Mit dem neuen Release-Paket ZUGFeRD 2.2 wird die digitale Rechnungsabwicklung nun noch einfacher und effizienter. Doch wie hat sich die digitale Rechnungsabwicklung in Deutschland entwickelt und wie kann ZUGFeRD 2.2 Unternehmen bei der Optimierung ihrer Rechnungsprozesse unterstützen?
Die Geschichte der digitalen Rechnungsverarbeitung und des „zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ kurz ZUGFeRD begann im Jahr 2014. In diesem Jahr führte die EU eine Richtlinie zur elektronischen Rechnungsstellung ein.
In dieser Richtlinie wurde von der Europäischen Union der Rahmen für ein einheitliches Vorgehen bei der Übermittlung von Rechnungen an öffentlichen Verwaltungen festgelegt.
Die Mitgliedstaaten der EU müssen sicherstellen, dass öffentliche Auftraggeber elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können, die den europäischen Normen für die elektronische Rechnung entsprechen. Ein entsprechendes Gesetzgebungsverfahren wurde in Deutschland 2016 initiiert. Schließlich trat das entsprechende Gesetz am 27.11.2018 in Kraft.
Seitdem ist das Thema „digitale Rechnungsverarbeitung“ auf europäischer und nationaler Ebene präsent und wird auch ständig weiterentwickelt.
Was Sie hier erwartet – ein Überblick
1. ZUGFeRD – Wer hat es erfunden?
2. ZUDFeRD 2.0 = Faktur-X – eine deutsch-franzözische Kooperation
3. Die neuen Funktionen von ZUGFeRD 2.2
4. Digitale Rechnungsverarbeitung + künstliche Intelligenz = ISR
ZUGFeRD – Wer hat es erfunden?
ZUGFeRD wurde von verschiedenen Organisationen wie zum Beispiel dem Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und dem Deutschen Steuerberaterverband entwickelt. Es ist ein Format, das eine Rechnung im PDF-Format mit einer integrierten XML-Datei kombiniert. Das PDF-Dokument ist für den Menschen lesbar, während die XML-Datei die Rechnungsdaten für die automatisierte Verarbeitung enthält.
Ein weiteres wichtiges Format ist XRechnung. Es ist ein europäischer Standard, der im Jahr 2017 eingeführt wurde und eine einheitliche Datenstruktur für die Verarbeitung von Rechnungen ermöglicht. Im Gegensatz zu ZUGFeRD ist XRechnung ausschließlich eine XML-Datei, die direkt von IT-Systemen verarbeitet werden kann.
ZUGFeRD 2.0 = Factur-X – Eine deutsch-französische Kooperation
Im Juni 2017 wurde die europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung EN 16931 vom CEN (Europäisches Komitee für Normung) veröffentlicht. Dies führte zur Notwendigkeit einer Anpassung von ZUGFeRD 1.0 im Rahmen der deutsch-französischen Agenda. Das Ergebnis dieser Anpassung war ZUGFeRD 2.0, auch international bekannt als Factur-X, welches allen Anforderungen der neu erschienenen Norm entspricht.
Die drei wichtigsten sind:
ZUGFeRD 2.0 erweitert das hybride Rechnungsformat um neue Geschäftsprozesse wie beispielsweise die Gutschrift, Bestellung und den Lieferschein.
ZUGFeRD 2.0 erleichtert die Lesbarkeit für Menschen mit Sehbehinderungen durch die Integration von barrierefreien PDF- und XML-Elementen.
ZUGFeRD 2.0 wurde an die europäische Norm für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung EN 16931 angepasst und erfüllt somit alle Anforderungen der EU-Richtlinie zur E-Rechnungsstellung. Dies macht das Format für Unternehmen noch attraktiver und erleichtert den grenzüberschreitenden Handel.
Die neuen Funktionen von ZUGFeRD 2.2
Die Version 2.2 von ZUGFeRD konzentriert sich hauptsächlich auf die Erweiterung der Profile, insbesondere durch die Einführung des Referenzprofils „XRechnung“, was Unternehmen ermöglicht, verschiedene Arten von Rechnungen mit einem einzigen Format abzubilden.
Eine weitere wichtige Neuerung ist die Interoperabilität mit dem Order-X-Format. Dieses elektronische Datenformat für Bestellungen ist auf die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen zugeschnitten und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Bestellungen.
Mit der Interoperabilität von ZUGFeRD 2.2 und Order-X sollen Unternehmen in der Lage sein, ihre Bestell- und Rechnungsprozesse nahtlos zu integrieren und zu automatisieren.
Digitale Rechnungsverarbeitung + künstliche Intelligenz = ISR
Wir bei ISR haben uns intelligente Rechnungsverarbeitung groß auf die Fahnen geschrieben. Warum wir dabei auch an Franz Beckenbauer denken müssen erfahren sie hier.
Schon vor über 20 Jahren war uns die Bedeutung des Themas bewusst. Gerade durch den Einsatz smarter Technologien lässt sich die Effizienz der Verarbeitung von eingegangenen Rechnungen enorm erhöhen. Egal ob Papier, PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – mit ISR Accounts Payable Flow haben sie alle Rechnungen jederzeit im Griff.
Auf Basis unserer eigenen künstlichen Intelligenz werden die Rechnungsdaten automatisch klassifiziert und in unser System gebracht. Dort können sie weiterverarbeitet und zur Prüfung direkt übergeben werden. Neben unserem eigenen Produkt Buildsimple greifen wir bei Bedarf auch auf andere Softwareprodukte wie zum Beispiel IBM Datacap zurück. So werden beispielsweise Rechnungsnummer, Bruttobetrag und IBAN des Empfängers automatisch erfasst.
Noch nicht ganz überzeugt? Hier nochmal drei Argumente zum Schluss:
Sie bekommen eine Übersicht über sämtliche Rechnungen im Unternehmen. In der digitalen Rechnungsakte von ISR Accounts Payable Flow werden alle zugehörigen Daten an einem Ort sicher gespeichert. Relevante Informationen (vom Scandatum bis hin zur Fälligkeit) lassen sich so mit nur einem Mausklick abrufen.
Die Durchlaufzeit der Rechnung wird auf wenige Tage reduziert. Wenn alle Beteiligten schnell agieren, können Rechnungen sogar innerhalb weniger Stunden abgewickelt werden. Ganz ohne zusätzliche Mails oder Telefonate!
Der direkte Zugriff auf alle Prüfungsvorgänge ermöglicht stets eine Abfrage des aktuellen Status jeder Rechnung. Jegliche Anfragen von Abteilungen oder Lieferanten bezüglich der Rechnung lassen sich so schnell und präzise beantworten.
Gerade im Zusammenspiel mit unserem Vertragsmanagement-Tool dem ISR Contract Manger und dem ISR Information Office wird so Transparenz über sämtlichen unternehmensrelevanten wirtschaftlichen Vorgängen geschaffen.
Wollen sie mehr über unsere leistungen erfahren?
Jens Brettschneider
Geschäftsbereichsleiter
Application Management
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