IBM Datacap

Input Management mit
IBM Datacap

Mit Datacap von IBM legen Sie den Grundstein für die digitale Transformation. Die Lösung ermöglicht die Verarbeitung von Daten aus unstrukturierten oder stark variierenden Dokumenten. Das „Einsammeln“ von Dokumenten und Dateien ist aus allen denkbaren Quellen möglich – vom zentralen Scanner einer Organisation über E-Mails und Web-Schnittstellen bis hin zu Cloud-Services und mobilen Geräten. Im Anschluss werden die Dokumente klassifiziert, die Daten für die weitere Verarbeitung extrahiert und an die fachlichen Systeme verteilt. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Posteingang und Dokumentenfluss im Input Management effizient automatisieren und verarbeiten können.

Eine Definition
Was ist IBM Datacap?

IBM Datacap ist eine Input-Management-Lösung zur automatisierten Erfassung, Verarbeitung und Klassifizierung von Dokumenten und Daten. Sie nutzt OCR (Optical Character Recognition), um Informationen aus gescannten Dokumenten, PDFs und Bildern zu extrahieren. Datacap hilft Unternehmen, Papierprozesse zu digitalisieren, Fehler zu reduzieren und Zeit zu sparen. Es wird oft in Banken, Versicherungen, Behörden und großen Unternehmen eingesetzt, die große Mengen an Dokumenten verwalten müssen.

Historie des Produkts: IBM Datacap entstand aus der 1988 gegründeten Datacap Inc. und wurde 2010 von IBM übernommen, um das ECM-Portfolio zu erweitern. Ursprünglich lag der Fokus auf OCR- und Dokumentenerkennung. Heute bietet Datacap eine intelligente, automatisierte Dokumentenverarbeitung, die sich flexibel in Unternehmenssysteme integrieren lässt. Der Funktionsumfang wurde kontinuierlich weiterentwickelt, um moderne Geschäftsanforderungen zu erfüllen.

Sechs Funktionen von IBM Datacap

Dokumentenerfassung

IBM Datacap erfasst Dokumente aus verschiedenen Quellen und automatisiert deren Verarbeitung. Papierdokumente werden per Scanner digitalisiert (wobei Datacap nicht die Hardware liefert) und E-Mail-Anhänge wie PDFs oder Bilder automatisch extrahiert. Zudem ermöglicht Mobile- und Web-Capture das Hochladen von Dokumenten. Auch Fax- und Dateiimporte integrieren sich nahtlos, wodurch der Aufwand sinkt und die Verarbeitung von Dokumenten beschleunigt wird.

Datenextraktion

Die Input-Management-Lösung nutzt OCR (Optical Character Recognition) zur Erkennung gedruckter Texte, ICR (Intelligent Character Recognition) zur Interpretation handschriftlicher Inhalte und OMR (Optical Mark Recognition) zur Identifikation von Markierungen oder Ankreuzfeldern. Diese Technologien ermöglichen eine präzise Datenextraktion, minimieren manuelle Eingaben und optimieren die Verarbeitung von z.B. Rechnungen, Formularen und Verträgen.

Datenklassifizierung & -validierung

Datacap klassifiziert und validiert Dokumente automatisch für eine fehlerfreie Verarbeitung. KI erkennt Inhaltstypen wie Rechnungen oder Verträge, während die regelbasierte Validierung Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit prüft (etwa durch Plausibilitätschecks bei Rechnungsbeträgen). Durch die Integration mit CRM-, ERP- oder Buchhaltungssystemen erfolgt eine Echtzeit-Verifizierung relevanter Daten. Diese Funktionen gewährleisten, dass ausschließlich korrekte und relevante Daten weiterverarbeitet werden.

Integration in ECM- & ERP-Systeme

Die Capture-Technologie integriert sich nahtlos in Unternehmenslösungen, wie ECM und ERP, und optimiert die Dokumentenverarbeitung und den Informationsfluss. Datacap unterstützt z.B. IBM FileNet Content Manager, SAP-Technologien, Microsoft SharePoint und mehr. Dank APIs und standardisierter Schnittstellen lässt sich Datacap flexibel in bestehende Workflows einbinden und anpassen.

Workflow-Automatisierung

IBM Datacap automatisiert und optimiert (Geschäfts-)Prozesse. Dokumente und Daten werden automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet, Genehmigungen digital verwaltet und Aufgaben intelligent verteilt. Durch Benachrichtigungen und Reporting-Funktionen werden fehlerhafte oder unvollständige Dokumente frühzeitig erkannt. Diese Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe, spart Zeit und optimiert den gesamten Dokumentenverarbeitungs­prozess.

Erweiterbarkeit

Dank der C#-Programmierschnittstelle ist Datacap flexibel erweiterbar und lässt sich an individuelle Geschäftsanforderungen anpassen. Unternehmen können eigene Funktionen entwickeln, Workflows optimieren oder externe Systeme integrieren. Diese Anpassungsfähigkeit macht Datacap zu einer zukunftssicheren Lösung für Dokumentenverarbeitung.

Die wichtigsten Vorteile von Datacap

Der Einsatz von IBM Datacap in Ihrem Unternehmen bietet zahlreiche wirtschaftliche Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten:
  • Automatisierte Dokumentenverarbeitung: IBM Datacap nutzt OCR, um Dokumente aus diversen Kanälen (Multi-Channel-Input-Management) automatisch zu erfassen, zu klassifizieren und relevante Daten zu extrahieren. Dadurch werden manuelle Eingaben minimiert, Fehler reduziert und Prozesse beschleunigt.
  • Erheblich Kostensenkung & Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung sinkt der manuelle Aufwand erheblich. Dies spart Zeit, senkt Kosten und reduziert Fehler – insbesondere in dokumentenintensiven Bereichen wie Buchhaltung, Versicherungen oder Behörden.
  • Schnellere Geschäftsprozesse: Dank Datacap werden Dokumente in Echtzeit erfasst, analysiert und weitergeleitet. Das beschleunigt Workflows in z.B. Buchhaltung, Kundenservice und Verwaltung, verkürzt Bearbeitungszeiten und verbessert die Reaktionsgeschwindigkeit im Unternehmen.
  • Bessere Compliance: Datacap sorgt für eine genaue und einheitliche Dokumentenverarbeitung, reduziert Compliance-Risiken und erleichtert Audits durch lückenlose Nachverfolgbarkeit. Fehlerhafte oder fehlende Daten werden automatisch erkannt, bevor sie Probleme verursachen.

Nahtlose Integration

IBM Datacap lässt sich nahtlos in Ihre IT-Architektur integrieren und optimiert die Dokumentenverarbeitung. Besonders häufig wird es mit IBM FileNet Content Manager verbunden, um Dokumente und extrahierte Daten effizient zu archivieren. Es bietet Connectoren zu z.B. Microsoft SharePoint und kann direkt mit Datenbanken für Stammdatenpflege und -validierung verknüpft werden. Datacap verarbeitet Inhalte aus E-Mails, Filesystemen und IBM FileNet und kann auch als Scanlösung genutzt werden. Über REST-APIs lässt es sich mit weiteren Systemen verbinden, um Daten zu speichern oder weiterzuverarbeiten. Die API-gestützte Integration ermöglicht eine maßgeschneiderte Anpassung an bestehende Geschäftsprozesse. So werden manuelle Aufgaben reduziert, Abläufe automatisiert und Workflows effizienter gestaltet.

Häufige Fragen
IBM Datacap

Unsere Partnerschaft mit IBM

Als IBM Platinum Partner gehört ISR zu den Top-Partnern des weltweit führenden IT-Unternehmens. Dieser Partnerstatus bestätigt unsere herausragende Expertise und unser tiefgehendes Fachwissen.

Ob Informix, Cognos oder FileNet – die enge Zusammenarbeit zwischen IBM, ISR und CENIT besteht seit Jahrzehnten. Unsere innovativen Lösungen wurden bereits mehrfach mit dem IBM Innovation Award ausgezeichnet. Zudem erhielt unser Kollege Christoph Sünderkamp die renommierte Auszeichnung als „IBM Champion“ für sein Fachwissen und Engagement. Wenn es um ECM geht, ist ISR Ihr Spezialist für IBM-Technologien – von Beratung über Konfiguration bis zur nahtlosen Integration.

IBM Platinum Partner Logo

Kunden bei denen wir Datacap einsetzen
Unsere Referenzen

Finanzdienstleister

DekaBank: Entwicklung und Betrieb im CP4BA

Energie Versorger

Digitalisierung des Kundenservices / Einführung mehrerer OCR-Lösungen

Fertigung

Digitales Rechnungssystem und optimierte Dokumentenverarbeitung

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Wir übernehmen das für Sie
IBM Datacap zuverlässig betreiben

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Für den reibungslosen Betrieb Ihrer ECM-Plattform "IBM FileNet".

Damit IBM Datacap seine volle Leistung entfalten kann, braucht es mehr als eine einmalige Implementierung – es braucht einen zuverlässigen Betrieb. Wir übernehmen die kontinuierliche Betreuung Ihrer Lösung, damit Ihre Dokumentenverarbeitung jederzeit reibungslos funktioniert. Unser Service reicht von der Systemüberwachung über regelmäßige Wartung bis hin zur Anpassung an neue Geschäftsanforderungen. Wir sorgen für schnelle Fehlerbehebung, optimale Performance und eine nahtlose Integration in Ihre IT-Landschaft – egal ob On-Premise oder in der Cloud.

Unsere Expertise
Ihr Vorteil

Unsere Datacap-Expert:innen stehen Ihnen mit umfassender Beratung zur Seite. Von der Anforderungsaufnahme über die maßgeschneiderte Einführung bis hin zur Optimierung Ihrer dokumentengetriebenen Prozesse.

Unser Leistungsangebot umfasst:

  • Strategische Beratung: Wir bewerten bestehende Prozesse und identifizieren Optimierungs- und Automatisierungspotenziale.
  • Implementierung & Integration: Wir richten Datacap nach Ihren Anforderungen ein und binden es an ECM- und ERP-Systemen wie IBM FileNet, SAP-Technologien und Microsoft SharePoint an.
  • Customizing: Wir passen Ihre Workflows an unternehmensspezifische Prozesse an, konfigurieren die Benutzeroberfläche und entwickeln individuelle C#-Erweiterungen.
  • Support & Wartung: Unser Supportteam kümmert sich nach dem Livegang um die technische Unterstützung, mögliche Fehlerbehebungen und regelmäßige Performance-Optimierung.
  • Prozessoptimierung & -automatisierung: Wir analysieren und optimieren Ihre Ist-Prozesse und identifizieren Automatisierungspotentiale zur Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion.
Profitieren Sie von dem Wissen unserer Spezialisten und setzen Sie Datacap optimal in Ihrem Unternehmen ein.

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