Entdecken Sie alle neuen Features des neuen Releases rund um das Information Office, dem Contract Manager und Accounts Payable Flow.
Im Zeitalter der digitalen Transformation verändert sich vieles. Aus analogen Akten wird das digitale Dokumenten-Management, ganze Papierberge werden in der CloudDer Begriff Cloud stammt aus dem Englischen, zu deutsch „Wolke“…. More abgelegt, die elektronische Signatur ersetzt händisches Unterschreiben und KI-Systeme unterstützen Sie bei der täglichen Arbeit.
1. Digitale Akten und Geschäftsprozesse: ISR Information Office
2. Verträge verwalten leicht gemacht: ISR Contract Manager
3. Rechnungseingangsprüfung mit KI: ISR Accounts Payable Flow
4. What’s New: Neuigkeiten direkt aus unserer Produktentwicklung
5. Aus Update wird Funktion: Die ISR-Softwarefeatures im Rückblick
Digitale Akten und Geschäftsprozesse: Das ISR Information Office
Mit dem ISR Information Office verwalten Sie Ihre Akten und Prozesse übersichtlich und sicher an einem zentralen Ort. Gemeinsam erstellen wir eine perfekt auf Sie zugeschnittene Lösung, die alle digitalen Prüf- und Genehmigungsprozesse verbindet. Mit den neuen Features erleichtert unsere Software Ihren Arbeitsalltag nun noch mehr.
Abbildung 1: Lizenzübersicht im ISR Information Office | isr.de
Verträge verwalten leicht gemacht: Der ISR
Contract Manager
Der ISR Contract Manager als professionelle Software für das digitale Vertragsmanagement sichert die Kontrolle über alle Vertragsdaten und -prozesse in Ihrem Unternehmen.
Egal von welchem Endgerät aus – Sie und Ihre Kollegen können gesichert durch unser starkes Berechtigungskonzept von überall und jederzeit auf Ihre Vertragsdaten, -konditionen und -dokumente zugreifen.
Dank des intelligenten Fristenmanagements behalten Sie zudem zuverlässig alle Kündigung- und Verlängerungsfristen im Blick.
Rechnungseingangsprüfung mit KI: ISR Accounts Payable Flow
Steuern Sie Ihren Rechnungseingangsprozess komplett digital und intuitiv. Mit übersichtlichen Dialogen unterstützt unsere Software Sie umfänglich bei der Handhabung von Rechnungen, Einhaltung von Skonto-/Bezahlfristen und Automatisierung von Freigabeprozessen. Dank des intelligenten Algorithmus auf Basis unserer eigenen KI (Buildsimple) unterstützt Sie unsere Software bei der korrekten Kontierung von Rechnungen.
Durch die automatische Zuordnung von Sachkonten und Kostenstellen auf Rechnungspositionen wird Zeit eingespart und die Fehlerquote reduziert, da die manuelle Zuordnung zum großen Teil überflüssig wird. Rechnungsbearbeitung einfach, schnell und intuitiv!
Abbildung 2: Buchungen ganz einfach vorbereiten und bearbeiten in Accounts Payable Flow | isr.de
What’s New: Neuigkeiten direkt aus unserer Produktentwicklung
Für digitale Akten und Prozesse, insbesondere im Vertrags- und Rechnungsmanagement, geben wir unseren Kunden bereits seit 20 Jahren unsere ISR-Software an die Hand. Damit Sie auch in Zukunft alles digital im Griff haben, verbessern wir unsere Softwareprodukte kontinuierlich weiter.
Für alle ISR-Produkte
Mit dem Release 13.3 wurde das Design der Module sowie das Layout der Akten und Prozessdarstellung in den entsprechenden Modulen vereinheitlicht. Außerdem sehen sowohl Information Office, Accounts Payable Flow und der Contract Manager jetzt noch besser auf allen unterschiedlichen Bildschirmen aus. Durch eine dynamische Anpassung der Größenverhältnisse für die Kopfdatenübersicht findet man sich jetzt noch besser zurecht, egal ob am Computer oder am mobilen Endgerät. Außerdem wurden die Icons farblich angepasst und überarbeitet.
Im Folgenden soll es im Einzelnen um die Neuerungen im Information Office, Accounts Payable Flow und Contract Manager gehen.
What’s new: ISR Information Office
Version 13.3 | Release am 30.04.2024
Lizenztool
Mit der Version 13.3 verfügt das Information Office 13.3 über ein Lizenztool und eines vorweg: Ihre Fachadminstratoren werden es lieben! Es hat nämlich eine kleine, aber sehr wichtige Aufgabe. Es verschlankt und vereinfacht den Lizenz-Upgrade/Downgrade erheblich. Durch die Möglichkeit eines Lizenzen-import/-export können aktuelle Lizenzinformationen mittels eines Lizenzschlüssel erstellt werden. Diese können dann problemlos zwischen uns und ihrem fachlich zuständigen Administrator oder Administratorin ausgetauscht werden. Der neue Lizenzschlüssel mit den angepassten oder neuen Lizenzinformationen kann ohne Deployment einfach importiert werden. Fertig!
Arbeitshinweistexte (Offer-Modul)
Die Arbeitshinweistexte im Beschreibungsbereich eines Angebotes können nun – je nach Angebotstyp – im System individuell konfiguriert werden. Das heißt der jeweilige Fachadministrator oder -administratorin kann nun über die Administrationsoberfläche eigenständig Konfiguration vornehmen, ohne dass ein Deployment dafür nötig ist.
Meldungen an Anwender (Aktive Meldungen)
Mit der Version 13.3 können Administratoren Meldungen für Anwender deaktivieren und bei Bedarf reaktivieren. Wiederkehrende Meldungen müssen nicht erneut verfasst werden, sondern können einfach mit neuen Informationen aktualisiert und für alle Anwender aktiviert werden. Information Office geöffnet und zu schnell eine Meldung weggeklickt? Kein Problem: Anwenderinnen und Anwender können nun alle aktiven Meldungen einfach über die Navigationsleiste erneut aufrufen und einsehen.
Komptabilität
Mit dem Update 13.3 haben wir auch die Komptabilität des Information Office weiter ausgebaut, unter anderem unterstützt es nun SAPDie SAP SE mit Sitz im baden-württembergischen Walldorf ist ein… More JCo 3.1.8, IBM FileNet Content Manager (ehem. P8) 5.5.11 und auch die Version 4.1.15 von OpenOffice. Gerade die Komptabilität von etablierten Softwareversionen ist wichtig und hat den Vorteil, dass somit Stabilität, Kompatibilität und Planungssicherheit für ihre IT-Umgebung besteht.
What’s new: ISR Accounts Payable Flow 9.3
Version 9.3 | Release am 30.04.2024
Ablehnungen aus dem Freigabeschritt
Ablehnen kann jetzt auch ihre Buchhaltung! Zugegeben, das ist jetzt etwas verkürzt und vereinfacht dargestellt, aber ab der Version 9.3 können Ablehnungen im Freigabeschritt konfigurativ direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Im Grunde ist das jetzt ähnlich wie Sie es als erfahrener Accounts Payable Flow Nutzer oder Nutzerin bereits aus anderen Prüfschritten wie der Sachlichen Prüfung (Anerkennen) kennen! Der bisherige Standardprozess der Ablehnung wird weiterhin unterstützt.
Steuerfreie Rechnungen
Last but not least: Accounts Payable Flow unterstützt nun mit dem neuen Update auch das Buchen von steuerfreien Rechnungen im SAP-Kontext. Steuerfrei meint hier in diesem Kontext auch explizit steuerfrei und nicht steuerbefreit.
What’s new: ISR Contract Manager
Version 5.3 | Release am 30.04.2024
Design und Layout
Sämtliche Ansichten und Oberflächen wurden im Zuge dieses Updates so optimiert, dass Informationen noch besser auffindbar und Ansichten übersichtlicher strukturiert sind. Ab Version 13.3 (Information Office), Version 9.3 (Accounts Payable Flow) und Version 5.3 des Contract Managers, entstehen durch diese Layoutanpassung keine unerwünschten Freiräume. Dies führt zu einer klareren und übersichtlicheren Struktur (z.B. in den Headerdaten in der Aktenansicht).
„Probleme meistert man am besten, wenn man ihnen zuvorkommt. Im Bereich Application Management arbeiten wir in einem Team von Spezialisten kontinuierlich an der Verbesserung unserer ISR Software und sitzen schon heute an Optimierungen für die nächsten Versionen.“
Joachim Wrzeciono | Leiter Produktentwicklung Application Management
ISR Information Products AG
Aus Update wird Funktion: Die ISR-Softwarefeatures im Rückblick
In der stetigen Weiterentwicklung unserer Software achten wir immer darauf, Innovationen und Verbesserungen zu integrieren, um unseren Nutzern das bestmögliche Erlebnis zu bieten. Dies bedeutet, dass alle Features, die einst als zusätzliche Erweiterungen neu in unsere Software aufgenommen wurden, als Features fest in unsere Anwendungen integriert werden. Hier ein kleiner Rückblick welche Features das sind und mit welcher Version unserer Software diese eingeführt wurden. Wir fangen an mit dem Information Office.
Information Office: Die Kommandozentrale
Folgende Features sind seid ihrem Release fest in das Information Office und allen künftigen Versionen integriert:
Single Sign On mittels SAML v2.0
Mit dem Update auf die Version 13.2 des Information Office führen wir die Integration von Single Sign On mittels Security Assertion Markup Language in der Version 2.0 (kurz: SAML v2.0) ein. SAML Single Sign-On ist ein Mechanismus, der es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, sich in mehrere Webanwendungen einzuloggen, nachdem sie sich beim Identitätsanbieter eingeloggt haben. Durch das einmalige Einloggen wird eine schnellere und noch sichere Benutzererfahrung ermöglicht.
Intelligente Lizenzprüfung beim Benutzerimport
Schluss mit Lizenzkonflikten beim automatisierten Benutzerimport! Dank der neuen Lizenzprüfung werden keine Benutzer mehr importiert, wenn keine freien Lizenzen verfügbar sind. So behalten Sie stets den Überblick über vorhandene und noch freie Lizenzen und vermeiden gegeben Falls eine Unterlizenzierung.
Direkte Stammdatenverwaltung
Außerdem ist es ab der Version 13.2 jetzt noch einfacher, Stammdaten anzulegen und zu ändern. Ab sofort kann das direkt – und ohne den Umweg über den bisherigen Stammdatenimport – im Information Office stattfinden.
Angebotserstellung (Offer): Ein Angebotsfreigabeprozess ermöglicht es nun, Angebote zentral und übersichtlich in der Angebotsakte anzulegen. Diese Akte dient als Sammelpunkt für alle relevanten Informationen und Dateien. Eine automatische Verknüpfung zwischen Angebotsakte und Auftragsprozess ermöglicht zudem die direkte Generierung von Aufträgen aus Angeboten.
Auftragsprozess (Sales Order): Transparenz und Effizienz bei der Anlage, Suche und Durchführung von Aufträgen. Ein Outputmanagement mit automatisiertem Auftragsbestätigungsversand ist ebenfalls verfügbar. Die Verknüpfung von Angebots- und Auftragsakte ermöglicht die direkte Erstellung von Aufträgen auf Basis bestehender Angebote.
Bestellprozess (Purchase Order): Automatisierung der Abwicklung von Bestellungen und die Möglichkeit wichtiger Informationen in der Bestellakte zu hinterlegen. Ein automatischer Bestellversand und eine direkte Aktenverknüpfung mit Accounts Payable Flow sind ebenfalls integriert.
Geschäftspartnerakte (Business Partner) Modul: Umfassende Zusammenfassung aller Dokumente und Informationen zu einem Kunden, Lieferanten oder Partner. Diese Akte enthält auch die Stammdaten des Geschäftspartners und kann mit anderen Akten verknüpft werden, um einen ganzheitlichen Überblick zu gewährleisten.
SmartLinks: Verschiedene Funktionen sind direkt auf der Startseite des Information Office abrufbar. Aktive Aufgaben und Favoriten können eingesehen und bearbeitet werden, außerdem findet man hier die unternehmensweiten Suchen und kann direkt auf die Dashboards zugreifen.
Erweiterte Inbox: Kompaktere Übersicht der anstehenden Vorgänge in der Inbox. Jeder Eintrag wird in einer Zeile ohne Feldüberschriften dargestellt. Diese werden nun per Tool-Tip angezeigt, womit deutlich Platz eingespart wird. In der Anzeige befinden sich so mehr Vorgänge und Informationen auf einen Blick.
Aktive Aufgaben: Ein Klick öffnet direkt den Bearbeitungsdialog, wenn der zugeordnete User die Aufgabe bearbeitet bzw. in der Rolle des aktuellen Bearbeiters enthalten ist.
Accounts Payable Flow: Buchhaltung, einfach & effizient!
Folgende Features sind in allen nachfolgenden Versionen von Accounts Payable Flow integriert:
Automatisierter Datenaustausch zwischen DATEV & Accounts Payable Flow: Datev Stamm- und Buchungsdaten automatisch zwischen Accounts Payable Flow und Datev austauschen und buchen. Spart Zeit, reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und sorgt für eine höhere Genauigkeit bei Ihrer Buchführung.
Zielgerichtete Konfiguration von Freigabekompetenzen: Weisen Sie Ihren Nutzerinnen und Nutzern Kompetenzen für verschiedene Typen wie Kostenstellen, Sachkonten und PSP-Elemente zu und ordnen Sie diese automatisch ihren Benutzerprofilen als Regel zu.
Währungsumrechnungskurse per API:
Zeitgesteuerter Import von Währungsumrechnungskursen der Bundesbank per API. Ganz einfach und präzise Währungen für konfigurierbare Optionen in den Währungsstammdaten importieren. Halten Sie Ihre Finanzdaten immer auf dem aktuellen Stand und genießen die Vorzüge einer automatisierten Aktualisierung.
Schnittstellenupdate:
Buildsimple
Mit Buildsimple werden eingegangene Dokumente ausgelesen und für die digitale Weiterverarbeitung zur Verfügung gestellt. Somit bildet Buildsimple unter anderem die Basis für Accounts Payable Flow und die digitale Rechnungsverarbeitung. Die Schnittstelle zwischen Künstlicher Intelligenz und Accounts Payable Flow wird mit dem neuen Release um neue Möglichkeiten erweitert. So kann nun zum Beispiel der Invoice Mandant konfiguriert werden. Damit besteht die Möglichkeit bei eingehenden FI-Rechnungen, die von Buildsimple ausgelesen wurden, die einzelnen Rechnungspositionen zu übernehmen oder mit schon bestehenden zu kombinieren bzw. zu mergen.
Datev
Mit diesem Release gibt es nun eine Datev-Standardschnittstelle für Accounts Payable Flow. Über die Schnittstelle werden Buchungsdaten an das Datev System übergeben. Die Rückmeldungen aus Datev werden automatisch verarbeitet und die Buchungsdaten (u.a. Buchungsnummer) zurückgemeldet.
CENIT ECLISO
Neu ist auch die Integration von Accounts Payable Flow Rechnungen in Ecliso. Damit können Informationen wie z.B. Status, Rechnungsnummer und Lieferantenname aus Kosten- (FI) und Bestellrechnungen (MM) als Dokumenteneigenschaften zuverlässig in ein IBM FileNet Content Manager synchronisiert werden. Auf Basis dieser Daten und Parametern erstellt Ecliso eine Rechnungsakte.
KI-basierte Erweiterung des SmartKoding:
Der Anerkenner wird auf Basis von Vergangenheitswerten mittels einer Häufigkeitsanalyse ermittelt. Außerdem werden in der Historie bis zu 5 Anerkenner (je Position) angezeigt und diese jeweils mit der prozentualen Wahrscheinlichkeit.
Vollautomatisches Buchen
Mit der neuen Version wird vollautomatisches Buchen standardmäßig möglich. Über die Administration können Ausnahmen dediziert definiert werden, z.B. nach einer bestimmten Bruttobetragshöhe, Buchungskreisen, Kostenstellen, Sachkonten oder Lieferanten .
KI-basierte Rechnungsauslesung
Mit der neuen Standardschnittstelle zu Buildsimple als Cloud Plattform zum Trennen, Klassifizieren und Extrahieren Ihrer Dokumente, bieten wir bei ISR eine Komplettlösung für bis zu 100% automatisierte Rechnungsauslesung. Egal, ob Papier, E-Mail, ZUGFeRD oder XRechnung.
Contract Manager: Alle Verträge im Blick!
In allen nachfolgenden Versionen des Contract Managers sind die folgenden Funktionen integriert:
Erfassungsvorlage:
Sie haben wiederkehrende Angebote, Verträge oder Bestellungen? Mit diesem Update können im Contract Manager Verträge, Angebote, und in Accounts Payable Flow auch Bestellungen auf Basis bereits bestehender Objekte (Verträgen, Angeboten oder Bestellungen) erfasst werden. Diese Erfassungsvorlagen sparen Zeit und optimieren das Vorgehen beim Hinzufügen neuer Objekte, indem sie bereits vorhandene Informationen automatisch bereitstellen. Mit nur wenigen Klicks können Benutzerinnen und Benutzer jetzt neue Vorgänge erstellen, ohne die gleichen Informationen immer wieder neu eingeben zu müssen.
Konfiguration der Benachrichtigungseinstellung:
Ab diesem Update können Sie Benachrichtigungen wie z.B. „Informationen an Vertragseigener“ direkt aus dem Vertragsmanager heraus starten. Jeder Benutzer und jede Benutzerin kann die Benachrichtigungseinstellungen im jeweiligen Benutzerprofil individuell konfigurieren. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Diese innovative Funktion spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Kommunikation zwischen allen Parteien.
Flexible Konfiguration der Prozessstart-Zeitpunkte:
Ab sofort ist es möglich individuelle Konfiguration der Prozessstart-Zeitpunkte für Kündigung, Verlängerung, Wiedervorlage und Informationstermine zu wählen. Während der Standardwert bei 06:00 Uhr liegt, haben Sie die Freiheit, die Startzeit nach Ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen.
GUI-Verbesserungen:
Optimierung der Anzeige auf mobilen Endgeräten (u.a. Tabellen), um die Lesbarkeit bei kleinen Bildschirmgrößen zu verbessern. Ebenfalls wurde das Design und die Übersichtlichkeit der E-Mail-Benachrichtigungen überarbeitet.
Digitaler Unterschriftenprozess
Im Unterschriftenprozess-Workflow können ab sofort per Klick digitale Signatur erstellt und verwendet werden. Dafür wird eine Auswahlliste der internen Unterschreiber und die Rolle der „Vertragskoordination“ erstellt, die den Unterschriftenprozess starten und die Inhalte der Inbox der Unterschriftenprozesse einsehen kann.
Aktenansicht in Ordnern:
In der Vertragsakte gibt es nun einen zweiten Reiter, in dem die Dokumente in einer umfangreichen Baumstruktur angezeigt werden können. Es ist möglich neue Ordner anzulegen, umzubenennen oder zu löschen. Dokumente können in die Ordner abgelegt und zwischen ihnen verschoben werden.
Vertragsdashboard
Simultan zum Rechnungsdashboard bei ISR Accounts Payable Flow wird es in der neuen Version auch ein Vertragsdashboard für den ISR Contract Manager geben. Dort kann zum Beispiel die Vertragsart nach Vertragsvolumen, der Status aller Verträge oder die Anzahl der Vertragsarten schnell eingesehen und analysiert werden.
Wir bei ISR möchten stets sicherstellen, dass unsere Software unseren Kunden ein großartiges Nutzungserlebnis bietet. Deshalb werden wir Sie auch in Zukunft regelmäßig über unsere neuesten Entwicklungen und Verbesserungen in diesem Blogartikel informieren. Bleiben Sie dran, um immer auf dem neuesten Stand zu sein und von unseren Innovationen zu profitieren.
Haben Sie Fragen? Sprechen Sie uns gerne an!
Wenn Sie mehr über das ISR Software Portfolio erfahren möchten, informieren Sie sich gerne auf unserer ISR Software Website oder kontaktieren Sie uns direkt.
Joachim Wrzeciono
Leiter Produktentwicklung
Application Management
joachim.wrzeciono@isr.de
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