Verträge zwischen Unternehmen bilden die Geschäftsgrundlage. Ein Vertragsmanagement ist daher sehr wichtig. Dennoch wird dies immer noch mit wenig Sorgfalt behandelt. Was ist die Lösung?
Herausforderung Vertragsmanagement #1: Mangelhafte Transparenz der Vertragsablage
Heutzutage gelangen Verträge über die verschiedensten Eingangskanäle wie Post, E-Mail und Vertragssysteme in Ihr Unternehmen. Doch wer kann schon von sich behaupten, immer einen Überblick zu haben, welcher Vertrag an welcher Stelle abgelegt wurde – unabhängig ob physisch (z.B. Schublade, Aktenordner, Aktenkeller) oder digital (z.B. Fileserver, Collaborationsplattform). Meist wird dann wild das E-Mail-Postfach durchsucht, in lokalen Ordnern auf dem Fileserver geschaut oder sogar durch ausgedruckte Exemplare in Aktenordern geblättert. Der Suchprozess kostet Zeit und Nerven – und endet oftmals erfolglos.
Unsere verrückte Idee: wie wäre es damit, eine digitale Vertragsverwaltung einzuführen? Solch eine Software hat u.a. zum Vorteil, dass Sie dort alle Verträge zentral ablegen können – und gleichzeitig werden aus unstrukturierten Daten, strukturierte und damit auch auswertbare Systeme geschaffen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Verträge zu suchen und können dabei nach Geschäftspartnern oder Jahren sortieren. Auch können Sie in einer Freitextsuche bestimmte Stichworte eingeben, die Sie zu dem gewünschten Vertrag bringen. Sie sind also rundum transparent, was Ihr Vertragsmanagement angeht.
Herausforderung Vertragsmanagement #2: Langsame Genehmigungsprozesse von Verträgen
Unterschriftenmappen, die durch die Gegend gefahren oder per Taxi geschickt werden und von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern (alles schon erlebt 😉), machen die Genehmigungs- bzw. Freigabeprozesse sehr komplex und zeitanfällig. Ohne geeignete Vertragsmanagement-Software kann dabei schon einmal eine Weile vergehen, bis alle Freigaben für den Versand eines Vertrages beisammen sind. Und das zur vollen Unzufriedenheit Ihres Vertragspartners.
Sind Sie es satt, solche zähen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu haben – vor allem zu Zeiten, wo mobiles Arbeiten zum Alltag gehört? Ja? Prima, dann ist es allerhöchste Zeit für ein digitales Vertragsmanagement. Eine entsprechende Software beschleunigt die Durchlaufzeiten von Verträgen. Denn im Hintergrund werden die Verträge dank Workflows automatsch an die richtigen Personen weitergeleitet. Regelmäßige Erinnerungen an zu tätigende Genehmigungen verhindern, dass der Prozess ins Stocken gerät. So hat man immer einen Überblick und Genehmigungsprozesse laufen quasi wie von allein.
Herausforderung Vertragsmanagement #3: Vertragsfrist wieder einmal verpasst
Das Thema kennen Sie sicher auch aus Ihrem privaten Umfeld: Wer hat nicht schon einmal die Kündigungsfrist für einen Handyvertrag, die Fitnessstudiomitgliedschaft oder irgendeine Versicherung verpasst? Das Ende vom Lied: Man zahlt widerwillig die Gebühren für ein weiteres Jahr (und vergisst wohlmöglich erneut zu kündigen). Wenn uns das Privat schon so durch die Finger rutscht, dann ist dies im beruflichen Kontext umso ärgerlicher.
Mit einem intelligenten, digitalen Contract Management haben Sie immer einen Überblick über alle laufende (und bereits abgelaufene) Verträge. Durch frühzeitige Benachrichtigungen werden die Beteiligten gewarnt und können innerhalb der vertraglich festgelegten Frist entsprechend handeln.
Herausforderung Vertragsmanagement #4: Unsicheres und ungeschütztes Ablegen von Verträgen
Hinter Herausforderung 4 verbirgt sich das große und wohlmöglich wichtigste Thema: die (Rechts-)Sicherheit. Die Fragestellung lautet: Wie kann ich meine Verträge sicher und geschützt vor unerlaubten Zugriffen digital ablegen
Mittels digitaler Vertragslösungen können Sie Vertragsdokumente revisionssicher (d.h. zugriffsgeschützt, ohne Änderungen oder ohne Löschungen) archivieren. Dies ist so auch vom Gesetzgeber vorgegeben und bei Verstößen mit hohen Geld- oder sogar Freiheitsstrafen versehen.
Auch interessant: Eine Vertragsmanagement-Software führt Protokoll über jeden einzelnen Arbeitsschritt (z.B. erteilte Freigaben), sodass jeder, der Zugriff auf den Vertrag hat, auch die Vertragshistorie nachverfolgen kann. Die Betonung liegt hier auf den Nebensatz „der Zugriff auf den Vertrag hat“. In einer digitalen Lösung können Sie als Administrator alle Berechtigungen festlegen. Hierfür können Berechtigungsgruppen im System hinterlegt werden und je nachdem zu welcher Berechtigungsgruppe die Kolleg:innen gehören, erhalten sie Zugriff auf den Vertrag oder der Zugriff wird verweigert bzw. das Dokument wird erst gar nicht angezeigt.
Herausforderung Vertragsmanagement #5: Probleme mit der Auskunftsfähigkeit
Wenn Verträge an den verschiedensten Orten abgelegt sind (wir denken da an E-Mail-Eingang, Fileserver, Aktenordner), dann haben Sie Probleme schnell auskunftsfähig zu sein.
Haben Sie sich allerdings für ein digitales Vertragsmanagement entschieden, dann sind Sie immer, überall und auch spontan auskunftsfähig. Denn: Alle Verträge sind an einem zentralen Ort abgespeichert und schnell auffindbar. Kommen Sie also nicht mehr in die Bredouille einen Vertrag im Büro oder gar stundenlang im verstaubten Aktenkeller zu suchen, nur um Auskunft über eine Klausel geben zu müssen. In Zukunft sind Sie der Beantwortung der Frage nämlich nur wenige Klicks entfernt.
Wir bringen für Sie Licht ins Dunkel
Sie merken, es gibt viele gute Gründe, sich eine digitale Vertragsverwaltung ins Haus zu holen. In Zeiten von Homeoffice und Lockdown gibt es akuten Handlungsbedarf!
Mit unserem exklusiven Starterpaket können Sie in nur 4 Wochen mit Ihrem digitalen Vertragsmanagement starten. Für weitere Infos klicken Sie gerne hier. Und bei allen anderen Fragen zu smarten Dokumenten-Management-Systemen (DMS) oder digitalen Akten stehen wir natürlich auch gerne zur Verfügung.
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
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