Mit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und der seit 2018 geltenden europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verhält es sich wie mit der Henne und dem Ei: Was war eigentlich zuerst da? Und was hat Vorrang?
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten vs. DSGVO
Zum einen sehen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von Dokumenten vor, dass sie revisionssicher (d.h. zugriffsgeschützt, ohne Änderungen, ohne Löschungen etc.) aufbewahrt werden. Zum anderen sind die DSGVO-Richtlinien zum Schutz der personenbezogenen Daten zu befolgen.
Der Knackpunkt: In manchen Fällen hebeln die DSGVO-Regelungen die Aufbewahrungspflichten aus – und ein vorzeitiges Löschen muss ermöglicht werden. An diesem Punkt hadert es bei Archivsystemen, da bestimmte Dokumenttypen einer Retention-Logik unterliegen können (z.B. Aufbewahrung von Rechnungen für mind. 10 Jahre). Demnach können diese nicht ohne Weiteres vor Ablauf der gesetzten Frist gelöscht werden.
Ein guter Lösungsweg hierfür ist das SAP ILM Modul. ILM steht für Information Lifecycle Management – also das Verwalten von Informationen jeglicher Art über ihren gesamten Lebenszyklus. Das Modul unterstützt Archivieren und Löschen von Datenbankeinträgen und Dokumenten in Abhängigkeit von ihren gesetzten Aufbewahrungsfristen. SAP ILM löst auf SAP-Ebene das Problem der kontrollierten und gezielten Löschung von Dokumenten. Im Zusammenspiel mit IBM FileNet P8 kann diese Löschung auch bis ins Archiv durchgereicht werden und wird so erst vollständig.
Warum sollte ich Daten mittels SAP ILM automatisch löschen lassen?
Wir alle erinnern uns als ganz plötzlich die neue DSGVO mit samt Bußgeldern im Mai 2018 verbindlich in Kraft getreten ist , oder? Nach Artikel 17 Abs. 1 DSGVO sind personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, wenn bspw. die personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind. Richtig gelesen: Hier besteht eine LöschungsPFLICHT! Wird diese Pflicht nicht erfüllt, kann es zu immensen Bußgeldern kommen.
Demnach ist die Antwort zu der Frage „Warum sollte ich Daten mittels SAP ILM automatisch löschen lassen?“ einfach: Nur so agieren Sie gesetzeskonform! Durch SAP ILM schaffen Sie die Möglichkeit in Ihrem Unternehmen, dynamisch auf berechtigte Löschansprüche (z.B. von Ihren Kunden) zu reagieren. Netter Nebeneffekt: Durch Löschung von Daten wird Ihre SAP-Datenbank kleiner und Backups gehen schneller.
Reicht dafür ein SAP ILM Modul oder muss ich noch was beachten?
Grundvoraussetzung für diesen automatisierten Löschvorgang ist das SAP ILM Modul. Um zudem zu gewährleisten, dass nicht nur der Datenbestand im SAP bereinigt wird, sondern auch die Daten und Dokumente innerhalb des Archivs, ist hierzu ein zertifizierter ILM Store notwendig. Wie können wir Ihnen dabei helfen? Hierzu eine kurze Antwort unseres Systemintegrators Maik Abbenhorn:
„Mit IBM FileNet P8 integrieren wir bei Ihnen ein BC-ILM 3.0 zertifiziertes Archiv für Ihr SAP ILM.“
Maik Abbenhorn | Senior Consultant | Business Process Automation
Da SAP nicht direkt mit IBM FileNet P8 kommunizieren kann, wird via WebDAV der IBM Content Collector for SAP genutzt. Dieser ermöglicht die Kommunikation mit den umliegenden Systemen wie IBM FileNet P8 Archiv oder IBM Tivoli Storage Manager. Schauen Sie sich hierzu auch unsere grafische Veranschaulichung an (siehe Abbildung 1).
Abbildung 1: So ermöglichen Sie die Kommunikation zwischen SAP und IBM | isr.de
Die grauen Pfeile stellen die Kommunikationsrichtungen dar, ausgehend vom SAP-System.
Butter bei die Fische: Welche Vorteile habe ich?
Sinn und Zweck des SAP ILM Moduls ist es SAP-Datenbanken zu entlasten. Innerhalb einer festgelegten Frist (z.B. jedes Quartal), werden die Datenbanken nach löschbaren Dokumenten durchsucht und entsprechende Löschvorgänge eingeleitet. Beispielsweise werden Rechnungen identifiziert, die laut § 14 b Abs. 1 Satz 1 UstG die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren überschritten haben. Diese werden im Anschluss gesetzeskonform gelöscht.
Die Vorteile eines BC-ILM 3.0 zertifizierten Archives im Überblick:
- Eine DSGVO-konforme Datenlöschung wird ermöglicht
- Durchsetzen des Löschbefehls bis auf Daten- bzw. Dokumentenebene im Archiv
You need help? Wir helfen Ihnen gerne.
Angelina Jordan
Account Manager
Business Process Automation
angelina.jordan@isr.de
+49(0)151 422 06 942
