Input Management
Input Management
Der Schlüssel zur Prozessoptimierung
Ein Unternehmen funktioniert wie ein gut geöltes Zahnrad, bei dem jedes Teil nahtlos ineinandergreift. Damit alles rund läuft, ist das Input Management entscheidend. Es hilft, den Fluss von Informationen und Dokumenten klar zu sehen, als würde man eine Landkarte ausbreiten, auf der jeder Weg sichtbar wird. Mit diesem Überblick lassen sich Prozesse gezielt verbessern und optimal steuern, sodass alles reibungslos zusammenarbeitet.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Input Management? Eine Definition
- Warum ist Input Management wichtig? Welche Aufgaben werden dort erfüllt?
- Ablauf Input Management – Eingangskanäle und Multi-Channel Input Management
- Herausforderungen in Geschäftsprozessen
- Anwendungsbereiche im Input Management
- Beispiel: Optimierung des Kundenservice-Prozesses im Unternehmen
- Vorteile des Input Managements
- Technologien für Ihren Erfolg
- Welche Werkzeuge können eingesetzt werden?
- Wie wir Unternehmen konkret unterstützen?
- Ihr Ansprechpartner
Was ist Input Management? Eine Definition
Input Management ist Bestandteil von ECM (Enterprise Content Management) und umfasst verschiedene Vorgehensweisen, um geschäftsrelevanten Content zu erfassen sowie digital zusammenzuführen. Content kann dabei aus strukturierten und unstrukturierten Daten bestehen, die sowohl aus papierbasierten als auch digitalen Quellen stammen. Ein wichtiger Bestandteil des Input Managements ist die Auswahl geeigneter Hard- und Software sowie die Verbindung des Input Managements zu nachfolgenden Anwendungen und Informationssystemen.
Für das Erfassen von Content im Rahmen des Input Managements können verschiedene Techniken verwendet werden, darunter Scan-Lösungen, OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition), Barcodes und die Volltextsuche. Diese Technologien ermöglichen eine effiziente und genaue Erfassung und Verarbeitung von Daten, wodurch manuelle Eingriffe minimiert und die Genauigkeit der erfassten Informationen maximiert werden.
Ein weiterer entscheidender Aspekt des Input Managements ist die Integration von Multi-Channel-Eingangskanälen. Hierbei werden Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail, Webformulare, mobile Apps, Social Media und IoT-Geräten zentral erfasst und verarbeitet. Diese Multi-Channel-Strategie ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf die Kommunikationspräferenzen ihrer Kunden einzugehen und eine konsistente Datenbasis zu schaffen. Durch die Automatisierung und Zentralisierung der Datenerfassung werden Geschäftsprozesse optimiert, die Effizienz gesteigert und die Datenqualität verbessert.
Warum ist Input Management wichtig?
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten werden manuelle Tätigkeiten reduziert, was zu schnelleren Durchlaufzeiten und einer höheren Produktivität führt.
- Kostenreduktion: Automatisierte Prozesse verringern den Bedarf an manueller Arbeit, was die Betriebskosten senkt. Darüber hinaus minimiert die Digitalisierung den Bedarf an physischem Speicherplatz
- Verbesserte Datenqualität: Technologien wie OCR und intelligente Klassifizierungssysteme erhöhen die Genauigkeit der erfassten Daten, wodurch Fehler reduziert und die Datenqualität verbessert wird.
- Optimierte Geschäftsprozesse: Input Management ermöglicht eine nahtlose Integration von Daten in bestehende Geschäftsprozesse und Systeme, was eine effizientere und transparentere Arbeitsweise unterstützt.
- Compliance und Sicherheit: Durch ein strukturiertes Input Management können Unternehmen sicherstellen, dass sie rechtliche und regulatorische Anforderungen bezüglich Datenschutz und Datensicherheit einhalten.
Welche Aufgaben werden im Input Management erfüllt?
Im Input Management geht es um die effiziente Erfassung und Verarbeitung von eingehenden Dokumenten in einem Unternehmen oder einer Organisation. Diese Dokumente können über verschiedene Kanäle eintreffen, darunter E-Mail, Fax, Post, Webformulare und weitere digitale Kommunikationswege. Der Prozess der Dokumentenerfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des Input Managements und bildet die Grundlage für eine automatisierte Weiterverarbeitung und Archivierung der Dokumente. Der Erfassungsprozess beginnt mit der Identifikation und Sammlung der eingehenden Dokumente. Im nächsten Schritt erfolgt die Digitalisierung, falls dies noch nicht geschehen ist.
Im Input Management umfasst die Überprüfung und Qualitätssicherung die Kontrolle der erfassten und digitalisierten Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Es wird geprüft, ob alle benötigten Dokumente vollständig und fehlerfrei erfasst sind. Hierbei werden mögliche Fehler wie fehlende Seiten, Tippfehler oder ungenaue Daten durch manuelle oder automatisierte Verfahren erkannt und korrigiert. Diese Maßnahmen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt verarbeitet werden können und nachfolgende Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen.
Bei der Verarbeitung von Dokumenten und Daten im Input Management sind Klassifizierung und Indexierung essenziell. Klassifizierung sortiert Dokumente nach Kategorien oder Themen, um die Organisation zu erleichtern. Indexierung erfasst relevante Metadaten wie Datum und Typ, um eine schnelle Suche zu ermöglichen. Diese Schritte gewährleisten eine effiziente Integration in Systeme wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) und Unternehmensabteilungen, was die Datenverwaltung und Bearbeitung optimiert.
Dokumente werden automatisch kategorisiert und relevante Informationen wie Namen, Daten und Beträge extrahiert. Diese Daten werden anschließend indexiert, was eine schnelle und präzise Suche ermöglicht. Durch diesen automatisierten Prozess wird die Effizienz der Dokumentenverarbeitung gesteigert, manuelle Eingaben werden reduziert, und eine strukturierte Datenbasis wird geschaffen. Dies führt zu einer erheblichen Verbesserung der Genauigkeit und Verarbeitungsgeschwindigkeit.
Die sichere Archivierung und Speicherung digitaler Dokumente ist ein zentraler Aspekt des Input Managements. Durch den Einsatz von Verschlüsselung, regelmäßigen Backups und strengen Zugriffskontrollen wird der Schutz vor Verlust und unbefugtem Zugriff gewährleistet. Mithilfe moderner Speichertechnologien wie Cloud- oder Netzwerkspeichern wird sowohl die Sicherheit als auch ein schneller Zugriff auf die Dokumente sichergestellt. Auf diese Weise bleiben die Dokumente zuverlässig für zukünftige Referenzen oder Audits verfügbar.
Ein professionelles Input Management kann eine Vielzahl von Herausforderungen bewältigen, die in modernen Unternehmen häufig auftreten. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen und wie sie durch effektives Input Management adressiert werden können:
Durch die effiziente Erfüllung dieser Aufgaben trägt das Input Management wesentlich zur Optimierung der Geschäftsprozesse, zur Erhöhung der Produktivität und zur Sicherstellung der Datenqualität und -sicherheit bei.
Eingangskanäle und Multi-Channel-Input-Management
Ablauf Input Management
Das Input Management umfasst mehrere wesentliche Schritte, die sicherstellen, dass eingehende Dokumente bzw. Informationen effizient und präzise verarbeitet werden. Diese Schritte umfassen:
- Datenerfassung: Der erste Schritt besteht darin, Dokumente in das System zu erfassen. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen, einschließlich des Scannens von Papierdokumenten, des Empfangs von E-Mail-Anhängen oder des Zugriffs auf elektronische Dokumente aus verschiedenen Quellen.
- Dokumentenverarbeitung: Nach der Erfassung müssen die Dokumente für die Verarbeitung vorbereitet werden. Dies kann das Entfernen von Störungen wie Hintergrundgeräuschen, das Glätten von Falten oder das Drehen von schräg gescannten Dokumenten umfassen, um eine optimale Lesbarkeit sicherzustellen.
- OCR (Optische Zeichenerkennung): In diesem Schritt werden die Texte auf den Dokumenten mithilfe von OCR-Technologie erfasst und in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Dies ermöglicht es dem System, die Inhalte der Dokumente zu verstehen und zu verarbeiten.
- Informationsextraktion: Nachdem der Text erfasst wurde, erfolgt die Extraktion relevanter Informationen aus den Dokumenten. Dies kann sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten umfassen, je nachdem, welche Informationen benötigt werden und wie sie im Dokument präsentiert werden.
- Datenvalidierung/-verifizierung: Die extrahierten Informationen werden auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen entsprechen. Dies kann den Vergleich mit vorhandenen Daten oder Referenzdatenbanken umfassen, um Abweichungen zu identifizieren und zu korrigieren.
- Entscheidungsfindung und Weiterverarbeitung: Basierend auf den extrahierten Informationen und vordefinierten Regeln oder Algorithmen werden automatisierte Entscheidungen getroffen. Dies kann die Weiterleitung von Dokumenten an bestimmte Abteilungen, die Ausführung von Aktionen oder die Einleitung von Workflows umfassen.
- Ausnahmebehandlung und menschliches Feedback: In Fällen, in denen das System nicht eindeutig oder korrekt handeln kann, werden Ausnahmen identifiziert und an Mitarbeitende weitergeleitet. Diese können dann die Situation überprüfen, korrigieren und das System trainieren, um ähnliche Fälle in Zukunft besser zu bewältigen.
- Reporting und Analyse: Schließlich werden Daten über den Verarbeitungsprozess gesammelt und analysiert, um Erkenntnisse zu gewinnen, die zur kontinuierlichen Verbesserung des IDP-Systems genutzt werden können. Dies kann die Leistungsmetriken, Effizienzgewinne und Verbesserungspotenziale umfassen.
Diese Schritte stellen sicher, dass eingehende Dokumente bzw. Informationen effizient und akkurat verarbeitet werden, um den Workflow innerhalb des Unternehmens zu optimieren und die Datenqualität zu gewährleisten.
Welche Eingangskanäle gibt es?
Im Input Management gibt es eine Vielzahl von Eingangskanälen, über die Daten und Informationen in ein System gelangen können. Hier ein Überblick über die Vielfalt der Eingangskanäle:
- Posteingang und Fax: immer seltener aber immer noch im Einsatz – physische Dokumente wie Lieferscheine, Rechnungen o.ä. werden empfangen und digitalisiert.
- Webformulare: Daten, die über Online-Formulare auf Websites eingereicht werden, z.B. Kontaktformulare, Bestellformulare oder Anmeldeformulare.
- Mobile Apps: Informationen und Dokumente, die über mobile Anwendungen eingereicht oder hochgeladen werden.
- Social Media: Nachrichten und Anfragen, die über Social-Media-Plattformen wie Facebook, Twitter oder LinkedIn eingehen.
- Telefon und Voicemail: Sprachaufzeichnungen und Transkriptionen von Anrufen und Voicemails.
- Dokumenten-Management-Systeme: Integration mit bestehenden DMS, über die Dokumente und Informationen automatisch in das Input Management System gelangen.
Die Anbindung diverser Eingangskanäle ermöglicht eine umfassende Erfassung von Daten und Dokumenten aus verschiedenen Quellen und unterstützen somit eine effiziente Prozessautomatisierung und Datenverarbeitung im Input Management.
Multi-Channel-Input-Management
Die Vielfalt der diversen Eingangskanäle
Multi-Channel-Input -Management bezeichnet die Fähigkeit eines Systems oder einer Lösung, Daten und Informationen aus verschiedenen Eingangskanälen (siehe Grafik oben) effizient zu erfassen, zu verarbeiten und zu integrieren. Diese Eingangskanäle können vielfältig sein und umfassen sowohl digitale als auch physische Quellen. Das Ziel des Multi-Channel-Input-Managements ist es, alle eingehenden Datenströme zentral zu bündeln und zu harmonisieren, um eine konsistente und effiziente Weiterverarbeitung zu gewährleisten.
Blogartikel
KI im Input Management:
Möglichkeiten und Herausforderungen
Der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren viele Bereiche unseres Lebens revolutioniert. Von der Medizin bis hin zur Logistik gibt es kaum eine Branche, die nicht von den Fortschritten in der KI profitiert hat. Nicht zuletzt durch ChatGPT ist KI in aller Munde und zeigt die Möglichkeiten auf, die uns diese Technologie bringen kann.
Welche Herausforderungen können durch ein professionelles Input Management bewältigt werden?
Ein professionelles Input Management kann eine Vielzahl von Herausforderungen bewältigen, die in modernen Unternehmen häufig auftreten. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen und wie sie durch effektives Input Management adressiert werden können:
Datenüberfluss und -vielfalt
Unternehmen erhalten täglich große Mengen an Daten aus verschiedenen Quellen und in unterschiedlichen Formaten. Ein professionelles Input Management ermöglicht die strukturierte Erfassung und Verarbeitung dieser Daten, unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder digital sind.
Datensicherheit und Compliance
Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie gesetzlichen Anforderungen und Datenschutzbestimmungen entsprechen. Professionelles Input Management gewährleistet, dass Daten sicher erfasst, verarbeitet und archiviert werden, und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
Langsame Reaktionszeiten
In vielen Unternehmen verzögern manuelle Prozesse die Bearbeitung und Reaktion auf eingehende Informationen. Ein gut implementiertes Input Management-System beschleunigt diese Prozesse, sodass Informationen schneller weitergeleitet und verarbeitet werden können.
Datensilos und Fragmentierung
Manuelle Verarbeitung und Fehleranfälligkeit
Die manuelle Verarbeitung von Dokumenten ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Durch den Einsatz von Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) und automatisierten Workflows können Daten schnell und genau erfasst und verarbeitet werden, wodurch Fehler reduziert, und die Effizienz erhöht wird.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch das Volumen der zu verarbeitenden Daten. Input Management-Systeme sind skalierbar und können an die steigenden Anforderungen angepasst werden. Sie bieten zudem die Flexibilität, verschiedene Eingangskanäle wie E-Mail, mobile Apps und IoT-Geräte zu integrieren.
Durch die Bewältigung dieser Herausforderungen trägt professionelles Input Management maßgeblich zur Optimierung der Geschäftsprozesse, zur Erhöhung der Effizienz und zur Verbesserung der Datenqualität und -sicherheit bei. Dies unterstützt Unternehmen dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Ressourcen optimal zu nutzen.
Anwendungsbereiche im Input Management
Bestellvorgang
Automatisiert die Eingabe und Verarbeitung von Bestellungen, wodurch die Bearbeitungszeit verkürzt und die Genauigkeit erhöht wird.
Vertrieb
Unterstützt den Vertrieb durch die schnelle Erfassung und Verteilung von Verkaufsunterlagen, Angeboten oder Kundeninformationen, wodurch die Vertriebsprozesse optimiert werden.
Vertragswesen
Personalwesen
Unterstützt die Verwaltung von Personalunterlagen, Bewerbungen und Mitarbeiterdokumenten durch automatisierte Erfassung und Verarbeitung.
Logistik
Optimiert die Verarbeitung von Versanddokumenten, Liefernachweisen und Frachtpapieren durch automatisierte Erfassung und Weiterleitung an die entsprechenden Systeme.
Beispiel "Kundenservice"
Prozessoptimierung im Unternehmen
Im heutigen digitalen Zeitalter stehen Unternehmen, insbesondere in Branchen wie Telekommunikation, Versicherungen oder Energieversorgung, vor der Herausforderung, täglich eine Vielzahl an Kundenanfragen über verschiedene Kanäle zu bewältigen. Diese Anfragen, die per E-Mail, Online-Formular, Fax oder Post eingehen, müssen manuell sortiert, klassifiziert und an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet werden. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, fehleranfällig und führt häufig zu Verzögerungen bei der Bearbeitung, was die Kundenzufriedenheit negativ beeinflusst.
Eine effiziente Lösung für diese Problematik bietet die Automatisierung des Kundenservice-Prozesses durch den Einsatz einer Input Management Lösung. Mit dieser Lösung wird der gesamte Prozess der Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung von Kundenanfragen automatisiert und optimiert. Eingehende Anfragen werden automatisch erfasst – Faxe und Postdokumente werden gescannt, während E-Mails und Online-Formulare direkt in das System integriert werden. Durch den Einsatz von Optical Character Recognition (OCR) wird Text aus gescannten Dokumenten extrahiert, und mithilfe von Künstlicher Intelligenz sowie Machine Learning Algorithmen werden die Anfragen anhand ihres Inhalts klassifiziert.
Anschließend werden die klassifizierten Anfragen automatisch an die zuständigen Abteilungen weitergeleitet, ohne dass menschliches Eingreifen erforderlich ist. Die erfassten und klassifizierten Anfragen werden in einem zentralen, sicheren System archiviert, was die Nachverfolgung erleichtert und die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards gewährleistet. In Fällen, in denen das System keine eindeutige Entscheidung treffen kann, werden die Anfragen zur manuellen Überprüfung an Mitarbeitende weitergeleitet, die das System für zukünftige ähnliche Fälle trainieren können.
Zusammengefasst ermöglicht unsere Input Management Lösung eine effiziente und fehlerfreie Bearbeitung von Kundenanfragen, steigert die Effizienz und Qualität des Kundenservice und sorgt gleichzeitig für eine hohe Kundenzufriedenheit.
Vorteile des Input Managements
- Zeit- und Kosteneinsparungen: Reduzierung des manuellen Bearbeitungsaufwands durch automatisches Auslesen und Klassifizieren der Daten.
- Effizienzsteigerung: Vereinfachte und schnellere Bearbeitung eingehender Dokumente (wie Rechnungen, Lieferscheine, Verbrauchsstände, usw.).
- Multi-Channel-Eingang: Koordination und Verarbeitung von Daten aus verschiedenen Eingangskanälen wie E-Mail, Scanner und mobile Apps.
- Optimierte Prozesszeiten: Durch die Verbesserung der Input-Prozesse wird die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt.
- Erhöhte Datensicherheit: Einheitlich zusammengeführte und gesicherte Dokumente minimieren das Risiko von Datenverlusten.
- Hohe Präzision und Extraktionsquoten: Einsatz künstlicher Intelligenz für präzise Datenextraktion und Klassifikation.
- Skalierbarkeit: Flexible Anpassung an wachsende Datenmengen und sich ändernde Geschäftsanforderungen.
- Integration: Nahtlose Integration mit bestehenden IT-Systemen und Workflows zur effizienten Nutzung der Daten.
- Einhaltung rechtlicher Standards: Sicherstellung der Erfüllung aller Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben.
- Cloud-Migration: Ermöglichung der Migration bestehender Input-Management-Lösungen in die Cloud für bessere Skalierbarkeit und Zugänglichkeit.
Welche Werkzeuge können eingesetzt werden?
Im Rahmen des Input Managements können verschiedene Werkzeuge und Technologien eingesetzt werden, um die Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von Informationen effizient und präzise zu gestalten. Hier sind einige der wichtigsten Werkzeuge und Technologien im Überblick:
OCR (Optical Character Recognition)
OCR-Software wird verwendet, um Text aus gescannten Dokumenten, Bildern oder PDF-Dateien zu extrahieren. Dies ermöglicht die Umwandlung von gedruckten oder handgeschriebenen Texten in maschinenlesbare Daten, die weiterverarbeitet werden können.
IDP (Intelligent Document Processing)
IDP-Systeme kombinieren OCR mit künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen, um komplexe Dokumente automatisch zu analysieren, zu verstehen und relevante Informationen zu extrahieren. Sie können strukturierte und unstrukturierte Daten verarbeiten.
IDA (Intelligent Data Automation)
IDA-Lösungen gehen über die einfache Dokumentenverarbeitung hinaus und automatisieren gesamte Datenflüsse. Sie integrieren verschiedene Datenquellen, analysieren die Daten und leiten sie automatisch an die entsprechenden Systeme und Abteilungen weiter.
Scan-Lösungen
Hochleistungsscanner und Dokumentenscanner werden verwendet, um physische Dokumente schnell und effizient zu digitalisieren. Diese Scanner sind oft mit OCR-Software integriert.
Workflow-Management-Systeme
Diese Systeme unterstützen die Automatisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, indem sie die erfassten Daten durch vordefinierte Workflows leiten.
DMS (Dokumenten-Management System)
DMS-Lösungen speichern und verwalten digitale Dokumente und ermöglichen eine einfache Suche, Freigabe und Archivierung. Sie sind oft integriert mit OCR- und IDP-Tools.
E-Mail-Management-Systeme
Diese Systeme erfassen und verarbeiten eingehende E-Mails und ihre Anhänge, um relevante Informationen zu extrahieren und die E-Mails an die richtigen Abteilungen weiterzuleiten.
Barcode- und QR-Code-Lösungen
Diese Technologien ermöglichen die schnelle und genaue Erfassung von Daten aus Barcodes und QR-Codes, die auf Dokumenten und Paketen angebracht sind.
Mobile Capture-Apps
Mobile Apps ermöglichen die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten und Daten über mobile Geräte. Diese Apps nutzen oft OCR-Technologien, um Text von Fotos und Scans zu extrahieren.
Durch den Einsatz dieser Werkzeuge und Technologien im Rahmen des Input Managements können Unternehmen ihre Effizienz steigern, die Genauigkeit der Datenverarbeitung verbessern und manuelle Arbeitsprozesse reduzieren.
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