FACHKRÄFTEMANGEL IM RECHNUNGSWESEN: WIE PROZESSAUTOMATISIERUNG ABHILFE SCHAFFEN KANN
Der Fachkräftemangel bewegt die Gemüter und wird auch von den klassischen Medien thematisiert. Während häufig politische Diskussionen im Vordergrund stehen, stellt sich die Frage nach möglichen Lösungen durch DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… und die damit verbundene zunehmende Prozessautomatisierung. Neuere Umfragen zeigen, dass der Fachkräftemangel in nahezu jeder Branche und Organisation spürbar ist. Während die „Highlightprozesse“ eines Unternehmens, wie die smart Factory, oft im Fokus stehen, werden traditionelle, unterstützende Prozesse wie Verwaltung und insbesondere Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen häufig übersehen.
Dabei ist gerade die Finanzbuchhaltung oft Ausgangspunkt für digitale TransformationWas bedeutet digitale Transformation? Der digitale Wandel, bzw. die digitale… und Prozessautomatisierung, weil sie zentrale und repetitive Aufgaben umfasst, die stark von Effizienzsteigerungen und Fehlerreduzierungen durch Automatisierung profitieren. Zudem ist sie mit nahezu allen anderen Geschäftsbereichen verknüpft, was die Integration und Verbesserung der Gesamtprozesse erleichtert. Die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und die Notwendigkeit einer transparenten Dokumentation machen die Finanzbuchhaltung besonders geeignet für digitale Lösungen, die sowohl Kosten als auch Zeit sparen und fundierte Entscheidungsfindungen unterstützen.
Zusammengefasst lassen sich sieben Vorteile bei der Einführung einer digitalen Rechnungsprüfung identifizieren:
7 Vorteile einer digitalen Rechnungsprüfung
1. Integrationsfähigkeit
Finanzbuchhaltungsprozesse (FiBu) sind zentralisiert und mit anderen Geschäftsbereichen verknüpft. Durch Digitalisierung wird die Effizienz im gesamten Unternehmen gesteigert.
2. Transparenz & Übersicht
Digitale Rechnungsprüfung sorgt für eine bessere Nachvollziehbarkeit und klare Übersicht über alle Vorgänge.
3. Hohe Datenvolumina und repetitive Aufgaben
Die Automatisierung dieser Prozesse steigert sowohl die Effizienz als auch die Genauigkeit.
4. Regulatorische Anforderungen
Digitale Systeme erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und minimieren das Fehlerrisiko.
5. Interne Kontrolle und Fehlervermeidung
Digitale Systeme bieten verbesserte Kontrollmechanismen und erhöhen die Zuverlässigkeit der Prozesse.
6. Kosten- und Zeiteinsparungen
Automatisierte Prozesse führen zu erheblichen Einsparungen und einem schnellen Return on Investment (ROI).
7. Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung
Die Digitalisierung ermöglicht umfassendere Analysen und unterstützt fundierte Entscheidungsfindungen.
Herausforderungen durch den Fachkräftemangel im Rechnungswesen
Eine Studie der CFO zeigt, dass im Durchschnitt jede zehnte Stelle in der Finanzbuchhaltung unbesetzt ist. Die ohnehin bereits wachsenden Herausforderungen in der Finanzbuchhaltung werden durch den Fachkräftemangel weiter verschärft:
- Höhere Auflagen von Finanzbehörden, teils im internationalen Umfeld:
Finanzbehörden stellen zunehmend strengere Anforderungen an die Buchhaltung, insbesondere im internationalen Kontext. Unternehmen müssen sich daher regelmäßig an neue Vorschriften anpassen, um Compliance zu gewährleisten.
- Erhöhter Druck von außen durch bspw. Investoren:
Investoren verlangen immer detailliertere und schnell verfügbare Finanzberichte, um fundierte Entscheidungen treffen zu können. Dieser Druck zwingt Unternehmen dazu, ihre Finanzprozesse effizienter und transparenter zu gestalten.
- Menge an Finanzdaten wächst unaufhaltsam:
Die Menge an zu verarbeitenden Finanzdaten nimmt stetig zu, was die Notwendigkeit für leistungsfähige Datenmanagement- und Analysetools erhöht. Unternehmen müssen diese Daten effizient verwalten, um relevante Informationen schnell und präzise nutzen zu können.
- Prozesse werden immer komplexer:
Finanzprozesse werden durch neue Geschäftsmodelle, Compliance-Regelungen und technologische Entwicklungen zunehmend komplexer.
- Prozessautomatisierung als Lösung:
Rechnungs- und Input-Management-Lösungen gleichen den Fachkräftemangel aus
Transaktionales Beispiel: Der Verbuchungsprozess in der Buchhaltung ist im Wandel
Traditionell müssen Buchhalter jede eingehende Rechnung manuell erfassen, prüfen und verbuchen. Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch anfällig für Fehler. Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Input-Management-Lösungen kann diesen Prozess jedoch weitgehend automatisieren. KI erfasst die relevanten Daten aus den Rechnungen, überprüft deren Richtigkeit und verbucht sie automatisch im Buchhaltungssystem. Durch die Verlagerung dieser Aktivitäten von „Mensch zu Maschine“ werden Ressourcen freigesetzt, die es den Buchhaltern ermöglichen, sich auf komplexere und wirklich wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Auch die Rolle des Buchhalters wandelt sich somit vom bloßen Verarbeiten und Prüfen hin zum Analysieren und Entscheiden.
Abbildung 1: Prozessbild Finanzbuchhaltung – Rechnungseingangsprüfung | isr.de
Je smarter und digitalisierter der Rechnungsprozess wird, desto mehr digitale Kompetenzen und Fähigkeiten werden im Anforderungsprofil eines Buchhalters gefragt sein. Die Buchhaltung entwickelt sich zu einem strategischen Bereich, in dem technisches Know-how und analytische Fähigkeiten entscheidend sind. Durch die Prozess-automatisierung können Unternehmen nicht nur Kosten senken, sondern auch die Effizienz steigern und die Qualität der Arbeit verbessern. Angesichts des Fachkräftemangels und der damit verbundenen Suche nach „gutem“ Personal ist die Prozessautomatisierung ein entscheidender Vorteil, um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben und die Herausforderungen der Zukunft zu meistern.
Zukunftsaussichten und Fazit – die Rolle der Prozessautomatisierung im Rechnungswesen
In den vergangenen Jahren hat sich insbesondere die Finanzbuchhaltung zunehmend in die digitale Ära begeben. Sowohl in großen Unternehmen als auch im Mittelstand setzen viele Unternehmen auf Rechnungseingangslösungen, verbunden mit smartem Input-Management zur Organisation der Eingangskanäle. Diese Technologien vereinfachen das Management von Rechnungsdokumenten erheblich.
Die Digitalisierung des Rechnungswesens wird weiter voranschreiten, und KI sowie Input-Management-Lösungen werden dabei eine zentrale Rolle spielen. Langfristig können Unternehmen durch den Einsatz dieser Technologien nicht nur dem Fachkräftemangel begegnen, sondern auch ihre gesamte Finanzabteilung transformieren und zukunftssicher machen. Der Fachkräftemangel im Rechnungswesen stellt eine ernsthafte Herausforderung dar, doch KI-basierte Rechnungslösungen und Input-Management-Systeme bieten eine effektive Antwort. Durch die Automatisierung dokumentgetriebener Prozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren, und ihre Mitarbeiter entlasten, was deren Zufriedenheit erhöht.
Es ist an der Zeit, dass Unternehmen diese Technologien nutzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich für die Zukunft zu rüsten. Um den Herausforderungen des Fachkräftemangels im Rechnungswesen erfolgreich zu begegnen, sollten Unternehmen jetzt handeln und die Vorteile der Prozessautomatisierung insbesondere im Rechnungswesen nutzen. Handeln Sie jetzt, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen und im Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein.
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Angelina Jordan
Account Manager
Business Process Automation
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