Digitales Büro 2022: Wie fortgeschritten sind deutsche Büros wirklich?

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Der Digital Office Index 2022 misst den Fortschritt der Digitalisierung in deutschen Büros (#digitalesbüro). Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Erkenntnisse.

Seit 2016 erhebt der Digitalverband Bitkom alle 2 Jahre den sogenannten Digital Office Index (DOI). So auch 2022. Der DOI misst dabei den Fortschritt der Digitalisierung in den deutschen Büros. In einer repräsentativen Umfrage wurden wieder mehr als 1.100 Unternehmen befragt, wie digital und automatisiert ihre Büro- und Verwaltungsprozesse ablaufen.

Dieses Jahr durften wir bei der repräsentativen Studie mitwirken! Sowohl bei der Studienvorbereitung als auch bei der Entwicklung des Fragebogens haben wir unseren praxisbezogenen Input beigesteuert.

Unsere wesentlichen Erkenntnisse des DOI 2022 im Überblick:

Manches finden wir überraschend, anderes ist uns aus der Praxis vertraut. Mehr dazu im Folgenden.

Digitales Büro: Der digitale Arbeitsplatz in der Theorie und Praxis

Digitaler Arbeitsplatz – eine Definition

Im Mittelpunkt des DOI steht das digitale Büro und der digitale Arbeitsplatz. Dabei wird unter einem „Digital Workplace“ eine digitale Plattform verstanden, die dem (Büro-)Anwender alle benötigten Informationen, Anwendungen und Kollaborationstools über eine einheitliche Benutzeroberfläche (siehe Abbildung 1) zur Verfügung stellt, die der Anwender zur Durchführung seiner Tätigkeiten benötigt.

Die Arbeitsplattform ist i.d.R. cloudbasiert und dabei mehr als nur eine Aneinanderreihung von Officeanwendungen oder der Einsatz von Notebook, Smartphone und Videokamera. Ein derartiger digitaler Arbeitsplatz beschreibt somit das digitale Zielbild eines papierlosen Büros in der Zukunft, welches jederzeit und ortsunabhängig einsatzbereit ist und stets seinen Anwender in den Mittelpunkt stellt.

Blogpost DOI Studie ISR Abbildungen_1 - digitales Büro
Abbildung 1: Beispiel eines digitalen Arbeitsplatzes | isr.de

Der digitale Arbeitsplatz in der Praxis

Auch wenn es beim „Digital Workplace“ mittlerweile bei vielen Unternehmen in die richtige Richtung geht, so zeigt der DOI 2022 doch deutlich, dass die meisten Unternehmen von diesem Zielbild noch Welten entfernt sind.

Zwar versuchen immerhin mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen ihren Papiereingang zu digitalisieren und fast die Hälfte versucht auch den nächsten Schritt zu gehen und die anhängenden Verwaltungsprozesse zu digitalisieren.

Aber es zeigt sich auch, dass noch 92% der befragten Unternehmen in ihren Büros mindestens teilweise papierbasiert arbeiten (siehe Abbildung 2). Lediglich 8% der befragten Unternehmen gehen voran und haben all ihre Papierakten digitalisiert. Man mag diesen „digitalen“ Unternehmen nur wünschen, dass es ihre Geschäftspartner ihnen möglichst bald gleichtun und ebenfalls mehr und mehr auf Papier verzichten. Warum? Nur so kann eine vollumfängliche digitale Kommunikation (ohne jegliche Medienbrüche) innerhalb und außerhalb der Organisation umgesetzt werden.

Themen wie Robotic Process Automation (RPA) oder Künstliche Intelligenz (KI) spielen bisher im Bereich der Büro- und Verwaltungsprozesse laut Studie keine große Rolle.

Digital Office Index 2022 - Folie 50 - digitales Büro
Abbildung 2: Papierloses Arbeiten in Unternehmen | bitkom.org

Digitales Büro: Der digitale Arbeitsplatz als Kernelement des digitalen Büros

Der digitale Arbeitsplatz als Kernelement des digitalen Büros hat das Potential eine wesentliche Rolle bei der Digitalen Transformation des Unternehmens zu spielen. Richtig designt und umgesetzt, kann der digitale Arbeitsplatz die interne und die kundenspezifische Digitalisierung des Unternehmens (siehe Abbildung 3) derart verbinden, dass ein Mehrwert sowohl für den „Büroangestellten“ (effiziente Durchführung von Tätigkeiten, Zeitersparnis) als auch für den Kunden (Auskunftsfähigkeit, Transparenz) des Unternehmens entsteht.
Blogpost DOI Studie ISR Abbildungen_2 - digitales Büro
Abbildung 3: „Digitaler Arbeitsplatz“ – Kernelement des digitalen Büros | isr.de

Der DOI stellt die internen Büro- und Verwaltungsprozesse mit für viele Unternehmen immer noch aktuellen Themen wie Rechnungsprüfung, digitale Akte und digitale Kommunikation in den Mittelpunkt der Umfrage. Damit trifft die Studie vor allem den Ton führender und alteingesessener ECM-Hersteller und Prozessdigitalisierer.

Digitales Büro: Digitalisierungsstrategie bitte nicht vergessen!

Auch wenn das digitale Büro Bestandteil der Digitalisierungsbemühungen eines jeden Unternehmens sein sollte, geht es bei Digitalisierung und insbesondere bei der Digitalen Transformation eines Unternehmens doch um weitaus mehr als „nur“ um Verwaltungsprozesse.

Laut DOI haben dies die befragten Unternehmen auch sehr wohl erkannt. Denn mehr als 80% der Unternehmen haben sich laut Umfrage eine zentrale oder zumindest bereichsspezifische Digitalisierungsstrategie erarbeitet (siehe Abbildung 4).

Abbildung 4: Die Digitalstrategie ist beliebt | bitkom.org

Auch scheint das Bewusstsein bei den befragten Unternehmen gereift, dass die Digitalisierung institutionalisiert und koordiniert werden muss. Die Verantwortung für das sogenannte Transformationsmanagement haben offenbar viele Unternehmen (79%) mindestens einer Person (z.B. dem Chief Digital Officer, CDO) übertragen.

Was hingegen die wesentlichen Bestandteile einer Digitalisierungsstrategie sein könnten, wie ein digitales Zielbild auch mit Blick auf Kunden, Lieferanten und internen Prozessen aussehen könnte oder gar wie Änderungen hinsichtlich des Geschäftsmodells realisiert werden könnten, hinterfragt die Umfrage nicht.

Doch sind es gerade diese Themen, die die Digitalisierung interessant machen und zu essenziellen Transformationen führen. Auch in der Praxis wird leider viel zu oft versäumt, solche Visionen und Zielbilder zu beschreiben und zu kommunizieren. Oder kennen Sie die Eckpfeiler Ihrer eigenen Digitalstrategie?

Digitales Büro: Die Digitalisierungshemmnisse im Jahr 2022

Hinsichtlich der bestehenden Digitalisierungshemmnisse bringt die Studie keine wirklich neuen Erkenntnisse.

Große Unternehmen und Konzerne haben die Wichtigkeit der Digitalisierung schon seit längerem als strategischen Erfolgsfaktor für den Unternehmenserfolg erkannt (siehe Abbildung 5). Auch haben sie durch ihre Finanzkraft eher die Möglichkeit – z.B. über den Aufbau eigener Digital Labs oder die Ausgliederung von Organisationseinheiten (sog. “Spin-offs”) – neue Geschäftsideen, Digitalstrategien oder ganze Geschäftsmodelle zu erproben.

Kleine und mittelständische Unternehmen, mit ihrer geringeren finanziellen und personellen Ausstattung, haben diese Möglichkeiten in der Regel nicht. So sind Fachkräftemangel, fehlendes Budget, Sicherheitsaspekte und Regulatorik immer noch die meistgenannten Faktoren, die eine schnellere Digitalisierung verhindern.

Abbildung 5: Investitionen in die digitalen Kompetenzen der MitarbeiterInnen | bitkom.org

Digitales Büro: IT weiterhin als Treiber und Enabler

Was die internen Treiber der Digitalisierung angeht, so zeigt der DOI 2022 einmal mehr, dass weiterhin die IT-Abteilungen federführende Kraft sind (siehe Abbildung 6).

Der positive Trend: die Fachabteilungen sind aus den Digitalisierungsprojekten nicht mehr wegzudenken und mischen hier ordentlich mit. Aus Kunden- und Wertschöpfungssicht ist dies sehr zu begrüßen.

Es macht deutlich, dass Digitalisierung und digitale Transformation kein reines IT-Thema mehr sind. Die IT ist Enabler, im Fokus steht aber der Anwender bzw. der Kunde. Dies gilt auch, aber ausdrücklich nicht nur, für die untersuchten Büro- und Verwaltungsprozesse des DOI!

Abbildung 6: Die IT ist Treiber bei Automatisierungsprojekten | bitkom.org

Digitales Büro: Von den Vorreitern lernen

Laut DOI-Berechnung gelten ca. 4 von 10 Unternehmen als Vorreiter für die Digitalisierung im Bereich Büro- und Verwaltungsprozesse (siehe Abbildung 7). Dabei gilt bereits als Vorreiter, wer durchschnittlich 65 von 100 „Digitalisierungspunkten“ erreicht. Insbesondere große Unternehmen haben heute die Wichtigkeit des Themas erkannt. Sie gehen besonders strategisch und koordiniert vor. Gut so!

Folgende Merkmale zeichnen einen digitalen Vorreiter laut DOI aus:

  1. Definierte, zentrale Digitalisierungsstrategie
  2. Institutionalisierung der Digitalisierung
  3. Einsatz von Standardlösungen im Bereich ECM, CRM und ERP
  4. Vermeidung von Medienbrüchen entlang der Geschäftsprozesse
  5. weitere Investitionsbereitschaft
Digital Office Index 2022 - Folie 76 - digitales Büro
Abbildung 7: Der Digitalisierungsfortschritt befragter Unternehmen | bitkom.org

Digitales Büro: Ihre Wunschvorstellung?

Sie wollen gerne loslegen mit dem digitalen Büro, trauen sich aber nicht so recht allein? Wir helfen Ihnen gerne
  • Ihre Verwaltungsprozesse zu optimieren, zu digitalisieren und zu automatisieren
  • Ihre Digitalisierungsstrategie zu erstellen inkl. Beachtung des Digital Workplace
  • Ihre Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben

… und wenn Sie mehr über unser Angebot in diesem Bereich erfahren möchten, schauen Sie gerne auf unserer ISR Business Process Automation Website (hier klicken) vorbei oder wenden Sie sich an Frau Cihan Klingsporn.

P.S. Sie würden gerne noch mehr Details der DOI-Studie kennenlernen? Zu den vollumfänglichen Ergebnissen geht es übrigens hier.

DO_Klin

KONTAKT

Cihan Klingsporn
Managerin Sales & Marketing
Business Process Automation

cihan.klingsporn@isr.de
+49 (0) 151 422 05 471

Über ISR

Die ISR Information Products AG ist Ihr Experte für Analytics, Prozess-Digitalisierung und Application Management. Mit Blick auf die Bedürfnisse namhafter Kunden konzipieren, modernisieren, implementieren und betreuen unsere ca. 200 Mitarbeiter an sechs Standorten IT-Architekturen, Software-Lösungen und IT-Infrastrukturen. Das Ziel: Ihnen die wirtschaftliche Nutzung von Daten zu ermöglichen.

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