Das Information Office 13.2-Update ist da und bietet zahlreiche spannende Neuerungen und hilfreiche Features in puncto Sicherheit, Automatisierung und Konfiguration von Prozessabläufen.
Ende letzten Jahres haben wir Ihnen das Information Office 13.1 und die darin enthaltenen neuen Features und Module vorgestellt. 2023 ist schon halb rum und schon gibt es wieder etwas Neues: das Information Office 13.2! Mit diesem Update werden Ihre digitalen Prozesse noch einfacher, effizienter und produktiver. Profitieren Sie von den zahlreichen Neuerungen und verbesserten Möglichkeiten die Ihnen die neuen Versionen des Information Office, Accounts Payable Flow und des Contract Manager bieten. Im Folgenden stellen wir Ihnen die jeweiligen Highlights der digitalen Rechnungsverarbeitung und des Vertragsmanagements vor.
Das Update und die neuen Features des Information Office dreht sich vorrangig um die Verbesserung der Sicherheit, während wir beim Accounts Payable Flow Neuerungen ein besonderes Augenmerk auf die Prozessoptimierung innerhalb der Anwendung sowie auf die Verbesserung der Anbindung zu externen Systemen legt gelegt haben. Im Update des Contract Managers stehen hauptsächlich die Steigerung der Übersichtlichkeit und der Prozesseffizienz im Fokus, um Ihre Arbeitsabläufe noch schneller und reibungsloser zu gestalten.
Mehr Sicherheit und bessere Nutzererfahrung: Das Information Office 13.2
Mit dem Update auf die Version 13.2 des Information Office führen wir die Integration von Single Sign On mittels Security Assertion Markup Language in der Version 2.0 (kurz: SAML v2.0) ein. SAML Single Sign-On ist ein Mechanismus, der es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, sich in mehrere Webanwendungen einzuloggen, nachdem sie sich beim Identitätsanbieter eingeloggt haben. Durch das einmalige Einloggen wird eine schnellere und noch sichere Benutzererfahrung ermöglicht.
Schluss mit Lizenzkonflikten beim automatisierten Benutzerimport! Dank der neuen Lizenzprüfung im Information Office 13.2 werden keine Benutzer mehr importiert, wenn keine freien Lizenzen verfügbar sind. So behalten Sie stets den Überblick über vorhandene und noch freie Lizenzen und vermeiden gegeben Falls eine Unterlizenzierung.
Zeit ist Geld – deshalb ist es in der Version 13.2 des Information Office jetzt noch einfacher, Stammdaten anzulegen und zu ändern. Ab sofort kann das direkt – und ohne den Umweg über den Stammdatenimport – im Information Office stattfinden. Diese zeitsparende Funktion erhöht die Effizienz der Arbeitsprozesse und ermöglicht es Ihnen, sich voll und ganz auf das Wesentliche zu konzentrieren.
Mit der neuesten Version 13.2 des Information Office erhalten Sie leistungsstarke neue Funktionen. Mit diesen neuen Features arbeiten Sie noch sicherer und effizienter. Neben SAML, Lizenzprüfung und Stammdatenverwaltung können zudem Feldwertlisten in den Modulen Angebot, Auftrag, Bestellung und Geschäftspartner individuell konfiguriert werden. Durch die individuelle Anpassung der Feldwertlisten wird die Dateneingabe vereinfacht und die Benutzerfreundlichkeit verbessert.
Außerdem lassen sich jetzt auch Geschäftspartner-Daten aus einem anderen System (z.B. einem CRM-System wie HubSpot) importieren. Mit diesen Features sind sie bestens ausgestattet für eine optimale und übersichtliche Konfiguration ihrer Prozessabläufe.
Auf die Plätze, fertig, buchen: Die Neuerungen in Accounts Payable Flow
Im Zuge des Updates wurde nicht nur das Information Office mit neuen Funktionen versehen, sondern auch unsere digitale Rechnungsverarbeitung Accounts Payable Flow. Diese Neuerungen wurden entwickelt, um Ihre Arbeitsprozesse in der Buchhaltung noch einfacher und effizienter zu gestalten:
Mit dem neuen Update können Sie nun Ihre Datev Stamm- und Buchungsdaten automatisch zwischen Accounts Payable Flow und Datev austauschen und buchen. Diese zeitsparende Funktion sorgt nicht nur für eine deutliche Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands, sondern garantiert auch eine höhere Genauigkeit bei Ihrer Buchführung. Lassen Sie die Technologie für Sie arbeiten und konzentrieren Sie sich auf die wichtigen Aufgaben.
Sie haben nun die Möglichkeit, Freigabekompetenzen zielgerichtet zu konfigurieren. Weisen Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern Kompetenzen für verschiedene Typen wie Kostenstellen, Sachkonten und PSP-Elemente zu und ordnen Sie diese automatisch ihren Benutzerprofilen als Regel zu. Durch diese intelligente Funktion erhöhen Sie nicht nur die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe, sondern minimieren auch potenzielle Fehlerquellen. Arbeiten Sie smarter und schneller.
Das Update ermöglicht Ihnen nun den zeitgesteuerten Import von Währungsumrechnungskursen der Bundesbank per API. So können ganz einfach und präzise Währungen für konfigurierbare Optionen in den Währungsstammdaten importiert werden. Halten Sie Ihre Finanzdaten immer auf dem aktuellen Stand und genießen die Vorzüge einer automatisierten Aktualisierung.
Last but not least: Neuerungen beim Contract Manager
Gute Nachrichten für alle, die den ISR Contract Manager nutzen! Wir haben nicht nur dem Information Office und Accounts Payable Flow neue Features verpasst, sondern auch unserem Vertragsmanagement, dem Contract Manager. Mit diesen kleinen, aber feinen Funktionsanpassungen lassen sich Ihre Vertragsmanagementprozesse noch effizienter und übersichtlicher gestalten:
Sie haben wiederkehrende Angebote, Verträge oder Bestellungen? Mit diesem Update können im Contract Manager Verträge, Angebote, und in Accounts Payable Flow auch Bestellungen auf Basis bereits bestehender Objekte (Verträgen, Angeboten oder Bestellungen) erfasst werden. Diese Erfassungsvorlagen sparen Zeit und optimieren das Vorgehen beim Hinzufügen neuer Objekte, indem sie bereits vorhandene Informationen automatisch bereitstellen. Mit nur wenigen Klicks können Benutzerinnen und Benutzer jetzt neue Vorgänge erstellen, ohne die gleichen Informationen immer wieder neu eingeben zu müssen. Dadurch wird der gesamte Prozess des Vertragsmanagements effizienter und schneller.
Ab sofort können Sie Benachrichtigungen wie z.B. “Informationen an Vertragseigener” direkt aus dem Vertragsmanager heraus starten. Jeder Benutzer und jede Benutzerin kann die Benachrichtigungseinstellungen im jeweiligen Benutzerprofil individuell konfigurieren. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Diese innovative Funktion spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Kommunikation zwischen allen Parteien.
Der Contract Manager ermöglicht Ihnen nun auch eine individuelle Konfiguration der Prozessstart-Zeitpunkte für Kündigung, Verlängerung, Wiedervorlage und Informationstermine. Während der Standardwert bei 06:00 Uhr liegt, haben Sie die Freiheit, die Startzeit nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Diese Flexibilität verbessert die Planbarkeit und Übersichtlichkeit Ihrer Arbeitsprozesse.
Notiz aus der Produktentwicklung
Bisher war der standartmäßige Zeitpunkt für den Start von Prozessen und Vorgängen (z.B. Wiedervorlagen von Angeboten, etc.) in unseren Softwareprodukten auf 0 Uhr festgelegt. Da unsere Kunden in der Regel nachts Backups/Updates durchführen, wurden Vorgangsprozesse manchmal nicht ordnungsgemäß gestartet. Wir haben daher in enger Abstimmung mit unseren Kunden das Feature “Flexible Konfiguration der Prozessstart-Zeitpunkte” entwickelt und implementiert. Somit kann Prozessen – je nach individueller Unternehmensvorgaben – eine andere Startuhrzeit zugewiesen werden um dieses Problem zu vermeiden.
Interesse geweckt? Schreiben Sie uns!
Zusammenfassend bieten sowohl das Update auf die Version 13.2 des ISR Information Office als auch die Produktupdates von Accounts Payable Flow und Contract Manager eine Vielzahl von spannenden Neuerungen, die Ihre Arbeitsprozesse optimieren und effizienter gestalten. Mit Funktionen wie dem Import von Währungsumrechnungskursen, automatisiertem Datenaustausch und konfigurierbaren Prozessstart-Zeitpunkten haben Sie die Möglichkeit, Zeit zu sparen, die Genauigkeit zu verbessern und Ihre Arbeitsabläufe zu vereinfachen.
Wenn Sie mehr über diese innovativen Lösungen erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung, um Ihnen weitere Informationen zu geben und Ihre Fragen zu beantworten.
Joachim Wrzeciono
Leiter Produktentwicklung
Application Management
joachim.wrzeciono@isr.de
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