IHR PAPIERLOSES BÜRO: SCHRECKGESPENST, MYTHOS ODER REALITÄT?

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Was läuft da schief? Im Schnitt verbraucht der Deutsche ca. 240 Kilo Papier pro Jahr! Ein Widerspruch der Digitalisierung und des Konzepts „papierloses Büro“, oder?

Tot gesagte leben länger. Das Konzept des papierlosen Büros geistert seit den 80er Jahren durch die Büroflure dieser Republik und doch ist es im Jahr 2021 teils erschreckend weit von der Unternehmensrealität entfernt. Es wird gedruckt, beschrieben, geheftet, sortiert und abgelegt. Und das alles natürlich auf Papier. Denn Papier ist, wie allgemein bekannt, geduldig!

Dabei zeigt sich insbesondere in der Pandemie, wie wichtig die Entkopplung des treuen Dieners Papier von Unternehmensstrukturen, Workflows oder Prozessen ist. Wer hat schon Lust für eine Vertragsunterschrift oder nur Vertragseinsicht ins Büro zu fahren oder wöchentlich nach der Post zu schauen, weil wohlmöglich Eingangsrechnungen warten?

Ihr papierminimiertes Büro

Basics für den Start: Ihr papierminimiertes Büro

Wie vieles im Leben, ist aller Anfang häufig schwer. Daher macht es Sinn, das Ziel eines fast vollständigen digitalen Büros zunächst schrittweise anzugehen und stetig hinzuarbeiten. Besonders für kleine oder mittelständische Unternehmen mit einer starken „Papier“-Mentalität kann eine geplante und damit geführte Transition zum papierlosen und letztlich zum digitalen Büro ratsam sein.

Tipps und Tricks für Ihr papierminimiertes Büro: Let’s get started

Ja, es kostet Zeit, Geld und Nerven sich die papierbezogenen Arbeitsabläufe genau anzuschauen und zu prüfen, wie diese nun schrittweise überführt werden. Digitaler Aktionismus ist an dieser Stelle aber nicht ratsam. Vielmehr benötigt es hier einer guten IT-Strategie (siehe Kapitel „4 Schritte auf dem Weg ins papierlose Büro: die Digitalisierung kann kommen “, 2. Schritt)

Wer damit anfängt, allein die letzten fünf Geschäftsjahre zu digitalisieren, und damit meist nur einzuscannen, wird sehr schnell die Lust verlieren. Daher ist es ratsamer, ab einem gewissen Punkt einfach zu starten und von dort an alles „digital“ zu erfassen und verwalten. Die tatsächlichen Altlasten kristallisieren sich dann von allein in den Aktenkeller.

Wenn Ihre Geschäftskorrespondenz mit Kunden oder Lieferanten noch stark brief- und papierbezogen ist und eine Umstellung nicht so schnell erfolgen kann, kann ein guter Dokumentenscanner hilfreich sein. Das macht sich doppelt bezahlt: anfänglich nur im Rahmen der Digitalisierung von Papierdokumenten und Ablage der digitalisierten Dokumente auf einem zentralen System (wie bspw. dem Fileserver) genutzt, bildet der Scanner bei der Implementierung und Ausweitung auf Input Management Prozesse eine wichtige Basis. Hierauf kommen wir später noch genauer zu sprechen (siehe Kapitel „4 Schritte auf dem Weg ins papierlose Büro: die Digitalisierung kann kommen“, 3. Schritt)

Es klingt so banal, aber zu Zeiten des ersten Lockdowns und dem schnellen Umstieg auf mögliches Homeoffice hat die Ausrüstung mit Notebooks, Tablets oder Smartphones für viel Furore gesorgt. Bedingt durch die Lieferengpässe musste man Wochen auf die entsprechende Hardware warten. Aber diese ist Voraussetzung für wahre Mobilität und Flexibilität für Ihre Mitarbeiter:innen bspw. aus der Verwaltung, die eigentlich „von überall“ arbeiten können.

Papierminimiertes Büro vs. papierloses Büro

Die Grenzen zwischen dem papierminimierten oder -losen zum digitalen Büro sind schwimmend. Auch gibt es viele Unternehmen die Teilaspekte, ob intuitiv oder geplant sei dahingestellt, bereits angegangen sind, aber sich dennoch in einer Art Transitionsphase befinden. Nicht immer muss eine vollständige Ablösung von Papier sinnvoll sein. Wenn viele Ihrer Kunden die Kommunikation zu Ihrem Unternehmen immer noch per Fax oder Brief angehen, wäre es fatal, diese Kundengruppe durch Einführung eines reinen webbasierten Kundenportals auszugrenzen. Eine gute, abgestimmte und planvolle IT-bzw. Digitalisierungsstrategie mit Blick auf die kundenorientierte Digitalisierung berücksichtigt genau diese Aspekte und kann die Überleitung zum rein digitalen Büro störungsfreier begleiten.

Ihr papierloses Büro

4 Schritte auf den Weg in Ihr papierloses Büro: die Digitalisierung kann kommen

Auch wenn es viele Stolpersteine gibt, können nachfolgend skizzierte Schritte gute Anhaltspunkte auf Ihren Weg ins papierlose Büro als Unternehmen liefern:

Geschäftsprozesse wachsen gerne historisch (und manchmal auch etwas hysterisch) und neigen über die Zeit dazu, Effizienz und Effektivität hintenanzustellen. Daher gilt als Faustregel immer:

Schaffen Sie Ordnung und definieren Sie Ihre strategische Ausgangslage.

Schauen Sie sich alle Prozesse (also Führungs-, Kern- und Hilfsprozesse) genau an:

  • Wer macht eigentlich was und warum?
  • Wieso benötigt es dafür so viele Schritte, Beteiligte, Dokumente und Papier?
  • Wie geht das Dokument seinen Weg durchs Unternehmen?
  •  

Ohne Plan, kein Erfolg! Wenn Sie Sich die Mühe machen und Ihr Unternehmen auf Herzen und Nieren durchleuchten, muss dies im Einklang mit der IT- bzw. Digitalisierungsstrategie erfolgen. Heutzutage unerlässlich, da auch integrierender Teil der Unternehmensstrategie. Sofern es noch keine konkrete Strategie dazu gibt, sollten Sie dies schleunigst nachholen. Digitalisierung auf „Teufel komm raus“ und ohne Sinn und Verstand endet gerne im digitalen Aktionismus und Chaos. In der Praxis ist der Ruf nach einer schnellen Lösung groß und meint häufig die Einführung neuer Software bzw. Tools, die weder aufeinander abgestimmt sind noch auf die gesamtheitliche Prozessoptimierung einzahlen. Die bestehende IT-Struktur und vorhandene Software gilt es clever zu managen und beim Kauf neuer Software / Assets sinnvoll zu verbinden. Selbst die tollste Cloud-Software kann ein Griff ins Leere sein, wenn im Vorfeld Anforderungen und Umsetzbarkeit nicht genau geprüft wurden. Von der Frage nach den richtigen digitalen Kompetenzen im Unternehmen mal ganz abgesehen.

Bei der Einführung jeglicher ECM- oder DMS-Lösung kommt man ganz schnell auf die Eingangskanäle zu sprechen. Zentrale Leitfragen sind dabei:
Über welchen Weg erreicht uns ein Dokument – per Post, E-Mail, Fax, Webportal?
Wie werden diese erfasst?
Welche Informationen und Daten des Eingangsdokuments sind für die weitere Bearbeitung notwendig?
Daher ist die Einführung einer OCR/Scan-Lösung (z.B. Buildsimple) für den Posteingang in der Regel unumgänglich. Insbesondere für wiederkehrende, teils strukturierte Daten und Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge usw. ist dies relevant.

Durch die Einführung entsprechender Workflow- bzw. Dokumenten-Management-Lösungen für die eigentliche Bearbeitung der (Papier-)Dokumente lassen sich papiergestützte Prozesse schnell eliminieren. Es muss nicht immer sofort alles in einem Rutsch umgestellt werden, häufig entlastet bereits die Einführung einer Lösung zu gängigen Hilfsprozessen wie der Rechnungseingangsverarbeitung, dem Vertragsmanagement oder dem HR-Bereich (Personalakte).

Die Vorteile für Ihr zukünftiges papierloses Büro

Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Sicherlich sind einige Anstrengungen und Investments damit verbunden, aber die Vorteile überwiegen den Aufwand. Denn:

Womit starten? Unser ISR Digital Maturity Check als Orientierungshilfe

Der Traum des papierlosen Büros ist noch nicht ausgeträumt, aber so recht wissen Sie immer noch nicht, womit Sie starten sollen oder wie Sie den Weg dahin begleiten können? Dann kann unser ISR Digital Maturity Check hier einen ersten Grundstein legen: hier ermitteln und analysieren wir anhand verschiedener Cluster Ihren digitalen Reifegrad und identifizieren erste Handlungsfelder und Maßnahmenpakete. Zentrale Fragestellungen lauten dabei:
  • Wo stehen Sie aktuell?
  • Wo besteht Handlungsbedarf?
  • Welche Maßnahmen sind für Sie geeignet?
  • Welche Maßnahmen können kurzfristig umgesetzt werden?
Neugierig? Weitere Infos zum ISR Digital Maturity Check finden Sie hier.

Wer sind wir?

Als branchen- und herstellerunabhängiger IT-Dienstleister sowie mit mehr als 28 Jahren Erfahrung in der Analyse, Konzeption, Realisierung und Implementierung von Dokumenten- und Prozesslösungen konnten wir unsere dabei gewonnene Expertise stets sinnvoll und nutzbringend für unsere Kunden einsetzen. Egal ob im Vertragsmanagement, im Bestellwesen, der Rechnungsverarbeitung, bei Kunden-, Lieferanten- oder Personalakten: im Bereich „Digital Operations“ schaffen und optimieren wir für unsere Kunden.

Sprechen Sie uns gerne an!

Technologieempfehlung für Ihr papierloses Büro

Bei Workflow-Lösungen vertrauen wir übrigens u.a. auf:

 

Sollten Sie auf der Suche nach einer Input Management Lösung sein, dann können wir Ihnen u.a. folgende empfehlen:

 

Sollen Ihre Dokumente digitalisiert werden, dann greifen wir gerne auf folgende Technologien zurück:

DO_Klin

KONTAKT

Cihan Klingsporn
Managerin Sales & Marketing
Digital Operations

cihan.klingsporn@isr.de
+49 (0) 151 422 05 471

Über ISR

Die ISR Information Products AG ist Ihr Experte für Analytics, Prozess-Digitalisierung und Application Management. Mit Blick auf die Bedürfnisse namhafter Kunden konzipieren, modernisieren, implementieren und betreuen ca. 200 Mitarbeiter an sechs Standorten IT-Architekturen, Software-Lösungen und IT-Infrastrukturen. Das Ziel: Unseren Kunden die wirtschaftliche Nutzung von Daten zu ermöglichen.
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