Dokumentenlogistik

Dokumentenlogistik
Für uns der Kern der Digitalisierung

Dokumentenlogistik, ein scheinbar überholter Begriff, doch weit gefehlt! Hinter diesem Begriff verbirgt sich eine hochmoderne, digitale Disziplin. Der Begriff umfasst nicht nur den Umgang mit dokumentengetriebenen Prozessen, sondern beschreibt auch den Wandel hin zu einem modernen datengetriebenen Unternehmen.

Das Ziel im modernen Prozessmanagement ist die End-to-End-Verknüpfung aller unternehmensweiten Prozesse. Wir sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden, und zwar zur richtigen Zeit, zum richtigen “Ort” und im richtigen Format – von der Erstellung über die Verteilung bis zur Archivierung und darüber hinaus.

Das Ziel? Am Ende läuft alles reibungslos, digital, datengetrieben, effektiv und effizient.

Was ist Dokumentenlogistik? Eine Definition

Unter Dokumentenlogistik verstehen wir die ganzheitliche Betrachtung der Steuerung, Bearbeitung und Optimierung des Dokumentenflusses und der damit verbundenen Informationen und Daten innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Der von uns geprägte Begriff umfasst alle Aktivitäten und Systeme, die notwendig sind, um Dokumente und Informationen effizient und sicher zu empfangen, zu digitalisieren, zu nutzen, zu verarbeiten, zu speichern und auszugeben.
Wir verstehen Dokumentenlogistik somit als Prozess und ganzheitlichen Ansatz, der integraler Teil des Enterprise Information Managements (EIM) ist.
Wir gehen mit unserer Begriffsfassung somit über die traditionelle logistische Interpretation hinaus, welche sich auf physikalische Dokumente und deren Transport sowie Archivierung fokussiert.
Im Business Kontext verstehen wir unter Dokumentenlogistik drunter so z.B. auch die Automatisierung im Input Management, im Prozessmanagement, Workflow Management und letztlich auch im Output Management, in welchem neu generierte Dokumente an Kunden, Partner oder Behörden verteilt werden.
Smarte Technologien wie KI nutzen wir in diesem Zusammenhang, um Prozesse systematisch zu optimieren. Dadurch werden nicht nur Zeit und Ressourcen gespart, sondern auch die Sicherheit und Flexibilität in den Prozessen erhöht. Im Ergebnis entstehen umfassende Lösungen, die nicht nur Dokumente transportieren, sondern v.a. relevante Informationen extrahieren und dort ins Unternehmen bringen, wo sie den größten Wert schaffen.

Welche Bestandteile gehören zum Prozess der Dokumentenlogistik?

Wie eingangs erwähnt und gut in Abbildung 1 zu erkennen, verstehen wir die Dokumentenlogistik als einen Prozess, der fünf große Digitalisierungsschritte beinhaltet, der von einem guten Dokumentenmanagement begleitet wird und deren Elemente des Hauptprozesses in mehrere, kleinere Teilschritte untergliedert werden können.

An welchem Punkt in diesem Digitalisierungsprozess Ihr Unternehmen steht bzw. wo Sie mit der Arbeit startet, variiert sehr stark. Meist sind einige Dokumententypen bzw. Medien schon digitalisiert; aber nicht alle Abteilungen oder Prozesse sind durchgehend automatisiert. Häufig gibt es noch immer manuelle Aufgaben und Abläufe. Und genau hier sollten Sie ansetzen.

Bevor wir nun in die fünf wesentlichen Digitalisierungsschritte im Rahmen der Dokumentenlogistik einsteigen, möchten wir kurz auf die Rahmenbedingungen in Ihrem Unternehmen hinweisen. Denn: gibt die Unternehmensstrategie z.B. vor ein Business Process Management aufzubauen oder datengetrieben zu agieren, sollten diese Überlegungen genauso in Ihre Überlegungen zur Dokumentenlogistik mit einfließen, wie Kosten-Nutzen-Analysen oder z.B. Projekte zur Geschäftsprozessoptimierung. Auch der jeweilige technologische Stand und die perspektivischen Entwicklungen in Sachen Infrastruktur und Cloud sind hier relevant. Datenschutz- und Compliance-Maßnahmen sind essenziell, insbesondere bei Cloud-Lösungen, bei denen Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen wichtig sind. Und: bei allen nachfolgenden Abläufen und Ansätzen sollten Sie die involvierten Menschen (Stakeholder) mitnehmen und durch ein gutes Projekt- und Change Management begleiten. Auch das ist eine Rahmenbedingung, die Sie berücksichtigen sollten.

Dokumentenlogistik Überblick der Digitaliserungsschritte
Abbildung 1: Fünf wesentliche Digitalisierungsschritte im Rahmen der Dokumentenlogistik
Dokumentenlogistik Überblick der Digitaliserungsschritte
Abbildung 1: Fünf wesentliche Digitalisierungsschritte im Rahmen der Dokumentenlogistik

Und nun detailliert: 5 Digitalisierungsschritte im Rahmen der
Dokumentenlogistik

Physische Dokumentenverarbeitung

Die physische Dokumentenverarbeitung bildet die Basis für die Dokumentenlogistik. Zuerst bereiten Sie die Papierdokumente vor, um sie anschließend in digitale Daten zu verwandeln. 

Die Lagerung und den Transport von Papierdokumenten müssen Sie so gestalten, dass wichtige Unterlagen sicher und zugänglich bleiben, ohne viel Platz zu beanspruchen. Ihre Dokumente müssen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Beschädigung geschützt werden. Gleichzeitig sollten Sie den Überblick behalten, damit Ihre Mitarbeitenden jederzeit schnell auf die nötigen Unterlagen zugreifen können. Beim Transport zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen müssen Sie stets nachvollziehen können, wo sich die Dokumente gerade befinden. Die Digitalisierung ist hier langfristig die beste Lösung, um Platz zu sparen und die Zugänglichkeit deutlich zu verbessern.

Die Aufbereitung für das Scanning erfordert Sorgfalt, vor allem bei großen Dokumentenmengen. Sie müssen Heftklammern entfernen, das Papier glätten und die Unterlagen sortieren. Auch spezielle Anforderungen wie Wachssiegel oder umgeknickte Seiten bei offiziellen Dokumenten gilt es zu beachten. Moderne Scanner und spezialisierte Maschinen können Ihnen dabei helfen, den manuellen Aufwand erheblich zu reduzieren.

Der Scan-Prozess ist ein kritischer Schritt, bei dem Sie sicherstellen müssen, dass die Dokumente nicht nur digitalisiert, sondern auch in hoher Qualität und lesbar sind. Es gilt zu verhindern, dass unscharfe oder zu große Dateien Ihr System belasten. Deshalb sollten Sie die Scan-Einstellungen wie Auflösung und Farbmodus optimal anpassen. Mit Batch-Scanning können Sie den Prozess weiter beschleunigen, indem Sie mehrere Dokumente gleichzeitig verarbeiten.

Weitere Informationen zum Schritt der Vorbearbeitung der Dokumente finden Sie auf dieser Seite.

Dokumentenlogistik Schritt 1: Physische Dokumente

Input Management

Dokumentenlogistik Schritt 2 Input Management

Input Management ist der Prozess, mit dem Sie Dokumente und Informationen systematisch erfassen, verarbeiten und weiterleiten. Texte werden dabei automatisch erkannt, Informationen extrahiert, validiert und sicher in einem Repository gespeichert. Optimierungen durch maschinelles Lernen und robuste Validierungsmechanismen verbessern die Effizienz. Datenschutz- und Compliance-Maßnahmen sind essenziell, insbesondere bei Cloud-Lösungen, bei denen Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen von entscheidender Bedeutung sind.

Dokumentenerfassung umfasst mehr als nur Scans – auch E-Mails, Webformulare und Dateiuploads müssen verarbeitet werden. Um diese (Dokumenten-)Vielfalt zu bewältigen, sollten Sie zentrale Gateways und API-Integrationen nutzen, die alle Eingangskanäle konsolidieren und Dateien in standardisierte Formate konvertieren.

Dokumentenkonvertierung stellt sicher, dass erfasste Dokumente in maschinenlesbare Formate umgewandelt werden, beispielsweise durch OCR für gescannte Texte. Auch Audio- und Videoinformationen können durch KI-basierte Services verarbeitet werden, um sie in durchsuchbare Formate zu überführen, in der Regel als PDF. Sollen auch Audio- und Videoinformationen verarbeitet werden, so werden hierzu KI-gestützte Services eingebunden, die zu diesen Medien maschinenlesbare Texte und Beschreibungen erstellen. Das Ergebnis all dieser Konvertierungen und Aufbereitungen ist ein einheitliches Format, i.a. PDF, wodurch die weiteren Bearbeitungsschritte unabhängig vom Eingangskanal gestaltet werden können.

Die Informationsextraktion erfolgt durch Klassifizierung und Indizierung der Dokumente. Relevante Informationen werden extrahiert und die Dokumente nach Art (Rechnung, Vertrag etc.) geordnet. Maschinelles Lernen verbessert die Erkennungsrate und reduziert Fehler, insbesondere bei komplexen oder handschriftlichen Dokumenten. Mittels KI-basierter Lösungen wie Intelligent Document Processing (IDP) können in dieser Phase beispielsweise bereits Zusammenfassungen erstellt oder erste Bewertungen vorgenommen werden.

Validierung & Verifizierung sorgen dafür, dass die extrahierten Daten korrekt und vollständig sind. Sie prüfen automatisch gegen vordefinierte Regeln oder vorhandene Quellen, um Fehler zu vermeiden und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. So können Sie Dokumente effizient freigeben.

Die Korrektur der erkannten Daten erfolgt bei Bedarf manuell oder automatisiert. Das System lernt aus Korrekturen und verbessert kontinuierlich die Erkennungsrate. Intuitive Korrekturtools wie z.B. Buildsimple beschleunigen die Nachbearbeitung, wenn manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Das Routing der Dokumente stellt sicher, dass verarbeitete Dokumente in die entsprechenden Systeme überführt werden. Automatisierte, regelbasierte Abläufe oder adaptive Systeme, die aus vergangenen Prozessen lernen, optimieren und beschleunigen die Bearbeitung.

Prozessbearbeitung & Workflow Management

Workflow Management innerhalb der Dokumentenlogistik sorgt dafür, dass Dokumente und digitale Inhalte strukturiert verarbeitet, verteilt und genutzt werden. Durch Automatisierung, Anreicherung von Informationen und definierte Prüfungen verbessern Sie Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig. Eine gut integrierte Workflow Management-Software hilft Ihnen, Ziele wie Effizienz und Geschwindigkeit zu erreichen. 

Es bedeutet aber auch, dass Sie sicherstellen, dass Informationen an die richtigen Personen und Systeme gelangen. Dokumente werden dabei geprüft, angereichert und in diversen (Folge)Systemen weiterverarbeitet. Ihre Prozesse sind damit das Herzstück der Digitalisierung und der Dokumentenlogistik: in ihnen werden Unternehmensentscheidungen getroffen, Mehrwerte und Nutzen generiert und letztlich die unternehmerischen Aktivitäten abgebildet. Die Prozesse profitieren von den vorangegangenen Aktivitäten des Input Management und stützen sich auf die zuverlässige Ablage der Informationen im darunterliegenden Archiv.

Prozessierung der Dokumente in einem Workflow-System geht über das eher technische Routing hinaus. Eine Workflow Management-Software steuert den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments und kann automatisch Bearbeitungs-, Prüfungs- und Freigabeschritte auslösen. So können Sie beispielsweise eingehende Rechnungen automatisch einem Prüfprozess unterziehen, Freigaben einholen und schließlich die Zahlungsanweisung an das Buchhaltungssystem übermitteln. Automatisierte Entscheidungen und Erinnerungsfunktionen sorgen dafür, dass der Prozess reibungslos verläuft.

Die Anreicherung der Vorgänge durch zusätzliche Informationen erfolgt entweder manuell oder automatisch. Dies umfasst z.B. Kommentare, Metadaten oder ergänzende Dokumente, die den Workflow begleiten. Intelligente Datenvalidierungssysteme und klare Eingabemasken helfen Ihnen, manuelle Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen vollständig und korrekt erfasst werden.

Prüfungen und Freigaben gewährleisten, dass wichtige Entscheidungen von den richtigen Personen oder Systemen geprüft und autorisiert werden. Verzögerungen und mangelnde Transparenz können den Prozess ins Stocken bringen. Durch automatisierte Eskalationsmechanismen und klare Verantwortlichkeiten beschleunigen Sie Freigaben und stellen sicher, dass alle Schritte effizient ablaufen.

Verarbeitung in Folgesystemen bedeutet, dass freigegebene Dokumente oder Vorgänge automatisch an nachgelagerte Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssysteme übergeben werden. Herausforderungen entstehen oft durch unterschiedliche Datenanforderungen der Systeme. Hier helfen standardisierte Schnittstellen und Middleware-Lösungen, die Datenübertragung zu automatisieren. Wenn Schnittstellen fehlen, kann sog. Robotic Process Automation (RPA) manuelle und repetitive Tätigkeiten reduzieren und die Prozesse weiter optimieren.

Dokumentenlogistik Schritt 3 Prozesse und Workflows

Output Management

Dokumentenlogistik Schritt 4 Output Management

Hier sind alle Prozesse gemeint, die mit der Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Feedback z.B. in Form von Bestellbestätigungen, Lieferscheinen, Verträgen oder anderen Dokumenten und Informationen einhergehen. Mit Hilfe von Output Management können Sie sicherstellen, dass diese Informationen zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in der richtigen Form bereitgestellt werden – unter Einhaltung rechtlicher und wirtschaftlicher Vorgaben.  

Die Generierung neuer Dokumente und deren Personalisierung ist der erste Schritt im Output Management. Hier werden alle relevanten Daten in eine formatgerechte Form gebracht, sei es als Brief, E-Mail oder Rechnung. Es ist besonders wichtig, die Datenintegrität sicherzustellen, insbesondere bei personalisierten Dokumenten wie Verträgen oder Rechnungen. Automatisierte Datenvalidierungssysteme helfen dabei, Fehler zu minimieren und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen sicherzustellen. Dynamische Templates und modulare Dokumentenkomponenten ermöglichen Ihnen, Dokumente flexibel an die Bedürfnisse des Empfängers anzupassen, sowohl inhaltlich als auch im Format. Eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen ist entscheidend, da die Dokumente außerhalb des Unternehmens genutzt werden.

Die finale Prüfung und Freigabe ist ein kritischer Schritt, bevor die Dokumente verteilt werden. Sie müssen sicherstellen, dass alle Informationen korrekt, qualitativ hochwertig und konform sind, bevor diese an Kunden, Partner oder Behörden gesendet werden. Zeitverlust und manueller Aufwand sind häufige Probleme bei der Validierung. Eine moderne Workflow Management-Software kann diese Prozesse automatisieren und Dokumente auf festgelegte Qualitäts- und Compliance-Kriterien prüfen. Dabei helfen die zuvor definierten Templates und Komponenten, um auch bei großen Dokumentenmengen den Qualitätsstandard zu halten. Für besonders sensible Dokumente sollten jedoch manuelle Prüfungen beibehalten werden.

Physische Nachbearbeitung

In der Nachbearbeitung werden Dokumente im Falle eines physischen Versands als Briefpost gedruckt, kuvertiert, frankiert und einem Logistiker übergeben. Zum Glück ist diese papierbasierte Nachbearbeitung immer seltener, da sie sehr kostspielig ist. Viel häufiger erfolgt eine digitale Verteilung der Output-Dokumente in digitaler Form per E-Mail, über ein Online-Kunden-Portal oder auch per App. 

Die Automatisierung von Versandprozessen und die Implementierung von Rückmeldesystemen gewährleistet hier, dass die Dokumente auf dem vom Empfänger bevorzugten Weg inhaltlich korrekt sind und komfortabel zugestellt werden.

Durch dynamische Templates und automatisierte Systeme können Sie auch hier Dokumente zentral erstellen und an die spezifischen Anforderungen jedes Ausgabekanals anpassen. So wird gewährleistet, dass beispielsweise ein Vertrag sowohl als gedrucktes Dokument als auch digital per E-Mail oder in einem Kundenportal bereitgestellt werden kann, ohne dass die Konsistenz der Daten oder der Dokumentstruktur verloren geht.

Die Multikanal-Ausgabe steigert die Effizienz und ermöglicht es Ihnen, Kundenbedürfnisse flexibler zu bedienen, während gleichzeitig alle rechtlichen und unternehmerischen Vorgaben eingehalten werden. Sie behalten den Überblick über die verschiedenen Kanäle und stellen sicher, dass alle Dokumente konsistent und zeitgerecht zugestellt werden.

Weitere Informationen zum Schritt der physischen Nachbearbeitung der Dokumente finden Sie auf dieser Seite. 

Dokumentenlogistik Schritt 5: Physische Nachbearbeitung der Dokumente

Dokumentenmanagement

Dokumentenlogistik Das begleitende Dokumentenmanagement

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die Sie dabei unterstützt, ihre Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und zu organisieren. Es ist somit das Herzstück für die Ablage der Dokumente. Dokumentenmanagement-Systeme sind heute in der Regel jedoch sehr leistungsfähige Plattformen, die noch weit darüberhinausgehende Funktionaltäten bieten:

Dokumentenablage: Zentralisierte Speicherung von Dokumenten, die leicht zugänglich und durchsuchbar sind.

Versionierung: Nachverfolgung von Änderungen und Versionen eines Dokuments, um sicherzustellen, dass immer die aktuelle Version verwendet wird.

Zugriffskontrolle: Verwaltung, wer auf welche Dokumente zugreifen und diese bearbeiten kann, um die Sicherheit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.

Workflow-Management: Automatisierung von Geschäftsprozessen, wie Genehmigungen und Überprüfungen, um die Effizienz zu steigern.

Suchfunktionen: Schnelles Auffinden von Dokumenten durch leistungsstarke Suchwerkzeuge und Metadaten.

In Verbindung mit KI und Dunkelverarbeitung können wir ihr DMS zu einer leistungsstarken Digitalisierungs- und Effizienzplattform machen. Somit ist sowohl das greift das Dokumentenmanagement sowohl in der Phase des Input Managements, als auch im Prozess- & Workflow Management und dem Output Management.

Herausforderungen in der Dokumentenlogistik

Ein zentrales Problem bei der Digitalisierung ist die Tatsache, dass der Digitalisierungsgrad nicht nur von Unternehmen zu Unternehmen variiert, sondern auch innerhalb einzelner Abteilungen oder Geschäftsbereiche erheblich schwanken kann. Selbst innerhalb eines Prozesses können verschiedene Dokumententypen oder Medien unterschiedlich gut digitalisiert sein. Während einige Prozesse oder Workflows bereits weitgehend automatisiert und in digitale Strukturen überführt wurden, gibt es andere, die noch stark auf manuelle Bearbeitung angewiesen sind. Diese Inkonsistenz stellt eine erhebliche Herausforderung dar, da jeder Prozess individuell betrachtet und optimiert werden muss.
Sie müssen den Ist-Zustand der Prozesse deshalb gründlich analysieren, um gezielt Verbesserungen vorzunehmen und eine reibungslose Integration in bestehende Systeme zu gewährleisten.

Auf dem Weg zu einer effizienten und digital vernetzten Dokumentenlogistik birgt jede Phase ihre Herausforderungen:

  • Lagerung und Transport von Papierdokumenten
  • Vorbereitung für das Scannen von Papier
  • effiziente Erfassung und Harmonisierung unterschiedlicher Formate
  • Datenschutz
  • Akzeptanz neuer Systeme
  • unklare Prozess-Strukturen
  • Verzögerungen bei Freigaben
  • Integration der Dokumentinformationen in andere Systeme
  • Verteilung generierter Dokumente über mehrere Kanäle
  • Kostenkontrolle

Wie bei allen Digitalisierungsvorhaben und allgemeinen Neuerungen braucht es ein professionelles Change-Management. Denn nur wenn Ihre Mitarbeitenden geschult und in die neuen Prozesse eingebunden werden, kann sich Akzeptanz entstehen und eine reibungslose Umsetzung gewährleistet werden.

Brauche ich Dokumentenlogistik wirklich bzw. ist es sinnvoll für mein Unternehmen?

Ob sich Ihr Unternehmen mit dem Thema Dokumentenlogistik auseinandersetzen sollte, hängt maßgeblich von Ihren konkreten Herausforderungen ab. Aber wenn Sie von den folgenden Fragen mehr als die Hälfte mit „Ja“ beantworten würden, scheint es unserer Erfahrung nach sinnvoll Ihre aktuellen dokumentenführenden Prozesse und Abläufe näher unter die Lupe zu nehmen, um sie durch Digitalisierung und Automatisierung effizienter zu gestalten.

Wenn Sie bei vielen Fragen innerlich genickt haben, lohnt es sich eine Kosten-Nutzen-Analyse zu machen. Natürlich stellt die Optimierung Ihrer Dokumentenlogistik unter Begleitung und Beratung eines Experten wie uns eine Investition dar. Neben Workshopkosten zur Ist-Analyse, Lizenz- und Implementierungskosten von neuer Software könnten ggf. auch Schulungskosten für Ihre Mitarbeitenden anfallen. Ob die langfristigen Vorteile, wie z. B. gesteigerte Effizienz, geringeres Risiko und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben diese Investitionskosten aufwiegen können, besprechen wir gern im direkten Austausch.

In der Dokumentenlogistik bündeln wir alle Leistungen zur Prozessautomatisierung in Unternehmen, entlang des Lebenszyklus und der Wertschöpfungskette von Informationen und Dokumenten. Von der Beratung und Auswahl, über die Lieferung und Implementierung, bis zu Software-as-a-Service und Betrieb steht die Optimierung dieser Prozesse und der Kundennutzen im Mittelpunkt unserer Lösungen. Damit sind wir seit vielen Jahren “der” verlässliche und innovative Partner unserer Kunden und führender Anbieter in der Dokumentenlogistik.

Stefan Jamin

Senior Executive Manager | Business Process Automation | ISR Information Products AG

Wie wir Unternehmen konkret unterstützen

Wir gehen holistisch an das Themenfeld Dokumentenlogistik heran und bieten somit alle Beratungs- und Implementierungsleistungen der Dokumentenlogistik aus einer Hand. Als Komplettanbieter finden wir die für Sie passenden Digitalisierungsmaßnahmen und Technologien! Mit diesem ganzheitlichen Ansatz der Dokumentenlogistik wenden wir uns an Mittelstandsunternehmen und Konzerne in allen Branchen der DACH-Region.

IHR VORTEIL?

Nach einer detaillierten Ist-Analyse ihrer dokumentenführenden Prozesse erarbeiten wir nicht nur ein Lösungskonzept und übernehmen das Projektmanagement im Rahmen der Implementierung, auch die Migrationsleistungen, Produkt- und Methodenschulungen sowie den Betrieb können wir komplett leisten.
Unsere rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind für den Bereich Dokumentenlogistik in der Beratung und Entwicklung tätig. Kundennähe und ihre Leidenschaft für neue Herausforderungen sowie IT-Lösungen zeichnen uns aus.

Diese Beratungsleistungen bieten wir auch an
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Prozessmanagement
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Workflow Management-Software
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