Digitale Rechnungsverarbeitung
Digitale Rechnungsverarbeitung
Digital und sicher!
Kennen Sie das: Ein Zahlungsziel rückt näher, aber wo ist die Rechnung? Ist diese überhaupt schon freigegeben? In einer digitalen Welt darf die Rechnungsverarbeitung nicht zum Nadelöhr für Unternehmen werden.
Durch die Automatisierung von Prozessen, wie Rechnungseingang, Freigabeprozesse und Archivierung, sparen Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen. Dabei profitieren Sie nicht nur von mehr Transparenz im gesamten digitalen Rechnungsverarbeitungsprozess, sondern halten z.B. auch Skontofristen ein. Und das Beste: Fehler werden auf ein Minimum reduziert.
Im Folgenden geht es darum, was eine Rechnungseingangs-Software ist, welche wichtigen Funktionen sie beinhalten sollte und warum Software zur digitalen Verarbeitung von Rechnungen heute schon aber vor allem zukünftig unverzichtbar ist, um Ihren Rechnungsworkflow effizient zu gestalten.
Was ist eine Rechnungseingangs-Software?
Definition
Mit einer Rechnungseingangs-Software wird der Prozess vom Eingang bis zur Bearbeitung von Rechnungen zum Kinderspiel. Unternehmen erhalten regelmäßig Rechnungen, die bezahlt werden müssen. Aber wenn diese Rechnungen über die unterschiedlichsten Eingangskanäle ins Unternehmen gelangen, und dann noch zusätzlich für die Anerkennungs- bzw. Freigabeprozesse im Unternehmen an verschiedenen Stellen landen, kann das schnell chaotisch und zeitaufwendig werden. Ohne passende Software bedeutet das viel manuelle Arbeit und verlorene Zeit.
Mit einer digitalen Lösung hingegen landet jede Rechnung direkt an einem zentralen Ort und das Einlesen passiert automatisch. Alle wichtigen Infos für das Freigeben und auch das Buchen sind sofort griffbereit und die Zeiten der mühsamen Nachverfolgung von Belegen sind vorbei. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf sowie für entspanntere und zufriedenere Teams.
Rechnungen digital verarbeiten
Wichtige Softwarefunktionen
Rechnungseingang - erfassen & digitalisieren
Egal ob die Rechnungsinformationen mittels OCR von einer Papierrechnung oder schon direkt mittels E-Rechnung (im ZUGFeRD- oder XRechnungsformat) ins System kommen, Eingangsrechnungen digitalisieren und erfassen gehört zu den Kernfunktionen einer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung.
Rechnungserkennung - extrahieren & zuordnen
Nach der Erfassung sollten die wichtigsten Informationen der Rechnung, wie Rechnungsnummer, Betrag und Lieferantendaten, automatisch extrahiert und den entsprechenden Stammdaten zugeordnet werden. Dies erleichtert die Weiterverarbeitung und reduziert manuelle Eingriffe.
Rechnungsworkflow - prüfen & freigeben
Die Software sollte einen digitalen Workflow für die sachliche Prüfung und Freigabe der Rechnungen bieten. Dies ermöglicht eine schnelle und ortsunabhängige Genehmigung der Rechnungen und sorgt für Transparenz im gesamten Prozess.
Schnittstellen -
nahtlose Integration
Eine nahtlose Integration in bestehende ERP-, Buchhaltungs-, Warenwirtschafts- und Dokumentenmanagementsysteme ist essenziell. Dies gewährleistet, dass die Rechnungsdaten automatisch in die entsprechenden Systeme überführt und dort weiterverarbeitet werden können.
Archivierung - revisionssicher alles im Blick
Die Software sollte eine revisionssichere Archivierung der Rechnungen nach den Vorgaben der GoBD ermöglichen. Dies stellt sicher, dass die Rechnungen jederzeit zugänglich und rechtlich einwandfrei archiviert sind.
Automatisierung -
einfach & effizient
Schließlich sollte die Software den Prozess bis zur automatisierten Buchung und Zahlung der Rechnungen unterstützen. Dazu gehört vor allem die Übertragung der freigegebenen Rechnungen an das entsprechende System. So können z.B. mittels Dunkelbuchung bestimmte Rechnungen direkt vom System geprüft und automatisch gebucht werden, ohne eine weitere manuelle Freigabe.
Neue Ära in der digitalen Rechnungsverarbeitung
E-Rechnungspflicht 2025
Mit der Einführung der elektronischen Rechnungspflicht (E-Rechnung) in Deutschland bricht ein neues Zeitalter im Rechnungswesen und der digitalen Rechnungsverarbeitung an. Ab 2025 werden bestimmte elektronische Rechnungsformate schrittweise zur Pflicht, während sukzessive andere Formate (z.B. Papier) ihre Zulässigkeit verlieren.
Der Schwerpunkt der Rechnungsverarbeitung verlagert sich in Richtung Maschinenlesbarkeit. Unstrukturierte (Ausgangs-) Rechnungsformate (z.B. auch PDF) sind – im B2B-Kontext – nur noch bis Ende 2027 zulässig. Seit dem 01. Januar 2025 muss die generelle Fähigkeit in Unternehmen bestehen Eingangsrechnungen digital zu empfangen und zu verarbeiten. Zu den zulässigen Formaten gehören das ZUGFeRD- sowie das XRechnungsformat.
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Von A wie Automatisierung bis Z - Zukunftssicherheit
Die Vorteile im Überblick
Die digitale Rechnungsverarbeitung mit entsprechend spezialisierter Software bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile und kann insgesamt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität führen.
- Automatisierung: Intelligente Algorithmen und OCR-Technologie ermöglichen die automatische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten, was Fehler minimiert und die Effizienz steigert.
- Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten: Rechnungen können von überall aus bearbeitet und freigegeben werden. Nutzen Sie dank des responsiven Designs einfach Ihr Tablet oder Smartphone.
- Kostenreduktion: Durch den Wegfall von Papier, Druck und physischer Lagerung sowie die Reduzierung des Personalaufwands werden die Betriebskosten erheblich gesenkt.
- Nahtlose Integration: Digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich problemlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren.
- Unterstützung verschiedener Formate: Moderne Software kann mit allen gängigen Rechnungsformaten umgehen, einschließlich strukturierter E-Rechnungsformate, wie XRechnung und ZUGFeRD.
- Verbesserte Sicherheit: Digitale Archivierung gewährleistet eine GoBD-konforme und revisionssichere Aufbewahrung von Rechnungen.
- Zentralisierung und Überblick: Alle Rechnungen und zugehörigen Informationen sind zentral verfügbar, intelligente Suchen mit Filterfunktionen verschaffen Ihnen einen besseren Überblick und schnelleren Zugriff ermöglicht. Dashboards und Reporting-Funktionen sorgen für zusätzliche Transparenz.
- Zeitersparnis: Der gesamte Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung wird deutlich beschleunigt. Manuelle Eingaben und Sortierungen entfallen, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird.
- Zukunftssicherheit: Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungsstandards sind Unternehmen mit digitaler Rechnungsverarbeitung gut für zukünftige Anforderungen gerüstet.
- Zeitersparnis: Der gesamte Prozess von der Erfassung bis zur Archivierung wird deutlich beschleunigt. Manuelle Eingaben und Sortierungen entfallen, wodurch wertvolle Arbeitszeit eingespart wird.
- Kostenreduktion: Durch den Wegfall von Papier, Druck und physischer Lagerung sowie die Reduzierung des Personalaufwands werden die Betriebskosten erheblich gesenkt.
- Automatisierung: Intelligente Algorithmen und OCR-Technologie ermöglichen die automatische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten, was Fehler minimiert, und die Effizienz steigert.
- Zentralisierung und Überblick: Alle Rechnungen und zugehörigen Informationen sind zentral digital verfügbar, was einen besseren Überblick und schnelleren Zugriff ermöglicht.
- Verbesserte Sicherheit: Digitale Archivierung gewährleistet eine GoBD-konforme und revisionssichere Aufbewahrung von Rechnungen.
- Flexibilität und ortsunabhängiges Arbeiten: Rechnungen können von überall aus bearbeitet und freigegeben werden.
- Nahtlose Integration: Digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich problemlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren.
- Unterstützung verschiedener Formate: Moderne Software kann mit allen gängigen Rechnungsformaten umgehen, einschließlich strukturierter E-Rechnungsformate, wie XRechnung und ZUGFeRD.
- Zukunftssicherheit: Mit der zunehmenden Verbreitung elektronischer Rechnungsstandards sind Unternehmen mit digitaler Rechnungsverarbeitung gut für zukünftige Anforderungen gerüstet.
Digitale Rechnungsverarbeitung bedeutet für uns eine enorme Arbeitserleichterung im Alltag. Weniger manuelle Prozesse, schnellere Freigaben und jederzeitiger Zugriff auf Rechnungsdaten – das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch die Arbeitszufriedenheit im Team.
Björn Schmidt
Teamleiter Finanzbuchhaltung
Ohne digitale Rechnungsverarbeitung verschenken Unternehmen wertvolle Zeit und Ressourcen – Automatisierung ist der Schlüssel zur Effizienz und Zukunftssicherheit.
Jens Brettschneider
Bereichsleiter Application Management
Digitale Rechnungsverarbeitung
Unsere Technologien
Effizienz und Compliance durch digitale Automatisierung
Ablauf der digitaler Rechnungsverarbeitung
Der Ablauf der Eingangsrechnungsverarbeitung folgt einem strukturierten und einheitlichen Prozess – egal ob manuell oder digital:
Über verschiedene Eingangskanäle (z.B. Papier, E-Mail, etc.) gelangen Rechnungen ins Unternehmen. Falls es sich nicht bereits um ein digitales und standardisiertes Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) handelt, werden die relevanten Rechnungsinformationen mithilfe von KI automatisiert ausgelesen.
Die ausgelesenen Daten werden mit den Stammdaten des Lieferanten und den Bestelldaten abgeglichen. Plausibilitätsprüfungen sorgen dafür, dass die Rechnung korrekt ist.
Besteht die Rechnung alle Prüfungen, wird sie zur Freigabe an den zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet. Wer wann zuständig ist, wird durch Regeln festgelegt. Nach einer abschließenden Überprüfung wird die Rechnung freigegeben.
Die freigegebene Rechnung wird gebucht, wobei die entsprechenden Buchungssätze erstellt und in das Buchhaltungssystem übertragen werden.
Nach der Buchung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben, die Zahlung kann dann auch automatisch an den Lieferanten erfolgen. Danach wird digital archiviert, sodass sie jederzeit abrufbar und nachweisbar ist.
Durch die digitale Rechnungsverarbeitung können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch ihre Prozesse zukunftssicher und Compliance-konform gestalten. In Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Anforderungen an die Unternehmensführung ist sie daher ein unverzichtbares Instrument. Außerdem ist seit dem 01.01.2025 in Deutschland die E-Rechnung (zumindest die Verarbeitung) Pflicht, was weitere Standardisierungen und Prozessanpassungen für Unternehmen notwendig macht.
Digitale Rechnungsverarbeitung mit ISR
Unsere Referenzen
Einführung ISR Accounts Payable Flow bei einem Finanzdienstleister
Application Management Services mit individueller digitaler Eingangsrechnungslösung
Realisierung einer vollautomatischen Rechnungsverarbeitung
Automatisiert, medienbruchsfrei und digital
Wie wir Unternehmen dabei unterstützen
Effiziente digitale Rechnungsverarbeitung – alles wollen es, wir machen es! Durch unsere umfassende Beratung und tiefgehendes Software-Know-how helfen wir Ihnen, leistungsfähige Lösungen für die Rechnungsverarbeitung und optimierte Workflows zu implementieren. So ermöglichen wir eine nahezu vollständige Automatisierung – von der Kontierung über die Prüfung bis zur Freigabe von Rechnungen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Ihre Rechnungen bereits in digitalen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung vorliegen oder noch in analogen Formaten.
Wir bieten sowohl unsere innovativen Software-Lösungen als auch bewährte Produkte unserer Partner an, um Ihnen individuelle und leistungsfähige Systeme bereitzustellen. Dabei unterstützen wir unsere Kunden sowohl mit On-Premise-Installationen als auch mit Cloud-Lösungen, die flexibel an die jeweilige IT-Infrastruktur angepasst werden können. Zusätzlich bieten wir anpassbare Dashboards und Reporting-Funktionen, die eine klare Übersicht und detaillierte Analysen des gesamten Rechnungsprozesses ermöglichen.
Unser Expertenteam begleitet Sie von der Analyse über die Implementierung bis hin zur fortlaufenden Optimierung, um sicherzustellen, dass Ihre rechnungsbasierten Geschäftsprozesse reibungslos und effizient ablaufen.
Betrieb und Technologie-Expertise Hand in Hand
Bei ISR kombinieren wir fundiertes technisches Wissen mit umfassender betrieblicher Expertise, um unseren Kunden ganzheitliche IT-Lösungen zu bieten. Unsere Softwarelösungen sind speziell auf die individuellen Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten. Unser Ansatz geht jedoch weit über die reine Technologie hinaus:
Als verlässlicher Partner begleiten wir unsere Kunden langfristig, indem wir den Betrieb ihrer Softwarelösungen stabil und zukunftssicher gestalten. Wir übernehmen alle Aufgaben rund um die Überwachung, Wartung und Anpassung der Software an neue Anforderungen und stehen jederzeit mit kurzen Reaktionszeiten für maßgeschneiderte Lösungen zur Verfügung.
5 häufige Fragen zum Thema
Digitale Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung bezeichnet einen Prozess zur elektronischen Erfassung, Verarbeitung und Speicherung von Rechnungen. Manuelle Arbeitsschritte werden weitgehend automatisiert, um die Rechnungsbearbeitung effizienter zu gestalten. Sie ermöglicht somit effizientere Handhabung von Eingangsrechnungen. So können Unternehmen ihre Finanzprozesse optimieren, Kosten senken und Ihre Effizienz zu steigern. Aufgrund der zunehmenden Digitalisierung und der bevorstehenden E-Rechnungspflicht ist sie für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden.
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter eine gesteigerte Effizienz durch Automatisierung sowie eine Verkürzung der Verarbeitungszeiten. Die digitale Rechnungsverarbeitung führt zu Kosteneinsparungen, da Druck- und Versandkosten sowie Personal- und Verwaltungsaufwände reduziert werden. Zudem verbessert sie die Genauigkeit, da automatisierte Prozesse Fehler minimieren und Konsistenz gewährleisten. Digitale Rechnungen sind auch umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch sinkt, und bieten eine bessere Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Darüber hinaus gewährleisten sie eine höhere Sicherheit durch Verschlüsselung und Authentifizierungsmethoden.
In der Regel umfasst der gesamte Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung fünf Schritte: 1. Rechnungseingang & Erfassung, 2. Rechnungsprüfung, 3. Rechnungsbearbeitung & Freigabe, 4. Buchung und 5. Zahlung & Archivierung. Dank einer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung können viele Schritte automatisiert werden. Das sorgt für einen reibungslosen Ablauf zwischen den einzelnen Prozessschritten und hat noch einen weiteren Vorteil:
Ihre Mitarbeiter:innen arbeiten dabei entlang eines vordefinierten Prozesses und folgen einem klaren Strukturplan. So ist sichergestellt, dass alle Schritte korrekt, für alle Beteiligten nachvollziehbar und effizient durchgeführt werden.
OCR (Optical Character Recognition) zur Texterkennung und KI-basierte Systeme zur automatischen Datenextraktion und -verarbeitung gehören zum Standardrepertoire vieler Unternehmen. Cloud-basierte Lösungen ermöglichen zudem den ortsunabhängigen Zugriff. Ab 2025 sollte Ihre Software zudem in der Lage sein, E-Rechnungen (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnungformat) direkt zu verarbeiten (E-Rechnungspflicht). Des Weiteren kommen im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess an verschiedenen Stellen Algorithmen und künstliche Intelligenz zum Einsatz. So werden beispielsweise automatisch Kontierungen von Rechnungen vorgenommen oder entsprechende Personen für Anerkennungs- und Freigabeprozesse vom System ermittelt und benachrichtigt.
Die elektronische Rechnungspflicht (E-Rechnung) bedeutet für Ihr Unternehmen eine grundlegende Umstellung im Rechnungswesen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format mindestens empfangen zu können. Dies erfordert die Implementierung geeigneter Software-Lösungen und die Anpassung bestehender Prozesse. Die Umstellung bietet langfristig Vorteile wie Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen und verbesserte Datensicherheit. Es gibt Übergangsfristen bis Ende 2026 bzw. Ende 2027, dennoch muss perspektivisch sowohl die Eingangs- sowie der Ausgangsrechnungverarbeitung digitalisiert und elektronisch möglich sein. Eine frühzeitige Vorbereitung ist daher ratsam, um die technischen und organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen.
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