SharePoint DMS ist ein vermeintlich gutes Tool zum Managen von Dokumenten: man kann Ordner anlegen, Dokumente speichern und gemeinsam dran arbeiten. Dennoch bringt es zentrale Funktionalitäten eines DMS-Systems nicht mit. Hier erfahren Sie welche das sind und für wen SharePoint als DMS geeignet ist.
Inhaltsverzeichnis
1. Einleitung: SharePoint als DMS – ein Überblick
3. SharePoint Vorteile – womit SharePoint punkten kann
4. SharePoint Nachteile – womit SharePoint nicht überzeugen kann
5. SharePoint vs. klassische DMS-Lösungen – ein Vergleich
6. Für wen ist SharePoint als DMS geeignet – und für wen nicht?
7. Fazit: Wann SharePoint sinnvoll ist – und wann man besser auf ein echtes DMS setzen sollte
Einleitung: SharePoint als DMS – ein Überblick
Laut einer repräsentativen Studie der Nielsen Company nutzen rund 85 Prozent der Unternehmen in Deutschland Microsoft Office – ein beeindruckender Marktanteil! Sie vermutlich auch? Entsprechend weit verbreitet ist auch Microsoft SharePoint als integraler Bestandteil der Office-Welt.
Viele Unternehmen setzen SharePoint zur Dateiablage und Zusammenarbeit ein – und verwechseln es dabei häufig mit einem vollwertigen Dokumentenmanagementsystem (DMS). Auf den ersten Blick wirken die Funktionen ähnlich. Doch bei genauerem Hinsehen zeigen sich deutliche Unterschiede – insbesondere, wenn es um Archivierung, Compliance, strukturierte Ablage und langfristige Nachvollziehbarkeit geht.
Hinzu kommt ein praktisches Problem, das viele kennen: SharePoint kann schnell unübersichtlich werden. Dokumente werden erstellt, mehrfach bearbeitet, in verschiedenen Versionen gespeichert (xyz_final_v2_final_neu.docx) und mit diversen Kolleg:innen geteilt. Die Benennungen sind uneinheitlich, Ablagestrukturen wachsen ungeplant – und am Ende weiß niemand mehr, wo die finale Version liegt oder welche überhaupt gültig ist. Was heute vielleicht noch mit einem Kollegen geklärt werden kann, wird in ein paar Jahren zum Problem: Wichtige, geschäftsrelevante Informationen sind dann kaum noch auffindbar. Und das kann – gerade bei rechtlichen oder regulatorischen Fragen – richtig unangenehm werden.
In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie SharePoint als DMS eingesetzt wird, wo seine Grenzen liegen und was das für Ihr Dokumentenmanagement im Unternehmen konkret bedeutet.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die Unternehmen dabei unterstützt, Inhalt (in Form von z.B. Word, Excel, PPT), Wissen und Anwendungen zu teilen und zu verwalten. Dadurch wird das gemeinsame Arbeiten an Themen und Projekten erst ermöglicht – ein richtiger Booster für das Teamwork!
SharePoint ist eng in die Microsoft-365-Umgebung integriert und ermöglicht es, Dokumente zu speichern, gemeinsam zu bearbeiten und Aufgaben zu koordinieren (z. B. mittels Kommentare in Word-Dokumenten). SharePoint kann sowohl in der CloudDer Begriff Cloud stammt aus dem Englischen, zu deutsch „Wolke“…. More (SharePoint Online) als auch lokal (On-Premises) betrieben werden und ist besonders durch seine nahtlose Anbindung an Office-Anwendungen wie Word, Excel oder Teams beliebt.
SharePoint Vorteile – womit SharePoint punkten kann
- Teamproduktivität und Kollaboration: Mehrere Nutzer:innen können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten – Änderungen werden dabei in Echtzeit synchronisiert und sind für alle Beteiligten sofort sichtbar. Die enge Integration mit Microsoft Teams verstärkt die kollaborativen Möglichkeiten deutlich und hebt SharePoint von klassischen DMS-Lösungen ab.
- Nahtlose Integration in Microsoft 365: SharePoint ist vollständig in die Microsoft-365-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Teams eingebettet. Dies ermöglicht durchgängige Arbeitsprozesse innerhalb einer vertrauten und regelmäßig aktualisierten Umgebung mit einigen Datenschutz- und Compliance-Funktionen.
- Hohe Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche ist intuitiv gestaltet und erfordert kaum Einarbeitungszeit – besonders für Anwender:innen, die bereits mit Microsoft-Produkten vertraut sind. Das senkt die Einstiegshürde und fördert die Akzeptanz im Unternehmen. Vermutlich möchten Sie auch lieber mit einer Lösung arbeiten, die Sie bereits kennen, als sich komplett in ein neues System einzuarbeiten.
- Ideale Einstiegslösung für DMS: SharePoint ist besonders für Unternehmen geeignet, die bereits Microsoft 365 nutzen und erste Schritte im digitalen Dokumentenmanagement machen möchten. Die Plattform ist in die gewohnte Office-Umgebung integriert und ermöglicht eine zentrale Ablage, gemeinsame Bearbeitung und einfache Workflows. So lässt sich Dokumentenmanagement praxisnah erproben, bevor in spezialisierte DMS-Lösungen investiert wird.
SharePoint Nachteile – womit SharePoint nicht überzeugen kann
Neben den Stärken von SharePoint gibt es einige nicht zu verachtende Schwächen – vor allem hinsichtlich einiger fehlenden Funktionalitäten, die spezifisch für DMS-Lösungen sind. Hier eine Auflistung der Wesentlichen Nachteile:
- Informationswildwuchs (Content Sprawl): Digitale Inhalte und Dokumente werden oft mehrfach und unstrukturiert in verschiedenen Teams abgelegt – oft mit unterschiedlichen Versionen und unübersichtliche Ablagestrukturen. Das führt zu einem riesigen Datenchaos, erschwert die Suche und gefährdet die Einhaltung von Governance-Vorgaben. Zudem beeinträchtigt es die Effizienz und erschwert die rechtliche Nachweispflicht.
- Fehlende Archivierungsmechanismen: SharePoint bietet keine echte revisionssichere Archivierung und erfüllt viele gesetzliche Anforderungen nicht. Wichtige sogenannte „Records-Management-Funktionen“* (wie gesetzeskonforme Aufbewahrung oder geordnete Löschkonzepte) fehlen, was die Einhaltung von Compliance-Richtlinien deutlich erschwert.
- Intransparente Zugriffsrechte: Man weiß oft nicht genau, wer auf welches Dokument zugreifen darf – oder ob Kolleg:innen versehentlich mehr sehen können, als sie eigentlich sollten. Da jeder Ordner oder jede Datei eigene Berechtigungen haben kann, wird es schnell unübersichtlich. Eine zentrale Übersicht fehlt, und bei sensiblen Inhalten bleibt häufig ein ungutes Gefühl zurück – besonders, wenn keine klare Regelung im Team besteht.
- Schwierige Versionskontrolle: Wer mit mehreren Kolleg:innen an einem Dokument arbeitet, kennt das Chaos: Es entstehen schnell mehrere Versionen mit ähnlichen Dateinamen wie „Vertrag_final_neu_v3.docx“ – und am Ende ist unklar, welche die gültige ist und wo sie abgelegt wurde. SharePoint bietet zwar eine Versionierung, aber diese muss bewusst eingerichtet und genutzt werden.
- Eingeschränkte Workflow-Funktionen: SharePoint eignet sich primär für einfache Automatisierungen im Tagesgeschäft mittels Power Automate. Für komplexere Geschäftsprozesse müssen zusätzliche Drittanbieter-Komponenten integriert werden, was den Implementierungsaufwand und die Kosten erhöht. Schade, da auch komplexere Sachverhalte durch technische Vorgänge im Hintergrund gut unterstützt werden können. Das Automatisierungspotential wird an der Stelle leider nicht ausgenutzt.
- Eingeschränkte Integrationsmöglichkeiten: Die Anbindung von wichtigen Fachanwendungen (wie z. B. Ihrem unternehmensweiten ERP-System) sind nicht standardmäßig verfügbar und muss über Drittanbieter-Tools umgesetzt werden. Das erschwert nahtlose Prozesse und erhöht den Integrationsaufwand. Häufig wird leider an dieser Stelle gespart, weswegen Sie unnötig Zeit damit verbringen, Informationen von einem System ins andere zu kopieren.
Dies sind einige Gründe, die darstellen, warum SharePoint Ihre Dokumentenorganisation nicht verbessert.
* Records Management bezeichnet die strukturierte Verwaltung von geschäftsrelevanten Unterlagen (Records) über deren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung über die Nutzung bis hin zur Archivierung oder endgültigen Löschung.
SharePoint vs. klassische DMS-Lösungen – ein Vergleich
| Kriterium | SharePoint |
Klassische DMS-Lösungen (z.B. IBM FileNet Content Manager) |
|---|---|---|
| Zielsetzung | Zusammenarbeit, Dateiablage und Kommunikation im Team | Strukturiertes, regelbasiertes Dokumentenmanagement |
| Nutzung im Alltag | Ideal für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten („Work in Progress“) | Geeignet für die zentrale Ablage finaler, geschäftsrelevanter Dokumente |
| Ablagestruktur | Ordnerbasiert, oft dezentral organisiert, ohne feste Regeln | Vorgabenbasiert mit klaren Akten- und Dokumentenstrukturen |
| Versionskontrolle | Manuell, teils unübersichtlich (z. B. „Version_final_neu2.docx“) | Automatisiert, nachvollziehbar, mit Protokoll aller Änderungen |
| Archivierung | Keine revisionssichere Archivierung ohne Zusatzlösungen | Revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung integriert |
| Zugriffsrechte | Dezentral steuerbar, schwer nachvollziehbar | Zentral gesteuert, klar dokumentiert und prüfbar |
| Suchen & Finden | Eingeschränkte Suchfunktion, bei wachsendem Datenvolumen schnell unübersichtlich, übergreifende Suchen sind schwieriger | Intelligente und einfache übergreifende Suche mit Filtern, Metadaten und Volltext |
| Compliance & rechtliche Anforderungen | Nur begrenzt erfüllbar | Entwickelt für gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien |
| Geeignet für | Tagesgeschäft, Zusammenarbeit im Team | Dokumentenverwaltung mit klaren Prozessen und Aufbewahrungsfristen |
| Typischer Einsatzbereich | Projektteams, Marketing, HR – überall dort, wo flexibel gearbeitet wird | Vertragsmanagement, Personalakten, Rechnungsarchiv, Compliance-relevante Inhalte |
Die Tabelle zeigt deutlich: SharePoint ist ideal für die tägliche Zusammenarbeit und das flexible Arbeiten im Team, stößt aber an seine Grenzen, wenn es um strukturiertes, sicheres und rechtskonformes Dokumentenmanagement geht. Klassische DMS-Lösungen bieten hier deutlich mehr Funktionen und Kontrolle, insbesondere bei Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Compliance. Wer beides kombiniert, nutzt die jeweiligen Stärken optimal aus.
Für wen ist SharePoint als DMS geeignet – und für wen nicht?
SharePoint ist als DMS vor allem für Unternehmen geeignet, die bereits in der Microsoft-365-Welt arbeiten und eine einfache Lösung für die Dokumentenablage, die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und die Integration in Microsoft 365 suchen. Es eignet sich gut für kleinere Organisationen oder Abteilungen mit überschaubaren Anforderungen an Dokumentenmanagement, ohne strenge Compliance- oder Archivierungspflichten.
Nicht geeignet ist SharePoint für Unternehmen, die hohe Anforderungen an Dokumentensicherheit und Compliance haben. Dazu zählen zum Beispiel die revisionssichere Archivierung, gesetzeskonforme Aufbewahrungsfristen mit automatischer Löschung, komplexe Workflows oder eine strukturierte Aktenführung. Für solche Anwendungsfälle reichen die Funktionen von SharePoint nicht aus – hier ist ein spezialisiertes DMS zwingend erforderlich. Besonders in stark regulierten Branchen oder bei sensiblen Daten sollte unbedingt eine professionelle DMS-Lösung eingesetzt werden – gern auch in Kombination mit SharePoint.
Ob SharePoint für Sie als DMS sinnvoll ist, hängt also stark vom Anwendungsfall und Ihren Anforderungen ab.
Fazit: Wann SharePoint sinnvoll ist – und wann man besser auf ein echtes DMS setzen sollte
SharePoint
SharePoint eignet sich hervorragend für die kollaborative Zusammenarbeit im Arbeitsalltag – etwa für das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, die Projektkommunikation in Teams oder das Erstellen von „Work in Progress“-Inhalten.Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Doch SharePoint ist kein vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) – und das zeigt sich im Arbeitsalltag schnell. Wer regelmäßig mit vertraulichen oder rechtsrelevanten Dokumenten arbeitet, benötigt mehr als nur eine zentrale Ablage. Funktionen wie eine revisionssichere Archivierung, automatische Aufbewahrungsfristen oder klare Aktenstrukturen fehlen in SharePoint oder lassen sich nur mit hohem Aufwand umsetzen. Gerade im Umgang mit Verträgen, Personalunterlagen oder behördlich relevanten Dokumenten wird deutlich, dass es eine Lösung braucht, die Dokumente nicht nur speichert, sondern sie nachvollziehbar, rechtssicher und strukturiert verwaltet. In solchen Fällen ist ein spezialisiertes DMS die deutlich zuverlässigere Grundlage – es schafft Ordnung, sorgt für Sicherheit und entlastet Mitarbeitende bei der täglichen Arbeit mit Informationen.Hybrider Ansatz
In vielen Unternehmen hat sich ein hybrider Ansatz bewährt, bei dem SharePoint und ein klassisches DMS-System gezielt miteinander kombiniert werden. Und das aus gutem Grund: Microsoft 365 ist mit seinen Produkten fest in der deutschen Unternehmenslandschaft verankert – die Plattform erleichtert die tägliche Zusammenarbeit, ist langjährig im Einsatz und daher in vielen Teams etabliert und vertraut. SharePoint kann für die Dokumentenerstellung, Bearbeitung und teamübergreifende Zusammenarbeit genutzt werden. Ein spezialisiertes DMS-System kann ergänzend die Rolle eines zentralen, verlässlichen Ablageorts („Single Point of Truth“) für finale, archivierungspflichtige oder besonders schützenswerte Dokumente übernehmen – inklusive erweiterten Funktionen wie Records Management, strukturierter Aktenführung und rechtssicherer Aufbewahrung. Durch die Möglichkeit, Inhalten aus SharePoint in das DMS direkt zu übergeben lassen sich die Stärken beider Systeme optimal verbinden. Das Ergebnis ist eine moderne, flexible und zugleich compliance-konforme Lösung, die den vielfältigen Anforderungen im digitalen Dokumentenmanagement gerecht wird.Technologien für Ihren Erfolg
Buildsimple – Cloud-Plattform für die intelligente Verarbeitung von eingehenden Dokumenten mittels KI
IBM FileNet Content Manager – DMS für die Speicherung, das Management und die Archivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten
ECLISO – Tool zur Verwaltung digitaler Akten auf Basis des IBM FileNet Content Managers
Retention Solution – Lösung zum Managen der Dokumentenaufbewahrung inkl. Löschung
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Angelina Jordan
Account Manager
Business Process Automation
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