Digitale Personalakte: Dokumente strukturieren und verwalten

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Die Digitalisierung Ihrer Personalabteilung ist komplettes Neuland für Sie? Hier finden Sie wichtige Hinweise für einen gelungenen Start.

Als Experten auf dem Gebiet des Dokumenten-Managements haben wir in der Vergangenheit die Basics einer digitalen Akte im Detail erläutert. Die digitale Akte ist weitaus mehr als nur die elektronische Version ihres Papiervorgängers. Am Beispiel einer digitalen Personalakte wollen wir nachfolgend die Vorteile und Vorzüge einer smarten und effizienten Aktenlösung aufzeigen.

Die papierbasierte Personalakte als Dauerbrenner

Wenn man im Netz nach Aufbau und Inhalt von Personalakten sucht, findet man tatsächlich immer noch viele Informationen zum Einrichten, Anlegen und Pflegen von traditionellen Papierakten. Viele Jahre wurde im Personalwesen oder in HR-Abteilungen die Digitalisierung nur schleppend vorangetrieben, sodass sich weiterhin eine große Menge an Aktenordnern in Schränken und Archivkellern verstecken.

Bevor wir aber zu den großen Vorteilen einer digitalen Personalakte kommen, möchten wir zunächst den Begriff näher erläutern und damit verbundene typische Fragestellungen weitestgehend beantworten.

Was, wie, wo: Personalakte vs. digitale Personalakte

In Personalakten finden sich alle relevanten Dokumente und Unterlagen, die das Arbeitsverhältnis zwischen ArbeitnehmerInnen und Arbeitgeber beschreiben. Arbeitgeber haben dabei auf bestimmte gesetzliche Verpflichtungen zu achten – wie Wahrung und Schutz der personenbezogenen Daten. Außerdem ist der Arbeitgeber zur Dokumentation bestimmter Unterlagen verpflichtet. Wohlgemerkt: eine gesetzliche Pflicht zum Führen von Personalakten gibt es als solche nicht!

Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um die digitale Version der papierbasierten Personalakte. Die beiden unterscheiden sich lediglich in der Darbietungsweise (digital vs. auf Papier) – in der Regel aber nicht vom Inhalt. Auch die digitale Personalakte dient der Personalabteilung zum Überblick und zur Dokumentation des jeweiligen Arbeitsverhältnisses.

Welche Dokumente gehören in eine digitale Personalakte?

Es gibt keine gesetzliche Formvorschrift, wie eine Personalakte – ob digital oder analog – zu führen ist und was hineingehört. Heißt im Klartext: jedes Unternehmen legt die Ausgestaltung der Personalakte selbst fest. Aber Achtung: Es ist drauf zu achten, dass nur Daten, die für das Arbeitsverhältnis eine Rolle spielen, in die Personalakte aufgenommen werden.

Üblicherweise werden folgende Dokumente in einer Personalakte abgelegt und in eine strukturierte Ordnung gebracht:

Stammdatenblatt (besser bekannt als Aktendeckel) mit allen Informationen zu Namen, Geburtsdatum, Adresse, Eintritts-/Austrittsdatum, Anstellungsstatus (befristet/unbefristet, Position) usw. Hier kann jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Stammdaten zur Übersicht wichtig sind.
Nicht nur das Anschreiben sowie der Lebenslauf inkl. Foto werden archiviert, sondern auch beigefügte Dokumente wie z.B. Schul-/Arbeitszeugnisse und Bescheinigungen von Ehrenämtern.
Der wichtigste zu dokumentierende Vertrag ist wohlmöglich der Arbeitsvertrag. Auch werden Vertragsänderungen/-ergänzungen sowie vom Vertrag abweichende Vereinbarungen dokumentiert. Weitere vertragsähnliche Dokumente sind Vollmachten, Abmahnungen, Verweise und Aufenthalts-/Arbeitstitel.
Und verwandte / dazugehörige Daten wie die Sozialversicherungsdaten und Steuerunterlagen.
Bescheinigungen oder Zertifikate über Schulungen oder Workshops der MitarbeiterInnen können hier ebenfalls dokumentiert bzw. abgelegt werden.
Wichtige Schriftstücke zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer wie Beförderungsschreiben, Protokolle aus Mitarbeiterunterweisungen oder Entwicklungsgesprächen finden ebenfalls ihren Platz in (digitalen) Personalakten. Auch Zwischen- sowie Endzeugnisse fühlen sich in der Personalakte wohl.

Wir haben nur die gängigsten Unterlagen und Dokumente benannt – die Liste ist beliebig erweiterbar (Ausnahmen siehe Abschnitt „Finger weg: Diese Daten gehören nicht in eine (digitale) Personalakte“ ). Je größer das Unternehmen, desto komplexer auch die Vielfalt an personalrelevanten Dokumenten. Aufbau und Inhalt der (digitalen) Akte unterliegen dabei keiner Norm und können individuell vorgenommen werden.

Finger weg: Diese Daten gehören nicht in eine digitale Personalakte

Es gibt einige Dokumententypen und Informationen, die nicht ihren Weg in die Personalakte – ob digital oder nicht – finden dürfen:

Als Daumenregel gilt: Alle Informationen, die die Privatsphäre des Mitarbeiters betreffen, gehören nicht in die Personalakte. Hierbei sei zu wissen, dass der Umgang und das Führen von (digitalen) Personalakten durch das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers bestimmt wird. Daher darf nicht alles seinen Weg in die Akte finden. Wie eingangs erwähnt: wichtig ist, dass die Unterlagen und Dokumente Relevanz zum Arbeitsverhältnis haben.

Einführung digitale Personalakte: Auf diese 3 Anforderungen kommt es an

Bei der Einführung einer digitalen Personalakte, sollte man auf folgende Standardanforderungen genauer achten:

1. Revisionssichere Ablage nach GoBD

Revisionssicher im Kontext der Personalakte bedeutet, dass personalrelevante Dokumente vor Revisionen (aka: Abänderungen) geschützt sind. Bei der (digitalen) Aufbewahrung ist zu beachten, dass die Unterlagen getreu dem Original vorliegen, d.h. nicht abgeändert werden und können. Auch müssen sie jederzeit und sofort verfügbar sein. Zudem gilt: die Dokumente müssen maschinell ausgewertet werden können (siehe GoBD, 9. Aufbewahrung, hier abrufbar). Erst dann kann von einer revisionssichereren Archivierung gesprochen werden.

2. Berechtigungsmanagement

Personalakten, egal ob digital oder auf Papier, sind dabei höchst vertraulich zu behandeln und aufzubewahren. Das heißt, dass diese niemals allgemein zugänglich sind. Auch der Kreis der Zugriffsberechtigten ist möglichst gering zu halten. Nicht jeder in der Personalabteilung darf und soll alle personalrelevanten Dokumente oder Unterlagen einsehen, geschweige denn Bearbeiten können.

In der klassischen Papierwelt funktioniert dies häufig durch abschließbare Schränke und Keller, zu denen nur ein bestimmter Kreis Zutritt hat. Im Rahmen einer digitalen Aktenlösung sind die zu vergebenden Zugriffsrechte in Windeseile definiert und eingerichtet. So ist sichergestellt, dass auch jeder nur das einsehen kann, was seine Rolle erlaubt.

Sonderfall: Recht auf Einsichtnahme

Prinzipiell gilt: MitarbeiterInnen haben gemäß § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen, Einblick in und Auskunft über ihre jeweilige Personalakte zu erhalten. Übrigens gilt dieses Recht über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus.

Im Szenario einer analogen Personalakte ist dies mit recht viel Aufwand verbunden – sowohl für den Mitarbeiter selbst als auch für die HR-Abteilung. Beispielsweise muss ein Termin für die Einsichtnahme koordiniert werden. Auch kann die Einsichtnahme nur vor Ort und unter Aufsicht stattfinden.

Im Szenario der digitalen Personalakte wird das Recht auf Einsichtnahme technisch durch das Berechtigungsmanagement umgesetzt. Hier bildet sich ein sehr simpler Prozess ab: (1) der Mitarbeiter fragt die Einsicht an, (2) die Personalabteilung gibt mit wenigen Klicks im Tool diese Berechtigung für einen begrenzten Zeitraum frei und (3) zuletzt kann sich der Mitarbeiter auf Grund seiner begrenzen Leseberechtigung in Ruhe seine Dokumente anschauen (siehe Abbildung 1). Ist die Frist abgelaufen, wird die Leseberechtigung automatisch wieder entfernt.

Blogpost Digitale Personalakte Einsichtnahme Schritte
Abbildung 1: Ablauf der Einsichtnahme bei einer digitalen Personalakte | isr.de

3. Fristenmanagement: Aufbewahrungsfristen / Löschfristen

Wer kennt es nicht: jedes Jahr wird der verstaubte Bürokeller aufgesucht, um die alten Personaldokumente auszumisten. Wer es nicht jedes Jahr macht, macht es spätestens bei Umzug des Unternehmens oder, wenn ganz einfach der Platz eng wird. So wird also Regal für Regal und Akte für Akte durchgeschaut und Unterlagen identifiziert, die vernichtet werden können. Eine undankbare Aufgabe.

Mit einer digitalen Personalakte fällt diese lästige Aufgabe weg. Warum? Sie können mit dieser Akte die Aufbewahrungs- bzw. Löschfristen digital überwachen, steuern und mit nur wenigen Klicks entsprechende Löschvorgänge freigeben. Fortgeschrittene Systeme beinhalten bereits gesetzeskonforme Löschroutinen, die die Löschungen automatisch vorschlagen. Praktisch, oder?

Auf einem Blick: die Vorteile einer digitalen Personalakte

Aus unseren bisherigen Ausführungen haben sich bereits einige Vorteile einer digitalen Personalakte ergeben. Weitere Vorteile hier im Überblick:

IBM FileNet P8 Content Manager: Die dynamische Akte bietet volle Flexibilität

Ein mögliches Tool zur Abbildung einer digitalen Personalakte bieten wir Ihnen mit unserem auf IBM FileNet P8 basierten Aktentemplate.
IBM FileNet P8 Content Manager

Fast so lange wie unsere Unternehmensgeschichte, sind wir Partner von IBM. Als FileNet 2006 von IBM aufgekauft wurde, war für uns klar: FileNet ist eine bewährte Technologie für ein effektives und zuverlässiges Arbeiten im Arbeitsalltag, die wir auch unseren Kunden anbieten möchten. Seither implementieren wir den IBM FileNet P8 Content Manager bei Kunden – sowohl klassisch als Dokumentenablage als auch zur Gestaltung und Umsetzung von diversen digitalen Akten. Eine hochskalierbare Plattform zur einfachen, sicheren Ablage und Verwaltung von Dokumenten jeglicher Art. Durch den modularen Aufbau ist der Content Manager als flexible Software auf Kundenwünsche anpassbar.

Dieses Tool bietet sich super an für die Optimierung Ihres Dokumentenmanagements – zum Beispiel in Ihrer Personalabteilung. Optional ist es erweiterbar um bspw. folgende kleine Prozesse:

Unser Webinar „Digitale Personalakte: Dokumente optimal strukturieren“

Sie wollen einen Einblick erhalten, wie eine digitale Personalakte aussehen kann? Dann melden Sie sich jetzt zu unserem Webinar an. Zur Anmeldung geht es hier entlang!

Flexibles Dokumenten-Management für jeden Case

Die Anforderungen an digitale Akten folgen in der Regel einem immer gleichen Muster und lassen sich daher beliebig in Unternehmen einsetzen. Sei es im Personalwesen, der Rechtsabteilung oder im Projektmanagement. Die Zauberformel lautet wie folgt: Müssen Sie tagtäglich mit einer Fülle an Dokumenten und Unterlagen jonglieren, dann macht die Einführung einer digitalen Akte Sinn.

Allgemeine Infos zu digitalen Akten finden Sie hier.

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Angelina Jordan
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Business Process Automation

angelina.jordan@isr.de

+49 (0) 151 422 06 942

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Die ISR Information Products AG ist Ihr Experte für Analytics, Prozess-Digitalisierung und Application Management. Mit Blick auf die Bedürfnisse namhafter Kunden konzipieren, modernisieren, implementieren und betreuen unsere ca. 200 Mitarbeiter an sechs Standorten IT-Architekturen, Software-Lösungen und IT-Infrastrukturen. Das Ziel: Ihnen die wirtschaftliche Nutzung von Daten zu ermöglichen.

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