Enterprise Information Management (EIM)
Mehr als Content-Management
Ganzheitliche Integration von Informationen mittels EIM
Wie können Unternehmen Informationen so verwalten, dass sie nicht nur Ordnung schaffen, sondern auch echten Mehrwert generieren? Enterprise Information Management (EIM) liefert darauf die Antworten. Der Ansatz geht weit über herkömmliche Datenmanagement-Methoden hinaus und vereint strukturierte und unstrukturierte Daten, automatisiert Prozesse, integriert Künstliche Intelligenz und sorgt für Compliance in einer immer komplexer werdenden Umgebung.
Ob Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren, Datenanalysen strategisch nutzen oder innovative Technologien wie Intelligent Document Processing einsetzen möchten – EIM eröffnet viele Möglichkeiten. Wie ganzheitliche EIM-Lösungen zu nachhaltigen Wettbewerbsvorteilen verhelfen, möchten wir hier vorstellen.
Einfach erklärt
Was bedeutet EIM?
Enterprise Information Management (EIM) hilft Unternehmen, Informationen systematisch zu strukturieren, zu verwalten und zu nutzen. Der ganzheitliche Ansatz stellt sicher, dass Daten über Abteilungs- und Systemgrenzen hinweg verfügbar sind und optimal eingesetzt werden können.
EIM berücksichtigt nicht nur unstrukturierte bzw. semi-strukturierte Dokumente wie z. B. Verträge, Berichte, Präsentationen, E-Mails, Webseiteninhalte, Multimedia-Dateien, Formulare etc. Auch strukturierte Informationen, wie sie typischerweise in Datenbanken, Tabellen und spezialisierten Anwendungen gespeichert sind, werden bei diesem umfassenden strategischen Konzept berücksichtigt. Ziel dieses Ansatzes ist somit eine formatunabhängige Optimierung und einheitliche Verwendung und Verwaltung von Daten durch eine zentrale Steuerung der Komponenten und Konfigurationen. Die Informationen aus mehreren Systemen und Abteilungen können dann genutzt werden, um die Effizienz zu steigern und durch präzise Datenanalysen Transparenz zu schaffen.
Enterprise Information Management ermöglicht Business Insights. Es hilft, die komplexe Informationsflut im Unternehmen zu managen, die laufenden Geschäftsprozessen zu verbessern und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen an Informationssysteme zu gewährleisten.
Auf einen Blick
Was EIM-Systeme auszeichnet
Unsere Grafik macht deutlich, dass Informationen eine zentrale Rolle im Unternehmen einnehmen. Durch die harmonische Integration effektiver Schnittstellen, strukturierter Prozesse, moderner Technologien und klarer Compliance-Regeln kann neuer Wert geschaffen werden. Informationen werden im EIM-Ansatz somit nicht nur verwaltet, sondern auch aktiv genutzt, um geschäftliche Ziele zu erreichen.
Über diverse Anwendungen oder Schnittstellen empfangen Unternehmen heute Daten in unterschiedlichen Formaten, aus einer Vielzahl von Quellen und mit jeweils spezifischen Zugriffsberechtigungen. Diese Vielfalt erfordert eine systematische und effiziente Handhabung, um Informationen effektiv zu ordnen und zugänglich zu machen.
Um sie für die Entscheidungsfindung und Prozessverbesserungen innerhalb des Unternehmens nutzen zu können, werden die gesammelten Informationen basierend auf konsolidierten und transparenten Datenquellen in Berichten, Analysen und Dashboards aufbereitet.
Gleichzeitig müssen Sie sicherstellen, dass Compliance-Vorgaben eingehalten werden. Dies erfordert die Definition von Aufbewahrungsfristen in Archiven und Kommunikationsregeln für Datensicherheit. Transparenz ist hier entscheidend: Alle relevanten Informationen müssen genau dort einsehbar sein, wo sie benötigt werden – und das jederzeit.
Doch EIM endet nicht bei der internen Verwaltung. Über angebundene Technologien und Plattformen müssen Unternehmen Informationen auch sicher und stabil nach außen kommunizieren können, z. B. an Kunden, Partner und andere Stakeholder. Ein flexibles System ist dabei essenziell, um schnell auf neue Anforderungen oder regulatorische Änderungen reagieren zu können.
Praxisbeispiel
EIM im Einsatz
EIM-Lösungen ermöglichen es, strukturierte und unstrukturierte Informationen aus unterschiedlichen Systemen zu konsolidieren, um eine einheitliche und zugängliche Informationsbasis für alle Unternehmensbereiche zu schaffen. Dies fördert eine bessere Zusammenarbeit und unterstützt die Entscheidungsfindung auf Basis umfassender und aktueller Daten.
Die Integration und Zentralisierung von Daten aus verschiedenen Geschäftsprozessen, die automatisierte Dokumentenverarbeitung, das Records Management oder auch die Implementierung komplexer Analysen – all das gehört zum Enterprise Information Management.
Routineaufgaben werden automatisiert und manuelle Eingriffe minimiert.
EIM findet in verschiedenen Branchen Anwendung, z. B.
im Finanzsektor
zur Verbesserung von Compliance und Risikomanagement,
im Gesundheitswesen
zur Verwaltung von Patientendaten,
in der Fertigung
zur Optimierung von Lieferketten.
Weitere Anwendungen
In der Rechnungsverarbeitung, dem Vertragsmanagement und in der Verwaltung von Kundenakten können Unternehmen durch EIM signifikante Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne erzielen.
Auch die Automatisierung von Dokumentenmanagement-Prozessen, bei denen KI-Tools zur Klassifizierung und Metadaten-Extraktion eingesetzt werden ist, gehört zum Einsatzgebiet von EIM. Diese Technologien ermöglichen es Unternehmen, Informationen effizienter zu organisieren und relevante Daten schneller zu finden.
Weitere Anwendungen finden sich im Bereich der Compliance: EIM-Lösungen unterstützen Unternehmen dabei, regulatorische Anforderungen wie die DSGVO zu erfüllen, indem sie personenbezogene Daten automatisch identifizieren und schützen. Die Implementierung von Information-Governance-Strategien stellt die Einhaltung von regulatorischen Vorgaben und Sicherheitsstandards sicher, was besonders in stark regulierten Branchen von entscheidender Bedeutung ist.
Im Blickwinkel auf EIM liegt die
Herausforderung in Unternehmen
Die Herausforderung besteht vor allem in den verschiedenen Perspektiven der Interessengruppen innerhalb eines Unternehmens auf das Thema EIM.
- „Informationen auf Knopfdruck“ und einfache, schnelle Lösungen für komplexe Anforderungen wünschen sich sowohl interne Fachbereiche, als auch externe Endbenutzer. Mit schnell ändernden Märkten und Technologien ändern sich auch die Benutzerinteressen – also soll die IT entweder flexibel gestaltet sein oder alternativ eine sofort einsatzbereite Geschäfts-/Problem-/Branchenlösung bieten. Die technische Basis spielt für diese Interessengruppe eine untergeordnete Rolle.
- Eine strategisch denkende IT-Abteilung hingegen muss heute Automatisierung und KI, aber auch verbraucherorientierte Apps, Mobile und Wearables mitdenken. Selbst regulierte und geheimhaltungsbedürftige Inhalte wandern zukünftig in die Cloud. Ihr Interesse gilt der Integration sowohl dieser Aspekte, als auch Dokumententechnologien wie ECM mit Business Process Automation (BPA) und Customer Relationship Management (CRM) in Geschäftsanwendungen. Und das ist im Sinne von EIM langfristig sehr effizient sinnvoll, aber intern schwierig und kurzfristig gedacht ein Kostenblock.
- Die Datenschützer, Compliance-Verantwortlichen oder Rechtsabteilungen hingegen sehen v.a. spezielle gesetzliche Anforderungen in der EU und speziell in Deutschland, die häufig in der Migration älterer Archive in elektronische Archive mündet.
EIM entwickelt sich
Enterprise Information Management differenziert nicht zwischen unstrukturierten Inhalten (wie z.B. in Dokumenten oder E-Mails) und strukturierten Daten (z.B. in Datenbanken). Es bringt beide zusammen.
In einem Interview äußerte der Vordenker in diesem Bereich, Dr. Ulrich Kampffmeyer, dass es vor allem wichtig sei, Benutzern Informationen im Kontext, aber unabhängig von Zeit, ursprünglicher Quelle, Gerät, Format und Ort zur Verfügung stellen.
Entsprechend dieser Grundidee stellen wir Informationen in den Mittelpunkt und arbeiten jeden Tag daran, dass dokumentenbasierte Prozesse und Daten zusammenwachsen.
Der EIM-Ansatz fokussiert sich auf zwei strategische Ausrichtungen: Dokumentenlogistik und Data Analytics – und beide wachsen zusammen.
Genauso wie die Systeme, zu denen wir beraten
EIM entwickelt sich kontinuierlich weiter. Der Blickwinkel erweitert sich. Statt nur intern auf die „Enterprise“ – also das Unternehmen selbst- zu schauen, wird auch das technologische, branchenspezifische und mediale Umfeld außerhalb der Unternehmensgrenzen wichtiger. So können z.B. soziale Netzwerke genutzt werden, um Kundenmeinungen zu verstehen und Feedback zu erhalten. Parallel nimmt die Anzahl an mobilen Geräten und Plattformen massiv zu, was mehr Datenaufkommen bedeutet. Und: diese Daten werden zunehmend in der Cloud gespeichert, verarbeitet und geteilt. (Stichwort: SMAC)
In den letzten Jahren wurde neben Automatisierungsansätzen, vor allem auch die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Robotic Process Automation (RPA) vorangetrieben. Das reduziert manuelle Arbeit, und die Selbstoptimierung von Prozessen durch die Systeme selbst wird ermöglicht. Durch anpassungsfähige Oberflächen oder auch intelligente Analysen können Schnittstellen optimiert werden. Und eine automatisierte Überwachung und Governance stärkt die Informationssicherheit. Auch Prozesse können dank KI viel schneller skalieren.
EIM in der Praxis
Ein Next-Gen-Kundenportal
EIM vs. ECM
Enterprise Information Management
EIM bezieht sich auf die umfassende Verwaltung ALLER Informationen innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehören zum Beispiel auch Metadaten, logische Verknüpfungen oder BI-Daten, die nicht als klassische „Inhalte“ definiert sind.
EIM betrifft also integrierte Daten und Inhalte aus mehreren Systemen und Abteilungen, die unabhängig vom vorliegenden Format über den gesamten Informationslebenszyklus hinweg verwaltet, genutzt und optimiert werden sollen. Über ECM-Technologien hinaus werden auch Datenbanken, Analyse-Tools und Data Governance Systeme eingesetzt, um übergreifend Informationen aus verschiedenen Quellen und Systemen zu integrieren.
Enterprise Content Management
ECM ist ein Teilbereich von EIM. Es konzentriert sich auf Content Management – also auf INHALTE in Form von Dokumenten und Dateien. Beim Enterprise Content Management geht es um die Strukturierung, Speicherung, Verteilung und Archivierung dieser digitalen Inhalte und Dokumente.
Hier kommen ECM-Tools wie Dokumentenmanagementsysteme und digitale Archivierungsplattformen zum Einsatz. Auch das Workflow-Management und Web Content Management findet Anwendung. Hinsichtlich Governance & Compliance liegt die Betonung auf der Einhaltung von Vorschriften und Aufbewahrungsanforderungen für Dokumente.
Meine Vision ist, dass wir nicht mehr zwischen strukturierten und unstrukturierten Informationen unterscheiden. Informationsmanagement muss jede Art von Daten und Dokumenten handhaben. Geschäftsprozess im Blick in den Mittelpunkt stellen. So habe ich auch die CENIT EIM-Gruppe mit ISR als zentraler Marke aufgebaut.
André Vogt
Sprecher des Vorstands | ISR
Konkret und praxisnah
Unsere Unterstützung für Unternehmen
Wir sind Spezialisten für das IT-gestützte Management von unternehmensrelevanten Dokumenten und Informationen in Kernprozessen unserer Kunden. Als EIM-Komplettanbieter haben wir diverse, verzahnte Service-, Beratungs- und Softwareangebote, die Sie im Sinne einer umfassenden und automatisierten Verwaltung von Informationen nutzen können.
Dazu gehören:
- Erstellung fachlicher & technischer Konzepte
- Vertrieb und Bereitstellung von Software unserer Partner
- Die Entwicklung und Anpassung individuelle Software-Erweiterungen
- Implementierung und Konfiguration der Lösungen
- Wartung, Applikation Management und Betrieb der Lösungen
Unsere Ausrichtung auf das Enterprise Information Management spiegelt sich im Aufbau der CENIT-EIM-Gruppe wider. Zu unserem ISR-Team aus Spezialisten für ECM-, BPA und Input Management sowie Data Analytics kommen auch die KI-Experten der ISR-Marke Buildsimple mit ihrer Lösung für Intelligent Document Processing hinzu.
Management-Informationssysteme auf Basis von IBM-Technologien sind das Spezialgebiet der mip GmbH. Das Unternehmen rundet als Spezialist die Ausrichtung ab und unterstützt Sie kompetent in allen EIM-Fragestellungen.
Sie möchten noch mehr erfahren?
Nehmen Sie Kontakt auf
Michael Frihs
Senior Executive Manager
Key Account Sales
michael.frihs@isr.de
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