Moderne Technologien bieten uns die Möglichkeit, unsere Finanzbuchhaltungs- und Rechnungsverarbeitungsprozesse immer wieder neu zu denken.
Im Zeitalter der DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… veralten Technologien immer schneller. Was vor 5 Jahren noch gehyped wurde, kann inzwischen schon wieder total oldschool sein. Bei so vielen Innovationen kann man leicht den Überblick verlieren.
Was glauben Sie? Nutzen Sie schon die neuesten Technologien und Ansätzen, die Ihre Rechnungsprozesse effizienter und optimaler gestalten?
Ob SmartCodingSmartCoding ist ein intelligenter Algorithmus, der den Sachbearbeiter auf Basis…, OCR-TechnologieDie OCR-Technologie (Optical Character Recognition) automatisiert das Einlesen von gedruckten… oder Cloud-Lösung – lassen Sie sich für das Rechnungsmanagement in Ihrem Unternehmen inspirieren. Mit diesen smarten Lösungen kann Sie eine moderne Software für die Rechnungsverarbeitung unterstützen.
Lösung #1: Input Management
Abbildung 1: Rechnungseingangskanäle | isr.de
Rechnungen kommen heute in verschiedensten Eingangskanälen zu Unternehmen. Ob das klassische PDF per E-Mail, das XRechnungs- oder das ZUGFeRD-Format – die eingegangenen Rechnungsdaten müssen einheitlich in Ihr System überführt werden.
Um eine aufwändige manuelle Übertragung der Rechnungsdaten zu vermeiden, gibt es heute Cloud-Plattformen im Input Management wie Buildsimple zum Trennen, Klassifizieren und Extrahieren Ihrer Dokumente. Durch die automatische Auslesung jedes Rechnungsformats sparen Sie enorm Zeit. Statt nervigem Abtippen arbeitet beispielsweise im Fall des PDFs die OCR-Technologie für Sie. Diese erfasst via “Optical Character Recognition” automatisiert gedruckte oder geschriebene Texte, sodass man sie als digitales Dokument direkt bearbeiten kann.
Lösung #2: Digital Workspace
Ein Digital Workspace ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit auf ihre Apps und Daten zuzugreifen – auf jedem Gerät und von jedem Ort aus, unabhängig davon, ob die Informationen über Cloud-Dienste oder im Rechenzentrum gespeichert sind. Dabei erleichtert Ihnen der Digital Workspace in vielerlei Hinsicht auch den Arbeitsalltag in der Finanzbuchhaltung.
SCHLANKES INTUITIVES DESIGN
Wer kennt nicht die Menübäume aus alten ERP-Software-Masken mit den vielen Unterebenen und Verzweigungen? Schluss mit unnötigem Aufhalten durch die ewige Suche nach einer bestimmten Funktion, Rechnungsakte oder Dokumenten.
Nach unserer Auffassung gehört zur intelligenten Rechnungsverarbeitung eine einfach bedienbare, modern designte und schlank aufgebaute Software-Lösung, die Sie flexibel von überall und jedem Gerät aus nutzen können.
AUTOMATISIERTE WORKFLOWS
Der Digital Workspace kann Sie außerdem unterstützen, indem Prozesse durch festgelegte Workflows automatisiert werden und jeder Verarbeitungsschritt in der Historie protokolliert wird. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, welche Prüfungen oder Entscheidungen von wem und wann durchgeführt wurden. Davon abgesehen sparen Features wie die automatische Umsatzsteuerprüfung im Arbeitsalltag der Finanzbuchhaltung viel Zeit. Auch die konsistente Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Steuervorschriften bei der Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen wird so direkt nachweisbar.
Lösung #3: Dashboards
Häufig haben Unternehmen ihre Rechnungsakten digitalisiert, jedoch fehlt der Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Um Transparenz über alle offenen und bezahlten Rechnungen zu erlangen, können Sie in modernen Lösungen mit nur wenigen Klicks aussagekräftige Ad-hoc-Berichte und -Analysen erstellen. Diese werden meist im CSV-Format zur Verfügung gestellt oder zusätzlich in einem Dashboard übersichtlich visuell aufbereitet.
Abbildung 2: Dashboard in ISR Accounts Payable Flow | isr.de
Dashboards sind in den meisten Fällen individuell anpassbar. Egal, ob Sie Ihre Berichte als Kreis- oder Balkendiagramm darstellen möchten, die Visualisierungen können jederzeit einfach per Drag & Drop verschoben oder ausgetauscht werden. So werden immer nur die wichtigsten Prozesse abgebildet.
Lösung #4: SmartCoding & Ki
Sparen Sie sich einiges an Tipparbeit mit SmartCoding. Auf Basis von künstlicher Intelligenz unterstützt Sie der intelligente Algorithmus beispielsweise bei der korrekten Kontierung von Rechnungen oder ermöglicht, den richtigen Prüfer bzw. Freigeber in Ihren Rechnungsprüfprozessen jeweils automatisch zu bestimmen. Durch die automatisierte Zuordnung von Sachkonto und Kostenstelle wird Zeit eingespart und die Fehlerquote reduziert, da die manuelle Zuordnung dadurch zum großen Teil überflüssig wird. Und das Beste – der Algorithmus verbessert sich stetig auf Basis von Vergangenheitswerten.
Abbildung 3: SmartCoding in ISR Accounts Payable Flow | isr.de
Lösung #5: Cloud-basierte Lösungen
Immer mehr Unternehmen setzen auf Cloudtechnologien, denn Sie bieten mehr als nur Speicher- und Rechenkapazität. Es ist möglich ganze Lösungen Cloud-basiert zu betreiben, oder nur einzelne Funktionen auszulagern. Die Ressourcen können jederzeit nach Bedarf angepasst werden.
Mit einer Cloud-basierten Lösung werden Projekte immer schneller einsatzbereit. So greifen Sie auf die Server eines sicheren Rechenzentrums zu und nutzen Ihre Software von dort. Ob Public, Private oder Hybrid CloudDer Begriff Cloud stammt aus dem Englischen, zu deutsch “Wolke”…. – jedes Modell bietet andere Vorteile. Welche Lösung für Sie geeignet ist, richtet sich nach den Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens.
Abbildung 4: Cloud-Architektur | isr.de
Sie sind voller Tatendrang, aber wissen nicht wie Sie starten sollen?
Dann kommen Sie gerne auf uns zu oder informieren sich weiter auf unserer Website zur Intelligenten Rechnungsverarbeitung. Wir freuen uns auf den Austausch!
Jens Brettschneider
Geschäftsbereichsleiter
Application Management
jens.brettschneider@isr.de
+49(0)151 422 05 425
