Aus dem Homeoffice für das Homeoffice: Ilan Kochs bewährte Methode – das persönliche Kanban Board.
Das kleine 1×1 aus Projektmanagement-Methoden beherrscht das #TeamISR im Projektalltag nur zu gut. Einige KollegenInnen wenden diese Methoden nun auch für das Selbstmanagement im Homeoffice an. Doch wie?
Die Corona Krise schreit förmlich nach neuen Herangehensweisen
Es sprach: Ilan Koch, Senior Consultant, Geschäftsbereich Business Process Automation und Liebhaber von agilen Projektmanagement-Methoden. Sein Thema – Persönliches Kanban.
In den letzten Wochen, in denen wir alle ins Homeoffice verbannt sind, habe ich immer wieder mit KollegInnen und KundInnen über die aktuelle Situation und die Herausforderungen des Homeoffices geredet. Neben der Dankbarkeit über unseren guten Gesundheitszustand, dem schönen Wetter und den neuen Freiheiten, sind wir dann doch immer wieder darauf gekommen, wie herausfordernd es sein kann, nur von Zuhause zu arbeiten. Das Arbeiten auf Zuruf, der inoffizielle Austausch, der Wegfall von menschlichen Begegnungen und das Trennen von Arbeit und Privatleben sind hier nur einige zu nennende Herausforderungen. Immer wieder erzähle ich in diesen Gesprächen auch über meine Herangehensweise, die ich mir im Studium angewöhnt habe. Ich nenne sie persönliches Kanban – persönlich, da sie darauf ausgerichtet ist den eigenen Workload zu strukturieren.
Ilan Kochs persönliches Kanban – mehr als nur die Rede wert
Kanban hat als Methodik ihren Ursprung in der Produktion bei Toyota. Es hilft sequenzielle Aufgaben schneller zu bearbeiten, Bottlenecks zu identifizieren und zu eliminieren und die Verschwendung von Ressourcen einzudämmen. Später wurde die Methodik auf die Softwareentwicklung angepasst und findet nun auch im ProjektmanagementWas ist Projektmanagement?Projektmanagement umfasst sämtliche – oft standardisierte – Aufgaben,… Anklang. Jedem, der mit Projektmanagement zu tun hat, kann ich nur wärmstens empfehlen sich umfassender mit Kanban zu beschäftigen.
Hauptbestandteil ist das Kanban Board – eine etwas andere To-do-Liste. Die erste Entscheidung, die man treffen muss: analog oder digital? Da ich normalerweise viel unterwegs bin, verwalte ich mein Kanban Board digital. Die Toolauswahl ist groß, so gibt es z.B. Microsoft Planner, Trello, JIRA oder Kanban Tool. Aber gerade in der jetzigen Homeoffice-Zeit kann man auch mit Post-Its an der nächsten Wand starten.
Abbildung: Ilan Koch mit seinem persönlichen Kanban
Ist die Entscheidung auf analog oder digital gefallen, geht es zum nächsten Baustein – dem Festlegen eines Ordnungsprinzips. Um Aufgaben besser zu verwalten und einen besseren Überblick zu haben, teilt man die Aufgaben in unterschiedliche Spalten ein. Als Standard empfehlen sich „To-do“, „Doing“, „Done“. Neben den Standardspalten hat sich für mich die Spalte „Antwort erwartet“ total bewährt. Dorthin schiebe ich alle Tasks, die gerade von einer anderen Person bearbeitet werden, ich jedoch eine Verantwortung an der Fertigstellung habe oder auf ein Arbeitsergebnis warte. So geht nichts unter. Je nach Aufgabenlast kann die Aufteilung der To-do-Spalte in Prioritäten hilfreich sein. Das Wichtigste ist klar im Blick und man hat nicht das nagende Gefühl möglicherweise etwas vergessen zu haben. Eine weitere Möglichkeit Ordnung in die Aufgabenflut zu bringen ist es die Aufgaben nach Aufgabenbereichen oder Projekten zu trennen. Dies kann man entweder durch das Erweitern des Kanban Boards um Swimlanes (also letztlich Flussdiagramme) erreichen oder durch Nutzung mehrerer Kanban Boards.
Am Ende muss man für sich persönlich die Balance zwischen Detailierung und Übersichtlichkeit finden. Dies kann durchaus einige Iterationen brauchen und sich je nach aktueller Situation beständig ändern. Um der Zerfaserung entgegen zu wirken, sieht die Kanban-Methodik vor, dass man die Anzahl begonnener Tasks begrenzt. Des Weiteren kann man Tasks mit Due Dates versehen. Ich habe für mich festgestellt, dass je schlanker man seine Methodik hält, desto konsistenter kann man sie anwenden.
Homeoffice verlangt neue Angewohnheiten – Work-Life-Balance gesichert!
Und nun noch zur psychologischen Selbstüberlistung. 😉 Gerade im dauerhaften Homeoffice haben sich für mich zwei Angewohnheiten bewährt:
1. Ein „persönliches Standup“: ich sichte mein Kanban Board und frage mich, was ich heute schaffen will und lege mir mental Timeboxes fest. Dann kann man in den Tag starten, hat ein Workload und eine Zeitstruktur. Das hilft mir sehr Arbeit von Freizeit zu trennen.
2. Eine tägliche Retrospektive: bevor ich in den Feierabend gehe, gucke ich mir nochmal die Tasks an, die ich abgeschlossen habe und überlege was gut und was optimierungsbedürftig gelaufen ist. Alternativ bietet sich für die Retrospektive auch der Freitag an, bevor man in das Wochenende startet.
Zusammenfassend hilft mir mein persönliches Kanban…
…Arbeit von Freizeit zu trennen.
…keine Zeit damit zu verschwenden, mich immer wieder aufs Neue in eine Aufgabe einzudenken.
…mich zu zwingen, unangenehme Tätigkeiten fertigzustellen.
…am Ende des Tages die Genugtuung zu verspüren, etwas abgeschlossen zu haben.
Vielleicht haben Sie ja auch eine ähnliche Methode, um Ihre Arbeit zu strukturieren?
Für einen spannenden Austausch können Sie sich gerne bei mir melden.
Ilan Koch
Senior Consultant
Business Process Automation
ilan.koch@isr.de
+49(0)151 422 05 414
