Was läuft da schief? Im Schnitt verbraucht der Deutsche ca. 240 Kilo Papier pro Jahr! Ein Widerspruch der Digitalisierung und des Konzepts „papierloses Büro“, oder?
Tot gesagte leben länger. Das Konzept des papierlosen Büros geistert seit den 80er Jahren durch die Büroflure dieser Republik und doch ist es im Jahr 2021 teils erschreckend weit von der Unternehmensrealität entfernt. Es wird gedruckt, beschrieben, geheftet, sortiert und abgelegt. Und das alles natürlich auf Papier. Denn Papier ist, wie allgemein bekannt, geduldig!
Dabei zeigt sich insbesondere in der Pandemie, wie wichtig die Entkopplung des treuen Dieners Papier von Unternehmensstrukturen, Workflows oder Prozessen ist. Wer hat schon Lust für eine Vertragsunterschrift oder nur Vertragseinsicht ins Büro zu fahren oder wöchentlich nach der Post zu schauen, weil wohlmöglich Eingangsrechnungen warten?
Ihr papierminimiertes Büro
Basics für den Start: Ihr papierminimiertes Büro
Tipps und Tricks für Ihr papierminimiertes Büro: Let’s get started
Ja, es kostet Zeit, Geld und Nerven sich die papierbezogenen Arbeitsabläufe genau anzuschauen und zu prüfen, wie diese nun schrittweise überführt werden. Digitaler Aktionismus ist an dieser Stelle aber nicht ratsam. Vielmehr benötigt es hier einer guten IT-Strategie (siehe Kapitel „4 Schritte auf dem Weg ins papierlose Büro: die DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… Mehr kann kommen “, 2. Schritt)
Wenn Ihre Geschäftskorrespondenz mit Kunden oder Lieferanten noch stark brief- und papierbezogen ist und eine Umstellung nicht so schnell erfolgen kann, kann ein guter Dokumentenscanner hilfreich sein. Das macht sich doppelt bezahlt: anfänglich nur im Rahmen der Digitalisierung von Papierdokumenten und Ablage der digitalisierten Dokumente auf einem zentralen System (wie bspw. dem Fileserver) genutzt, bildet der Scanner bei der Implementierung und Ausweitung auf Input ManagementWas bedeutet Input Management?Input Management ist Bestandteil von ECM und… Mehr Prozesse eine wichtige Basis. Hierauf kommen wir später noch genauer zu sprechen (siehe Kapitel „4 Schritte auf dem Weg ins papierlose Büro: die Digitalisierung kann kommen“, 3. Schritt)
Papierminimiertes Büro vs. papierloses Büro
Eine gute, abgestimmte und planvolle IT-bzw. DigitalisierungsstrategieWas ist eine Digitalisierungsstrategie?Eine Digitalisierungsstrategie dient zur Umsetzung langfristiger Ziele… Mehr mit Blick auf die kundenorientierte Digitalisierung berücksichtigt genau diese Aspekte und kann die Überleitung zum rein digitalen Büro störungsfreier begleiten.
Ihr papierloses Büro
4 Schritte auf den Weg in Ihr papierloses Büro: die Digitalisierung kann kommen
Geschäftsprozesse wachsen gerne historisch (und manchmal auch etwas hysterisch) und neigen über die Zeit dazu, Effizienz und Effektivität hintenanzustellen. Daher gilt als Faustregel immer:
Schaffen Sie Ordnung und definieren Sie Ihre strategische Ausgangslage.
Schauen Sie sich alle Prozesse (also Führungs-, Kern- und Hilfsprozesse) genau an:
- Wer macht eigentlich was und warum?
- Wieso benötigt es dafür so viele Schritte, Beteiligte, Dokumente und Papier?
- Wie geht das Dokument seinen Weg durchs Unternehmen?
Ohne Plan, kein Erfolg!
Wenn Sie sich die Mühe machen und Ihr Unternehmen auf Herzen und Nieren durchleuchten, muss dies im Einklang mit der IT- bzw. Digitalisierungsstrategie erfolgen. Heutzutage unerlässlich, da auch integrierender Teil der Unternehmensstrategie. Sofern es noch keine konkrete Strategie dazu gibt, sollten Sie dies schleunigst nachholen.
Digitalisierung auf „Teufel komm raus“ und ohne Sinn und Verstand endet gerne im digitalen Aktionismus und Chaos. In der Praxis ist der Ruf nach einer schnellen Lösung groß und meint häufig die Einführung neuer Software bzw. Tools, die weder aufeinander abgestimmt sind noch auf die gesamtheitliche Prozessoptimierung einzahlen.
Die bestehende IT-Struktur und vorhandene Software gilt es clever zu managen und beim Kauf neuer Software / Assets sinnvoll zu verbinden. Selbst die tollste Cloud-Software kann ein Griff ins Leere sein, wenn im Vorfeld Anforderungen und Umsetzbarkeit nicht genau geprüft wurden. Von der Frage nach den richtigen digitalen Kompetenzen im Unternehmen mal ganz abgesehen.
Bei der Einführung jeglicher ECM- oder DMS-Lösung kommt man ganz schnell auf die Eingangskanäle zu sprechen. Zentrale Leitfragen sind dabei:
- Über welchen Weg erreicht uns ein Dokument – per Post, E-Mail, Fax, Webportal?
- Wie werden diese erfasst?
- Welche Informationen und Daten des Eingangsdokuments sind für die weitere Bearbeitung notwendig?
Daher ist die Einführung einer OCR/Scan-Lösung (z.B. Buildsimple) für den Posteingang in der Regel unumgänglich. Insbesondere für wiederkehrende, teils strukturierte Daten und Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge usw. ist dies relevant.
Durch die Einführung entsprechender Workflow- bzw. Dokumenten-Management-Lösungen für die eigentliche Bearbeitung der (Papier-)Dokumente lassen sich papiergestützte Prozesse schnell eliminieren. Es muss nicht immer sofort alles in einem Rutsch umgestellt werden, häufig entlastet bereits die Einführung einer Lösung zu gängigen Hilfsprozessen wie der Rechnungseingangsverarbeitung, dem Vertragsmanagement oder dem HR-Bereich (Personalakte).
Die Vorteile für Ihr zukünftiges papierloses Büro
- Kosten werden reduziert: Vorbei die Zeiten für Drucker, Toner, Papier und Wartung. Druckerräume können anderweitig genutzt werden, ob als Lager für Getränkekisten oder vielleicht den Billardtisch oder Kicker?
- Zentrale Ablage/Archivierung, aber dezentral arbeiten: die berühmten 2 Fliegen mit einer Klatsche schlagen. Denn dank zentraler Archivierung sind alle wesentlichen Dokumente für alle Mitarbeiter:innen jederzeit (sofern berechtigt) einseh- und verfügbar. Aber dies muss eben nicht mehr zwingend vor Ort erfolgen, sondern kann von Zuhause, im Zug oder anderen Orten erfolgen.
- „Du kommst hier nicht rein“ – Türstehermentalität der etwas anderen Art. Mit einem Secured Access beugen dezentrale Systeme und DMS-Lösungen Missbrauch vor. Hier dürfen nur die Mitarbeitenden am Dokument arbeiten, die auch laut Berechtigungsmanagement zugelassen sind.
- Workflow Automation: durch die Einführung von Dokumenten-Management- oder Workflow-Lösungen geht vieles schneller und leichter – insbesondere durch den Wegfall von Redundanzen und Medienbrüchen.
Womit starten? Unser ISR Digital Maturity Check als Orientierungshilfe
Der Traum des papierlosen Büros ist noch nicht ausgeträumt, aber so recht wissen Sie immer noch nicht, womit Sie starten sollen oder wie Sie den Weg dahin begleiten können?
Dann kann unser ISR Digital Maturity Check hier einen ersten Grundstein legen: hier ermitteln und analysieren wir anhand verschiedener Cluster Ihren digitalen Reifegrad und identifizieren erste Handlungsfelder und Maßnahmenpakete.
Zentrale Fragestellungen lauten dabei:
- Wo stehen Sie aktuell?
- Wo besteht Handlungsbedarf?
- Welche Maßnahmen sind für Sie geeignet?
- Welche Maßnahmen können kurzfristig umgesetzt werden?
Neugierig? Weitere Infos zum ISR Digital Maturity Check finden Sie hier.
Wer sind wir?
Als branchen- und herstellerunabhängiger IT-Dienstleister sowie mit mehr als 28 Jahren Erfahrung in der Analyse, Konzeption, Realisierung und Implementierung von Dokumenten- und Prozesslösungen konnten wir unsere dabei gewonnene Expertise stets sinnvoll und nutzbringend für unsere Kunden einsetzen. Egal ob im Vertragsmanagement, im Bestellwesen, der Rechnungsverarbeitung, bei Kunden-, Lieferanten- oder Personalakten: im Bereich „Business Process Automation“ schaffen und optimieren wir für unsere Kunden.
Sprechen Sie uns gerne an!
Technologieempfehlung für Ihr papierloses Büro
Bei Workflow-Lösungen vertrauen wir übrigens u.a. auf:
IBM Business Automation Workflow
IBM Digital Business Automation
Sollten Sie auf der Suche nach einer Input Management Lösung sein, dann können wir Ihnen u.a. folgende empfehlen:
Buildsimple als SaaS-Lösung
Sollen Ihre Dokumente digitalisiert werden, dann greifen wir gerne auf folgende Technologien zurück:
ISR Contract Manager zur Digitalisierung Ihrer Verträge
ISR Accounts Payable Flow zur Digitalisierung Ihrer Rechnungen
IBM FileNet P8 als E-Akte, z.B. als Projektakte
Angelina Jordan
Account Manager
Business Process Automation
angelina.jordan@isr.de
+49(0)151 422 06 942
