DIGITALE AKTE: DER EINFACHE EINSTIEG IN DIE DIGITALISIERUNG

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Eine digitale Akte ist mehr als nur ein elektronisches Pendant der Papierakte. Anhand unserer Templates bilden wir wichtige Funktionsweisen der digitalen Akte ab.

Dokumenten-Management-Systeme (kurz: DMS): alles kalter Kaffee möchte man meinen, aber dem ist weit gefehlt. Das Thema begleitet uns seit den 1980er Jahren und hat spätestens seit Corona wieder neuen Aufwind bekommen.

Erfreuliche Nachricht: Laut einer Bitkom-Studie hat sich das Verständnis und die Sinnhaftigkeit zum Thema DMS bzw. digitale Akte etabliert.

Aber gehen wir mal zurück auf Los und fangen von vorne an.

Was ist ein Dokumenten-Management-System?

Ein DMS beschreibt komplexe Systeme für die datenbankgestützte Verwaltung digitaler oder elektronsicher Dokumente über den gesamten Dokumenten-Lebenszyklus. Mit elektronischen Dokumenten sind auch digitalisierte Dokumente gemeint, die ursprünglich nur in Papierform vorlagen (vgl. auch „Was ist ein Dokument im Sinne der digitalen Akte?“)

Die wesentlichen Merkmale eines DMS werden wie folgt beschrieben:
DMS Merkmale - digitale Akte
Abbildung 1: Merkmale eines DMS | isr.de

Digitale Akte: Was versteht man darunter?

Eine digitale oder elektronische Akte (auch E-Akte genannt) beschreibt letztlich das digitale Pendant der klassischen Papierakte. Das heißt, (elektronische oder digitale) Dokumente oder Dokumententypen werden in einem bestimmten Zusammenhang (vergleiche unten genannte Use Cases) organisiert. Also werden Informationen und Dokumente kontextgebunden sowie zentral aufbewahrt. So gibt es für unterschiedliche Betrachtungsebenen unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten.

Typische Use Cases einer digitalen Akte sind bspw.:

Kundenakte

Mit der Kundenakte haben Sie Ihre Key Accounts und Accounts immer im Blick und bleiben auf dem aktuellen Stand. So machen Sie sich nicht nur das Leben leichter, sondern haben auch zufriedenen Kunden.

Projektakte

Im Projektalltag fallen viele Dokumente, Infos und Kommunikationen an. Dabei den Überblick zu bewahren ist gar nicht immer so leicht. Die digitale Projektakte hilft Ihnen dabei Ihre Projekte zu organisieren und effizienter zu arbeiten.

Personalakte

Wie war nochmal die Personalnummer von Kollegin xy? Liegt ein befristeter oder unbefristeter Arbeitsvertrag vor? Wie lange arbeitet der Kollege schon bei meinem Unternehmen? All diese Fragen lassen sich schnell und mit wenigen Klicks mittels einer Personalakte beantworten.

Vertragsakte

Verträge, Fristen und Abschlüsse digital, zentral und sicher zu verwalten geht heutzutage mit einer digitalen Vertragsakte. Sogar elektronische Unterschriften können direkt über die Akte hinterlegt werden.  

Eine digitale Akte kann allerdings mehr als nur Ablage. Dank Integration bspw. von Workflow- oder Status Engines ist die Verarbeitung im Sinne eines klassischen DMS wie in (siehe Abschnitt „Was ist ein Dokumenten-Management-System?“) möglich. Es handelt sich also nicht um eine reine digitale Kopie der klassischen Papierakte.

Was ist ein Dokument im Sinne der digitalen Akte?

Die übliche Assoziation bei Dokumenten sind Schriftgut oder Schriftstücke, wie wir sie aus dem Büroalltag kennen. Diese können sein:
Dokumente im Sinne der digitalen Akte
Abbildung 2: Dokumente im Sinne der digitalen Akte | isr.de
Im Sinne des DMS sind hier elektronische Dokumente gemeint – dabei spielt es jedoch keine Rolle, ob es sich um digitalisiertes Papier (bspw. per Scan) handelt oder um Dateien im PDF, E-Mail-Format oder um Audio-, Video- oder Grafikformate wie jpeg oder mp4 usw.

Ihre Vorteile eines Dokumenten-Management-Systems bzw. einer digitalen Akte auf einen Blick

  • Verminderung des Suchaufwands – die stundenlange Suche im Aktenkeller gehört nun der Vergangenheit an

  • Papierloses Büro – das Blättern in Ordnern oder Papiermappen entfällt; alles ist nun mit wenigen Klicks auffindbar.

  • Standortübergreifender und zeitgleicher Zugriff auf sämtliche Dokumente
  • Bessere Zusammenarbeit im Rahmen der Bearbeitung der Dokumente

  • Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten der Dokumente (durch Versionierung)

  • Hohe Auskunftsfähigkeit entlang der Bearbeitungsschritte der Dokumente: wo hängt oder wer bearbeitet das Dokument zurzeit?
    • Individuelle Definition von Zugriffsberechtigungen und dadurch auch Gewährleistung der Sicherheit/Schutz vor unbefugten Zugriffen

       

    • Berücksichtigung datensicherheitsrechtliche Aspekte wie Compliance, Revisionssicherheit, GoBD Die Checkliste zur GoBD finden Sie übrigens hier.
  • Leichte Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (und dadurch enorme Zeiteinsparungen)

  • Zentraler „Ort“ für die Ablage von Dokumenten

  • Verhinderung von Doppelablage

  • Dank mobiler Einsatzmöglichkeiten von überall verfügbar – und das mit Sicherheit
  • Bitkom bestätigt: digitale Akte erleichtert den Büroalltag

    Die aktuelle Mittelstandsstudie der Bitkom unterstreicht ebenfalls die Vorteile bei Einführung einer geeigneten digitalen Akte bzw. DMS (siehe Abbildung 3). Weitere Infos zur Studie finden Sie hier.

    Umfrage ECM Software Mittelstand - digitale Akte
    Abbildung 3: Umfrage zum Nutzen von ECM-Software im Mittelstand | bitkom.org

    Dürfen wir vorstellen? Das ISR-Aktentemplate auf Basis IBM FileNet Content Manager

    Im Laufe der Jahre haben wir vielerlei digitale Akten oder DMS-Lösungen entwickelt und erfolgreich eingeführt. Hierbei begegnen uns immer wieder die gleichen Herausforderungen bzw. Fragestellungen (siehe Abschnitt „Fragestellungen zum ISR-Aktentemplate auf Basis des IBM FileNet Content Managers“), denen wir mit Hilfe unseres Aktentemplates begegnen wollen und damit eine solide Basis für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Akte geschaffen haben.

    Standardmäßig sind übrigens folgende Funktionen erhalten:
    Voriger
    Nächster
    Abbildung 4: Der ISR Content Manager auf Basis von IBM FileNet P8 | isr.de

    Warum wir auf IBM FileNet Content Manager setzen?

    Aufgrund unserer langjährigen Partnerschaft mit IBM haben wir auf Basis des IBM FileNet Content Managers unser ISR-Aktentemplate entwickelt, das sich vielfältig und für jeden erdenklichen Geschäftsvorfall einsetzen lässt.
    IBM Goldp Business Partner - digitale Akte
    Abbildung 5: ISR ist Gold Business Partner von IBM | isr.de
    Mit dem IBM FileNet Content Manager gehen Sie sicher:

    Digitale Akte – einfach mal machen…

    Mit unserem Standardpaket gelingt der Einstieg in die digitale Verwaltung von Dokumenten und Akten. Damit ist ein solider Grundstein gelegt, um weitere Abteilungen mit Digitalisierungslösungen auszustatten. Darüber hinaus kann die Basisfunktionalität der Software durch die zusätzliche Lizenzierung weitere Funktionsbausteine in Richtung Dokumentenerkennung, Unterstützung komplexer Prozesse oder auch Automatisierung von Routinetätigkeiten durch Roboter erweitert werden.

    Fragestellungen zum ISR-Aktentemplate auf Basis des IBM FileNet Content Managers

    Wir haben mal ein paar typische Fragen für Sie gesammelt und Ihnen in einem übersichtlichen FAQ-Abschnitt zusammengefasst. Klicken Sie sich gerne mal durch.
    Dank direkt einsetzbarer GUI benötigen Sie einen gängigen HTML5 Browser – und sonst nichts. Viele Anpassungen sind rein durch Konfiguration möglich.

    Eigentlich fast alles… Verträge, Zeichnungen, Audio/Video, Rechnungen, Lieferscheine, Kalkulationen, Geschäftskorrespondenzen und so weiter.

    Unser Template birgt dank Status Engine die Möglichkeit, dass man lineare Geschäftsprozesse ohne Workflowsystem abbilden lassen. Es handelt sich hierbei um sehr einfache Freigabeprozesse, die meist weniger als 10 Prozesseschritte haben.

    Entwerfen – Prüfung – Freigabe/Ablehnung – Veröffentlichung (siehe Abbildung 6)

    Ob im Vertrieb, Einkauf, Personalwesen oder Projekt: für jeden einfachen Prozess innerhalb Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens lässt sich das Template einsetzen.

    linearer Freigabeprozess - digitale Akte

    Abbildung 6: Typischer linearer Freigabeprozess | isr.de

    Unser Aktentemplate bringt eine fertig einsetzbare GUI mit. Aber ja, diese lässt sich mit geringem Aufwand auf Ihr Corporate Design oder Ihre persönlichen Wünsche / Ansprüche anpassen. So ist bspw. das Einfügen Ihres Unternehmenslogos kein Problem. Auch lassen sich farbliche Änderungen an der GUI schnell vornehmen.

    „Alles ist möglich“ sagte einst Toyota. Die gängigen Office Produkte wie bspw. Outlook sind in der Regel standardmäßig in der Lizenz enthalten. Auch kann eine Anbindung an DATEV erfolgen. Die Möglichkeiten sind vielfältig. Hier bedarf es einer Beratung für die sinnvolle Erweiterung.

    Frei nach dem Motto „Geht nicht gibt’s nicht“ ist die Plattform um fast jeden Use Case beliebig erweiterbar – in Abhängigkeit von Anforderung, Zeit und natürlich der Budgetfrage.

    Nach der Theorie kommt die Praxis: Herzliche Einladung zu unserem Webinar

    Wenn Sie mehr wissen wollen oder sogar mal live in unser digitales Aktentemplate reinschauen wollen, dann melden Sie sich jetzt an für unser Webinar zum Thema Digitale Akte: Arbeitsabläufe effektiv und leicht organisieren am 07.10.2021 ab 11:00.
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    KONTAKT

    Cihan Klingsporn
    Managerin Sales & Marketing
    Digital Operations

    cihan.klingsporn@isr.de
    +49 (0) 151 422 05 471

    Über ISR

    Die ISR Information Products AG ist Ihr Experte für Analytics, Prozess-Digitalisierung und Application Management. Mit Blick auf die Bedürfnisse namhafter Kunden konzipieren, modernisieren, implementieren und betreuen ca. 200 Mitarbeiter an sechs Standorten IT-Architekturen, Software-Lösungen und IT-Infrastrukturen. Das Ziel: Unseren Kunden die wirtschaftliche Nutzung von Daten zu ermöglichen.
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