DIGITALE RECHNUNGS­VERARBEITUNG – WE CALL IT A KLASSIKER!

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Gefragter denn je und eigentlich ein alter Hut: die digitale Rechnungs­verarbeitung.

Jedes Mal, wenn wir Anfragen zum Thema „Prüfung von Rechnungen auf elektronischem Wege“ erhalten, müssen wir schmunzeln. Warum? Weil wir unweigerlich an die Worte Franz Beckenbauers erinnert werden. Dieser antwortete auf die Frage eines ausländischen Reporters zu Bedeutung der Spielbegegnung Deutschland vs. England nämlich: „We call it a Klassiker!“

Von Dauerbrennern und Bestsellern der Prozess-Digitalisierung

Und genau das ist die elektronische oder digitale Rechnungsprüfung für uns: ein echter Klassiker unter den schier unzähligen Möglichkeiten der digitalen Transformation! Kein Thema wurde in den vergangenen Jahren häufiger von Kunden angefragt oder bei uns intern diskutiert als dieses. Vor rund fünf Jahren glaubten wir noch, das Thema sei durch und der Bedarf weitestgehend gedeckt.
Doch die Coronakrise lehrte uns eines Besseren. Für viele Unternehmen ist eine softwaregestützte Abwicklung ihres Rechnungseingangs digitales Neuland, was es zu erschließen gilt.
Der (Handlungs-)Bedarf insbesondere im KMU-Segment ist hoch. Die Digitalisierung ist hier noch sehr am Anfang. Also starten wir hier mit den Basics.

Back to the roots – das Prinzip der Rechnungs­verarbeitung und Rechnungsprüfung

Aber gehen wir erstmal ein paar Schritte zurück und schauen uns an, was im Rahmen der Kreditorenbuchhaltung erfolgen muss, sodass am Ende eine Rechnung zur Zahlung angewiesen werden kann.
Die automatisierte Rechnungsprüfung beschreibt nämlich die Umsetzung eines administrativen Prozesses des Rechnungswesens, der sich aufgrund ihrer Reichweite durch alle Unternehmenseinheiten zieht.

Im Grunde sind es vier simple Schritte (siehe Abbildung 1), die es zu beachten gilt und den Prüfungsprozess beschreiben:

  1. Erhalt und Eingang der Rechnung
  2. Erfassung und Prüfung der Rechnung
  3. Buchen und Freigabe der Rechnung
  4. Zahlungsausgleich und Archivierung/Ablage der Rechnung
Das Prinzip der Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung
Abbildung 1: Das Prinzip der Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung | isr.de
Der oben skizzierte Ablauf ist eigentlich in jedem Unternehmen vergleichbar bzw. ähnlich – auch, weil es gewisse Vorgaben seitens des Gesetzgebers zu beachten gilt. Die Praxis zeigt allerdings, dass sich in jedem dieser vier Prozessschritte und auch dazwischen ganz viel tut. Denn…

…je größer und komplexer das Unternehmen, desto aufwendiger der Prozess.
In der Regel gibt es fest definierte Kompetenz- und Freigaberegeln. Das sogenannte 4-Augen-Prinzip ist dabei nur der Anfang bzw. eine Mindestanforderung. Durch die zunehmende Digitalisierung der Buchhaltung verändern sich auch die Workflows. Die Kreditorenbuchhaltung ist mehr denn je in der Pflicht, die Prozesse zu lenken und zu steuern.

Time to act – Chancen der digitalen Rechnungsprüfung nutzen

Die Vorteile bei der Einführung elektronischer Workflows (siehe Abbildung 2) liegen klar auf der Hand:
Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung
Abbildung 2: Die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung und Rechnungsprüfung | isr.de
Neben den fünf genannten Vorteilen in Abbildung 2, fallen uns ad-hoc noch fünf weitere ein:

Durch meine tägliche Arbeit mit Buchhalter:innen weiß ich, welche Entlastung die Einführung einer elektronischen Rechnungsprüfung sein kann.
Endlich läuft man den Rechnungen im Haus nicht mehr nach, sondern weiß mit 2-3 Klicks, was Sache ist. Also vollständige Transparenz über die eigene Organisation hinaus. Automatisierte Prüfungen und aktive Hinweise helfen dabei, sich auf auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren. Und wenn man zusätzlich noch den einen oder anderen Euro spart, weil man die Skontofrist des Lieferanten eingehalten hat, freut sich auch das Management.

Sandra Bartke | Senior Consultant | Digital Operations

Jedoch gilt zu beachten:

Mit der Einführung einer IT-Lösung ist es nicht getan! Entscheidend ist die organisatorische Begleitung von der Projektinitiierung bis zur Übergabe der Rechnungslösung in den Regelbetrieb.

Dank unserer langjährigen Erfahrung und den vielen erfolgreich implementieren Projekten in diesem Segment haben Sie mit ISR Digital Operations einen (wie sagt man so schön) fachkundigen Berater an Ihrer Seite. Unsere Technologien der Wahl für das Thema Rechnungseingangsverarbeitung sind übrigens ISR Account Payable Flow und JobRouter. Und sofern Ihre Eingangskanäle noch ein wenig digitalisiert werden müssen, Input Management beherrschen wir auch! Lösungen, mit denen wir hier zusammenarbeiten, wären beispielsweise Buildsimple, IBM Datacap und insiders smart FIX.

Sie haben noch weitere Fragen? Sprechen Sie uns einfach an.

DO_Klin

KONTAKT

Cihan Klingsporn
Managerin Sales & Marketing
Digital Operations

cihan.klingsporn@isr.de
+49 (0) 151 422 05 471

Das deutsche Umsatzsteuergesetz enthält klare Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat und welche verpflichtenden Daten bzw. Information zu entnehmen sein müssen – § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG – darunter fallen u.a.:

– Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

– Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer

– Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

– Menge und Beschreibung der gelieferten Gegenstände

– Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

– Entgelt-Angaben sowie Angabe der Steuersätze und Steuerbeträge

– Uvm.

Mit Einzug der EU-Richtlinie 2014/55/EU sind bspw. öffentliche Verwaltungen verpflichtet, mit E-Rechnungen zu arbeiten. Die elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung) enthält alle wesentlichen Informationen einer Rechnung, aber

– In einem strukturierten, elektronischen Format – sodass die Übermittlung und der Empfang auf rein elektronischem Wege erfolgen kann.

– Die weitere Verarbeitung der Rechnung erfolgt ebenfalls automatisch rein elektronisch.


Was nicht gemeint ist: Papierrechnungen als umgewandelte PDF-Datei und als E-Mail-Anhang. Dies beschreibt kein elektronisches Format.

Beschreibt Eingangsrechnungen, denen eine offene, in der Regel freigegebene, Bestellung im Warenwirtschaftssystems gegenübersteht. Im Rahmen der Rechnungsprüfung (entsprechende APIs vorausgesetzt) erfolgt ein Datenabgleich zwischen Eingangsrechnung und der Bestellung. Vorteil hierbei ist, dass in der Regel Rechnungen mit Bestellabgleich automatisiert freigegeben werden können, was den Prüfaufwand der Buchhalter*innen reduziert.
Hauptaufgabe des Kreditorenbuchhaltung ist die Bearbeitung aller Eingangsrechnungen. Zu den klassischen Aufgaben zählen u.a.:
– Rechnungsprüfung und -erfassung
– Anlagen-Zuordnung
– Bestimmung des nächsten Bearbeiters
– Kontierung
– Zahlungsanweisung
– Offene-Posten-Kontrolle
– Klärung von Kreditorenrückfragen
– Evtl. Stammdatenpflege

Über ISR

Die ISR Information Products AG ist Ihr Experte für Analytics, Prozess-Digitalisierung und Application Management. Mit Blick auf die Bedürfnisse namhafter Kunden konzipieren, modernisieren, implementieren und betreuen ca. 200 Mitarbeiter an sechs Standorten IT-Architekturen, Software-Lösungen und IT-Infrastrukturen. Das Ziel: Unseren Kunden die wirtschaftliche Nutzung von Daten zu ermöglichen.
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