Mit modernen Cloud- und KI-Lösungen lassen sich traditionelle Input-Management-Systeme optimieren, um Dokumente effizienter zu verarbeiten, Prozesse zu automatisieren und Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.
Inhaltsverzeichnis
1. CloudDer Begriff Cloud stammt aus dem Englischen, zu deutsch "Wolke".... und KI vereint für smarte Lösungen
2. Gründe für die Modernisierung bestehender Input-Management-Lösungen
3. Herausforderungen traditioneller Input-Management-Systeme
4. Wechsel in die Cloud: Vorteile moderner Input-Management-Systeme
5. Technologische Trends und Innovationen im Input ManagementWas bedeutet Input Management?Input Management ist Bestandteil von ECM und...
6. Migration: Der Schlüssel zur Modernisierung im Input Management
Traditionelle Input-Management-Systeme stoßen in der heutigen digitalen Welt an ihre Grenzen. Unternehmen müssen riesige Datenmengen effizient verarbeiten. Cloud-Lösungen und Künstliche Intelligenz bieten hier die nötige Flexibilität, Skalierbarkeit und Automatisierung. In unserem Blogbeitrag erfahren Sie, wie die Kombination dieser Technologien das Thema Modernisierung Input Management fit für die Zukunft machen und Prozesse deutlich optimieren.
Cloud und KI vereint für smarte Lösungen
In der heutigen digitalen Welt sind Unternehmen mehr denn je auf effiziente Datenverarbeitung angewiesen – und das nahezu in Echtzeit. Input Management Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle, denn sie erfassen und verarbeiten sämtliche eingehenden Dokumente und Daten – von E-Mails über Rechnungen bis hin zu Verträgen. Doch traditionelle Systeme stoßen zunehmend an ihre Grenzen. Hier kommen moderne Technologien wie Cloud-Lösungen und Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel, um bestehende Systeme zu modernisieren und fit für die Zukunft zu machen. In diesem Blogartikel zeigen wir, warum die Kombination von Cloud und KI der Schlüssel für ein smartes Input Management ist.
Gründe für die Modernisierung bestehender Input-Management-Lösungen
Die Modernisierung bestehender Input-Management-Systeme ist für viele Unternehmen eine strategische Notwendigkeit, da veraltete Systeme oft nicht mehr in der Lage sind, mit den steigenden Anforderungen an Geschwindigkeit und Flexibilität Schritt zu halten. Unternehmen müssen in der Lage sein, schnell auf Veränderungen in Marktbedingungen und regulatorischen Vorschriften zu reagieren, was mit veralteten, starren Systemen nur schwer möglich ist.
Hier sind die wichtigsten Gründe, warum eine solche Modernisierung erforderlich ist:
Moderne Systeme sind darauf ausgelegt, große Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen effizient zu verarbeiten, selbst wenn diese Daten unstrukturiert sind, wie zum Beispiel E-Mails oder PDFs. Sie bieten leistungsstarke Tools zur automatischen Klassifizierung und Extraktion, die es ermöglichen, Informationen schneller und präziser zu verarbeiten.
KI-basierte Lösungen ermöglichen die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Datenerfassung und -verarbeitung, wodurch menschliche Eingriffe minimiert werden. Diese Automatisierung reduziert nicht nur Fehler, sondern beschleunigt auch Prozesse, sodass Aufgaben in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden können.
Cloud-basierte Systeme ermöglichen es Unternehmen, ihre Kapazitäten nach Bedarf zu erweitern oder zu verkleinern, ohne in zusätzliche Hardware investieren zu müssen. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Unternehmen in Wachstumsphasen oder bei sich ändernden Anforderungen nicht durch starre IT-Strukturen eingeschränkt werden.
Moderne Input-Management-Systeme bieten umfassende Sicherheitsfeatures wie Verschlüsselung, Zugriffsmanagement und Protokollierung, die den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Gleichzeitig unterstützen sie die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben wie der DSGVO, was mit älteren Systemen oft schwierig zu gewährleisten ist.
Cloud-basierte Modelle ermöglichen eine flexible, nutzungsbasierte Abrechnung, wodurch Unternehmen nur für die Ressourcen zahlen, die sie tatsächlich benötigen. Dies reduziert teure Vorabinvestitionen in Hardware und minimiert die laufenden Wartungs- und Betriebskosten.
Die Integration moderner Technologien wie Künstlicher Intelligenz und Machine Learning stellt sicher, dass Systeme zukunftssicher sind. Sie können sich an neue Anforderungen, wie etwa veränderte Dokumentenformate oder Geschäftsprozesse, anpassen und bleiben somit langfristig relevant und leistungsfähig.
Moderne Input-Management-Systeme verfügen über intuitive und benutzerfreundliche Oberflächen, die den Arbeitsalltag erleichtern und die Akzeptanz der Mitarbeiter fördern. Durch ihre einfache Bedienung und klare Prozesse lassen sich Systeme schnell einführen und ohne großen Schulungsaufwand nutzen.
Unternehmen, die auf moderne Systeme setzen, können schneller auf Marktveränderungen und neue Geschäftschancen reagieren, da sie ihre Prozesse effizienter gestalten und optimieren können. Dies verschafft ihnen einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Unternehmen, die auf veraltete Systeme und manuelle Prozesse angewiesen sind.
Die Modernisierung ist somit essenziell, um wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristig die Prozesse zu verbessern.
Herausforderungen traditioneller Input-Management-Systeme
Traditionelle Input-Management-Systeme sind oft mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die ihre Effizienz und Zukunftsfähigkeit einschränken. Hier sind einige der wichtigsten Probleme:
Standardisierte Formulare vs. Klassifikation und Extraktion: Viele ältere Input-Management-Systeme sind nur effizient, wenn sie mit vollständig standardisierten Formularen arbeiten – was in der Praxis jedoch selten realisierbar ist. Unternehmen erhalten eine Vielzahl von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten, die sich laufend ändern. Einwirken auf Partner oder Lieferanten, diese nach einem festen Schema zu liefern, ist oft nicht möglich, insbesondere in internationalen und komplexen Organisationen. Alternativ erfordern solche Systeme hohe Entwicklungsaufwände, um die Klassifikation und Extraktion der Daten anzupassen. Diese manuelle Anpassung verursacht hohe Entwicklungskosten und verzögert die Implementierung, wodurch die Flexibilität und Effizienz stark eingeschränkt werden.
Wirtschaftliche Ineffizienz durch Fixkosten und seltenere Anwendungsfälle: Traditionelle Systeme kommen oft mit erheblichen infrastrukturellen Fixkosten daher. Wenn diese Kosten auf seltene Anwendungsfälle verteilt werden müssen, ist der Betrieb wirtschaftlich kaum sinnvoll. Das führt dazu, dass solche Systeme oft nur für zentrale Prozesse (wie Rechnungen) genutzt werden und viele (branchen)spezifische oder kleinere Anwendungsfälle unberücksichtigt bleiben – was den gesamten Digitalisierungsprozess im Unternehmen bremst.
Verlangsamung des Digitalisierungsprozesses: Aufgrund der fehlenden Flexibilität und hohen Kosten verlangsamen ältere Systeme den Fortschritt der Digitalisierung. Neue Dokumenttypen oder Vorschriften erfordern oft eine manuelle Anpassung der Systeme, was nicht nur Zeit und Ressourcen frisst, sondern auch dazu führt, dass Unternehmen im Digitalisierungsprozess hinterherhinken.
Fehlende Zukunftssicherheit und Hype um KI: Ältere Systeme nutzen häufig Technologien, die nicht als „zukunftssicher“ gelten. Besonders das fehlende „KI-Buzzword“ macht es schwierig, sich auf moderne Technologien wie maschinelles Lernen oder Künstliche Intelligenz vorzubereiten. Während viele glauben, dass optische Zeichenerkennung (OCR) bereits KI sei, ist dies nicht der Fall. OCR ist eine relativ einfache Technologie, die mit den Möglichkeiten moderner, KI-basierter Systeme nicht mithalten kann, wenn es um flexible Datenverarbeitung und Automatisierung geht.
Geringe Änderungstoleranz: Ein weiteres großes Problem traditioneller Systeme ist ihre geringe Flexibilität bei Änderungen. Sobald sich beispielsweise gesetzliche Vorschriften ändern oder neue Anforderungen an die Kennzeichnung von Dokumenten entstehen, müssen manuelle Anpassungen vorgenommen werden. Das ist oft ein langsamer Prozess. Unternehmen können sich hier nicht auf die automatische Anpassungsfähigkeit moderner KI-Systeme verlassen, die solche Änderungen effizienter umsetzen würden.
Diese Herausforderungen machen deutlich, warum viele Unternehmen, die auf traditionelle Systeme setzen, langfristig ins Hintertreffen geraten, wenn sie nicht rechtzeitig auf modernere, KI- und cloudbasierte Lösungen umstellen.
Wechsel in die Cloud: Vorteile moderner Input-Management-Systeme
Moderne Input-Management-Systeme bieten zahlreiche Vorteile, die Unternehmen helfen, effizienter und zukunftssicher zu arbeiten. Durch die Integration von Cloud-Lösungen gewinnen Unternehmen an Flexibilität und Skalierbarkeit, da sie ihre Systeme je nach Bedarf anpassen können, ohne in teure Hardware investieren zu müssen. Gleichzeitig tragen diese Lösungen zur Kosteneffizienz bei, da nur die tatsächlich genutzten Ressourcen bezahlt werden müssen, was die Betriebskosten senkt und Ressourcen schont. Darüber hinaus sorgen moderne Systeme für eine verbesserte Datensicherheit und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO, indem sie umfassende Verschlüsselungs- und Sicherheitsmechanismen bieten.
Technologische Trends und Innovationen im Input Management
Die technologische Entwicklung im Bereich Input Management wird maßgeblich durch Trends wie die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) geprägt. Diese Technologien ermöglichen es, komplexe Datenmuster zu erkennen und automatisiert Entscheidungen zu treffen, was die Effizienz der Datenverarbeitung erheblich steigert. In Kombination mit Big Data und Echtzeit-Analysen können Unternehmen große Mengen an Daten und Informationen in Sekundenschnelle analysieren und daraus wertvolle Erkenntnisse ableiten. Ein weiterer Schlüsseltrend ist die verbesserte Verarbeitung unstrukturierter Daten wie E-Mails, PDFs oder digitaler Dokumente, die zuvor nur schwer automatisiert verarbeitet werden konnten. Dank dieser technologischen Fortschritte eröffnen sich neue Anwendungsfälle, wie etwa die automatisierte Dokumentenklassifikation oder die prädiktive Analyse von Geschäftsdaten, um Trends frühzeitig zu erkennen. So können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und weitere Wettbewerbsvorteile erzielen.
Migration: Der Schlüssel zur Modernisierung im Input Management
Die Cloud-Migration ist ein zentraler Schritt bei der Modernisierung von Input Management Systemen, da sie den Weg für technologische Innovationen und die Anpassung an zukünftige Anforderungen ebnet. Durch die Verlagerung in die Cloud gewinnen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Systeme flexibel und dynamisch weiterzuentwickeln. Der Migrationsprozess beginnt mit einer umfassenden Analyse der bestehenden Systeme, um ihre Komplexität zu verstehen und festzustellen, welche Daten und Prozesse in die Cloud übertragen werden sollen. Eine gründliche Planung und die Wahl der richtigen Cloud-Plattform sind entscheidend, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen – von Leistung über Sicherheit bis hin zu Skalierbarkeit – erfüllt werden. Im weiteren Verlauf sollte die Migration schrittweise durchgeführt werden, um Ausfallzeiten zu minimieren, begleitet von Tests und kontinuierlichen Anpassungen. Sobald die Systeme in der Cloud operieren, können erweiterte Funktionen implementiert werden, wie etwa die automatische Verarbeitung von unstrukturierten Daten oder die Integration von KI zur weiteren Optimierung.
Projekt bei MTU Maintenance
Beschleunigte Beschaffungsprozesse durch KI-gestütztes Input-Management
Input Management schrittweise modernisieren
Für Unternehmen, die den Einstieg in die Modernisierung ihres Input-Managements erwägen, ist der erste Schritt eine umfassende Bestandsaufnahme der bestehenden Systeme und Prozesse. Dabei sollte der Fokus auf den größten Engpässen und Optimierungspotenzialen liegen, um gezielt Verbesserungen zu planen. Der nächste Schritt besteht in der schrittweisen Einführung moderner Technologien wie cloudbasierte Lösungen und KI-gestützte Tools, die langfristig Flexibilität und Automatisierung ermöglichen. Ein Pilotprojekt, das zunächst auf einen klar definierten Bereich angewendet wird, kann dabei helfen, die Vorteile moderner Systeme greifbar zu machen und Risiken zu minimieren.
Zukunftsaussichten für das Input Management liegen vor allem in der stärkeren Integration von Künstlicher Intelligenz, Machine Learning und der Fähigkeit, unstrukturierte Daten effizienter zu verarbeiten. Unternehmen, die frühzeitig auf diese Technologien setzen, schaffen die Grundlage für skalierbare, automatisierte Prozesse und können schneller auf Veränderungen im Markt und regulatorische Anforderungen reagieren. Die Modernisierung ist somit nicht nur ein technischer, sondern auch ein strategischer Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich zukunftssicher aufzustellen.
In der digitalen Ära ist die effiziente und schnelle Verarbeitung eingehender Daten wesentlicher Erfolgsfaktor für Unternehmen. Das Input Management, das Informationen/Daten aus unterschiedlichen Kanälen erfasst, identifiziert und verarbeitet, ist dabei zentral für reibungslose Geschäftsprozesse und Vorbereiter der Prozessautomatisierung.
Mehr Infos, warum die Cloud-Migration Ihres Input-Managements unverzichtbar ist und wie ein Wechsel und damit verbundene Modernisierung Ihres Bestandssystems erfolgen kann, finden Sie hier: https://isr.de/cloud-migration-input-management/
Cihan Klingsporn
Senior Account & Marketing Managerin
Business Process Automation
cihan.klingsporn@isr.de
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