Change Management

Was bedeutet Change Management?
Change Management, auch Veränderungsmanagement genannt, umfasst sämtliche geplante Maßnahmen, Aufgaben und Tätigkeiten, die zu umfassenden, nachhaltigen Veränderungsprozessen in Organisationen führen. Das können beispielsweise Änderungen an bereichsübergreifenden Prozessen, Systemen, Strukturen und Strategien sein oder neue Maßgaben und Ziele.

Der Begriff Change Management wird im Themenbereich ITIL auch als Prozess beschreiben, der sämtliche Anpassungen an IT-Infrastruktur kontrolliert und unter Risikominimierung für den Betrieb die Business-Services ausführt.

Phasen des Change Managements
Das Change Management lässt sich nach Kurt Lewin in drei Phasen einteilen:

  1. Auftauphase: In dieser Phase wird einer Organisation bewusst, dass eine Veränderung notwendig ist, da die Erwartungen nicht mehr mit der Realität übereinstimmen. Es geht um ein „Auftauen“ des bisherigen Zustandes und die Schaffung von Motivation
  2. Bewegungsphase: In dieser Phase wird das Problem aktiv thematisiert. Es werden Lösungswege definiert und in Teilprojekten umgesetzt, um eine Veränderung hin zu dem Gleichgewicht zwischen Erwartung und Realität herzustellen
  3. Einfrierphase: In dieser Phase werden die Lösungen integriert. Die absolvierten Veränderungen werden stabilisiert und zur dauerhaften Einbindung in der Organisation eingefroren, sodass ein durch die Gewohnheit ausgelöster Rückfall zum vorhergegangenen Ungleichgewicht vermieden wird

Die Phasen werden auch in folgender Abbildung verdeutlicht:

Abbildung 1: Phasen des Change Managements

Erfolgsfaktoren des Change Managements
Auf Basis der als Klassiker des Change Managements zu bezeichnenden Feldtheorie von Lewin wird ein Modell mit sechs Erfolgsfaktoren entwickelt, die in aller Regel für Veränderungsprozesse zu berücksichtigen sind. Dabei wird angenommen, dass die am Wandel beteiligten Personen stets Orientierung über Ziele und Fortgang der Veränderungen benötigen. Ferner ist nicht nur auf eine ausreichende Motivation zu achten, Veränderungsprozesse überhaupt in Angriff zu nehmen, vielmehr ist auch im Verlauf des Wandels die Aufrechterhaltung der Motivation für einen nachhaltigen Erfolg entscheidend.

Die sechs Erfolgsfaktoren des Change Managements sind in folgender Abbildung zu sehen:

Abbildung 2: Erfolgsfaktoren des Change Managements 

Erfolgsfaktor Vision: Beim Erfolgsfaktor „Vision“ geht es darum, motivierende Ziele zu setzen. Es muss ein Ziel vorliegen, welches für die überwiegende Mehrheit der Beteiligten erstrebenswert ist.

Erfolgsfaktor Kommunikation: Kommunikation ist einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren des Change Managements, der in nahezu allen anderen Erfolgsfaktoren enthalten ist, weil Führung selbst in erster Linie angewandte Kommunikation ist. Es geht darum, Widerstände zu vermeiden und zu überwinden.

Erfolgsfaktor Partizipation: Bei der Partizipation geht es darum, Betroffene zu beteiligen. Durch die Einbeziehung möglichst vieler Mitarbeiter in den Prozess des Wandels erhöht sich in der Regel deren Motivation und die Widerstände nehmen ab.

Erfolgsfaktor Integration: Bei der Integration geht es darum, Unterschiede zu überwinden. Das Ziel der Integration ist stets die Gewährleistung eines harmonisch-kooperativen Miteinanders, das den Wandel beschleunigt und die Produktivität erhöht.

Erfolgsfaktor Edukation: Bei der Edukation geht es darum, Personal gezielt zu entwickeln. Die Personalentwicklung soll dabei möglichst proaktiv im Rahmen des geplanten Changes durchgeführt werden. Das Ziel der Edukation ist es, eine bessere Vorbereitung auf die zusätzlichen Anforderungen, die durch Wandel entstehen, zu erreichen. Ein Nebeneffekt der Edukation ist die zeitliche Motivation der Mitarbeiter aufgrund ihrer Weiterbildung.

Erfolgsfaktor Projektorganisation: Die Projektorganisation hilft, die Komplexität zu reduzieren und Verantwortliche eindeutig zu benennen. Zudem dient sie zur Bereitstellung von Ressourcen und der Sicherung der Zielerreichung sowie Termineinhaltung.

Ziele des Change Managements im Kontext des Process Managements
Wir bei ISR setzen Change Mangement häufig im Rahmen unseres Process Managements ein. Dabei verfolgen wir folgende Ziele:

  • Betroffene zur Veränderung befähigen (Empowerment)
  • Projekt-fördernde Einstellungen und Verhaltensweisen entwickeln
  • Gezielte und offene Informationspolitik fördern
  • Problem-Stakeholder frühzeitig identifizieren
  • Präventiv durch Maßnahmen intervenieren
  • Konfliktpotentiale und Widerstände minimieren
  • Kommunikation fördern

Nutzen des Change Managements
Das Change Management bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Einige davon haben wir im Folgenden aufgelistet:

  • Sicherstellung des Projekterfolges
  • Erhöhung der Ergebnis-Qualität
  • Motivation der Mitarbeiter
  • Verminderung von Terminverschiebungen
  • Wegfall unnötiger Kosten
  • Verminderung von Konflikten und Widerständen
  • Bildung einer breiten Trägerschaft über das Projektende hinaus

Was hat Change Management mit IT zu tun?
Um die zunehmende Digitalisierung sowie die rasante Entwicklung der IT-Infrastruktur zu meistern und sich den Veränderungen in Märkten anzupassen, sollte die IT-Strategie im Rahmen des Change Managements weiterentwickelt werden. Das Change Management hilft Veränderungen in der IT-Infrastruktur vorausschauend, langfristig und sorgfältig zu planen. Es stellt sicher, dass standardisierte Methoden zur Durchführung der Veränderungen effizient genutzt werden. In Zusammenarbeit mit betroffene Fachabteilungen, der Geschäftsführung, etc. erfolgen die geplanten Anpassungen an der IT-Infrastruktur. Dabei sollten – mit Hilfe eines effizienten Projektmanagements – alle Betroffenen frühzeitig, umfassend und unter Hervorhebung der Vorteile informiert werden. Denn Kommunikation ist – wie unter den Erfolgsfaktoren erwähnt wurde – eine sehr wichtige Komponente, um die Bereitschaft zur Veränderung zu erzeugen. Zudem ist es hilfreich externe, objektive Consultants hinzuzuziehen, da sie durch ihre Hilfe bei der Auswahl der geeigneten Lösung helfen können, Risiken zu minimieren. Insgesamt hilft das Change Management – unter einer Minimierung des Ausfallrisikos und Einbeziehung aller Betroffenen eines Unternehmens – die IT-Landschaft zu optimieren sowie eine Bereitschaft zur Veränderung unter allen Betroffenen zu erzeugen.

 

Sie haben Fragen oder möchten das Change Management erfolgreich in Ihrem Unternehmen etablieren?

Unser Digital Operations Team hilft Ihnen gerne weiter. Sprechen Sie uns einfach an!