How-to: Automatisierte und KI-basierte Rechnungseingangsprüfung

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Der Traum einer jeden Buchhaltung: automatisierte, KI-basierte und intelligente Rechnungseingangsprüfung, die Ihren Fachkräften mit unseren smarten Features den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.

Obwohl viele Unternehmen bereits eine teil- oder vollautomatisierte Lösung für Ihre Rechnungsverarbeitungprozesse nutzen, gibt es oft an vielen Stellen noch Optimierungspotenziale. Einige Unternehmen extrahieren und prüfen Ihre Rechnungsdaten sogar noch komplett manuell.

Prozess der Rechnungseingangsprüfung

Back to the basics: Wie ist der Prozess der Rechnungseingangsprüfung aufgebaut und an welchen Stellen kann eine Software mich unterstützen?
Rechnungsprüfprozess
Abbildung 1: Automatisierter Rechnungsprüfprozess | isr.de

Der Rechnungsprüfprozess läuft mit der entsprechenden Software vom Dokumenteninput über die Datenextraktion, Rechnungsprüfung- und freigabe bis zur Buchung fast komplett automatisiert. Lehnen Sie sich zurück und erfahren Sie, wie einfach und zeitsparend ein moderner Rechnungsprüfprozess heute durchlaufen werden kann.

KI-gestützte Rechnungsauslesung

Beim Einpflegen von Rechnungen treten häufig Fehler auf und alle Daten müssen dauernd mehrfach überprüft werden. Das ist nicht nur eintönig, sondern auch zeitraubend.
Egal ob Papier, PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – beim Einlesen von Eingangsrechnungen übernimmt unsere Input Management Software Buildsimple die ganze Arbeit.
Auf Basis von künstlicher Intelligenz werden die Rechnungsdaten automatisch klassifiziert und dem System zur Verarbeitung und weiteren Prüfung direkt übergeben. In der digitalen Rechnungsakte in ISR Accounts Payable Flow finden Sie somit in Minutenschnelle alle Informationen auf einen Blick.

RechnungsPrüfung und -Freigabe

Mit dem integrierten Workflow werden alle Prüfschritte automatisiert gesteuert und somit ggf. vorkommende  Preis- oder Mengenabweichungen gefunden. Auch die automatische Umsatzsteuerprüfung (UStG. § 14), und der Abgleich mit den Kreditorstammdaten per Anbindung an Ihre Systeme beschleunigen Ihre Rechnungsverarbeitung erheblich. Das System garantiert damit nicht nur eine sehr geringe Fehlerquote und hohe Sicherheit, sondern lernt auch aus der Vergangenheit und spart Ihnen viel Zeit und Tipparbeit.

Intelligente Algorithmen wie SmartCoding unterstützen beispielsweise bei der korrekten Kodierung von Rechnungen oder ermöglichen, den richtigen Prüfer bzw. Freigeber in Ihren Rechnungsprüfprozessen jeweils automatisch zu bestimmen.

Auch die Kompetenzregelungen und Budget-Freigabegrenzen können unternehmensweit ganz einfach durch Clustering in Benutzerrollen verwaltet werden. Anstatt bei allen Mitarbeiter:innen individuell Berechtigungen einstellen zu müssen, sind die Benutzerrollen mit einem Klick zuweisbar.

Automatisierte Buchung

Die Buchung in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem erfolgt anschließend ebenfalls voll- oder teilautomatisiert. Da es in jedem Unternehmen neben Standards auch Ausnahmen gibt, sind die Automatisierungen dediziert einstellbar. So können beispielsweise bestimmte Sachkonten, Lieferanten oder Kostenstellen wieder herausgenommen werden.

In meiner täglichen Bearbeitung der Eingangsrechnungen verschafft mir ISR Accounts Payable Flow einen sehr guten Überblick über alle Rechnungen und deren Informationen. Informationsanfragen sind mit einem Klick schnell gestellt und der Bearbeitungsdurchlauf hat sich wesentlich verkürzt. Besonders schätzen gelernt habe ich die Datenverknüpfung zu den generierten Bestellungen sowie die Historie, mit der jeder Vorgang nachvollzogen werden kann.”

Regina Sanders | Finanzbuchhaltung
ISR Information Products AG

Ihr nUtzen Auf den Punkt gebracht

Um produktiv zu arbeiten, ist es in jedem Unternehmen essenziell, dass Fachkräfte an den wichtigen Stellen eingesetzt werden können. So kann jedes Unternehmen davon profitieren, das einige buchhalterische Routinearbeiten von einer Software übernommen werden. Mit automatisierten und KI-basierten Rechnungsprüfprozessen stellen Sie sicher, dass sich Ihre Fachkräfte in der Finanzbuchhaltung so auf das Wesentliche konzentrieren können.

Voller Tatendrang? Wir unterstützen Sie gerne!

Mit unseren langjährigen Erfahrung helfen wir Ihnen gerne, Ihren Rechnungseingangsprozess komplett zu digitalisieren und automatisieren. Nutzen Sie bereits eine Lösung und sind zufrieden? Überzeugen Sie sich selbst von unserer innovativen Allrounder-Lösung mit ISR Accounts Payable Flow und Buildsimple.

INTELLIGENTE RECHNUNGSVERARBEITUNG MIT ISR ACCOUNTS PAYABLE FLOW & BUILDSIMPLE
Digitalisieren Sie Ihren kompletten Rechnungseingangsprozess.
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KONTAKT

Jens Brettschneider
Geschäftsbereichsleiter
Application Management

jens.brettschneider@isr.de
+49 (0) 151 422 05 425

Über ISR

Die ISR Information Products AG ist Ihr Experte für Analytics, Prozess-Digitalisierung und Application Management. Mit Blick auf die Bedürfnisse namhafter Kunden konzipieren, modernisieren, implementieren und betreuen unsere ca. 200 Mitarbeiter an sechs Standorten IT-Architekturen, Software-Lösungen und IT-Infrastrukturen. Das Ziel: Ihnen die wirtschaftliche Nutzung von Daten zu ermöglichen.

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