Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mittels Process Mining Simulation: Lassen Sie sich Zukunftsszenarien simulieren und verstehen Sie Ihre Prozesse besser.
Inhaltsverzeichnis
1. Process Mining im Einsatz: Herausforderungen im Einkaufsprozess
2. Probleme im Prozess erkennen mit Process Mining
3. Das Problem fachlich verstehen mit Business Analysten – auf dem Weg zur Problemlösung
4. Von der Idee zur Messbarkeit: Wie klare KPIs den Weg zu effektiven Prozessverbesserungen ebnen
6. Vorher-Nachher-Analyse mit Process Mining Simulation: Die Wirkung neuer Prozessschritte prüfen
7. Schritte zur Automatisierung: Effiziente Vorabprüfung mit RPA
8. Process Mining Simulation als Schlüssel zur nachhaltigen Geschäftsprozessoptimierung
9. Erfolgsfaktoren, die hierbei im Blick gehalten werden sollten
10. Und jetzt? Wie wir Sie bei Ihren Vorhaben unterstützen können
Willkommen in der Welt des Process Mining, wo Daten nicht nur Zahlen sind, sondern echte Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse bieten! Stellen Sie sich vor, Ihre Prozesse sind ein geheimnisvoller Dschungel – Process Mining ist der GPS-Navigator, der Ihnen hilft, die versteckten Pfade und Abkürzungen zu entdecken. Durch die präzise Analyse Ihrer Abläufe zeigen Ihnen diese digitalen Detektive genau, wie Ihre Prozesse wirklich funktionieren, und decken ineffiziente Stellen auf.
Aber das ist noch nicht alles: Mit der Simulation von Prozessverbesserungen können Sie verschiedene Ideen und Szenarien durchspielen, ohne in der echten Welt Risiken einzugehen. Es ist ein bisschen wie ein Videospiel, bei dem Sie verschiedene Taktiken ausprobieren können, um zu sehen, wie Ihre „Spielfigur“ – in diesem Fall Ihr Unternehmen – optimal vorankommt. Während alle über die neuesten KI-Trends sprechen, bietet die einfache, aber kraftvolle Kombination aus Process Mining und Simulation oft die direktesten Antworten auf Ihre Verbesserungsfragen.
Um das Potenzial dieser Methode greifbar zu machen, betrachten wir in diesem Artikel ein konkretes Szenario: den Freigabeprozess von Ausschreibungsdokumenten im Einkauf, der sich häufig im letzten Schritt als Stolperstein erweist. Wir werden die fachlichen Aufgaben und Probleme dieses Prozesses analysieren und gezielte Lösungsvorschläge entwickeln. Diese Vorschläge werden dann mit einem Process-Mining-Tool, in unserem Fall IBM Process Mining, simuliert und bewertet, um zu sehen, wie sie in der Praxis wirken. Abschließend werfen wir einen Blick auf die Möglichkeiten der Automatisierung durch Robotic Process Automation (RPA), um die letzten Hürden zu überwinden.
Das Beispiel basiert auf einer realen Kundensituation, wurde jedoch für diesen Artikel vereinfacht.
Process Mining im Einsatz: Herausforderungen im Einkaufsprozess | Ein Praxisbeispiel
Unser Beispiel stammt aus einem Maschinenbauunternehmen, das regelmäßig Bauteile für seine Maschinenproduktion einkauft. Hierfür gibt es einen dokumentgetriebenen Ausschreibungsprozess mit den folgenden Prozessschritten:
- Einkaufsdokument erstellen
- Prüfung durch Ingenieur
- Prüfung durch Rechtswesen
- Prüfung durch Einkauf
- Freigabe zur Ausschreibung
Abbildung: Der Ausschreibungsprozess bei einem unserer Kunden | isr.de
Dieser Freigabeprozess zog sich oft über einen langen Zeitraum hin, was es für die Beteiligten schwierig machte, die verschiedenen Feedbackschleifen nachzuvollziehen. Die Mitarbeitenden hatten das Gefühl, ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erledigen, doch plötzlich und ohne klare Transparenz darüber, wann und warum, kamen die Dokumente mit zusätzlichen Anmerkungen zurück. Dies führte nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu Missverständnissen und Frustration, da der Ursprung der Rückmeldungen und die erforderlichen Änderungen oft unklar blieb. Die fehlende Nachvollziehbarkeit verschärfte die Kommunikationsprobleme und erschwerte die reibungslose Zusammenarbeit.
Probleme im Prozess erkennen mit Process Mining
die Bewältigung der Daten
In unserem Fall war es mit etwas Datenbereinigung getan, da der Prozess Status getrieben ist und wenig Raum für Varianz lässt.
Wie eingangs erwähnt, gab es bei unserem Kunden Probleme, Einkaufsdokumente schnell freizugeben. Ein ideales Einsatzfeld für Process Mining, wo Daten in das Tool geladen und mit geschultem Blick analysiert, werden können.
Abbildung: Ausgangsituation – Es fällt auf, dass es häufig im letzten Schritt zu einer Ablehnung kommt | isr.de
Die Analyse des aktuellen Prozesses mit einem Process-Mining-Tool zeigt, dass der Schritt „Prüfung durch Einkauf“ überproportional oft zur Ablehnung des Dokuments führt (24 Vorgänge, roter Kasten). Dies bedeutet, dass das Dokument dann zurück an den Fachbereich geht, dort korrigiert und erneut durch alle Instanzen freigegeben werden muss. Dieser Vorgang ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch kostspielig und frustrierend, da alle Freigeber den Prozess erneut durchlaufen müssen.
Nun wissen wir, an welcher Stelle im Prozess es zu Problemen kommt. Jetzt ist es entscheidend, die Ursachen dieser Probleme fachlich zu durchdringen. Erfahrene Business Analysten sind hierbei eine wertvolle Unterstützung.
Das Problem fachlich verstehen mit Business Analysten – auf dem Weg zur Problemlösung
Bei näherer Betrachtung stellt sich heraus, dass die Hauptursache für die Ablehnungen formelle Fehler im Einkaufsdokument ist, z.B. fehlende Standardeinkaufskonditionen, Artikelnummern oder standardisierte Dokumentbestandteile. Diese Fehler resultieren aus der Komplexität der Themen und der Vielzahl der Bauteile. Auch fehlt es an Routine, da die Ausschreibungsdokumente über viele Fachbereiche verteilt erstellt werden. In ähnlichen Projekten haben wir beobachtet, dass formelle Prüfungen oft unterschätzt werden und zu erheblichen Verzögerungen führen können.
Um dieses Problem zu lösen, bedarf es der Expertise von Berater:innen im Bereich Process Reengineering. Um teilweise unnötige Schleifen zu verhindern oder zumindest zu verkürzen – die erneute Prüfung durch den Ingenieur wird voraussichtlich bspw. bei Änderungen von Einkaufsmodalitäten keine Änderung zum vorigen Prüfungslauf bringen -, kann in diesem Fall ein Lösungsansatz sein, die Prüfung durch den Einkauf im Prozess insgesamt vorzuziehen. Da aber die Bearbeitung von Ausschreibungsprozessen im betrachteten Fall häufig nicht bis zur Abgabe, sondern innerhalb des Prozesses wegen fehlender Machbarkeit abgebrochen werden, bedeutete ein Vorziehen der Einkaufsprüfung einen teilweise unnötigem Mehraufwand in der Einkaufsabteilung. Daher ist als Lösung die Einführung eines weiteren Prüfschritts erarbeitet worden, in dem Formalitäten geprüft aber noch keine vollumfängliche Prüfung sämtlicher Zusammenhänge durchgeführt wird. Damit versprechen sich die Prozessbeteiligten eine deutlich geringere Ablehnungsrate im Einkaufsschritt (siehe folgende Grafik), da im vorgelagerten Freigabeprozess die Qualität erhöht werden kann. Es wird vorgeschlagen das Problem in zwei Stufen zu lösen.
Abbildung: Lösungsansatz – formelle Aspekte am Anfang prüfen, um späte Ablehnungen zu reduzieren | isr.de
Stufe 1: Manuelle Lösung
Stufe 2: Automatisierung (Ausblick)
Von der Idee zur Messbarkeit: Wie klare KPIs den Weg zu effektiven Prozessverbesserungen ebnen
Um sicherzustellen, dass die vorgeschlagene Lösung den gewünschten Effekt erzielt, ist es entscheidend, spezifische KPIs festzulegen.
Diese Kennzahlen ermöglichen es zum einen, den Erfolg der Maßnahmen objektiv zu messen. Zum anderen hat das Entwickeln von KPIs den wertvollen Seiteneffekt, dass die erwünschten Effekte sehr klar definiert werden müssen. Um dies zu erreichen, muss man Anforderungen, die gegebenenfalls eher weich sind, so präzisieren und reduzieren, dass man sie als Zahl ausdrücken kann. Dieser Prozess hilft den tatsächlichen Kern der Anforderungen nochmal zu definieren und mit allen Stakeholdern zu diskutieren, um gemeinsam absolute Klarheit zu erlangen.
Vor der Einführung von Prozessverbesserungen ist es daher unabdingbar, messbare KPIs zu definieren. In unserem Beispiel sind sowohl die Prozessgeschwindigkeit als auch die Qualität der Dokumentenfreigaben die relevanten Faktoren.
KPI 1: Gesamtdurchlaufzeit des Prozesses
Dieser KPI misst die Zeit, die der gesamte Prozess vom Erstellen des Einkaufsdokumentes bis zur endgültigen Freigabe in Anspruch nimmt. Eine Reduzierung der Gesamtdurchlaufzeit zeigt, dass die Vorabprüfung zu einer effizienteren Abwicklung des Prozesses führt.
KPI 2: Kosten pro Fall
Dieser KPI gibt an, wie viel Geld ein Fall insgesamt kostet. Eine Verringerung dieses KPIs zeigt, dass die Vorabprüfung effektiv dabei hilft, formelle Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben und damit Kosten zu sparen.
Von „Pi x Daumen“ zur Präzision:
Wie Annahmen und Process Mining Simulationen fundierte Entscheidungen ermöglichen
Anstatt grober Schätzungen, ermöglicht uns das Process-Mining-Tool, den Einfluss einer möglichen Prozessverbesserung gezielt zu simulieren. So können wir im Voraus Annahmen treffen und diese anhand realer Daten überprüfen, um die Eignung der vorgeschlagenen Lösung zu bewerten. Nach der Umsetzung kann das Tool zudem den tatsächlichen Effekt messen und anhand festgelegter KPIs den Erfolg der Maßnahme verifizieren.
Mit dem Process-Mining-Tool kann das bisherige Prozessmodell um den neuen Schritt der Vorabprüfung erweitert werden – dies geschieht im BPMN-Diagramm. Für die Simulation müssen Annahmen erarbeitet werden, wie sich eine formelle Vorabprüfung auf die Service- und Arbeitszeit sowie auf die Wahrscheinlichkeit einer Ablehnung in dem jeweiligen Prozessschritt auswirkt.
Praktisch sieht das dann wie folgt aus:
Abbildung: Neuen Prozessschritt in BPMN einfügen | isr.de
Abbildung: Einstellen der Simulationsparameter (Generelle Parameter, Aktivitäten und Gateways) | isr.de
Abbildung: Vergleichen der Ergebnisse | isr.de
Die Simulation zeigt, dass der Einkaufsprozess um etwa 3 Tage verkürzt und die internen Prozesskosten um 500 € gesenkt werden können – pro Fall! Dies würde sich bei den hier betrachteten 150 simulierten Fällen pro Jahr auf eine Einsparung von weit über 80.000€ im Jahr summieren. Die Zeitersparnis von deutlich über einem Jahr ist noch eindrucksvoller. Mit kurz laufenden Prozessen ist ein Unternehmen schneller und beweglicher am Markt – ein echter Wettbewerbsvorteil! Nach eingehender Prüfung der Simulationsparameter wird sich hier niemand sachlich gegen eine Prozessanpassung sperren können oder wollen. Mit diesen Ergebnissen können nun Umsetzungskosten für die Änderung bewertet werden, falls die hinterlegten Prozesskosten nicht die Gesamtkosten abbilden.
Vorher-Nachher-Analyse mit Process Mining Simulation: Die Wirkung neuer Prozessschritte prüfen
Nachdem der neue Prozessschritt implementiert wurde, kann das Vergleichsfeature des Process-Mining-Tools genutzt werden, um zu überprüfen, ob die Änderung tatsächlich die gewünschte Wirkung erzielt hat.
Das Prozessmodell zeigt, dass die Anzahl der späten Ablehnungen im letzten Prozessschritt gesunken ist, da ein Großteil der formellen Fehler direkt am Anfang aufgefallen ist.
Abbildung: Simulation – die Anzahl später Ablehnungen ist signifikant reduziert | isr.de
Abbildung: Vergleich Ausgangssituation, Simulation und reelle Veränderung | isr.de
Der Vergleich zwischen der Simulation und der realen Umsetzung zeigt, dass die Ergebnisse erfreulich nah beieinander liegen, was die Genauigkeit unserer Annahmen unterstreicht. Zwar war die tatsächliche durchschnittliche Vorlaufszeit etwas länger als in der Simulation, was auf eine geringere Reduktion der Wartezeiten zurückzuführen ist, jedoch wurden insgesamt hervorragende Verbesserungen erreicht.
Schritte zur Automatisierung: Effiziente Vorabprüfung mit RPA
Eine formelle Vorabprüfung scheint prädestiniert dafür möglichst automatisiert zu werden. Hierfür müssen zuerst Erfahrungen mit dem Prozess gesammelt und dann die Aspekte herausdestilliert werden, die automatisiert werden können. Mit Hilfe von Robotic Process Automation (RPA) können wiederkehrende Aufgaben effizient und fehlerfrei ausgeführt werden, was zu weiteren Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen führt.
Die Automatisierung der Vorabprüfung bietet mehrere Vorteile:
- Zeitersparnis: Automatisierte Prüfungen sind schneller und können rund um die Uhr durchgeführt werden.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Systeme arbeiten präzise und konsistent, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert wird.
- Kostenreduktion: Durch die Automatisierung können personelle Ressourcen effizienter eingesetzt werden, was zu Kosteneinsparungen führt.
- Motivationssteigerung: Die Mitarbeitenden haben mehr Zeit sinnstiftende Arbeit zu leisten, anstatt repetitive Tätigkeiten abzuarbeiten.
Bevor man RPA einführt, kann auch dieses Vorhaben simuliert werden. Nehmen wir nun an, dass 80 % des Aufwandes der formellen Vorabprüfung durch einen Bot übernommen werden kann und, dass durch den Bot pro Fall 2 € Betriebskosten anfallen. In diesem Fall stellt sich die Simulation wie folgt dar:
Abbildung: Simulation | isr.de
Die Einführung eines Bots führt zu einer weiteren Reduktion der Vorlaufzeit und der durchschnittlichen Fallkosten. Was aber auch auffällt ist, dass der Effekt der Prozessoptimierung (also das Einführen der formellen Vorabprüfung) weitaus größer ausfällt als der Effekt durch die Automatisierung durch einen Bot.
Process Mining Simulation als Schlüssel zur nachhaltigen Geschäftsprozessoptimierung
Die kontinuierliche Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein fortlaufender Weg, auf dem Process Mining einen entscheidenden Beitrag leistet. Durch die Kombination aus fundierter Analyse, gezieltem Prozess-Reengineering und dem Einsatz von Simulationen lassen sich nicht nur bestehende Probleme und damit verbundene Optimierungspotenziale identifizieren, sondern auch nachhaltige Verbesserungen erzielen.
In unserem Kundenbeispiel führte die Einführung eines zusätzlichen Prüfschritts zu einer erheblichen Reduktion der Durchlaufzeit, einer signifikanten Senkung der späten Ablehnungen und letztlich der Kosten. Durch die anschließende Automatisierung mit RPA können diese Optimierungen weiter ausgebaut werden. Sobald die Prozesse optimiert sind, kann Technologie wie RPA als Verstärker eingesetzt werden, um die erzielten Verbesserungen weiter auszubauen. Entscheidend ist, den Prozess kontinuierlich zu überwachen, schrittweise zu verbessern und auf Veränderungen flexibel zu reagieren.
Erfolgsfaktoren, die hierbei im Blick gehalten werden sollten
- Menschen im Zentrum: Auch wenn Technologie eine wichtige Rolle spielt, ist es entscheidend, die menschliche Komponente nicht zu vernachlässigen. Damit es rund läuft sind Prozesse notwendig, die organisch die Gegebenheiten und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden widerspiegeln. Denn die Akzeptanz und das Verständnis für die neuen Prozesse sind zentral für den Erfolg.
- Prozesse als großer Hebel: Der Schlüssel zu Effizienz liegt oft darin, Prozesse neu zu denken und alte Muster zu durchbrechen. Ein gut durchdachter Prozess kann Abläufe effizienter und transparenter machen und somit auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.
- Knowhow und Erfahrung: Qualifizierte Prozessberater:innen können Unternehmen dabei helfen, die richtigen Hebel zur Optimierung zu finden. Ihre Expertise im Bereich Process Reengineering ist entscheidend für eine erfolgreiche Umsetzung.
- Technologie als Verstärker: Technologien, wie RPA, bringen einen entscheidenden Mehrwert, wenn der zugrundeliegende Prozess bereits optimiert wurde. Sie ermöglichen es, Effizienzsteigerungen weiter zu skalieren und langfristig Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Entscheidend ist, mit einem klaren Plan zu starten, messbare Ziele zu setzen und Schritt für Schritt zu skalieren. So sichern Unternehmen nicht nur kurzfristige Erfolge, sondern schaffen die Grundlage für langfristige Prozessoptimierungen und Wettbewerbsvorteile. Hierbei ist das Process Mining ein wertvolles Werkzeug, da es die daten- und faktenbasierte Analyse in das Zentrum rückt und damit vage Gefühle, unklare Vorstellung und Emotionen aus der Analyse rausnimmt. So können Prozessveränderung auf Basis von Fakten umgesetzt und deren Wirkung messbar gemacht werden, was den Erfolg und die Akzeptanz sicherstellen.
Und jetzt? Wie wir Sie bei Ihren Vorhaben unterstützen können
Wenn Sie bereits erste Ideen oder Ansätze haben, wie Sie Ihre (digitalen) Prozesse optimieren können, aber nicht sicher sind, wie Sie dies umsetzen können oder einen Beweis für deren Wirksamkeit benötigen, dann ist Process Mining definitiv das Mittel der Wahl. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie wir Ihre Ideen in messbare Erfolge verwandeln können – nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!
Christoph Sünderkamp
Managing Consultant
Business Process Automation
christoph.suenderkamp@isr.de
+49(0)151 422 05 489
