Einführung E-Rechnungen im Unternehmen: Ein Leitfaden

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Ab 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen akzeptieren und verarbeiten können. Eine Herausforderung? Ja! Aber unmöglich? Nein!

Ab dem 1. Januar 2025 müssen deutsche Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Eine fehlerfreie und automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung ist dabei das A und O. Nur wie?

Um das etwas für Sie zu strukturieren, geben wir Ihnen einen übersichtlichen Leitfaden an die Hand mit dem Sie Ihr Unternehmen mühelos auf E-Rechnungen vorbereiten können.

Mit Blick auf den Kalender wird klar: Jetzt ist es höchste Zeit sich in Ihrem Unternehmen mit der Einführung der E-Rechnung und der Überarbeitung ihrer digitalen Rechnungsprozesse zu beschäftigen. Das Stichwort lautet: Anfangen!

Der ein oder andere fragt sich sicherlich: Anfangen ja, aber wo und wie? Dafür haben wir Ihnen hier einen kleinen Leitfaden zusammengestellt, der Ihnen helfen soll, die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen einzuführen. Sie möchten erst mehr über die Hintergründe der E-Rechnungspflicht in Deutschland alles zu den Übergangsfristen oder ähnliches erfahren? Alle Infos dazu finden Sie in unserem ersten Blogartikel.

Blogartikel

Die E-Rechnung kommt: Was jetzt zu tun ist!

Die Einführung der E-Rechnung: Ein Leitfaden

Wie stelle ich denn nun meine Rechnungsverarbeitung auf E-Rechnungen um bzw. ein? Die gute Nachricht ist: Mit den richtigen Schritten lässt sich die Umsetzung der E-Rechnungspflicht ganz gut meistern. Mit unseren fünf „Leitfaden-A’s“ zeigen wir Ihnen wie Sie Ihr Unternehmen Schritt für Schritt auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten können.

Schritt 1 –  Analysieren: Wie sieht Ihr aktueller Eingangsrechnungsprozess aus?

Vor Beginn der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ist es erforderlich, sich zunächst einen umfassenden Überblick über den bestehenden Eingangsrechnungsprozess zu verschaffen. Nur auf diese Weise können die Grundlagen für eine reibungslose Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse gelegt werden.

Fragen, die Sie sich in diesem ersten Schritt stellen sollten, sind zum Beispiel:

  • Wie gelangen Eingangsrechnungen derzeit in Ihr Unternehmen?
  • Wie erfolgt die manuelle Erfassung und Verbuchung der Rechnungen? Welche Mitarbeiterin / welcher Mitarbeiter ist damit betraut?
  • Welche Systeme und Software-Lösungen kommen bislang in der Rechnungsverarbeitung zum Einsatz?
  • Wo gibt es Verzögerungen oder Fehlerquellen im aktuellen Prozess?
  • Welche Informationen müssen aus den Rechnungen extrahiert und in Ihr Buchhaltungssystem übernommen werden?

Machen Sie sich mit diesen Fragen vertraut und dokumentieren Sie den Status quo: Stärken und Schwächen. So erhalten Sie eine solide Grundlage, um in den nächsten Schritten gezielt Optimierungen vorzunehmen.

Schritt 2 – Abstimmen: Auf welche Rechnungsformate muss ich mich einstellen?

Es gibt verschiedene standardisierte Formate für E-Rechnungen, wie etwa ZUGFeRD oder XRechnung. Diese unterscheiden sich in Komplexität, Verbreitung und Funktionsumfang und entsprechen grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer E-Rechnung (ZUGFeRD ab Version 2.0.1).

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Format, das von der europäischen Kommission entwickelt wurde. Es ist ein offenes und kostenloses Format, das von vielen Unternehmen und Regierungen unterstützt wird. Das ZUGFeRD (Zentrale User Guide Forum für elektronische Rechnungen in Deutschland) ist ein deutsches Format, das auf der Basis von PDF/A-3 entwickelt wurde. Es kombiniert die Vorteile von PDF und XML und bietet eine einfache und sichere Übertragung von Rechnungen.

Beide Formate haben ihre Vor- und Nachteile. Die XRechnung bietet eine höhere Flexibilität und ist einfacher zu implementieren, während ZUGFeRD eine bessere Lesbarkeit und eine höhere Akzeptanz in Deutschland bietet.

XRechnung ZUGFeRD
Format Strukturierte Daten (XML) Hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebetteten strukturierten Daten/XML)
Eigenschaften Maschinenlesbar Mensch- & maschinenlesbar
Anforderungen Öffentliche Verwaltungen Wirtschaft, Industrie & Gewerbe
Nutzung Seit 11.2020 im deutschen öffentlichen Sektor (B2G) gemäß ERechV Branchenübergreifend im B2B und B2C-Bereich

Gut zu wissen: Bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (pdf-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, wird zukünftig der strukturierte Teil der Rechnung maßgebend sein. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Die Möglichkeit XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen zu verarbeiten haben wir bereits 2022 mit der Version 9.0 unserer Rechnungsverarbeitungssoftware Accounts Payable Flow integriert. 

Schritt 3 – Anpassen: Überarbeiten Sie Ihre internen Abläufe und Prozesse

Nur wenn Sie auch rechtzeitig Ihre internen Unternehmensprozesse und Strukturen an die neuen Vorgaben anpassen, können Sie alle Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen.

Folgende Punkte sollten Sie in diesem Schritt angehen:

  • Anpassen der Workflows und Zuständigkeiten: Überprüfen und optimieren Sie Ihre bestehenden Rechnungsbearbeitungsabläufe. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Genehmigungsprozesse für den Umgang mit E-Rechnungen. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre neuen Aufgaben kennen und effizient erfüllen können.
  • Integration in Ihr Buchhaltungssystem: Binden Sie die E-Rechnungsverarbeitung nahtlos in Ihre vorhandenen Buchhaltungsprozesse ein. Sorgen Sie dafür, dass eingehende E-Rechnungen automatisch in Ihr ERP-System übernommen und dort weiterverarbeitet werden können.
  • Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter ausführlich zur Umstellung auf E-Rechnungen. Erklären Sie ihnen die neuen Abläufe und Verantwortlichkeiten. Motivieren Sie sie, die Digitalisierung aktiv mitzugestalten und die Vorteile der E-Rechnung zu nutzen.

Um solche elektronischen Rechnungen effizient bearbeiten zu können, kann eine entsprechende Software-Lösung helfen. Diese sollte in der Lage sein, eingehende E-Rechnungen automatisch zu erfassen, zu prüfen und in Ihr Buchhaltungssystem zu übernehmen. Achten Sie bei der Auswahl auf Kriterien wie Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Skalierbarkeit.

Schritt 4 – Ausprobieren: Testen Sie den neuen Prozess und optimieren Sie ihn

Bevor Sie den Eingangsrechnungsprozess auf E-Rechnungen umstellen, ist es ratsam, den neuen Ablauf zunächst in einer Pilotphase zu testen. So können Sie eventuelle Schwachstellen frühzeitig erkennen und Verbesserungen vornehmen, bevor Sie die Lösung für die Umsetzung der E-Rechnungspflicht unternehmensweit einführen.

  • Führen Sie einen Testlauf durch: Wählen Sie einen überschaubaren Zeitraum, in dem Sie den neuen E-Rechnungsverarbeitungsprozess unter realen Bedingungen erproben. Bitten Sie dafür ausgewählte Lieferanten, Ihnen E-Rechnungen zuzusenden, und beobachten Sie genau, wie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter damit umgehen.
  • Analysieren Sie die Ergebnisse: Werten Sie den Testlauf sorgfältig aus. Wo gab es Probleme oder Verzögerungen? Wo lief der Prozess reibungslos? Hören Sie sich das Feedback Ihrer Mitarbeitenden an und notieren Sie sich Verbesserungsvorschläge.
  • Optimieren Sie den Prozess: Nutzen Sie die gewonnenen Erkenntnisse, um Ihren E-Rechnungsverarbeitungsprozess weiter zu optimieren. Passen Sie Workflows, Systemeinstellungen oder Schulungsmaßnahmen an, bis der Ablauf Ihren Anforderungen entspricht.

Schritt 5 – Ansprechen: Motivieren Sie ihre Lieferanten dazu, E-Rechnungen zu nutzen

Nachdem Sie Ihren internen Eingangsrechnungsprozess auf die Verarbeitung von E-Rechnungen erweitert haben, ist es an der Zeit den allgemeinen Roll-out anzugehen. Das bedeutet auch weitere Prozessbeteilige über die Neuerungen zu informieren. Dazu gehören unter anderem auch:

  • Einkauf
  • Kundenbetreuung
  • Interne Revision
  • Compliance/Regulierungsteam

 

Denn der Erfolg der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung hängt maßgeblich davon ab, ob alle Beteiligten – egal ob Lieferanten oder Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter – wissen, wie mit E-Rechnungen und den neuen Prozessen umzugehen ist.

Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung haben Sie die Möglichkeit die E-Rechnung zügig umsetzen und können schon bald von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren: Mehr Effizienz, Transparenz und Kosteneinsparungen in Ihren Rechnungsprozessen.

  • Auslesen der Inhalte durch OCR-Extraktion ist nicht mehr notwendig und die Fehlerquote wird verringert
  • Gesteigerte Zeiteffizienz durch schnellere Durchlaufzeiten und Zustellung in Echtzeit
  • E-Rechnungen sind digital zugänglich, aufwändige Suchen entfallen und ein (physisches) Archiv ist nicht mehr nötig (aber ein digitales!)
  • Kostenersparnis durch Reduktion von Kosten für Porto, Papier

E-Rechnungen mit ISR verarbeiten: Kein Problem

Die bevorstehende Umstellung auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 mag auf den ersten Blick für alle Unternehmen eine große Herausforderung darstellen. Doch mit den richtigen Schritten können Unternehmen diese Umstellung mühelos bewältigen – insbesondere im Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung.

Mit uns und unserer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung Accounts Payable Flow haben Sie eine umfassende Lösung zur Hand, um E-Rechnungen effizient und zuverlässig zu verarbeiten.

Das Auslesen und Interpretieren von Rechnungen war und ist bisher ein komplexer Prozess, der durch standardisierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD vereinfacht wird. Diese strukturierten Daten, die sofort digital verarbeitet werden können, sind durch die E-Rechnung also bereits vorhanden und müssen also „nur noch“ genutzt werden. Und genau hier kommt Accounts Payable Flow ins Spiel:

Der gesamte Eingangsrechnungsprozess wird durch Accounts Payable Flow effizienter und transparenter gestaltet. Dabei können neben der E-Rechnung auch weiterhin verschiedene Rechnungsformate verarbeitet werden, darunter PDF-Rechnungen, Papierrechnungen, XRechnung, ZUGFeRD, etc.).

 

Eine Verarbeitung von E-Rechnung ist schon jetzt im Prozess der digitalen Rechnungseingangsverarbeitung möglich - mit Accounts Payable FLow
Schon jetzt die E-Rechnung mit Accounts Payable Flow verarbeiten

Durch automatische Prüfungen und Freigaben mittels SmartCoding und Kompetenzregeln wird sichergestellt, dass nur korrekte und autorisierte Rechnungen weiterverarbeitet werden. Die Buchung erfolgt teil- oder vollautomatisiert, wobei konfigurierbare Ausnahmen berücksichtigt werden können. Durch intelligente Suchfunktionen, Dashboards und Berichte wird zudem eine umfassende Transparenz im Rechnungsprozess gewährleistet, sodass alle relevanten Informationen schnell und einfach abgerufen werden können. Haben wir ihr Interesse geweckt, dann schreiben sie uns gerne und vereinbaren Sie einen Termin für eine Live-Demo.

Sie möchten schon jetzt Schritt 5 berücksichtigen (Spread the word) und kennen jemanden der sich die gleichen Fragen stellt wie Sie? Teilen Sie doch einfach diesen Leitfaden.

Haben wir ihr Interesse geweckt und Sie möchten gleich mehr erfahren? Dann schreiben sie uns gerne und vereinbaren Sie einen Termin für eine Live-Demo.

Über ISR

Wir agieren seit 1993 als IT-Berater für Data Analytics und Dokumentenlogistik und fokussieren uns auf das Datenmanagement und die Automatisierung von Prozessen.
Ganzheitlich und im Rahmen eines umfassenden Enterprise Information Managements (EIM) begleiten wir von der strategischen IT-Beratung über konkrete Implementierungen und Lösungen bis hin zum IT-Betrieb.
ISR ist Teil der CENIT EIM-Gruppe.

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