Die E-Rechnung kommt: Was jetzt zu tun ist!

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Was sind die wichtigsten Informationen zum Thema E-Rechnungspflicht in Deutschland? Wen betrifft das alles? Und wie kann ISR Sie dabei unterstützen?  

Ab 2025 führt Deutschland schrittweise die verbindliche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (kurz: E-Rechnungspflicht) für Umsätze zwischen inländischen deutschen Unternehmen (B2B) ein. Mit einer Übergangsfrist bis 2028 müssen Unternehmen auf das neue Format umstellen. Aber was bedeutet das?

Erfahren Sie in diesem Blogartikel alles Wichtige rund um das Thema E-Rechnungspflicht in Deutschland. Was gilt ab dem 01.01.2025 und wie geht es dann weiter? Wir beleuchten die gesetzlichen Anforderungen und bieten Tipps für die Umstellung. 

Am 17. November 2023 ist in Deutschland das Wachstumschancengesetz beschlossen worden. Um die digitale Transformation von Geschäftsprozessen voranzutreiben, ist dies aus unserer Sicht ein wichtiger Schritt. Das wirft aber auch Fragen auf: Wer ist betroffen? Was ist eine elektronische Rechnung, oder kurz E-Rechnung überhaupt? Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Aber der Reihe nach!

E-Rechnungspflicht ab 2025 – was bedeutet das?  

Machen wir eine kleine Zeitreise: Am 1. Dezember 2016 hat das Bundeskabinett einen Gesetzesentwurf zur Umsetzung einer EU-Richtlinie zur digitalen Rechnungsabwicklung verabschiedet. Ein Jahr später wurden die Umsetzung der elektronischen Rechnung (kurz: E-Rechnung) präzisiert und gängige Formate festgelegt. Fast-forward ins Jahr 2025: Ab dem 1. Januar müssen deutsche Unternehmen schrittweise E-Rechnungen für nationale B2B-Umsätze verwenden.

Was ist eine E-Rechnung?  

Der Begriff E-Rechnung bezeichnet zunächst einmal ein elektronisches Dokument, das auf elektronischem Wege erstellt, übermittelt und empfangen wird. Durch das elektronische Format ist eine automatisierte Verarbeitung auf einfache Art und Weise möglich. Die XRechnung und das ZUGFeRD-Format (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei) erfüllen bereits diese Formatanforderungen. Beide Formate, XRechnung und ZUGFeRD, sind bereits standardmäßig in unser Programm zur intelligenten Rechnungsverarbeitung Accounts Payable Flow implementiert.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?  

Die Pflicht einer (im Amtsdeutsch) „obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung“  gilt ausschließlich für Leistungen, die zwischen inländischen deutschen Unternehmen (B2B) erbracht werden. Dies gilt für leistende Unternehmen sowie für Leistungsempfänger, die im Inland (oder in Gebieten gemäß § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind

Wann wird die E-Rechnung zur Pflicht?  

Da es in Deutschland gerade in Sachen Digitalisierung nichts so heiß gegessen, wie es gekocht wird, und die Umstellung mit einem hohen Umsetzungsaufwand verbunden ist, sind folgende Übergangsregelungen bis Ende 2027 vorgesehen:

Ab Januar 2025


Beginn der elektronischen Rechnungspflicht (E-Rechnungspflicht) für inländische B2B-Umsätze in Deutschland. Ab dem 01.01 müssen Unternehmen in der Lage sein E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten! 

Bis Ende 2026 - Übergangsfrist 1


Für B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt wurden, dürfen weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, übermittelt bzw. verwendet werden.

Bis Ende 2027  - Übergangsfrist 2


Der Versand von Papierrechnungen für Geschäfte zwischen Unternehmen, die im Jahr 2027 stattfanden, ist weiterhin zulässig. Auch digitale Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind erlaubt, sofern der Rechnungsaussteller einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 EUR (gemäß § 19 Abs. 3 UStG) aufweist.

Ab Anfang 2028


Ab 2028 müssen alle Rechnungen E-Rechnungen sein und den neuen Anforderungen entsprechen. Das heißt Unternehmen müssen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden!

Übergangsfrist 1: Bis Ende 2026 dürfen für B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt wurden, weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, übermittelt bzw. verwendet werden. Ab dem 01.01 müssen Unternehmen also in der Lage sein E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten! 

Übergangsfrist 2: Bis Ende 2027 ist der Versand von Papierrechnungen für Geschäfte zwischen Unternehmen, die im Jahr 2027 stattfinden, weiterhin zulässig. Auch digitale Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, sind erlaubt, sofern der Rechnungsaussteller einen maximalen Vorjahresumsatz von 800.000 EUR (gemäß § 19 Abs. 3 UStG) aufweist.

Ab 2028 ist die E-Rechnung Pflicht! Das heißt, alle Rechnungen müssen E-Rechnungen sein und den neuen Anforderungen entsprechen. Das heißt Unternehmen müssen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und zu versenden!

Weiter Informationen zum Thema „Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung“ vom Bundesministerium für Finanzen finden Sie auch hier.

Sind PDF-Rechnungen elektronische Rechnungen?

Die Antwort auf diese Frage – wir machen es kurz und schmerzlos wie beim Abreißen eines Pflasters – lautet: Nein!

Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie. Bei einer klassischen PDF-Rechnung handelt es sich zwar um ein elektronisches Format für Ausstellung, Übermittlung und Empfang. Sie ist jedoch lediglich eine digitale und bildliche Repräsentation der Rechnung. Eine automatische elektronische Verarbeitung ist so nicht möglich. Um dies zu ermöglichen, müssen die Rechnungsinformationen manuell oder durch zusätzliche Systeme wie Texterkennungssysteme oder OCR in die Buchführungssoftware übertragen werden. Gleiches gilt auch für andere Dateiformate wie“.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“. 

Was müssen Sie als Unternehmen jetzt tun?  

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist zwei Dinge: Unvermeidbar, aber auch eine große Chance. Besonders wegen der offensichtlichen Vorteile, die durch die automatische Verarbeitung strukturierter Rechnungsdaten entstehen. 

Übrigens sind elektronische Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen bereits vorgeschrieben, und immer mehr Unternehmen im privaten Sektor erwarten, dass ihre Geschäftspartner in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.

Vorteile der E-Rechnung:

Anfallende Kosten für Porto-, Papier-, Druckertinten- oder Archivierung reduzieren sich

Die Rechnung wird schneller an den Kunden geliefert, was zu einer zügigeren Begleichung führt und dadurch Liquiditäts- sowie Kostenvorteile, beispielsweise durch geringere Zinsen, ermöglicht.

Elektronische Rechnungen sind am Rechner oder Smartphone digital abruf- und einsehbar. So kann z.B. in Fachabteilungen der Aufwand für die Suche, das Anfertigen von Kopien bei Rückfragen oder die Recherche von Sachverhalten reduziert werden. Außerdem spart man sich den Platz für ein physisches (Rechnungs-) Lager. 

Die Rechnung wird quasi in Echtzeit an den Kunden übermittelt, was idealerweise zu einer schnelleren Bezahlung führt.

Es besteht die Möglichkeit, Zugang zu größeren Geschäftspartnern zu erhalten, da diese in der Regel auf vollständig digitalisierte Geschäftsprozesse bestehen.

Zugegeben, das alles bedarf im Vorfeld eines möglicherweise großen Zeitaufwands und Ressourcenbedarfs für die Umstellung. Der hängt klar von der Größe Ihres Unternehmens und der vorhandenen Systemlandschaft ab. Eine gründliche Bewertung Ihres aktuellen Prozesses zur Rechnungsbearbeitung ist unerlässlich. Schwachstellen und ineffiziente Abläufe müssen identifiziert werden, um klare Ziele für das Automatisierungsprojekt zu setzen. Die Priorisierung der Bereiche, in denen Automatisierung den größten Nutzen bringt, ist wichtig, um gezielte und effiziente Verbesserungen vorzunehmen. Solche Geschäftsprozesse nicht nur zu verstehen, sondern mit geeigneten Business-Process-Management-Lösungen zu optimieren und plattformübergreifend zu implementieren, ist durchaus eine komplexe Aufgabe. Aber keine Sorge, auch hier müssen Sie nicht alleine durch. Wir helfen Ihnen gerne dabei und betreuen Sie von Anfang bis Ende. Weitere Informationen finden Sie hier.

E-Rechnung? Wie geht es weiter?

Ganz einfach: Mit uns! Wir haben uns schon vor über 20 Jahren die Digitalisierung der Rechnungsver- und -bearbeitung GROSS auf die Fahnen geschrieben. Dieser Haltung bleiben wir auch weiterhin treu und verbessern unser Programm seitdem kontinuierlich. Inzwischen enthält die ISR-Software Accounts Payable Flow  standardmäßig viele nützliche Funktionen, welche die digitale Rechnungsverarbeitung vereinfacht und Ihnen den Umgang mit E-Rechnungen erleichtert.

Aber keine Sorge, wir helfen gerne dabei! Wir empfehlen Ihnen geeignete Projektstrukturen zeitnah zu implementieren, falls noch nicht geschehen. Dadurch wird eine mühelose Umsetzung möglich, sobald die rechtlichen und technischen Details endgültig geklärt sind.

E-Rechnung verarbeiten? Mit ISR, kein Problem!

Zusammen mit unserer eigenen KI-Input-Management-Software Buildsimple ist  Accounts Payable Flow ein echter Game-Changer im Bereich der digitalen Rechnungsverarbeitung. Buildsimple übernimmt den Import und die automatische Verarbeitung unstrukturierter Daten, unabhängig davon ob es sich um PDFs oder Papierrechnungen handelt. E-Rechnungen können zum Beispiel einfach und im Sinne der E-Rechnungspflicht direkt in Accounts Payable Flow verarbeitet werden.

Die Rechnungsdaten werden mithilfe unserer eigenen künstlichen Intelligenz klassifiziert und dem ISR Accounts Payable Flow zur weiteren Prüfung zur Verfügung gestellt. Innerhalb weniger Minuten steht die digitale Rechnungsakte mit allen benötigten Informationen zur Verfügung.

SmartCoding-Algorithmen unterstützen bei der Buchführung und automatischen Auswahl von Prüfern oder Freigebern. Kompetenzregelungen und Budget-Freigabegrenzen werden durch das Zusammenfassen von Benutzern in Rollen unternehmensweit verwaltet. Die Buchung im Finanzbuchhaltungssystem erfolgt automatisiert und kann individuell angepasst werden.

Automatisierte Rechnungsprüfprozesse ermöglichen es Fachkräften in der Finanzbuchhaltung, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, während die Software effektiv Routinearbeiten erledigt.

 Wenn Sie Fragen haben, weitere Informationen benötigen oder an einer Live-Demo interessiert sind, kontaktieren Sie uns gerne.

Schauen Sie sich gerne unsere How-To Videos an, um einen Einblick in das Look-and-Feel unserer Software zu gewinnen.

Über ISR

Wir agieren seit 1993 als IT-Berater für Data Analytics und Dokumentenlogistik und fokussieren uns auf das Datenmanagement und die Automatisierung von Prozessen.
Ganzheitlich und im Rahmen eines umfassenden Enterprise Information Managements (EIM) begleiten wir von der strategischen IT-Beratung über konkrete Implementierungen und Lösungen bis hin zum IT-Betrieb.
ISR ist Teil der CENIT EIM-Gruppe.

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