Business process management
Business Process Management
Weil reibungslose Abläufe kein Zufall sind
Stellen Sie sich vor, Sie hätten einen Wegweiser, der Ihnen den Verlauf all Ihrer Geschäftsprozesse offenbart – jenseits von Annahmen und Vermutungen. Sie könnten klar erkennen, wie Abläufe wirklich funktionieren, wo sich Pfade verzweigen und welche Verbindungen im Hintergrund den Betrieb am Laufen halten. Was wäre, wenn Sie diese Einsichten nutzen könnten, um Ihre Prozesse gezielt zu verbessern und effizienter zu gestalten? Genau das ermöglicht Ihnen Business Process Management – Ihr Schlüssel zu mehr Transparenz und Kontrolle im Unternehmen.
Inhaltsverzeichnis
- Definition Business Process Management. Was ist das?
- Vorteile von Business Process Management
- Warum ist Business Process Management wichtig für Unternehmen?
- Business Process Management: Die 3 BPM Tools
- Der Lebenszyklus des Business Process Management einfach erklärt
- Ein Praxisbeispiel: Industrieversicherung
- Business Process Management mit ISR
- Ihr Ansprechpartner
Definition Business Process Management. Was ist das?
Business Process Management (BPM) ermöglicht Unternehmen ihre Geschäftsprozesse systematisch zu gestalten. Im Mittelpunkt steht dabei die kontinuierliche Optimierung der Abläufe, um die Effizienz des Unternehmens zu steigern.
Ob es um die Bearbeitung von Kundenaufträgen, die Rechnungsstellung oder interne Freigabeprozesse geht – Business Process Management sorgt dafür, dass diese Abläufe anpassungsfähig bleiben. Durch die genaue Analyse bestehender Prozesse können Schwachstellen erkannt und beseitigt, unnötige Schritte vermieden und Abläufe digitalisiert oder automatisiert werden.
Ziel des Prozessmanagement ist es, transparente Prozesse zu schaffen, die nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Qualität der Arbeit erhöhen und Unternehmen dabei unterstützen, schnell auf Veränderungen zu reagieren. So wird das Unternehmen insgesamt zukunftssicherer aufgestellt.
Vorteile von Business Process Management
Ein professionelles Business Process Management bietet weit mehr als nur interne Prozessoptimierung. Richtig eingesetzt, schafft es spürbaren Mehrwert – nicht nur für Ihr Unternehmen, sondern vor allem für Ihre Kunden. Denn strukturierte und effiziente Abläufe wirken sich direkt auf Servicequalität, Zuverlässigkeit sowie Geschwindigkeit aus.
Hier die zentralen Vorteile von Business Process Management:
- Zuverlässige Abläufe: Standardisierte Prozesse sorgen für gleichbleibend hohe Qualität. Ihre Kunden können sich auf Ihre Leistung verlassen.
- Höhere Servicequalität: BPM hilft, Fehlerquellen zu minimieren und kundenorientierte Workflows zu gestalten, um ein besseres Gesamterlebnis zu erzielen.
- Klare Kommunikation: BPM schafft klare Verantwortlichkeiten und Abläufe und verbessert die Kommunikation mit Kunden und Partnern.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Ob Angebot, Lieferung oder Rückmeldung mit optimierten Prozessen verkürzen sich Wartezeiten auf Kundenseite spürbar.
- Verlässliche Skalierbarkeit: Wächst Ihr Geschäft, bleiben Ihre Abläufe stabil. Ihre Kunden profitieren von gleichbleibender Qualität, auch bei größerem Volumen.
Damit stärkt das Prozessmanagement nicht nur interne Strukturen, sondern macht Unternehmen zu einem kundenorientierteren Partner.
Warum ist Business Process Management wichtig für Unternehmen?
Business Process Management ist für Unternehmen heute wichtiger denn je, weil es die Grundlage für Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit bildet.
In einer Zeit, in der Märkte sich schnell verändern und Kunden hohe Erwartungen haben, ist es entscheidend, interne Abläufe nicht dem Zufall zu überlassen. Dadurch können Ressourcen gezielter eingesetzt, Fehler reduziert und Reaktionszeiten verkürzt werden. Unternehmen, die ihre Prozesse aktiv managen, sind nicht nur besser organisiert – sie sind auch agiler, kundenorientierter und besser auf Wachstum vorbereitet.
Kurz gesagt: Business Process Management macht Unternehmen leistungsfähiger. Es sorgt dafür, dass Arbeitsschritte klar definiert, messbar und effizient sind – und schafft so die Voraussetzungen für Digitalisierung, Automatisierung und nachhaltigen Erfolg.
Business Process Management: Die 3 BPM Tools
Business Process Management lässt sich in drei Hauptarten unterteilen – je nachdem, was im Mittelpunkt eines Prozesses steht: Systeme, Menschen oder Dokumente. Diese Unterscheidung hilft Unternehmen, Prozessmanagement gezielt einzusetzen und die passenden Technologien und Methoden zu wählen.
1.Integrationsorientiertes BPM:
Integrationsorientiertes BPM fokussiert sich auf Prozesse, bei denen IT-Systeme miteinander kommunizieren. Es sorgt für einen reibungslosen Datenaustausch – etwa zwischen ERP-, CRM- und Buchhaltungssystemen – und ermöglicht so eine automatisierte, medienbruchfreie Prozesskette.
2. Personenorientiertes BPM:
Personenorientiertes BPM kommt zum Einsatz, wenn menschliche Interaktion zentral ist. Es strukturiert Abläufe wie Antragsprüfungen, Freigaben oder Kundenservice-Anfragen, bei denen Entscheidungen, Kommunikation und Zusammenarbeit gefragt sind.
3. Dokumentenorientiertes BPM:
Dokumentenorientiertes BPM wird überall dort eingesetzt, wo Informationen in Form von Dokumenten verarbeitet werden – wie bei Rechnungen, Verträgen oder Formularen. Es steuert den Fluss, die Ablage und Verarbeitung dieser Inhalte über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Durch dieses Verständnis können Unternehmen ihre Prozesse gezielter optimieren – und sicherstellen, dass jeder Ablauf zur richtigen Strategie passt.
BPM, BPA, RPA
Die Familie der Prozessautomatisierung
Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine komplexe Aufgabe – besonders, wenn Begriffe wie BPA, RPA und BPM oft synonym oder falsch verwendet werden. Doch gerade hier steckt „der Teufel im Detail“. In unserem Beitrag zeigen wir, was sich hinter diesen Begriffen verbirgt, wie sie sich unterscheiden und warum ein klares Verständnis der Methoden und Technologien entscheidend für eine erfolgreiche Prozessautomation ist.
Der Lebenszyklus des Business Process Management einfach erklärt
Der Optimierungsprozess inkludiert typischerweise fünf Phasen:
- Analyse & Modellierung: Bestehende Prozesse werden analysiert, visuell dargestellt und dokumentiert. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis über Abläufe, Rollen und mögliche Schwachstellen.
- Design & Neugestaltung: Auf Basis der Analyse entstehen optimierte oder neu entworfene Prozesse – effizienter, transparenter und kundenorientierter.
- Implementierung: Die neuen Prozesse werden in den operativen Alltag überführt – mit klaren Zuständigkeiten, Tools und Regelwerken.
- Automatisierung: Wo sinnvoll, werden Prozesse teil- oder vollautomatisiert – z. B. durch Workflow-Systeme, Business Process Automation (BPA) oder Robotic Process Automation (RPA). Ziel: weniger manuelle Schritte, höhere Geschwindigkeit und geringere Fehlerquoten.
- Monitoring & Steuerung: Laufende Prozesse werden kontinuierlich überwacht – durch KPIs, Dashboards oder Process Mining, um Abweichungen und Engpässe frühzeitig zu erkennen.
- Kontinuierliche Optimierung: Auf Grundlage der gewonnenen Daten werden Prozesse regelmäßig überprüft und verbessert. Der Zyklus beginnt erneut.
Dieser Kreislauf ermöglicht es Unternehmen, sich stetig weiterzuentwickeln und Prozesse an veränderte Anforderungen, neue Technologien oder Marktbedingungen anzupassen.
Digitalisierung im Dokumentenmanagement
Ein erfolgreiches Praxisbeispiel in der Industrieversicherung
Ein führender Anbieter von Industrieversicherungen hatte mit einem weitverbreiteten Problem zu kämpfen: Die Schadenbearbeitung war komplex, intransparent und stark papierbasiert. Immer wieder kam es zu Verzögerungen bei der Prüfung von Schadensmeldungen, Rückfragen von Kundenunternehmen und aufwendigen Abstimmungen zwischen Fachabteilungen.
Die Ursache lag in einem fragmentierten Prozess mit vielen manuellen Schnittstellen. Meldungen trafen per E-Mail, Fax oder Brief ein, mussten händisch erfasst und den jeweiligen Policen zugeordnet werden. Dokumente wurden in verschiedenen Systemen abgelegt, und der Informationsfluss zwischen Schadenmanagement, Underwriting und Kundenbetreuung war oft nicht nachvollziehbar.
Lösung: Durch den Einsatz von Business Process Management konnte der gesamte Schadenprozess grundlegend verbessert werden:
- Alle eingehenden Meldungen werden heute zentral erfasst und automatisch klassifiziert.
- Schadenakten werden digital angelegt und mit den zugehörigen Policen verknüpft.
- Workflows steuern die Prüfung, Rückfragen und Freigaben prozessgesteuert durch die Fachabteilungen.
- Dokumente, E-Mails und Gutachten werden revisionssicher und kontextbezogen abgelegt.
- Kundenunternehmen erhalten strukturierte Statusupdates zum Bearbeitungsstand.
Das Ergebnis: Die Durchlaufzeit pro Schadenfall sank deutlich, die Bearbeitung wurde nachvollziehbar und transparenter – sowohl intern als auch gegenüber den Kunden. Fachabteilungen profitieren von klaren Prozessen, weniger Rückfragen und einer spürbar höheren Bearbeitungsgeschwindigkeit.
Dieses Beispiel zeigt, wie Business Process Management dabei hilft, selbst komplexe Abläufe in der Industrieversicherung zu modernisieren – für mehr Effizienz, Transparenz und Kundenzufriedenheit.
Im Bereich Business Process Management setzen wir auf diese
Technologien
Diese Beratungsleistungen bieten wir an
Dokumentenmanagement
Business Process Management mit ISR
Ein effektives Business Process Management ist der Schlüssel zur nachhaltigen Optimierung unternehmensweiter Abläufe. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Prozesse ganzheitlich zu analysieren, zu strukturieren und durch den gezielten Einsatz digitaler Technologien effizienter zu gestalten.
Mit umfassender Fachkompetenz und langjähriger Erfahrung entwickeln wir maßgeschneiderte BPM-Lösungen, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt sind. Ziel ist es, manuelle, fehleranfällige und zeitintensive Tätigkeiten durch automatisierte Workflows zu ersetzen – für mehr Transparenz, Geschwindigkeit und Qualität in den Abläufen.
Unsere Lösungen sind konform mit aktuellen gesetzlichen Vorgaben, einschließlich Datenschutz und revisionssicherer Dokumentation. Durch skalierbare Technologien passen sie sich flexibel an wachsende Anforderungen an und ermöglichen eine langfristige Prozessoptimierung.
Neben der Steigerung der Effizienz tragen unsere BPM-Strategien auch zur Kostensenkung bei – etwa durch die Reduktion von Medienbrüchen, administrativem Aufwand und Lagerkosten. Wir begleiten unsere Kunden dabei durch alle Phasen des Wandels: von der Analyse über die Implementierung bis hin zum Change Management.
Als verlässlicher Partner bieten wir nicht nur technische Lösungen, sondern unterstützen aktiv die digitale Transformation und fördern eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsprozesse. Ob als Pilotprojekt oder als umfassende Prozessinitiative, wir entwickeln mit Ihnen den passenden Einstieg.
Mark Hommola
Head of Business Process Automation
Business Process Automation
mark.hommola@isr.de
+49(0)151 422 05 426