Was ist eine dynamische Aktenansicht?
Eine dynamische Aktenansicht ist eine Möglichkeit für die vereinfachte Erstellung und Verwaltung von digitalen Akten. Sie dient zur Aufwandsreduktion bei der Erstellung von Ordnerstrukturen und bei der Zuordnung von Akten zu diesen Strukturen.
Was kann die dynamische Akte von ISR?
Die „dynamische Akte“ von ISR erzeugt aus den in einem DMS vorhandenen Attributen der Dokumente eine virtuelle hierarchische Ordnerstruktur, ohne dass tatsächlich Ordner angelegt werden müssen. Dabei wird jedes Dokument, obwohl nur einmal vorhanden, in allen Akten angezeigt, zu denen es über seine Attribute zugeordnet ist.
Eine Strukturierung von Dokumenten in Akten erlaubt es, Dokumente zu einem spezifischen Thema – bspw. Kunde, Vorgang, Wirkstoff, etc. – innerhalb einer sinnvollen Untergliederung anzuordnen. Das hat den Vorteil, dass die Dokumente visuell leichter und für den Anwender in gewohnter Form zugänglich sind.
Ändert ein Benutzer den Wert eines Attributs (Umklassifikation), dann wird es sofort im Hintergrund und ohne manuellen Eingriff innerhalb der virtuellen Aktenstruktur verschoben und neu einsortiert. Inkonsistenzen sind so „by design“ ausgeschlossen.
Das Anlegen einer neuen Aktenstruktur beschränkt sich auf deren Konfiguration in der administrativen Oberfläche und einem Ladelauf.
Sie haben Fragen und möchten die dynamische Aktenansicht auch in Ihrem Unternehmen nutzen? Unser Digital Operations Team hilft Ihnen gerne weiter. Sprechen Sie uns einfach an!
