Der Traum einer jeden Buchhaltung: automatisierte, KI-basierte und intelligente Rechnungseingangsprüfung, die ihren Fachkräften mit smarten Features den Arbeitsalltag erheblich erleichtert.
Die DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… More hat auch vor der Rechnungsprüfung nicht Halt gemacht. Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lösungen, um ihre Rechnungsverarbeitung automatisiert und effizienter zu gestalten. Obwohl viele Unternehmen bereits eine teil- oder vollautomatisierte Lösung für ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse nutzen, gibt es an vielen Stellen durchaus noch Optimierungspotenziale. In diesem Blogartikel erfahren, Sie warum eine Rechnungsprüfung generell wichtig ist; wie genau eine digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniert und welche Schritte dabei zu beachten sind.
1. Rechnungsprüfung – warum überhaupt?
2. Wie läuft eine digitale Rechnungsprüfung in der Regel ab?
3. Die digitale Rechnungsprüfung
4. Digitale Rechnungsprüfung trifft Compliance
5. KI-gestützte automatisierte Rechnungsverarbeitung
6. Rechnungsprüfung, Freigabe bis zur automatischen Buchung – Alles Hand in Hand
Rechnungsprüfung – warum überhaupt?
Zunächst einmal hört sich das nach einer banalen Frage an, aber es hilft, sich klarzumachen welche Aspekte bei einer digitalen Rechnungsprüfung berücksichtigt werden müssen.
Dazu gehören die Rechnungsdaten wie die Rechnungsnummer, das Datum, der Betrag, die Steuern und die Währung. Auch die Leistungen und Lieferungen werden kontrolliert, um sicherzustellen, dass die Menge, der Preis und die Qualität den vertraglichen Vereinbarungen entsprechen. Die Zahlungsbedingungen wie Skonti und Fälligkeiten werden ebenfalls geprüft, um Doppelzahlungen und Überzahlungen zu vermeiden.
Außerdem dient eine Rechnungsprüfung auch immer dazu Unregelmäßigkeiten und Auffälligkeiten zu erkennen. Dazu gehören zum Beispiel ungewöhnlich hohe Rechnungsbeträge, fehlende oder unleserliche Rechnungen oder abweichende Steuersätze. Diese Auffälligkeiten können auf Betrug oder Fehler hinweisen und müssen daher untersucht werden. Eine ordnungsgemäße Rechnungsprüfung trägt dazu bei, die Risiken für Sie und Ihr Unternehmen zu minimieren und die Compliance Ihrer Vorgänge und Prozesse sicherzustellen.
Wie läuft eine digitale Rechnungsprüfung in der Regel ab?
Back to the basics: Wie ist der Prozess der digitalen Rechnungsprüfung aufgebaut und an welchen Stellen kann eine Software mich unterstützen? Je nach Unternehmen und Software variiert der Ablauf einer digitalen Rechnungsprüfung, aber im Allgemeinen gibt es einige Schritte, die üblicherweise durchlaufen werden:
Rechnungseingang: Erfolgt in der Regel mittels verschiedener Rechnungsformate, in der Regel per E-Mail. Sollte es sich nicht bereits um ein standardisiertes Rechnungsformat handeln (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) ist es nötig hier die entsprechenden Rechnungsinformationen automatisiert und KI-gestützt auszulesen. Übrigens, ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung Pflicht in Deutschland, erfahren Sie hier mehr dazu.
Prüfung der Rechnungsdaten: Im nächsten Schritt werden die ausgelesenen Rechnungsdaten mit den Stammdaten des Lieferanten und den Bestelldaten abgeglichen. Dabei werden auch bereits Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt ist.
Freigabe der Rechnung: Wenn die Rechnung den Prüfungen standhält, wird sie digital zur Freigabe an den zuständigen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin weitergeleitet. Hier wird diese Rechnung noch einmal geprüft und freigegeben, wenn alles in Ordnung ist.
Buchung der Rechnung: Nach der Freigabe wird die Rechnung gebucht. Dabei werden die Buchungssätze erstellt und in das Buchhaltungssystem übertragen.
Archivierung der Rechnung: Die Rechnung wird automatisch digital archiviert, um sie jederzeit abrufen und nachweisen zu können.
Zahlung der Rechnung: Nach der Buchung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben. Die Zahlung wird dann automatisch ausgelöst und an den Lieferanten überwiesen.
Die digitale Rechnungsprüfung
Formelle und sachliche Prüfung? Was wird geprüft?
An der Tatsache die eigenen Buchhaltungsprozesse auf eine digitale Rechnungsprüfung umzustellen führt – aus unternehmerischer Sicht – eigentlich kein Weg mehr daran vorbei.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Automatisierung der Rechnungsprüfung reduziert Fehlerquoten, minimiert Bearbeitungszeiten und entlastet Mitarbeiter von Routineaufgaben. Darüber hinaus ermöglicht sie eine umfassende Nachvollziehbarkeit und Transparenz des Prozesses, was wiederum die Sicherheit und Compliance im Unternehmen erhöht.
Durch die Implementierung moderner IT-Lösungen wie Rechnungsprüfungssoftware, automatisierte Texterkennung und Machine Learning-Algorithmen können Unternehmen ihre digitale Rechnungsprüfung effizienter, sicherer und transparenter gestalten.
Formelle Rechnungsprüfung
Die formelle Rechnungsprüfung, die sicherstellt, dass Rechnungen formal korrekt aufgebaut sind, kann durch IT-Lösungen wie automatische Rechnungsscanner und Datenextraktionswerkzeuge unterstützt werden. Diese Tools erkennen und extrahieren relevante Daten aus Rechnungen, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Angaben enthalten sind.
Checkliste (formelle) Rechnungsprüfung:
- Gibt es eine Rechnungsnummer?
- Gibt es ein Rechnungsdatum?
- Stimmen Rechnungsaussteller und Zahlungsempfänger überein?
- Ist die vom Rechnungssteller angegebene Kontoverbindung korrekt?
- Stimmen die Steuersätze (steuerfrei – mit Hinweis – /7 %/19 %)?
- Wurden steuerfreie Umsätze umsatzversteuert?
- Ist die Umsatzsteuer zu hoch ausgewiesen (z.B. 20 %, nur 19 % sind abzugsfähig)
- Ist die ausgeführte Leistung zutreffend bezeichnet?
- Wurde die abgerechnete Lieferung oder Leistung tatsächlich erbracht?
- Stimmen Lieferschein und Rechnung überein?
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Rechnungsprüfung, die prüft, ob eine Lieferung oder Leistung mit der ursprünglichen Bestellung übereinstimmt, kann durch IT-Lösungen wie Regeldatenbanken und automatische Abgleichfunktionen unterstützt werden. Diese Tools ermöglichen es, Preise und Mengen automatisch mit den Angaben im Vertrag oder in der Bestellung abzugleichen, um sicherzustellen, dass alles übereinstimmt. Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, ihre Effizienz steigern und ihre Sicherheit erhöhen.
Hand in Hand geht dabei auch ein entsprechender Anerkennungs- und Freigabeprozess. Basierend auf der automatisierten Zuordnung von regelbasierten Elementen wie z.B. eine Kostenstelle, ein Sachkonto, Rechnungs- oder Buchungskreis können ein oder mehrere Freigeberinnen und Freigeber in diesen Prozess eingebunden sein.
Durch die Automatisierung der Rechnungsprüfung können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, ihre Effizienz steigern und ihre Sicherheit erhöhen. Es ist daher kein Wunder, dass die digitale Rechnungsprüfung immer mehr zu einem Standard in der Buchhaltung wird.
Digitale Rechnungsprüfung trifft Compliance
Die Vorteile der digitalen und automatisierten Rechnungsverarbeitung wurden bereits kurz erwähnt. Aber welche Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung ergeben sich für Unternehmen im Bereich der Compliance? Neben der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben müssen interne Richtlinien und Kontrollmechanismen lückenlos umgesetzt werden. Dabei können digitale Lösungen zur Rechnungsprüfung und -verarbeitung eine entscheidende Rolle spielen.
Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit:
Eine digitale Rechnungsprüfung schafft eine lückenlose Dokumentation aller Transaktionen. Somit erleichtern digitale Rechnungen und ein automatisierter Prüfprozess die Überprüfung und Einhaltung von Compliance-Richtlinien durch Behörden oder Wirtschaftsprüfer. Jeder Schritt des Rechnungsprüfprozesses ist transparent und kann jederzeit nachvollzogen werden.
Reduzierung von Fehlern und Manipulationen:
Automatisierte Prüfungen können Rechnungen schnell und präzise auf Plausibilität, Korrektheit und Einhaltung von Vorgaben überprüfen. Dies minimiert das Risiko von Fehlern oder absichtlichen Manipulationen, die zu Compliance-Verstößen führen könnten. Die digitale Rechnungsprüfung erhöht somit die Genauigkeit und Sicherheit der Buchhaltungsprozesse.
Zeitnahe Identifikation von Auffälligkeiten:
Automatisierte Prüfungen erkennen Unregelmäßigkeiten oder Abweichungen von Richtlinien zeitnah. Dadurch können Compliance-Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden, bevor sie größere Auswirkungen haben. Die digitale Rechnungsprüfung ermöglicht ein proaktives Compliance-Management.
Verbesserte Kontrollmechanismen:
Eine digitale Rechnungsprüfung erlaubt die Implementierung detaillierter Kontrollmechanismen und Genehmigungsworkflows. Dies stärkt zusätzlich zur reinen Identifikation von Auffälligkeiten die internen Kontrollsysteme und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Unternehmen können ihre Compliance-Sicherheit somit gezielt erhöhen.
Erhöhte Effizienz und Skalierbarkeit:
Automatisierte Prüfungen können Rechnungen deutlich schneller und kostengünstiger abwickeln als manuelle Prozesse. Dies ermöglicht es Unternehmen, Compliance-Anforderungen auch bei wachsenden Transaktionsvolumen effizient zu erfüllen. Die digitale Rechnungsprüfung skaliert mit den Compliance-Anforderungen des Unternehmens.
Eine automatisierte, digitale Rechnungsprüfung bietet Unternehmen somit vielfältige Vorteile, wenn es darum geht, Compliance-Risiken zu minimieren und die Compliance-Sicherheit zu erhöhen. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine solche Lösung Unternehmen dabei unterstützen kann, Compliance-Anforderungen effizient und zuverlässig zu erfüllen.
KI-gestützte automatisierte Rechnungsverarbeitung
Gerade beim Einpflegen und manuellen Verarbeiten von Rechnungen müssen alle Rechnungsdaten dauernd mehrfach überprüft werden. Das ist nicht nur eintönig, sondern auch zeitraubend und es treten häufig Fehler auf. Und das alles ist vor allem eins: Vermeidbar!
Durch die Automatisierung dieser Routineaufgaben können das Risiko von Fehlern minimiert, Kosten eingespart und die Bearbeitungszeit reduziert werden.
Egal ob Scan, PDF, XRechnung oder ZUGFeRD – beim Einlesen von Eingangsrechnungen übernimmt unsere Input Management Software Buildsimple die ganze Arbeit. Auf Basis von künstlicher Intelligenz werden die Rechnungsdaten automatisch klassifiziert und dem System zur Verarbeitung und weiteren Prüfung direkt übergeben. In unserer digitalen Rechnungsakte in ISR Accounts Payable Flow finden Sie somit in Minutenschnelle alle Informationen auf einen Blick.
Rechnungsprüfung, Freigabe bis zur automatischen Buchung – Alles Hand in Hand
Mit dem integrierten Workflow werden in ISR Accounts Payable Flow alle Prüfschritte automatisiert gesteuert und somit ggf. vorkommende Preis- oder Mengenabweichungen gefunden. Auch die automatische Umsatzsteuerprüfung (UStG. § 14), und der Abgleich mit den Kreditorstammdaten per Anbindung an Ihre Systeme beschleunigen Ihre Rechnungsverarbeitung erheblich. Das System garantiert damit nicht nur eine sehr geringe Fehlerquote und hohe Sicherheit, sondern lernt auch aus der Vergangenheit und spart Ihnen viel Zeit und Tipparbeit. Intelligente Algorithmen wie SmartCoding unterstützen beispielsweise bei der korrekten Kontierung von Rechnungen oder ermöglichen, den richtigen Prüfer bzw. Freigeber in Ihren Rechnungsprüfprozessen jeweils automatisch zu bestimmen.
Auch die Kompetenzregelungen und Budget-Freigabegrenzen können unternehmensweit ganz einfach durch Clustering in Benutzerrollen verwaltet werden. Anstatt bei allen Mitarbeiter:innen individuell Berechtigungen einstellen zu müssen, sind die Benutzerrollen mit einem Klick zuweisbar.
Die abschließende Buchung in Ihrem Finanzbuchhaltungssystem erfolgt ebenfalls voll- oder teilautomatisiert. Da es in jedem Unternehmen neben Standards auch Ausnahmen gibt, sind die Automatisierungen dediziert einstellbar. So können beispielsweise bestimmte Sachkonten, Lieferanten oder Kostenstellen wieder herausgenommen werden.
„In meiner täglichen Bearbeitung der Eingangsrechnungen verschafft mir ISR Accounts Payable Flow einen sehr guten Überblick über alle Rechnungen und deren Informationen. Informationsanfragen sind mit einem Klick schnell gestellt und der Bearbeitungsdurchlauf hat sich wesentlich verkürzt. Besonders schätzen gelernt habe ich die Datenverknüpfung zu den generierten Bestellungen sowie die Historie, mit der jeder Vorgang nachvollzogen werden kann.”
Regina Sanders | Finanzbuchhaltung
ISR Information Products AG
Voller Tatendrang? Wir unterstützen Sie gerne!
Um produktiv zu arbeiten, ist es in jedem Unternehmen essenziell, dass Fachkräfte an den wichtigen Stellen eingesetzt werden können. So kann jedes Unternehmen davon profitieren, das einige buchhalterische Routinearbeiten von einer Software übernommen werden. Mit automatisierten und KI-basierten Rechnungsprüfprozessen stellen Sie sicher, dass sich Ihre Fachkräfte in der Finanzbuchhaltung so auf das Wesentliche konzentrieren können.
Mit unseren langjährigen Erfahrung helfen wir Ihnen gerne, Ihren Rechnungseingangsprozess komplett zu digitalisieren und automatisieren. Nutzen Sie bereits eine Lösung und sind zufrieden? Überzeugen Sie sich selbst von unserer innovativen Allrounder-Lösung mit ISR Accounts Payable Flow und Buildsimple.
Jens Brettschneider
Geschäftsbereichsleiter
Application Management
jens.brettschneider@isr.de
+49(0)151 422 05 425
