Dokumenten­management­system (DMS)

Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems gilt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten. Unsere Berater:innen unterstützen Sie in diesen Fragestellungen, die Entscheidungen treffen Sie:

• Anforderungen und Ziele klären: Identifizieren Sie die spezifischen Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens an Ihr DMS, wie z.B. Verbesserung der Effizienz, Einhaltung von Vorschriften oder Kostensenkung. Diese sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die aktuelle Lösung weiterhin Ihren Bedürfnissen entspricht.
• Benutzerfreundlichkeit: Das System sollte einfach und intuitiv zu bedienen sein, um die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden zu gewährleisten. Oberflächen sollten zudem einfach anpassbar und konfigurierbar sein und nicht nur auf einen Anwendungsfall passen.
• Datensicherheit und Compliance: Mit zunehmender Digitalisierung wird auch die Gefahr von Cyberangriffen größer. Deswegen sollten Sie bei der Auswahl Ihres DMS-Tools darauf achten, strenge Zugriffskontrollen und Verschlüsselungen zu implementieren, um sensible Informationen zu schützen. Stellen Sie sicher, dass das DMS den gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entspricht, wie z.B. der DSGVO.
• Integration: Das DMS sollte sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen, einschließlich ERP-, CRM-Systemen und E-Mail-Clients. Zudem sollte die Migration bestehender Dokumente und Daten in das neue System sorgfältig geplant werden.
• Workflow-Management: Nutzen Sie Workflows und Prozessautomatisierungen, um Routineaufgaben zu optimieren. Stellen Sie sicher, dass Ihr DMS flexibel genug ist, um an die spezifischen Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens angepasst zu werden.

Die Aspekte können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein und eine andere Gewichtung aufweisen. Machen Sie sich dazu im Vorfeld genaue Gedanken. Die Zieldefinition ist eines der wichtigsten und grundlegendsten Dinge in einem Projekt!

Grundlegend können alle Unternehmungen (ob KMU, Enterprise, oder Konzerne) von einem DMS-System profitieren. Hintergrund ist, dass jedes Unternehmen eine große Vielfalt an Dokumenten verarbeitet und diese mittels Prozesse durchs Unternehmen steuert. Demnach kann die Einführung eines DMS äußerst positive Effekte auf die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens haben.

Klassischerweise werden in Unternehmen Angebote, Rechnungen und Verträge verarbeitet und gemäß gesetzlichen und internen Vorgaben für einen bestimmten Zeitraum archiviert. Darüber hinaus bieten DMS-Systeme, oft in enger Verbindung mit den Kernprozessen eines Unternehmens, auch in anderen Bereichen wertvolle Unterstützung. Hier einige Beispiele:

• Rechtsakten bei Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Konzernen
• Kreditakten bei Banken
• Patientenakten im Gesundheitswesen
• Projektakten in Industrie und Fertigung
• Personalakte in Personalabteilungen

Am Beispiel der Kreditakten bei Banken:
Eine Kreditakte spielt eine wertschöpfende Rolle im Kreditmanagement von Banken, da sie alle relevanten Informationen zu einem Kreditnehmer bündelt. Beispielsweise dienen eingereichte Einkommensnachweise, Kreditberichte, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten der Beurteilung der Bonität des Kreditnehmers. Auf dieser Basis kann das Kreditrisiko genau eingeschätzt und eine fundierte Kreditentscheidung getroffen werden. Zudem dient die Kreditakte als umfassendes Archiv für alle relevanten Vorgänge und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Kredit. Historische Daten ermöglichen es der Bank, zukünftige Kreditentscheidungen zu verbessern und die Qualität des Kreditportfolios zu optimieren. Des Weiteren dient die Akte als zentrale Informationsquelle für alle Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Kredit – einschließlich Nachverhandlungen und der Vergabe von Anschlussfinanzierungen. Nicht zuletzt kann über die Kreditakte auch der Nachweis geführt werden, dass eine ordnungsgemäße Kreditberatung und Risikobewertung durchgeführt wurde und ist somit essenzieller Baustein zur Compliance in Banken. Insgesamt ist die Kreditakte somit ein unverzichtbares Instrument für Banken, da sie das Kerngeschäft maßgeblich unterstützt und entscheidend zur Risikominimierung und Ertragssteigerung beiträgt.

Am Bespiel der Kreditakte und der notwendigen Nachweisfunktion wird auch ersichtlich, dass die Nutzung von File-Servern oder der Einsatz von Microsoft SharePoint ein DMS nicht ersetzen kann, da diese Systeme andere Schwerpunkte setzen.

Bevor ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem mit diversen Akten in Ihrem Unternehmen implementiert wird, sollten Sie sich Gedanken über Ihre konkreten Anforderungen machen und sich mit anderen Abteilungen abstimmen. So kann das bestmögliche DMS für Sie konzipiert und umgesetzt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Dokumentenmanagementsystem zu betreiben. Die Entscheidung orientiert sich häufig an der IT-Strategie des Unternehmens, den Einsatzbereichen und den möglichen Bereitstellungsmodellen.

• On-Premises DMS: Das DMS-System wird direkt auf Ihren Servern und in Ihrer IT-Infrastruktur installiert und betrieben. Diese Systeme bieten volle Kontrolle über Ihre Daten und ermöglichen Ihnen eine Anpassung an Ihre spezifischen Unternehmensanforderungen. Hier spielt es meist keine Rolle, ob Sie ein traditionelles, eigenes Rechenzentrum betreiben oder ob Sie eine private Cloud nutzen.
• Cloudbasiertes DMS: Das DMS-System wird als Software-as-a-Service (SaaS) in der Cloud gehostet. Diese Systeme ermöglichen Ihnen von überall auf Ihre Dokumente zuzugreifen, ohne dass jede:r Nutzer:in eine Zugang zu Ihrer lokalen Infrastruktur benötigt. Skalierbarkeit und Updates werden vom Betreiber des DMS gewährleistet.
• Hybrides DMS: Hiermit ist eine Kombination aus On-Premises- und cloudbasierten Systemen gemeint. Es ermöglicht die Nutzung einiger Komponenten innerhalb Ihrer Infrastruktur und einiger Komponenten in der Cloud. Ein Beispiel kann die Anbindung an ein On-Premise ERP-System sein, für welches auch ein On-Premise ERP-DMS-Connector verwendet wird. Die Datenspeicherung erfolgt jedoch in einem cloud-basierten DMS.

Dies sind die drei gängigsten Möglichkeiten, die auch unsere Kund:innen für ihr DMS nutzen. Jede dieser Varianten hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und die Wahl des richtigen Modells hängt von den spezifischen Bedürfnissen und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Sprechen Sie uns an!

Ein DMS-Workflow ist kein feststehender Begriff im Bereich des Dokumentenmanagements. Allerdings wird er an manchen Stellen mit Workflows in DMS-Systemen in Verbindung gebracht. Workflows bezeichnen die digitalen Abläufe innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), die dafür sorgen, dass Dokumente systematisch durch verschiedene Phasen eines Prozesses geleitet werden. Dies kann Aufgaben wie Genehmigungen, Freigaben, Überprüfungen und Benachrichtigungen umfassen, die automatisch an die Prozessbeteiligten weitergeleitet werden.

Jeder Dokumententyp (z.B. Auftrag, Eingangsrechnung, Vertrag) erfordert ein bestimmtes Vorgehen, das entsprechend im System als DMS-Workflow eingerichtet und bearbeitet werden kann. Diese Workflows definieren dann, wie Dokumente in einem Unternehmen verarbeitet, überprüft, genehmigt und archiviert werden.

Beispiel Purchase-to-Pay-Prozess:
Ein Beispiel für einen komplexeren DMS-Workflow ist die Dunkelverarbeitung im Purchase-to-Pay-Prozess. Nach der Bestellung einer Ware folgen die Auftragsbestätigung, die Rechnung und die Warenlieferung mit Lieferschein. Diese vier Dokumententypen können durch den DMS-Workflow bis zur automatisierten Rechnungszahlung verarbeitet werden. Hierbei entscheidet das DMS, basierend auf den vorliegenden Dokumenten und Informationen (wie Menge, Preis, Bestellnummer), ob eine Rechnung automatisch gebucht werden kann oder nicht – ohne eine menschliche Prüfung bzw. Verifizierung. Der Workflow umfasst verschiedene Prüfschritte und leitet das Rechnungsdokument schließlich an ein ERP-System zur Buchung weiter, bevor es archiviert wird.

Ein DMS-Workflow ist somit ein kraftvolles Werkzeug, das Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumentenprozesse zu optimieren, manuelle Eingriffe zu minimieren und die Einhaltung von Geschäftsprozessen sicherzustellen.

Im Kontext eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist ein Dokument jede Art von (digitaler) Datei, die relevante Informationen enthält und innerhalb des Systems gespeichert, verwaltet und verarbeitet wird. Dies kann eine Vielzahl von Dateiformaten umfassen, wie Textdokumente, PDFs, Tabellenkalkulationen, Präsentationen, E-Mails, Bilder oder auch gescannte Papierdokumente.

Ein Dokument im DMS hat typischerweise Metadaten wie Titel, Erstellungsdatum, Autor und Schlagwörter, die helfen, es zu kategorisieren und leichter auffindbar zu machen. Zudem wird jedes Dokument in einen spezifischen Workflow eingebunden, in dem es überprüft, bearbeitet, genehmigt und schließlich archiviert wird. Die Verwaltung dieser Dokumente im DMS ermöglicht eine zentrale Speicherung, strukturierte Ablage, sichere Zugriffssteuerung sowie eine vollständige Nachverfolgbarkeit aller Aktionen, die an dem Dokument vorgenommen werden.