Optimieren Sie Ihre Unternehmensprozesse mit Hilfe eines effektiven Dokumentenmanagement Systems. Nutzen Sie dafür die Synergien von ECLISO und Accounts Payable Flow zur Effizienzsteigerung und Kostenreduktion.
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) ist eine Softwareanwendung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Dokumente zu verwalten, zu organisieren und gemeinsam zu nutzen. Dazu gehören Funktionen wie das Erfassen der Dokumente, die Verwaltung der Arbeitsabläufe, das Speichern der Dokumente, die Sicherheit der Informationen und die Möglichkeit, Informationen abzurufen. Folgende Inhalte erwarten Sie in diesem Artikel:
Ein DMS kann verschiedene elektronische Dokumente wie PDF, Word-Dateien und Bilder speichern und verwalten. Das eigentliche „Gold“ liegt aber in den begleitenden Informationen, den sogenannten Metadaten die jedes Dokument (neben dem Inhalt) ausmachen. Dazu gehören unter anderen:
- Dokumentenname
- Erstelldatum
- Version
- Status
- Kostenstelle
- Prüfer etc.
Diese Metadaten können entweder automatisiert aus dem Dokument extrahiert oder durch manuelle Verschlagwortung dem DMS hinzugefügt werden. Wenn dies konsequent und einheitlich durchgeführt wird, hilft es bei der schnellen Suche nach Dokumenten. Außerdem können Dokumente zu einem Vorgang einfach in sogenannte Akten, auch elektronische Akten oder E-Akte genannt, zusammengefasst werden. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem ist somit die Basis für jedes erfolgreiche und zukunftsfähige Unternehmen.
Bedeutung DMS in Unternehmen
Dokumentenmanagement Systeme (DMS) sind unverzichtbar für Unternehmen und bieten zahlreiche Vorzüge. Ein wichtiger Vorteil ist die Verringerung des physischen Speicherbedarfs für Papierdokumente, was Platz, Kosten und Zeit spart. Auch die Sicherheit spielt eine große Rolle, da das DMS sensible Informationen vor unbefugtem Zugriff und Datenschutzverletzungen effektiven Schutz bietet. Zudem ermöglicht die Automatisierung eine Effizienzsteigerung, indem sie alltägliche Aufgaben wie die manuelle Ablage und Formularbearbeitung automatisiert. Mitarbeiter können sich somit auf produktivere Aufgaben konzentrieren.
Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern durch nahtlose Kommunikation, Überprüfungsprozesse und Genehmigungsworkflows. Darüber hinaus ermöglicht es problemlos Eingaben, Vorschläge und Anmerkungen zu Dokumenten, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten. Das DMS gewährleistet die Einhaltung von rechtlichen und behördlichen Vorschriften, reduziert dadurch Risiken von Fehlern, Missverständnissen und Compliance-Problemen. Es schafft Transparenz innerhalb der gesamten Organisation, indem Mitarbeiter schnell und einfach auf benötigte Dokumente zugreifen können, was die Entscheidungsfindung verbessert und Verwirrung aufgrund veralteter oder inkonsistenter Informationen beseitigt. Somit werden Zeit und Geld gespart, Arbeitsprozesse optimiert, die Sicherheit erhöht, die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet. Deshalb ist ein Dokumentenmanagement System ein unabdingbares Werkzeug für moderne Unternehmen.
Wie funktioniert ein modernes DMS?
Moderne Dokumentenmanagement Systeme sollten mehrere Funktionen besitzen, um den Anforderungen von Unternehmen in einer digitalen Geschäftswelt gerecht zu werden. Einige der wichtigsten Funktionen sind:
Ein DMS sollte in der Lage sein, Dokumente aus verschiedenen Quellen wie Scannern, E-Mails und Datei-Uploads zu erfassen und dabei komplexe Aufgaben in kleinere Teile aufzuteilen, falls erforderlich.
Ein DMS sollte eine sichere und zentrale Speicherung von elektronischen Dokumenten und Bilddateien mit Zugriffskontrollen und benutzerbasierten Berechtigungen bieten.
Die Anforderungen an das Abrufen von Dokumenten sollten klar definiert sein, um eine schnelle und effektive Suche zu ermöglichen. Dokumentenmanagement Systeme sollen eine einfache Suche nach Dokumenten ermöglichen, mittels Metadaten, Schlüsselwörtern und Volltextsuche.
Dokumentenmanagement Systeme sollten die Zusammenarbeit, Kommunikation, Überprüfung und Genehmigung von Arbeit erleichtern und Teammitgliedern ermöglichen, einfach Kommentare, Vorschläge und Anmerkungen hinzuzufügen.
DMS sollen verschiedene dokumentenbezogene Aufgaben automatisieren, wie z. B. Workflows, Genehmigungen und Benachrichtigungen, um die manuelle Bearbeitung von Dokumenten und Formularen zu vermeiden.
Dokumentenmanagement Systeme sollten Funktionen für Versionskontrolle, Metadaten, Indizierung und Wiederauffindbarkeit bereitstellen, um die Organisation und Verfolgung von Dokumenten zu erleichtern.
Ein Dokumentenmanagement System (DMS) sollte eine gewisse Anpassungsmöglichkeit bieten, damit Anwender individuelle Fenster und Datensätze erstellen, Felder und Berichte generieren, Dokumentattribute anpassen sowie Workflows und Dashboard-Berichte definieren können.
Dokumentenmanagement System meets digitale Rechnungsverarbeitung: ein Beispiel
Moderne Dokumentenmanagement Systeme sollten Funktionen zum einfachen Erfassen, Speichern, Abfragen, Sichern, gemeinsamen Nutzen, Zusammenarbeiten, Automatisieren von Workflows, Kontrollieren von Versionen und Anpassen von Dokumenten haben. Das alles (und noch viel mehr) kommt gerade beim Einsatz eines DMS in Kombination mit einer digitale Rechnungsverarbeitung zum Tragen. Hier ergeben sich viele Vorteile durch gemeinsam genutzte Synergien beispielsweise die Reduktion von Papier und manueller Dateneingabe, eine höhere Effizienz, verbesserte Sicherheit, eine bessere Zusammenarbeit, schnellere Rechnungsabrufe, die Integration mit Buchhaltungs- oder ERP-Systemen sowie geringere Kosten.
Wir als Unternehmen nutzen das ISR Information Office – unser eigenes entwickeltes Dokumentenmanagement System – um unsere Prozesse digital durchzuführen. Mit dem Contract Manager für die Abwicklung des digitalen Vertragsmanagements und die Integration unser Rechnungsverarbeitungssoftware Accounts Payable Flow haben wir sowohl die Vertragsabwicklung als auch die Rechnungsverarbeitung Ausgangsrechnungen zentral verknüpft. Dies gewährleistet eine klare Verfolgbarkeit von Unterlagen und Prozessen, sowie eine reibungslose Zusammenarbeit, verbesserte Abläufe und eine nahtlose Vernetzung von Informationen zwischen Systemen. Seit dem Update 9.1 von Accounts Payable Flow ist die Integration von Accounts Payable Flow auch in CENIT ECLISO möglich.
CENIT ECLISO ist eine moderne Software für die Verwaltung von Dokumenten und Vorgängen auf der IBM FileNet Content Manager Plattform. Auch ECLISO umfasst die sichere Archivierung, die Bearbeitung von Prozessen mit Stellvertretung im Posteingang, die Möglichkeit zur Nutzung online und offline, umfangreiche Recherche- und Auswertungsfunktionen, ein integrierter Viewer für verschiedene Dateiformate sowie die Möglichkeit zur Integration weiterer Systeme.
Durch die Integration der Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen mit den Informationen wie der Status, die Rechnungsnummer, der Lieferantenname usw. aus Bestellungen (FI) und Kostenrechnungen (MM) als Dokumenteigenschaften von Accounts Payable Flow zuverlässig in das P8-Backend von EclisoECLISO synchronisiert. In ECLISO können die Rechnungen mit den Eigenschaften in der zugehörigen elektronischen Lieferantenakte in einem größeren Kontext mit anderen Daten des Lieferanten kombiniert werden, so dass eine ganzheitliche Sicht auf den Lieferanten in einem System ermöglicht wird.
Dabei kann jederzeit von den ECLISO-Rechnungen zu den Rechnungen in Accounts Payable Flow navigiert werden. Dazu wird die Dank der Funktion „ShortLink“ genutzt, die einen direkten Aufruf der Rechnung ermöglicht.
Die Integration von ECLISO und Accounts Payable Flow ermöglicht Unternehmen eine reibungslose und effiziente Lösung für das Dokumentenmanagement und die Rechnungsabwicklung. Besonders erwähnenswert ist die schnelle Suche in ECLISO nach Informationen zu Lieferanten, einschließlich der Möglichkeit, die entsprechenden Rechnungen aus Accounts Payable Flow abzurufen. Diese nahtlose Integration ermöglicht es, alle relevanten Informationen zentral in ECLISO zur Verfügung zu haben, was die Suche erheblich verkürzt.
Darüber hinaus können offene und bezahlte Rechnungen übersichtlich in ECLISO dargestellt werden, was eine transparente Darstellung des Rechnungsstatus ermöglicht. Dies wird durch die Integration von Accounts Payable Flow-Daten ermöglicht, die in Echtzeit aktualisiert werden, um Benutzern stets einen klaren Überblick über ihre finanziellen Verpflichtungen zu verschaffen.
Ein weiterer großer Vorteil dieser Integration besteht darin, dass Rechnungen in ECLISO einfach zu den entsprechenden Informationen im Accounts Payable Flow navigiert werden können. Das Besondere an dieser Integration besteht darin, dass ECLISO-Benutzer keinen direkten Zugriff auf Accounts Payable Flow haben, jedoch trotzdem auf die jeweiligen Rechnungen zugreifen können. Die Benutzerverwaltung steuert den Zugriff auf die integrierten Daten. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch im Unternehmen, da relevante Informationen für alle Parteien leicht zugänglich sind.
Die Integration von ECLISO und Accounts Payable Flow verbessert die Effizienz und vermeidet Fehler durch redundante Dateneingaben in beiden Systemen. Durch die Synchronisation in Echtzeit werden alle wichtigen Daten zentral in ECLISO gespeichert, wodurch das Risiko menschlicher Fehler erheblich reduziert wird. Insgesamt zeigt dieses Beispiel deutlich, dass die Integration beider Systeme den Geschäftsprozess optimiert und die Zusammenarbeit im Unternehmen auf ein neues Niveau bringt.
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Sie nutzen bereits ECLISO und möchten mehr über die Integration von Accounts Payable Flow wissen? Oder sind auf der Suche nach einer effizienten Lösung, die ein Dokumentenmanagement System mit digitaler Rechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement kombiniert? Dann informieren Sie sich gerne hier auf unserer ISR Software Seite oder kontaktieren Sie uns direkt.
Andreas Carlsen
Senior Manager
Application Management
andreas.carlsen@isr.de
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