Workflow-Management-System

Alle Workflows im Unternehmen werden idealerweise durch ein digitales Workflow-Management-System gesteuert. Ein Workflow-Management-System ist eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Arbeitsabläufe zu planen, zu automatisieren, zu überwachen und zu optimieren. Es ermöglicht die Koordination und Steuerung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen in einem Unternehmen, um die Effizienz und Transparenz zu verbessern. Zu den Hauptfunktionen zählen das Design und die Modellierung, die Überwachung und Kontrolle sowie die Automatisierung und Optimierung von Workflows.

Es gibt verschiedene Arten von Workflows, die Unternehmen je nach Anwendungsfall und Komplexität ihrer Prozesse nutzen. Die sechs wichtigsten Workflow-Typen sind:

• Sequenzielle Workflows: Schritte werden in einer festen Reihenfolge ausgeführt, wobei jeder Schritt den nächsten auslöst. Beispiel: Ein Freigabeprozess, bei dem ein Dokument nacheinander durch verschiedene Abteilungen geht.
• Parallele Workflows: Mehrere Schritte werden gleichzeitig ausgeführt, bevor sie wieder zusammengeführt werden, um den nächsten Prozessschritt auszulösen. Beispiel: In einem Projekt bearbeiten Teammitglieder unterschiedliche Aufgaben parallel und bringen die Ergebnisse anschließend zusammen.
• Regelbasierte Workflows: Der Ablauf wird durch vordefinierte Regeln gesteuert, die den nächsten Schritt festlegen. Beispiel: Ein Bewerbungsprozess, bei dem die Bewerbung basierend auf bestimmten Kriterien (z.B. Qualifikation) entweder zur nächsten Runde weitergeleitet oder abgelehnt wird.
• Statische Workflows: Festgelegte Abläufe, die unveränderlich sind und immer denselben Ablauf befolgen. Beispiel: Der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende, der eine festgelegte Abfolge von Schritten wie Vertragserstellung, IT-Setup und Schulungen umfasst.
• Dynamische Workflows: Diese Workflows sind flexibel und können sich an veränderte Bedingungen oder Anforderungen anpassen. Beispiel: Ein Kundenservice-Workflow, bei dem die Bearbeitungsschritte je nach Kundenreaktion und Anfragen angepasst werden.
• Fallbasierte Workflows: Diese Workflows basieren auf spezifischen Fällen oder Ereignissen und sind stark von individuellen Entscheidungen abhängig. Beispiel: Ein Rechtsfall, bei dem die Schritte und Entscheidungen auf den Besonderheiten des jeweiligen Falls beruhen.

Sie können verschiedene Workflow-Typen kombinieren, um Ihre spezifischen Prozessanforderungen optimal zu erfüllen.

Workflow Management ist der Prozess der Planung, Organisation, Automatisierung und Optimierung von Arbeitsabläufen (Workflows) in einem Unternehmen. Es umfasst die Verwaltung der verschiedenen zu erledigenden Aufgaben sowie die damit zusammenhängenden Prozesse und Ressourcen. Hierbei wird festgelegt, wer, was, wann und wie erledigt. Ziel des Workflow-Managements ist es, die Prozesseffizienz zu steigern, die Konsistenz bei wiederholbaren Prozessen zu gewährleisten und Fehler bei manuellen Eingaben maßgeblich zu minimieren.

• Zielsetzung: BPM konzentriert sich auf die Gestaltung, Analyse und Optimierung gesamter Geschäftsprozesse. Es geht darum, Prozesse auf strategischer Ebene zu verstehen und kontinuierlich zu verbessern, um betriebliche Effizienz und Unternehmensziele zu fördern. Workflow Management hingegen bezieht sich auf die Verwaltung und Automatisierung einzelner, oft wiederholbarer Abläufe innerhalb eines Prozesses. Es zielt darauf ab, die Ausführung von Aufgaben effizient und strukturiert zu gestalten.
• Anwendungsbereich: BPM wird auf strategischer Ebene eingesetzt, um das gesamte Prozessmanagement eines Unternehmens zu steuern und kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen. BPM befasst sich mit komplexen und oft abteilungsübergreifenden Prozessen. Workflow Management wird auf operativer Ebene eingesetzt und betrifft in der Regel Teilaufgaben eines größeren Prozesses. Ziel ist es, festgelegte Abläufe innerhalb einzelner Prozesse zu optimieren.
• Technologische Unterstützung: BPM wird oft durch BPM-Suiten unterstützt, die komplexe Funktionen wie Prozessmodellierung, Simulation, Automatisierung und Analyse bieten. BPM-Software ist auf die Verwaltung von End-to-End-Prozessen ausgelegt und kann Schnittstellen zu anderen Systemen enthalten. Workflow-Management-Systeme konzentrieren sich auf die Automatisierung und Steuerung einzelner Aufgaben innerhalb eines Prozesses. Diese Systeme helfen, Aufgaben zu verteilen, den Status zu verfolgen und manuelle Arbeiten zu reduzieren.
• Zielgruppe: BPM richtet sich an Führungskräfte und Prozessmanager, die für die Gesamtleistung und strategische Ausrichtung von Geschäftsprozessen verantwortlich sind. Workflow Management wird häufig von operativen Teams genutzt, die sich auf die Umsetzung spezifischer Aufgaben und die Durchführung einzelner Prozessschritte konzentrieren.

Workflows sind strukturierte Abfolgen von Aufgaben, die darauf abzielen, eine spezifische Aufgabe oder einen Teil eines Prozesses effizient zu erledigen (operative Ebene). Sie konzentrieren sich auf kleinere, wiederholbare Schritte, die oft durch eine vordefinierte Reihenfolge automatisiert und standardisiert ablaufen.

Geschäftsprozesse hingegen sind umfassendere Abläufe, die mehrere Workflows enthalten können und darauf abzielen, ein übergeordnetes Ziel für das Unternehmen zu erreichen (strategische Ebene) – wie z.B. die vollständige Abwicklung einer Kundenbestellung.

Der Unterschied besteht im Wesentlichen im Umfang und Zweck: Während Workflows einzelne Aufgaben innerhalb eines größeren Prozesses strukturieren und technisch ausführen, umfassen Geschäftsprozesse die gesamte Kette von Aktivitäten, die notwendig sind, um Unternehmensziele zu realisieren.