Die automatisierte Buchhaltung
Fachkräftemangel im Rechnungswesen
mit digitaler Rechnungsverarbeitung begegnen
Der Fachkräftemangel im Rechnungswesen ist ein langjähriges Problem, das viele Unternehmen betrifft. Die Nachfrage nach Finanzexperten wird von verschiedenen Faktoren beeinflusst. Beispiele sind: wirtschaftliche Lage, Regularien, Unternehmensgröße und -branche, technologische Entwicklung und demografische Faktoren. Um dem Fachkräftemangel zu begegnen, hilft die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung und die Automatisierung von Prozessen. Dadurch wird Ihr Personal deutlich entlastet und kann sich auf die wichtigen Aufgaben fokussieren.
Gute Gründe
DIE VORTEILE DER DIGITALEN RECHNUNGSVERARBEITUNG
Um dem Fachkräftemangel im Rechnungswesen entgegenzuwirken, kann eine durchdachte, digitale Rechnungsverarbeitung eine gute Lösung sein. Die fünf wesentlichen Vorteile finden Sie hier:
Digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert viele zeitaufwändige manuelle Prozesse (wie die Eingabe von Daten, das Suchen und Verwalten von Dokumenten sowie die Archivierung). Dadurch können Buchhalter:innen sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren.
Automatisierte Systeme minimieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe und Berechnung. Dies führt zu präziseren Finanzberichten und reduziert das Risiko von kostspieligen Fehlern.
Digitale Systeme bieten eine klare und nachvollziehbare Dokumentation aller Prozessschritte (durch Log-Daten). Rechnungen können leicht nachverfolgt, überprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Dies erleichtert auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Durchführung von Audits.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Rechnungsverarbeitung werden Kosten für Papier, Druck, Lagerung und Versand eingespart. Zudem sinken die Kosten für manuelle Arbeitsstunden deutlich!
Digitale Rechnungen können schneller bearbeitet und freigegeben werden, was zu schnelleren Zahlungen führt. Dies verbessert die Liquidität des Unternehmens. Es kann auch zu besseren Beziehungen mit Lieferanten führen, die zügige Zahlungen schätzen. Außerdem können Preisnachlässe durch Skonto erwirtschaftet werden.
Die wichtigsten Funktionen
DER DIGITALEN RECHNUNGSVERARBEITUNG
Bei der digitalen Verarbeitung von Rechnungen, schätzen Anwender:innen der Softwarelösung vor allem die folgenden vier Funktionen. Diese sollten Sie bei der Toolauswahl beachten.
- Übertragung: Freigegebene Rechnungen können nahtlos in bestehende Buchhaltungs- und ERP-Systeme, wie DATEV, übertragen und dort gebucht werden.
- Automatisierung: In manchen Fällen ist es ratsam, Rechnungen durch die Dunkelverarbeitung laufen zu lassen. So können Rechnungen mit einer von Ihnen definierten Summe X automatisch gebucht werden.
- Kommunikation: Integration und Austausch von Daten zwischen Buchhaltungssystemen spielt beim Punkt "Kommunikation" eine bedeutende Rolle. So wird vermieden, dass das Buchhaltungsteam die gleichen Informationen an verschiedenen Stellen händisch pflegen muss.
- Überprüfung: Die extrahierten Rechnungsdaten können automatisch mit Stammdaten abgeglichen und geprüft werden. Die Zuweisung von Konten und Kostenstellen zu den Rechnungspositionen erfolgt auch automatisiert.
- Digital von A bis Z: Rechnungen durchlaufen einen digitalen Workflow für Prüfung, Freigabe und Buchung, ohne Medienbrüche.
- Freigabe und Genehmigung: Elektronische Freigabe und Genehmigungen von Rechnungen können von überall (ob im Büro, Homeoffice oder unterwegs) vorgenommen werden.
- Berichtswesen und Analyse: Erstellung von Berichten und Analysen zur Rechnungsverarbeitung und -kontrolle.
- Import: Alle eingehenden Rechnungen werden unabhängig vom Eingangskanal digitalisiert und importiert, um den Prozess zu beschleunigen und Fehler zu minimieren.
- Extraktion: Die automatische Extraktion von Rechnungsdaten mittels IDP (Intelligent Document Processing) und KI ermöglicht eine schnelle und genaue Erfassung von Rechnungsdaten.
- Verarbeitung: Direkte Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht eine nahtlose Integration in den digitalen Rechnungsverarbeitungsprozess.
- Archivierung: Revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung von Rechnungen, um langfristig alle Rechnungen sicher zu speichern und auf Anforderung bereitzustellen.
- Zugriff: Schneller Zugriff auf Rechnungen über verschiedene Abteilungen hinweg, um Rechnungen schnell und effizient zu finden und zu bearbeiten.
- Sicherheit: Sicherheit und Datenschutz durch revisionssichere Archivierung und automatisierte Prozesse, um die Vertraulichkeit und Integrität der Rechnungsdaten zu gewährleisten.
Früher war alles besser – wirklich?
WARUM DIE MANUELLE RECHNUNGSVERARBEITUNG NICHT MEHR ZEITGEMÄß IST
Die Digitalisierung der Buchhaltung gewinnt nach wie vor an Bedeutung. Dieser anhaltende Trend erfährt durch die anstehende E-Rechnungspflicht einen zusätzlichen Schub. Etliche Gründe sprechen dafür, dass die manuelle Rechnungsverarbeitung nicht mehr den Anforderungen moderner Geschäftsprozesse gerecht wird. Hier ein paar Fakten zur manuellen Verarbeitung:
E-Rechnungen sparen Zeit, Kosten und Platz
IHRE VORTEILE, UNSERE EXPERTISE
Im Gegensatz zu Papier- / PDF-Rechnungen stellt die E-Rechnung alle Rechnungsinhalte in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies ermöglicht eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge. Folgende Vorteile kommen unter anderem unter dem Aspekt der Dokumentenlogistik zum Tragen:
Die E-Rechnung eliminiert die Notwendigkeit manueller Datenübertragung und OCR-Extraktion, was die Fehlerquote signifikant reduziert und Zeit und Ressourcen für Fehlerkorrektur einspart.
Die E-Rechnung ermöglicht eine schnelle Übertragung und Verarbeitung von Rechnungen in Echtzeit, was die Zeit für manuelle Verarbeitung und Genehmigung reduziert und die Effizienz steigert.
Die E-Rechnung bietet eine sichere und zuverlässige Möglichkeit, Rechnungen zu übertragen, was sicherstellt, dass sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind und regulatorische Anforderungen erfüllt werden.
Die E-Rechnung bietet Echtzeit-Einblick in den Rechnungsprozess, was Unternehmen ermöglicht, den Status ihrer Rechnungen zu verfolgen und potenzielle Engpässe zu identifizieren, um ihre Prozesse zu optimieren.
Insgesamt bietet die E-Rechnung eine Vielzahl von Vorteilen, die die Effizienz, Sicherheit und Transparenz von Rechnungsprozessen verbessern. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Übergangsfristen für die E-Rechnungspflicht noch nicht abgelaufen sind und viele Unternehmen weiterhin mit nicht-elektronischen Rechnungen konfrontiert sein werden. Deshalb ist es auch in Zukunft wichtig, ein leistungsfähiges Inputmanagement für nicht-E-Rechnungen zu haben, um eine reibungslose Verarbeitung und Bearbeitung dieser Rechnungen zu gewährleisten.
Digitale Rechnungsverarbeitung
WIR SETZEN AUF DIESE TECHNOLOGIEN
Um die Vorteile der E-Rechnung voll auszuschöpfen und eine reibungslose Verarbeitung von Rechnungen zu gewährleisten, setzen wir auf innovative Technologien, die die digitale Rechnungsverarbeitung revolutionieren.
Wir haben über 20 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen in der Buchhaltung. Um eine automatisierte Buchhaltung von Morgen zu schaffen, haben wir die hauseigenen Lösungen Buildsimple und Accounts Payable Flow entwickelt. Hierdurch wird eine durchgängige, digitale Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht. Unsere Lösungen im Überblick:
Buildsimple
Unsere Lösung für Intelligent Document Processing
Buildsimple ist eine Cloud-basierte Plattform für die intelligente Dokumentenverarbeitung. Buildsimple nutzt Künstliche Intelligenz und Machine Learning, um Ihre Rechnungen automatisch zu klassifizieren und relevante Daten zu extrahieren.
- schnellere Prozesse und Steigerung der Produktivität
- Compliance: einsetzbar in BaFin-regulierten Unternehmen
- Ø 90% Zeiteinsparung pro Dokument
- No-Code-Plattform für den Fachbereich
- SaaS
Accounts Payable Flow
Unsere Lösung für die digitale Rechnungsverarbeitung
Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse. Vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung unsere Fachanwendung Accounts Payable Flow unterstützt Sie umfänglich bei der digitalen Rechnungsverarbeitung, Einhaltung von Skontofristen und Automatisierung von Freigabeprozessen.
- geringe Fehlerquote
- komplett digital
- Transparenz und Compliance
- Kosteneinsparung
- On-premise, SaaS
On Demand Webinar & Blick ins Tool
Unsere Lösungen in Aktion
Blick ins Tool
In diesem kurzen Blick ins Tool stellen wir Ihnen das Zusammenspiel unseres „Dreamteams digitale Rechnungsverarbeitung“ Buildsimple und Accounts Payable Flow vor.
- Rechnungen automatisch auslesen und überprüfen
- Berechtigungen und Kompetenzen einfach in Benutzerrollen clustern
- Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen KI-gestützt umsetzen
- aussagekräftige Ad-hoc-Berichte & Dashboards für mehr Transparenz
Webinar
Erleben Sie in diesem Webinar, wie schnell und einfach die Nutzung von KI für Ihre Dokumente sein kann. Wir zeigen Ihnen echte Anwendungsfälle in wenigen Minuten.
- Wie KI die Dokumentenverarbeitung revolutioniert
- Überblick und Vorteile von Intelligent Document Processing
- KI-Lösungen: vom Trennen, Klassifizieren und Auslesen Ihrer Dokumente bis hin zur Inhaltsanalyse
On Demand Webinar
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- Überblick und Vorteile von Intelligent Document Processing
- KI-Lösungen: vom Trennen, Klassifizieren und Auslesen Ihrer Dokumente bis hin zur Inhaltsanalyse
Warum Sie auf die Beratung von ISR setzen sollten
Seit über 20 Jahren Erfahrung mit der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung
Alles aus einer Hand: Beratung, Entwicklung, Software, Betrieb
Digitalisierung der Buchhaltung mittels KI
Die E-Rechnungspflicht kommt, wir kennen uns aus
Nehmen Sie jetzt Kontakt auf
Wir beraten Sie gerne!
Ihre Buchhaltung ist auch vom Fachkräftemangel betroffen, Sie haben mehr zu tun als Sie Mitarbeiter:innen haben? Mit unserer langjährigen Erfahrung stehen wir Ihnen mit Rat und Tat zur Seite, um Ihre Rechnungseingangsverarbeitung komplett zu digitalisieren und automatisieren. Überzeugen Sie sich selbst von unserer innovativen All-in-One Lösung für Ihre automatisierte Buchhaltung mit ISR Accounts Payable Flow und Buildsimple.
Sie haben Fragen oder möchten mehr über unsere Beratungsleistungen oder Software erfahren, dann kontaktieren Sie uns gerne!
Angelina Jordan
Account Manager
Business Process Automation
angelina.jordan@isr.de
+49(0)151 422 06 942
