Was ist eine digitale Akte?
Eine digitale Akte (auch elektronische Akte genannt) ist eine Sammlung von digitalen Dokumenten, die ähnlich wie Akten herkömmlicher Papierdokumente aufgebaut ist. Das Besondere einer digitalen Akte ist dabei, dass ein und dasselbe Dokument in mehreren Akten gleichzeitig liegen kann, da es lediglich dorthin verknüpft, und nicht wie Papier physikalisch abgelegt wird. Der Informationswert der Ablage wird somit gesteigert. Digitale Akten kommen u.a. in ECM- und Dokumentenmanagementsystemen vor und sind heutzutage im Rahmen der DigitalisierungWas bedeutet Digitalisierung?Digitalisierung ist im Allgemeinen die Umformung von analogen… nicht mehr wegzudenken.
Für eine Vielzahl an Anwendungsmöglichkeiten kann eine digitale Akte in Unternehmen genutzt werden, z.B. Vertragsakte, Personalakte, Projektakte, Kundenakte, etc. Im Rahmen des Input Managements kann jeglicher Content mit Hilfe von Scan-/OCR-Lösungen digitalisiert werden, sodass die digitale Akte automatisch „gefüllt“ wird.
Die Vorteile einer digitalen Akte
Die Nutzung einer digitalen Akte bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Einige davon sind im Folgenden aufgelistet:
- Vereinfachung der Datenverwaltung
- Aufwandsreduktion
- Wegfall von sperrigen Papierarchiven
- Einhaltung der Revisionssicherheit
- Übersichtliche Speicherung an einem Ort
- Jederzeitiger Zugriff von überall auf die Akte
- Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe, da kein Papier transportiert werden muss
- Bessere Entscheidungen, da alle Informationen sofort zur Stelle sind
Sie haben Fragen und möchten die digitale Akte in Ihrem Unternehmen einführen oder optimieren? Unser Digital Operations Team hilft Ihnen gerne weiter. Sprechen Sie uns einfach an!
