Was bedeutet DMS?
DMS ist die Abkürzung für Dokumenten-Management-System. Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme für die datenbankgestützte Verwaltung digitaler Dokumente. Die elektronischen Dokumente können auch digitalisierte Dokumente sein, die ursprünglich nur in Papierform vorlagen.
Im DMS können die Dokumente manuell mit Schlagwörtern oder Metadaten versehen und auch automatisiert mit Hilfe einer OCR-Texterkennung durchsucht werden. Zudem wird im Dokumentenmanagementsystem u.a. die Art des Dokuments sowie das Erstellungsdatum gespeichert. Dies ermöglicht eine schnelle Recherche über Informationsfelder.
Es gibt Dokumentenmanagementsysteme, die die Dokumente in der eigenen IT-Umgebung (On PremiseWas bedeutet On Premise?On Premise bezeichnet Infrastrukturen, die sich physisch…) speichern. Aktuell geht der Trend allerdings eher zu webbasierten Möglichkeiten, die die Daten in der CloudDer Begriff Cloud stammt aus dem Englischen, zu deutsch „Wolke“…. speichern.
DMS können einseitig eingesetzt werden oder ein Bestandteil von ECM sein, wo sie den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus begleiten – von der Erstellung, Bearbeitung sowie Recherche bis zur Archivierung und Löschung. DMS können aber beispielsweise auch das Workflow-Management unterstützen.
Welche Vorteile bringt ein DMS?
Die Implementierung eines DMS bringt viele Mehrwerte mit sich. Einige davon sind im Folgenden aufgelistet:
- Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten und dadurch enorme Zeiteinsparungen
- Standortübergreifender und zeitgleicher Zugriff auf sämtliche Dokumente
- Zentraler „Ort“ für die Ablage von Dokumenten
- Transparenz und dadurch Verhinderung von Doppelablage
- Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten der Dokumente durch Versionierung
- Bessere Zusammenarbeit
- Individuelle Definition von Zugriffsberechtigungen und dadurch auch Gewährleistung der Sicherheit/Schutz vor unbefugten Zugriffen
- Papierloses Büro
- Automatisierung von dokumentenspezifischen Prozessen
Dokumentenmanagementsysteme bilden häufig die Grundlage von Business Process Management, da relevanter Content mit Hilfe von DMS schneller zur Verfügung steht und dies Entscheidungen erleichtert.
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