BPM, BPA, RPA – die Familie der Prozessautomation

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Geschäftsprozesse sind das Herzstück einer jeden Unternehmung. Was bedeutet Prozess-automation und was gehört alles dazu?

Geschäftsprozesse und deren Optimierung sind große Aufgaben mit großen Wörtern. Viele Begrifflichkeiten werden nicht selten vertauscht oder synonym verwendet. Sowohl abgekürzt als auch ausgeschrieben, ergibt sich oft Ratlosigkeit. Der Teufel steckt auch hier im Detail.

Daher fragen wir uns heute: Was beinhaltet BPA (Business Process Automation), wo wird RPA (Robotic Process Automation) angewandt und welche Rolle spielt dabei BPM (Business Process Management)? Prozessautomation ist der Schlüssel zu einem effizienten Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, die Methoden und Technologien zu verstehen und sie differenzieren zu können.

Prozessautomation in hierarchischer Folge: BPM > BPA > RPA

Aus der Geschichte der Business Optimierung kristallisieren sich die Begriffe BPM, BPA und RPA heraus. Wie geht man eine Erneuerung an? Welche Stellen lassen sich entwickeln? Was kann im Einzelnen verbessert werden?

Das übergreifende Ziel aller Vorgehen ist mehr Effizienz. Speziell bedeutet dies, betriebsinterne Prozesse ggf. durch Automation intelligenter, schneller und frei von Fehlern ablaufen zu lassen. So sparen Unternehmen und Mitarbeiter:innen Zeit, die dringend für abstraktere Aufgaben benötigt wird.

Mit dieser Vision vor Augen hat BPM das Unternehmen als Ganzes im Fokus. Die ganze Wertschöpfungskette wird mit jedem Prozess untersucht und optimiert. BPA setzt eine Ebene niedriger an und betrachtet einzelne Prozesse, um sie im Verbund mit angrenzenden und verflochtenen Prozessen durch digitale Optimierung effizienter zu gestalten. RPA arbeitet noch spezieller und geht auf inkrementelle Bausteine eines Arbeitsschrittes ein.
Prozessautomation Übersicht
Abbildung 1: Die Hierarchie der Prozessautomation | isr.de

Business Process Management:
Was passiert in meinem Unternehmen und was geht besser?

Hammer & Champs bezeichneten 1994 Geschäftsprozesse als „Bündel von Aktivitäten, für das ein oder mehrere unterschiedliche Inputs benötigt werden und das für den Kunden ein Ergebnis von Wert erzeugt.“ Man steckt etwas hinein und bekommt etwas heraus. Die Magie dazwischen heißt dann Geschäftsprozess und hat viele Gesichter mit vielen Reibungspunkten.

BPM ist eine Methode zur Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen. Dabei gilt ein ganzheitlicher Anspruch: jede Phase jedes Prozesses soll untersucht werden. Es werden nachhaltige und beständige Verbesserungen angestrebt, die deshalb genau auf das Unternehmen angepasst sein müssen. Damit ist das BPM ein strategischer Ansatz und eine langfristige Ausrichtung des ganzen Unternehmens, wofür tiefgreifendes Verständnis aller Aktivitäten notwendig ist.

Der große Bereich des BPM lässt sich in mehrere Teile entlang des Ablaufs untergliedern:

Dies ist der Anfang aller Überlegungen. Zuerst gilt es den Ist-Zustand des Unternehmens genau zu analysieren. Die bestehenden Prozesse werden in ihrer Gänze untersucht. Dabei werden ihre Stärken und Schwächen identifiziert und festgehalten. Entscheidend ist hier, die Geschäftsprozesse in ihrem Umfeld zu betrachten und Verbindungspunkte in andere Bereiche zu erkennen. Mit den gewonnenen Erkenntnissen müssen nun Potentiale aufgedeckt werden:

• Wo kann Zeit eingespart werden?

• Welche Abläufe sind redundant?

• An welche Bereiche könnte bspw. neu angeknüpft werden?

• Wie verhält sich der Prozess im Gesamtbild des Unternehmens?

Nach einer ausgiebigen Analysephase werden im nächsten Schritt neue Prozessmodelle gestaltet. Welche neuen Optionen ergeben sich für die Problemstellen in einem Prozess? Bei der Modellierung werden nicht nur Anknüpfungspunkte im Unternehmen in Betracht gezogen, sondern auch alle möglichen Szenarien zusammengestellt und bewertet. Auch die Voraussetzungen im Unternehmen sowie die nötigen Investitionen werden mit einbezogen. Zur Entscheidungsunterstützung existiert spezielle BPM Software (z.B. Camunda). Mit ihr bleibt die Planung und Umsetzung übersichtlich und wichtige Entscheidungsparameter werden herausgestellt. Vorher definierte Ziele können hier eingerichtet werden.

Das am besten geeignete Modell wird implementiert. Wichtig hierbei ist die detaillierte Dokumentation des Prozesses, damit zukünftige z.B. Fehleranalysen durchgeführt werden können. Die dem Prozess zugeordneten Mitarbeiter:innen treten zum ersten Mal in Kontakt mit der Erneuerung und sollten frühestmöglich integriert werden. Verantwortungsbereiche sollten von Anfang an klar abgesteckt werden. Hier entstehen Übergangsschwierigkeiten und Verzögerungen sind möglich. In der Planung sollte das mit einberechnet werden, um einen realistischen Zeitraum für die Umsetzung angeben zu können.
Das Monitoring der Performance eines neuen Prozesses ist entscheidend, um den Fortschritt und die Verbesserung überhaupt bewerten zu können. Etwaige unvorhergesehene Komplikationen können analysiert und ausgebessert werden. Durch die von Anfang an angelegte Dokumentation aller Schritte können auftretende Fehler gefunden werden und in Zukunft vermieden werden.
BPM hat einen kontinuierlichen Anspruch auf langfristige Verbesserung. Unter Einbezug sich ändernder äußerer Umstände und Einflüsse soll das gesamte Unternehmensgeschehen in ständiger Optimierungsbereitschaft stehen. Um einen anpassungsfähigen Prozess zu erschaffen, ist es notwendig, Kontrollen und Stellschrauben flächendeckend zu integrieren.

Vor- und Nachteile BPM

BPM strebt offensichtlich vor allem nach Zeitersparnis. Oberste Maxime des BPM ist die Erreichung höherer Effizienz durch Vereinfachung und Automation . Durch Durchleuchten der Prozesse und fortlaufenden Selbstkontrolle werden Fehler entdeckt und zukünftig vermieden. Diese agile Arbeitsumgebung ermöglicht schnelle und wirksame Implementierung neuer Inputs. Das Unternehmen kann sich schnell auf neue äußere Umstände einstellen und bleibt wettbewerbsfähig.

Seine Grenzen findet die Software und Automation immer noch am Menschen. Manche Prozesse sind nicht substituierbar und es bedarf der Intelligenz und Reaktionsfähigkeit eines echten Menschen.
Zudem ist die Investition in BPM auf den ersten Blick nicht ganz günstig. In den meisten Fällen ist eine Beratung durch Expert:innen auf diesem Gebiet angeraten, die das Projekt vorbereiten und erfahrungsbasierte Empfehlungen geben. Auch ist für die Umsetzung eine spezielle Software zur Modellierung von Prozessen notwendig, die angeschafft und implementiert werden muss. Aber: die genannten Vorteile wiegen die Investitionen schnell auf.

Im BPM ist grundsätzlich noch keine Automation vorausgesetzt. Es kann sich hier auch um analoge Umstellungen handeln, die eine Prozessstruktur effizienter machen. Im Thema Automatisierung wird schnell auch von BPA gesprochen.

Business Process Automation:
Wie kann ich spezielle Arbeitsabläufe optimieren?

BPA ist die Restrukturierung und Automation von Betriebsprozessen.

Konkretes Ziel ist die Vermeidung von Ad-Hoc Management und damit die Minimierung menschlichen Aufwands. Ad-Hoc Management meint hier das unstrukturierte Abarbeiten von Aufgaben, wenn sie anfallen (oder die Fälligkeit gefährlich nahe rückt).

Bei Automation geht es darum, oft anfallende, ähnliche Aktivitäten durch standardisierte Workflows zu ersetzen. Dazu zählen zum Beispiel das Erstellen, Einreichen und Quittieren von Genehmigungsanträgen, Spesenabrechnungen oder Bestellvorgänge.

Abbildung 2 zeigt, wo sich Geschäftsprozesse im Unternehmen einordnen.

Geschäftsprozesse Prozessautomation
Abbildung 2: Was sind eigentlich Geschäftsprozesse? | isr.de
Fehler und Verzögerungen, die im unkoordinierten Austausch von E-Mails entstehen, können ermüdende Folgen und Doppelarbeiten nach sich ziehen. Automatisierungssoftware soll hier Abhilfe schaffen. Das Vorgehen ähnelt dem BPM, allerdings auf einer tieferen Ebene. Statt der ganzen Wertschöpfungskette werden einzelne Prozesse im Unternehmen ins Auge gefasst. Dabei müssen die Prozesse mit all ihren Berührungspunkten zu anderen Bereichen im Unternehmen gesehen werden. Verschiedenartige Software greift ineinander, um den Prozess abzubilden. Sie ermöglichen die Automation von einzelnen Schritten, die vorher manuell durchgeführt werden mussten. Optimiert können sie jetzt parallel und automatisch ausgeführt werden.

Vor- und Nachteile BPA

Durch BPA wird die Kontrolle über die unternehmerischen Prozesse spürbar verbessert. Feedback aus der Software ist es möglich, Fortschritte und Probleme jederzeit einzusehen. Wer seine Prozesse besser im Griff hat, gewinnt.

Außerdem wird die Kommunikation durch einen einheitlichen Informationsaustausch verbessert. Hier werden Missverständnisse und Fehler vermieden oder schnell erkannt. Fehlervermeidung bedeutet auch, dass doppelte Arbeit gespart wird und falsche Informationen gestoppt werden. Das zu erreichende Ziel und der entscheidende Vorteil ist, neben dem Komfort für Mitarbeiter:innen, auch die effiziente Ersparnis von Zeit und Ressourcen. BPA ist ein großer Schritt im unternehmerischen Streben nach Effizienz. Die konstante Weiterentwicklung und Anpassung der Software sorgt dabei für Wettbewerbsfähigkeit.

Mit Innovation kommen immer auch neue Herausforderungen. Wie so oft bei Digitalisierungsaufgaben muss man sich zu Beginn einen Überblick über alle unternehmerischen Prozesse und damit zusammenhängende Informationen verschaffen. Dies ist die Basis für die Erstellung von maßgeschneiderten und effizienten Workflows.

Dabei sind einfache Benutzeroberflächen (GUIs) und ein geplanter Übergang zu neuen Technologien für die Akzeptanz und das Know-how der Mitarbeiter:innen wichtig. Unterstützende Maßnahmen sind hier Mitarbeiterschulungen und ein geeignetes Fehlerreporting.

Worin unterscheiden sich BPM und BPA?

Die Unterscheidung beider Methoden liegt zum großen Teil in der Dimension.

BPM ist ein holistischer, ganzheitlicher Ansatz der Analyse aller Prozesse eines Unternehmens end-to-end, also von Anfang bis Ende. Dabei liegt auch der Fokus auf dem Unternehmen als Ganzes, weniger auf einzelnen Abteilungen. Ziel dabei ist das Zusammenspiel aller Prozesse für mehr Effizienz, Transparenz und Flexibilität. Als Managementposition arbeitet das BPM kontinuierlich an der Verbesserung, um langfristig gesteckte Ziele zu erreichen.

Bei der BPA liegt der Fokus auf speziellen, einzelnen Prozessen. Ein Ablauf wird zwar im Verbund mit seinem Umfeld gesehen, allerdings gilt hier kein kein Anspruch auf eine Verbesserung aller Prozesse des Unternehmens. Deshalb kann das BPA auch für sich selbst, abgekoppelt vom BPM stehen. Existiert ein BPM, so wird natürlich trotzdem Hand in Hand gearbeitet. Das BPM stellt die Strategie und den Korridor, indem das BPA eigenverantwortlich handeln und optimieren kann.

Auf inkrementeller Ebene werden einzelne Aufgaben der Mitarbeiter:innen betrachtet. Hier kommen RPA-Technologien zum Einsatz.

Robotic Process Automation: Wer kann zeitfressende Aufgaben schneller übernehmen?

RPA bedeutet das Training einer Software, sich so zu verhalten wie ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin. Sie imitiert die Bedienung einer Nutzeroberfläche mit hoher Geschwindigkeit. Ist der Bot richtig Trainiert, weist seine Arbeit zusätzlich eine verschwindend geringe Fehlerquote auf.

Beispielhaft zu nennen sind Prozesse wie die Kontoeröffnung/-schließung oder das Abwickeln von Schadensfällen. Weitere potenzielle Aufgaben sind die Stammdatenpflege, das Empfangen, Prüfen und Zahlen von Rechnungen sowie deren Vorbereitung und Versand. RPA-Bots können auch eingesetzt werden, um Tarife zu prüfen und anzupassen. Dies ist nicht nur bei Versicherungen nötig, sondern vor allem auch in der Energiewirtschaft (Strom-Tarife, Anpassung von Abschlagszahlungen). Genauso können Bots in der Verwaltung eingesetzt werden, um Formulare und Anträge zu prüfen und weiterzuverarbeiten.

Abbildung 3 zeigt die Prüfung eines eingehenden Dokuments durch RPA. Zuerst wird ermittelt, ob ein Formular komplett ausgefüllt wurde. Falls dies nicht der Fall ist, wird es zum Absender zurückgeschickt. Dies spart den Mitarbeiter:innen viel Zeit, da sie nur noch Aufgabenpakete erhalten, die vollständig sind und somit direkt abgeschlossen werden können. Auf diese Weise werden die Bearbeitungszeiten verkürzt, was wiederum die Kundenzufriedenheit erhöht.

RPA Ablauf Prozessautomation
Abbildung 3: Beispielhafter Arbeitsablauf einer RPA Lösung | isr.de

Vor- und Nachteile RPA

RPA ist in ihrer Anwendung eine vergleichsweise simple Technologie. Durch einfache Low-Code-Methoden lassen sich funktionierende Bots in kurzer Zeit erstellen. Die Bots nutzen die schon vorhandene Infrastruktur, wie ihr menschliches Vorbild, nur eben schneller. Um die Geschwindigkeit noch zu erhöhen, lassen sich sogar mehrere Roboter gleichzeitig einrichten, wodurch sich eine einfach umzusetzende Skalierung ergibt. Insofern ist der Einsatz von RPA keine Prozessoptimierung, da der Ablauf identisch bleibt.

An ihre Grenzen kommen die Roboter, wenn intelligent erkannt werden muss, was zu tun ist. Deshalb ist ein Training für alle möglichen Eventualitäten nötig. Es muss im Vorhinein genauestens klar sein, wie bei welchem Input zu reagieren ist. Ist das nicht der Fall, wird das Eingreifen eines Mitarbeiters bzw. einer Mitarbeiterin nötig.

Prozessautomation betrifft alle Ebenen des Unternehmens

Struktur und Strategie allein führen zu nichts! Inkrementelle Maßnahmen sind leider keine Lösung. Es bedarf dem sinnvollen Ineinandergreifen von Ziel, Prozess und Technologie. An mehreren Stellen im Unternehmen muss zusammengearbeitet werden. Die Unternehmensleitung muss sich mit einem zukunftsfähigen BPM aufstellen, das Fortschritt langfristig denkt und einen durchdringenden Überblick über alle Abläufe erarbeitet. Kontinuierlich müssen die verschiedenen verzahnten Abschnitte der Wertschöpfungskette diese Ausrichtung via BPA umsetzen und kontrollieren. Dazu zählt, dass die einzelnen Mitarbeiter:innen die richtigen Werkzeuge in die Hand bekommen, um sich selbst die Freiheit zu schaffen, die sie brauchen. Sie sind die Expert:innen in ihrem Gebiet und können am besten entscheiden, welche Arbeitsschritte wie verbessert werden können.

Hier finden Sie einen zusammenfassenden Überblick für die Themen BPM, BPA und RPA als kostenlosen Download.

Prozessoptimierung wird oft gesagt, aber selten getan

Unternehmen stellen ihre Automatisierungs- und Optimierungsvorhaben gerne sehr ambitioniert dar, während die tatsächlichen Fortschritte nur schleppend vorangehen. Woran liegt das?

Wir glauben nicht, dass es an der Motivation oder der Digitalisierungsfeindlichkeit liegt. Vielmehr scheint die Erstellung einer erfolgsversprechenden Strategie für die Prozessoptimierung, sowie ein strukturiertes und zielorientiertes Vorgehen die große Herausforderung zu sein. Dazu kommt, dass die Angst vor Rationalisierung die Gespräche unter Mitarbeiter:innen prägt. Dabei sollen die Angestellten gar nicht verschwinden – im Gegenteil: Mühsame Arbeit wird automatisiert, wodurch mehr Zeit für komplexe und erfüllende Kernaufgaben Aufgaben frei wird.

Sie brauchen Hilfe bei der Prozessautomation?

Wir sind Ihnen gerne dabei behilflich Ihre aktuellen Geschäftsprozesse zu analysieren und gemeinsam eine moderne, digitale Zukunft zu gestalten. Für spezielle Nachfragen zu diesem und allen verwandten Themen stehen wir jederzeit zur Verfügung.
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Cihan Klingsporn
Managerin Sales & Marketing
Digital Operations

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+49 (0) 151 422 05 471

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