Digitale Akte
Digitale Akte
Software-Lösungen aus unserem Haus
Definition
Was ist eine digitale Akte?
Eine digitale Akte ist eine elektronische Software-Lösung zur Speicherung, Verwaltung und Organisation von Dokumenten und Informationen, die traditionelle Papierakten ersetzt und erweitert.
Sie speichert Daten zentral in digitaler Form und ermöglicht schnellen Zugriff von verschiedenen Endgeräten aus. Durch Funktionen wie Volltextsuche, Versionierung und automatisierte Workflows steigert eine digitale Akte die Effizienz von Arbeitsprozessen und reduziert den manuellen Aufwand. Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Backups gewährleisten dabei Datenschutz und Sicherheit. Die digitale Akte ist flexibel anpassbar und kann nahtlos in bestehende Systeme wie ERP oder CRM integriert werden. Außerdem erleichtert sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, z.B. durch revisionssichere Archivierung und Audit Trails.
Sie ist ein zentraler Baustein für die Digitalisierung in Unternehmen und schafft eine transparente, strukturierte und papierlose Arbeitsumgebung.
Abbildung: Digitale Akte als Dreh- und Angelpunkt für Dokumente und Informationen im Unternehmen | isr.de
Doch was ist dann der Unterschied zu DMS-Systemen?
Das Dokumenten-Management-System (DMS) stellt die Infrastruktur und die Werkzeuge bereit, um digitale Akten effizient zu erstellen und zu verwalten. Die digitale Akte ist dabei eine strukturierte, anwenderfreundliche Darstellung der im DMS gespeicherten Dokumente, angepasst an spezifische Anforderungen wie Kunden- oder Projektmanagement. Sprich, die digitale Akte ist als ein integraler Teil des DMS zu sehen.
Die sechs wichtigsten
Funktionen einer digitalen Akte
Dokumentenmanagement
Zugriff und Berechtigungen
Suchfunktion
Datensicherheit
Archivierung
Durch die digitale Aktenverwaltung werden Ihre Dokumente und Informationen dauerhaft und revisionssicher gespeichert. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. DSGVO, GoBD) können so besser überwacht und eingehalten werden. Im Gegensatz zu FileServern oder SharePoint wird hier höchste Sicherheit und Compliance gewährleistet.
Integration
Vorteile einer digitalen Akte
Warum eine digitale Akte Nutzen stiftet?
Digitale Akten bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, indem sie Informationen effizient organisieren, verwalten und zugänglich machen. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Effizienzsteigerung: Eine digitale Aktenführung ist effizient. Dokumente sind sofort verfügbar und müssen nicht langwierig gesucht werden. Außerdem reduzieren Workflows (wie Genehmigungen und Erinnerungen) die manuelle Arbeit. Die Organisation von Informationen ist durch Metadaten strukturierter.
- Kostensenkung: Die Arbeit mit und die Zusammenarbeit an Dokumenten ist kostengünstig: Es muss kein Papier ausgedruckt, kein Aktenordner gesucht und kein FileServer durchsucht werden. Der Verwaltungsaufwand beschränkt sich auf ein Minimum. Dies optimiert Ihre Prozesse, was wiederum Arbeitszeit und Ressourcen spart – und letztendlich auch Kosten.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Die digitale Aktenverwaltung fördert die Zusammenarbeit mit Kolleg:innen (auch abteilungsübergreifend) und externen Partnern. Dokumente können direkt geteilt und bearbeitet werden, während die Kommunikation durch Kommentare und Anmerkungen in der Akte erleichtert wird. Gleichzeitig können mehrere Personen parallel an denselben Dokumenten arbeiten.
- Flexibilität und Mobilität: Digitale Akten ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten, sei es im Homeoffice oder im Ausland. Dokumente und Daten lassen sich jederzeit abrufen und bearbeiten – häufig über eine benutzerfreundliche Web-Oberfläche. Diese ist meist responsiv gestaltet und somit auch auf mobilen Endgeräten optimal nutzbar.
- Datensicherheit und Compliance: Ihre Daten sind in der digitalen Akte durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und regelmäßige Backups sicher. Zudem erfüllt sie gesetzliche Anforderungen an Aufbewahrungsfristen und gewährleistet durch Audit Trails eine vollständige Nachverfolgbarkeit für maximale Compliance.
- Transparenz und Kontrolle: Durch eine digitale Akte sind alle Dokumente und Informationen an einem Ort gesammelt und leicht auffindbar. Mit wenigen Klicks können Sie die aktuellen Informationen zu einem Fall abrufen und erhalten einen transparenten Überblick.
- Skalierbarkeit: Die digitale Akte ist für kleine, mittlere und große Unternehmen einsetzbar und wächst mit den Anforderungen aus der Organisation und den Datenmengen. Sie kann einfach erweitert werden, um weitere sinnvolle Aktentypen.
Beispiele digitale Akte
Welche Aktentypen lassen sich mit einer digitalen Akte darstellen?
Vertragsakte
Projektakte
Mit der digitalen Projektakte sind Projektstatus, To-Do’s und Fortschritte zentral und jederzeit einsehbar. Alle projektbezogenen Dokumente – wie Pläne, Berichte und Protokolle – werden strukturiert an einem Ort gespeichert. So bleibt auch bei komplexen Projekten der Überblick gewahrt, und die Zusammenarbeit wird erleichtert.
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Kundenakte
Versichertenakte
Kreditakte
Personalakte
Personenbezogene Informationen und Dokumente – wie Arbeitsverträge, Gehaltsdaten und Abwesenheitslisten – werden sicher und datenschutzkonform in der digitalen Personalakte verwaltet. Der Zugriff kann über verschiedene Wege erfolgen – sei es nach der Dokumentenart oder aber dem Namen des Mitarbeitenden.
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Elektronische Akte (eAkte)
Im Bereich digitale Akte setzen wir auf diese
TECHNOLOGIEN
Digitale Akte: Arbeitsabläufe effektiv und leicht organisieren
Kundenprojekte im Umfeld digitale Akte
Unsere Referenzen
Einführung eines DMS für Projektdokumente
Einführung eines Rechnungsprüfungsprozesses
MTU: Einführung einer digitalen Akte
Schnittstellen bei digitalen Akten
Beispiele für Schnittstellen im Kontext von digitalen Akten sind:
- Automatische Übertragung von Buchhaltungsdaten oder Aufträgen aus dem ERP-System in die digitale Akte.
- Direkte Verknüpfung und Austausch von Kundendaten zwischen dem CRM-System und der digitalen Akte.
- Automatische Archivierung von E-Mails und Anhängen in der entsprechenden digitalen Akte.
Schnittstellen sind in unseren Kundenprojekten unerlässlich – allein, weil sie Automatisierungen über Systemgrenzen hinweg ermöglichen, die Konsistenz der Daten gewährleisten und den Mitarbeitenden kostbare Zeit einsparen, indem sie manuelle Tätigkeiten reduzieren.
Wie wir Unternehmen konkret unterstützen?
Als IT-Beratung unterstützen wir Unternehmen bei der Digitalisierung und Automatisierung dokumentengetriebener Prozessen – insbesondere durch die Einführung und Optimierung digitaler Akten. Wir bieten maßgeschneiderte Beratung, empfehlen passende Softwarelösungen und übernehmen deren Implementierung. Nach dem erfolgreichen Go-Live unterstützen wir Sie bei der schrittweisen Erweiterung um zusätzliche digitale Akten und stehen Ihnen auf Wunsch auch für den Betrieb und die Wartung der Lösung zur Seite. Gemeinsam transformieren wir Ihre Prozesse – für ein effizienteres und zeitgemäßes digitales Arbeitsumfeld.
Wir kümmern uns um den Betrieb Ihrer Software
Damit Ihre digitale Aktenlösung jederzeit reibungslos und sicher arbeitet, bieten wir bei ISR umfassende IT-Betriebs- und Application-Management-Services an.
Unser Ziel ist es, Ihre digitale Aktenlösung stabil, effizient und zukunftssicher zu gestalten, sodass Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützt werden. Ob On-Premise oder in der Cloud – unsere Expert:innen sorgen dafür, dass Ihr System nicht nur zuverlässig läuft, sondern auch flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst wird.
Mit ISR haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite, der technische Expertise mit betrieblichen Services verbindet. So können Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, während wir uns um den reibungslosen Betrieb Ihrer digitalen Akte kümmern – heute und in Zukunft.
5 häufige Fragen
Digitale Akte
Digitale Akten sind ein integraler Bestandteil eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). Hierbei fungiert das DMS als technische Plattform zur Verwaltung von Dokumenten im gesamten Unternehmen. Die digitale Akte stellt eine themenbezogene oder fallorientierte Zusammenführung von Dokumenten dar, die auf dem DMS basiert. Sie bildet spezifische Kontexte ab, z.B. zu einem Vorgang, Kunden, Mitarbeitenden oder Projekt, und ermöglicht dadurch eine strukturierte, anwenderfreundliche Ansicht relevanter Informationen.
Für die weitere Konkretisierung, hier einige Funktionen des DMS zur Unterstützung digitaler Akten:
- Speicherung und Struktur: Das DMS sorgt für eine zentrale und sichere Speicherung der Dokumente, die in digitalen Akten zusammengeführt werden.
- Suchfunktionen: Volltextsuche und Metadatenfunktionen des DMS erleichtern das schnelle Auffinden von Dokumenten in den digitalen Akten.
- Automatisierung: Workflows im DMS unterstützen automatisierte Prozesse innerhalb der digitalen Akten, z.B. Freigaben oder Erinnerungen.
Wenn man einen Unterschied zwischen digitalen Akten und elektronischen Akten (kurz: eAkten) ausmachen möchte, dann unterscheiden sich diese hauptsächlich im Umfang ihrer Funktionen und Nutzung. eAkten fokussieren sich auf die digitale Speicherung und statische Verwaltung von Dokumenten, oft zur revisionssicheren Archivierung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Digitale Akten gehen darüber hinaus und bieten dynamische Funktionen wie Workflows, Automatisierungen und Integrationen in andere Systeme (z.B. ERP, CRM). Sie sind flexibler und fördern Effizienz durch Echtzeit-Zugriff und prozessorientierte Nutzung. Ein weiterer Unterschied liegt in der Begriffsnutzung: In öffentlichen Verwaltungen ist der Begriff eAkte gebräuchlicher, während Unternehmen häufiger den Begriff digitale Akte verwenden.
Eins ist klar: Digitale Akten sind um Längen sicherer als Aktenschränke in Büroräumen oder File Servern. Dokumente im digitalen Aktenarchiv sind durch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen geschützt. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können. Verschlüsselungstechnologien schützen die Dokumente vor unbefugtem Zugriff, während regelmäßige Backups Datenverluste verhindern. Zudem gewährleisten Audit-Trails die Nachverfolgbarkeit aller Änderungen und erfüllen Compliance-Anforderungen.
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