Die Zahlen des letzten Jahres sind gerade verarbeitet und schon stehen zu Beginn des Jahres neue, ambitionierte Projekte an. Es lohnt sich daher einige Stellen, besser gesagt (Geschäfts-)Prozesse, im Unternehmen genauer zu betrachten.
Was Sie hier erwartet – ein Überblick
1. Geschäftsprozess Rechnungsprüfung – intelligent und digital durch ISR Accounts Payable Flow
2. Prozesse mit der Digitalen Akte steuern
3. Der Kick-Off aller Prozesse: Input ManagementWas bedeutet Input Management?Input Management ist Bestandteil von ECM und…
4. Die 3 Must-haves der Prozess-Digitalisierung im Überblick
5. DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… ist kein Alleingang
Elementare (Geschäfts-)Prozesse eines Unternehmens sind Rechnungsprüfung, Dokumenten-Management und die Kontrolle über alle Informationseingänge. Diese drei Prozesse unterstützen die gewünschte Reibungslosigkeit im Unternehmen.
Gerade der Finanzfluss eines Unternehmens ist eine wichtige Stellschraube für Effizienz. Kein Unternehmen sollte zögern hier zu digitalisieren, um Fehler zu vermeiden, Sicherheit zu wahren und Mitarbeiter zu entlasten.
Geschäftsprozess Rechnungsprüfung – intelligent und digital durch ISR Accounts Payable Flow
Mit der Rechnungsprüfung beschleunigt oder erlahmt das Geschehen intern und extern. Hier ist Geschwindigkeit gefragt, allerdings unter der Bedingung mit der absoluten Korrektheit aller Abläufe. Schnelle Gründlichkeit ist nur durch Automatisierung erreichbar. Im Weg stehen hier Freigabeberechtigungen, Skontofristen und regelmäßige Reportings. Diese Hürden können durch smarte Rechnungslösungen wie ISR Accounts Payable Flow genommen werden.
Die intelligente Rechnungsprüfung hat, ihren Aufgaben entsprechend, mehrere Facetten. Mit AP Flow werden Bestellungen und Lieferungen automatisch abgeglichen und etwaige Differenzen direkt erkannt. Auch andere Störfaktoren und routinemäßige Überprüfungen, wie die Umsatzsteuerprüfung (UstG. §14), können automatisch abgewickelt werden. Dies wird durch intelligente Algorithmen ermöglicht, die Konten und Kostenstellen erkennen und zuordnen können. Freigabeprozesse können bis zu einem selbst festgelegten Limit von selbst bearbeitet werden. Damit ist für Standardabrechnungen kein menschliches Eingreifen mehr nötig.
Außerdem ist es möglich, neben der Digitalisierung der Rechnungsprüfung auch die Rechnungsdokumente und dadurch im Anschluss deren Dokumentation, Speicherung und Auffindbarkeit zu digitalisieren. Buildsimple setzt zu Beginn des Geschäftsprozesses mit der Extraktion und Indizierung von Informationen aus bspw. Rechnungsdokumenten an. (Dies gehört zum Bereich Input Management, der weiter unten thematisiert wird.) Aus den eingehenden Rechnungen werden so die Daten aufbereitet, die bspw. durch AP Flow geprüft werden können. Vor allem in der Buchhaltung ist Transparenz eine tragende Kraft. Deshalb ist AP Flow in der Lage automatische Reportings zu erstellen. Dabei werden nicht nur ausführliche Sheets im CSV-Format errechnet, sondern auch einfache und übersichtliche grafische Zusammenfassungen konstruiert.
Abbildung 1: Rechnungseingangsverarbeitung – der digitale Prozess im Überblick | isr.de
Hier noch einmal alle Vorteile von ISR AP Flow zusammengefasst:
- Automatisiertes Prüfen
- KI getrieben
- Rechnungserfassung
- Überblick über Berechtigungen
- Ad-Hoc Reportings
- Compliance
Prozesse mit der Digitalen Akte steuern
Durch Dokumente aller Art bewegen sich Informationen durch Unternehmen. Sie stoßen relevante (Geschäfts-)Prozesse an und tragen wertvolle Daten über Kunden, Absätze, Performance und vieles mehr. Entscheidend ist deshalb die Fähigkeit, den Wert der gesammelten Informationen abschöpfen zu können. Wie gelangt also ein Dokument zu seinem Ziel? Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Wie können unterschiedliche Akten richtig behandelt werden? Das gelingt nur mit digitaler Unterstützung.
Durch die sog. Digitale AkteWas ist eine digitale Akte? Eine digitale Akte (auch elektronische… wird ein Raum erschaffen, indem Rechnungen, Kontakte, Briefings, Verträge oder Kundeninformationen optimal aufbereitet werden. Ordnung und Auffindbarkeit lassen einen Überblick über die Dokumente entstehen. Alle autorisierten Personen haben jederzeit Zugriff auf alle Dokumente, die sie benötigen, ohne einen einzigen Papierordner aufschlagen zu müssen. Dabei werden Dateidopplungen vermieden und der aktuelle Bearbeitungsstatus sichtbar gemacht. Außerdem kann das DMS verschiedene Geschäftsprozesse anstoßen, indem es bspw. zwischen Vertrags-, Personal oder Projektakten unterscheiden kann.
Abbildung 2: Merkmale eines Dokumenten -Management-Systems | isr.de
Hier noch einmal alle Vorteile eines DMS zusammengefasst:
- Zentraler Ablageort
- Individuelle Zugriffberechtigungen
- Zugriff jederzeit, von überall
- Wiederauffindbarkeit
- Vermeidung von Dopplungen
- Papierlos
- Einhaltung der DSGVO
- Datenbasierte Entscheidungen
- Automatisierung von Dokumentierungsprozessen
Der Kick-Off aller Prozesse: Input Management
Wie gelangen Informationen in ein Unternehmen? Neben aktiven Anstrengungen Daten zu sammeln (Newsletter, Kontaktformulare, Befragungen) besteht ein nicht abreißen wollender Strom an Input in ein Unternehmen. Rechnungen, Bestellungen, Beschwerden, Nachfragen, Bestätigungen und Absagen prasseln auf die Inbox aller Kanäle ein. Nicht nur die Unterschiedlichkeit der Inhalte, sondern auch die Art der Einsendung stellen hier ein Problem dar. Analoge Post, E-Mail, Social Media DMs, Anrufe oder Web-Formulare sind jeweils ein eigener Aggregatzustand von Information. Entsprechend individuell müssen sie verordnet werden. Die Stellung am „Anfang“ der Datenverarbeitung eines Prozesses verleiht dem Input Management einen besonderen Wert. So wird von Grund auf mit sortierten, nutzbaren Informationen gearbeitet.
Das zu behebende Problem ist also die Umwandlung der Informationen aus verschiedenen Quellen in für Maschinen lesbare Formate. Die anschaulichste Art ist hier das sogenannte OCR (Optical Character Recognition). Durch diese Software wird es möglich, Daten aus Rastergrafiken, wie .jpg oder .png, zu extrahieren. Rechnungsnummern oder Adressen werden als solche erkannt. So wird das auf den Scanner gelegte Schriftstück kompatibel und bereit zur Weitergabe an andere Schnittstellen. Neben dem physischen Postfach können auch alle anderen Postfächer wie z.B. E-Mail gleichermaßen bearbeitet werden.
Im zweiten Schritt des Eingangsprozesses startet die Information ihren Weg durch das Unternehmen. Belege oder andere aufzubewahrende Dokumente können dauerhaft und revisionssicher abgelegt werden. Rechnungen oder Aufträge fordern allerdings neben der Ablage auch eine Aktion im Unternehmen. Das Input Management ist deshalb in der Lage Workflows anzustoßen und Daten an den richtigen Kontakt weiterzuleiten.
Abbildung 3: Der Eingangsprozess im Input Management | isr.de
Hier noch einmal alle Vorteile des Input Managements zusammengefasst:
- Einsparung von Zeit und Geld
- Effizienz
- Reaktionszeit
- Datensicherheit
- Hohe Präzision und Extraktionsquoten
Die 3 Must-haves der Prozess-Digitalisierung im Überblick
Sehen Sie hier noch einmal alle drei Prozesse und eine schnelle Beschreibung.
Digitalisierung ist kein Alleingang
Den richtigen Weg zu finden ist schwer. Zu viele Vorsätze auf einmal versprechen wenig Fortschritt. Die goldene Mitte ist der gewichtete Fokus auf das, was jetzt nötig ist und was perspektivisch nötig wird. Richtig ist, nicht untätig zu bleiben. Digitalisierung ist niemals beendet, allerdings sollte man wissen, wo man steht und sich ambitionierte Ziele setzen.
Für Informationen, einzelne Maßnahmen und für ein ganzes Strategiepaket stehen wir Ihnen gerne unverbindlich zur Verfügung.
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
+49(0)151 422 05 471
