere Infos zur Studie finden Sie hier.
Abbildung 3: Umfrage zum Nutzen von ECM-Software im Mittelstand | bitkom.org
Dürfen wir vorstellen? Das ISR-Aktentemplate auf Basis IBM FileNet Content Manager
Standardmäßig sind übrigens folgende Funktionen erhalten:
- Dynamische Ordnerhierarchie: Die Hierarchie wird dynamisch aus Metadaten aufgebaut. Zudem gibt es mehrere Zugriffswege auf das Dokument bzw. die Informationen.
- Integriertes Import Tool: Dokumente können einfach und schnell ein- und ausgecheckt werden.
- Zugriffssteuerung: Das Berechtigungsmanagement ermöglicht, dass Mitarbeitende nur die Informationen einsehen können, die sie einsehen dürfen.
- Wiedervorlagefunktion: zu jedem Dokument kann eine Wiedervorlage definiert werden - nie wieder eine Frist verpassen.
- Prozessunterstützung: einfach, überschaubare Workflows lassen sich problemlos abbilden.
Abbildung 4: Der ISR Content Manager auf Basis von IBM FileNet P8 | isr.de
Warum wir auf IBM FileNet Content Manager setzen?
- Das Produkt ist bereits seit 2005 auf dem Markt und hat sich für effektives Arbeiten bewährt
- Es handelt sich um eine sehr leistungsstarke, zuverlässige und zukunftssichere Technologien
- Die Plattform ist flexibel, da beliebig erweiterbar (bspw. durch weitere Use Cases)
- Die GUI ist benutzerfreundlich und intuitiv
-
Alle benötigten Software-Komponenten sind im Paket enthalten
- flexibel erweiterbar, da modular aufgebaut
- mobil nutzbar
- Webclient, mobiler Client
- Cloud-ready
Digitale Akte – einfach mal machen…
Fragestellungen zum ISR-Aktentemplate auf Basis des IBM FileNet Content Managers
Eigentlich fast alles… Verträge, Zeichnungen, Audio/Video, Rechnungen, Lieferscheine, Kalkulationen, Geschäftskorrespondenzen und so weiter.
Unser Template birgt dank Status Engine die Möglichkeit, dass man lineare Geschäftsprozesse ohne Workflowsystem abbilden lassen. Es handelt sich hierbei um sehr einfache Freigabeprozesse, die meist weniger als 10 Prozesseschritte haben.
Entwerfen – Prüfung – Freigabe/Ablehnung – Veröffentlichung (siehe Abbildung 6)
Ob im Vertrieb, Einkauf, Personalwesen oder Projekt: für jeden einfachen Prozess innerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens lässt sich das Template einsetzen.
Abbildung 6: Typischer linearer Freigabeprozess | isr.de
Unser Aktentemplate bringt eine fertig einsetzbare GUI mit. Aber ja, diese lässt sich mit geringem Aufwand auf Ihr Corporate Design oder Ihre persönlichen Wünsche / Ansprüche anpassen. So ist bspw. das Einfügen Ihres Unternehmenslogos kein Problem. Auch lassen sich farbliche Änderungen an der GUI schnell vornehmen.
„Alles ist möglich“ sagte einst Toyota. Die gängigen Office Produkte wie bspw. Outlook sind in der Regel standardmäßig in der Lizenz enthalten. Auch kann eine Anbindung an DATEV erfolgen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Hier bedarf es einer Beratung für die sinnvolle Erweiterung.
Frei nach dem Motto „Geht nicht gibt’s nicht“ ist die Plattform um fast jeden Use Case beliebig erweiterbar – in Abhängigkeit von Anforderung, Zeit und natürlich der Budgetfrage.
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
+49(0)151 422 05 471
