Rechnungseingang digitalisieren – häufig ein erster Schritt der digitalen Transformation. Dabei hilft „ISR Accounts Payable Flow“.
Im letzten Blogpost zur smarten Rechnungseingangsverarbeitung wurde deutlich: die Effizienz der Verarbeitung von eingegangenen Rechnungen lässt sich durch den Einsatz smarter Technologien enorm erhöhen. Gründe hierfür sind zum einen, dass die Dokumente immer die gleichen Elemente enthalten (Rechnungsnummer, Betrag, Steuersatz etc.) und der wiederkehrende interne Prozess. Daher ist dies für Unternehmen häufig einer der ersten Angriffspunkte im Zuge ihrer digitalen Transformation. Im heutigen Blogbeitrag geben wir Ihnen einen ersten Überblick über die Funktionen und Vorteile unserer Lösung ISR Accounts Payable Flow (APFlow) zur digitalen Rechnungsprüfung.
Der Prozess ist aus technologischer Sicht in zwei Teile gegliedert: der Dokumenteneingang und die originäre Rechnungsprüfung. Voraussetzung für die Rechnungsprüfung ist, dass die Daten in digitaler Form vorliegen. Dies geht über das Scannen von Dateien hinaus. Tools, wie das ISR eigene Produkt Buildsimple ermöglichen mit Hilfe von Machine Learning, die Extraktion von fachlichen Daten aus Dokumenten. Natürlich gibt es für die Datenextraktion auch andere Produkte wie IBM Datacap oder Insiders smart FIX, auf die wir ebenfalls zurückgreifen können. So werden beispielsweise Rechnungsnr., Bruttobetrag und IBAN des Empfängers automatisch erfasst.
Abbildung: Rechnungseingangsverarbeitung – der digitale Prozess im Überblick
Was zeichnet ISR Accounts Payable Flow aus?
Nach der Datenextraktion unterstützt ISRAccounts Payable Flow bei der Rechnungsprüfung und -freigabe sowie der Buchung. Unsere Software vereint dabei drei zentrale Funktionen:
- Datenmanagementsystem: Daten werden aus unterschiedlichsten Quellen zusammengeführt und verarbeitet.
- Kollaborationstool: Mitarbeiter können gemeinsam an Rechnungen arbeiten indem Aufgaben strukturiert, organisiert und verteilt werden. Innerhalb des Rechnungsprozesses gibt es die Möglichkeit zur Kommunikation. Die Auslagerung in weitere Mail-Systeme ist somit nicht mehr notwendig.
- Strukturierung von Workflows: Das Hauptaugenmerk ist die Steuerung einzelner Rechnungsprozessschritte. Auf Basis einer Rollenstruktur werden Zuständigkeiten und Zugänglichkeiten definiert und umgesetzt.
Was sind die Vorteile, wenn Sie mit uns zusammenarbeiten?
Schon vor 15 Jahren war uns die Bedeutung des Themas Rechnungseingangsverarbeitung bewusst. Daher können wir auf zahlreiche erfolgreich durchgeführte Projekte zurückblicken – vor allem im Finanz- und Versicherungssektor. ISR Accounts Payable Flow haben wir dabei kontinuierlich weiterentwickelt. Das bedeutet für Sie: unsere Lösung bringt im Standard bereits viele Funktionen mit, sodass sie schnell eingeführt werden kann. In der Praxis haben sich nach der Einführung der Software drei weitere wesentliche Vorteile für Unternehmen herauskristallisiert:
Mit ISR Accounts Payable Flow bekommen Sie eine Übersicht über alle Rechnungen im Unternehmen. Die Datei mitsamt aller zugehörigen Daten wird in einer digitalen Akte gespeichert. Relevante Informationen lassen sich so mit nur einem Mausklick abrufen – vom Scandatum bis hin zur Fälligkeit.
ISR Accounts Payable Flow steigert die Produktivität Ihres Unternehmens durch Senkung operativer Kosten. Die Durchlaufzeit der Rechnung wird auf wenige Tage reduziert, wenn alle Beteiligten schnell agieren sogar auf wenige Stunden – und dies ohne zusätzliche Telefonate und Mails. Durch den effizienten Prozess können Sie Skonti optimal ausschöpfen.
ISR Accounts Payable Flow schafft Transparenz über den gesamten Vorgang hinweg. Durch direkten Zugriff auf alle Prüfungsvorgänge kann der aktuelle Status jeder Rechnung ermittelt werden. Anfragen von Abteilungen oder Lieferanten bezüglich der Rechnung lassen sich so schnell und präzise beantworten.
Sie möchten mehr über APFlow oder weitere ISR-Services erfahren?
Dann schreiben Sie gerne an Frau Cihan Klingsporn.
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
+49(0)151 422 05 471
